Контрольная работа: Организация делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления. Реферат: Организация делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления Организация делопроизводства в муниципальных орга

Экспертным советом УМО в системе ВО и СПО в качестве учебника для направления бакалавриата «Государственное и муниципальное управление»

Введение

Документы возникли с появлением письменности. Однако делопроизводство как система определенных правил работы с документами начало свое становление только в эпоху правления Петра I. В этот период была введена обязательная регистрация документов, регламентирована технология контроля за исполнением документов, порядок передачи документов из текущего делопроизводства в архив.

Исполнительное делопроизводство (министерское) возникло в результате административных реформ Александра I в начале XIX в. Делопроизводство высшими государственными учреждениями этого периода велось в соответствии с законами, которые носили название «учреждение». В 1811 году было принято «Общее учреждение министерств», регламентировавшее работу с документами в министерствах. В советский период, с 1917 по 1991 г., делопроизводство в государственном и муниципальном управлении продолжало совершенствоваться, был принят ряд нормативных актов и методических документов, закрепляющих единство построения государственной системы документационного обеспечения управления, проводилась работа по унификации форм и систем документации, регламентации порядка движения документов с низшего уровня управления к высшему.

В настоящее время объектом делопроизводства в государственном и муниципальном управлении являются документы, возникающие в процессе осуществления органами государственного и муниципального управления своих функций, и организация работы с этими документами.

Предмет делопроизводства – вопросы создания, классификации, порядок регистрации, контроля, проведения экспертизы ценности, хранения и использования документов на основе современных информационных технологий.

В органах государственного и муниципального управления организация, ведение и совершенствование делопроизводств, а также контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления, либо лицом, назначенным приказом руководителя органа государственного и муниципального управления ответственным за делопроизводство (далее – служба делопроизводства).

При определении содержания учебника были учтены требования Государственного образовательного стандарта высшего образования по дисциплине «Основы делопроизводства» для бакалавров профиля подготовки «Государственное и муниципальное управление», традиции отечественной школы преподавания делопроизводства с учетом закономерного развития организации управления.

В первой главе дан краткий обзор основных понятий в области делопроизводства и документационного обеспечения управления. Изложены понятия о документе, его разновидностях, средствах документирования, большое внимание уделено рассмотрению постановки государственной системы документационного обеспечения управления в Российской Федерации, а также нормативному закреплению документирования управленческой деятельности и организации делопроизводства в органах государственного и муниципального управления.

Во второй главе рассмотрены современные требования к составлению и оформлению документов в органах государственного и муниципального управления. Освещены вопросы оформления бланков документов, реквизитов, придающих юридическую силу документам, составу обязательных и дополнительных реквизитов управленческих документов.

В третьей главе рассматриваются требования к составлению текстов управленческих документов, особенности оформления организационных документов в государственном и муниципальном управлении, виды и правила составления текстов распорядительных и справочноинформационных документов, документирование деятельности коллегиальных органов.

В четвертой главе рассмотрены вопросы организации службы делопроизводства в органах государственного и муниципального управления, ее структура, основные задачи, функции структурных частей. Изложены положения об установлении меры труда на основе его нормирования, раскрыты значения и виды норм труда делопроизводственного персонала, методы нормирования труда и условия труда работников службы делопроизводства.

В пятой главе изложены положения об организации документооборота в органах государственного и муниципального управления, формах и способах регистрации документов, организации информационно-поисковой системы, в том числе с использованием электронного документооборота, изложены основные направления развития межведомственного взаимодействия федеральных органов исполнительной власти в процессе организации документооборота.

В шестой главе рассмотрены вопросы организации делопроизводства по обращениям граждан, виды обращений, технология регистрации, методы и формы контроля за исполнением обращений, организация личного приема граждан.

В седьмой главе освещены вопросы текущего хранения документов.

В конце учебника представлены приложения, раскрывающие и уточняющие содержание основного текста, а также используемые в процессе выполнения студентами практических заданий. Практические задания и контрольные вопросы представлены в конце каждой главы.

Значение дисциплины «Основы делопроизводства» определяется требованиями, которые предъявляет Государственный образовательный стандарт высшего образования к менеджерам высшей квалификации. Деятельность таких специалистов направлена на обеспечение эффективного управления организацией, принятие оперативных, своевременных управленческих решений. Область профессиональной деятельности менеджера – обеспечение эффективного управления организацией, организация систем управления, совершенствование управления в соответствии с тенденциями социально-экономического развития.

Учебник предназначен для студентов высших учебных заведений – бакалавриата, магистратуры, обучающихся по направлениям «Менеджмент», «Менеджмент организации», «Документоведение и архивоведение», а также для слушателей системы повышения квалификации руководящих работников и специалистов службы документационного обеспечения органов государственного и муниципального управления.

Глава 1
Регламентация делопроизводства в государственных органах

1.1. Основные понятия в области делопроизводства

В соответствии со ст. 10 Конституции РФ государственная власть в России подразделяется на законодательную, исполнительную и судебную, в зависимости от выполняемых функций. Принцип разделения властей относится не только к организации государственной власти на федеральном уровне, но и к системе органов государственной власти субъектов Федерации.

Государственные органы осуществляют одну из функций государственной власти, соответственно она подразделяются на органы законодательной, исполнительной и судебной власти.

Органы законодательной власти – это представительные и законодательные учреждения, образуемые путем выборов. Главная их задача – правотворчество, но помимо этого они выполняют и другие функции, например, контролируют деятельность исполнительной власти.

Органы исполнительной власти – это, как правило, назначаемые органы. Главная задача исполнительных органов власти – выполнять положения Конституции, федеральных законов, иных нормативных актов. Органы исполнительной власти действуют на основе сочетания единоначалия с коллегиальностью.

Органы судебной власти осуществляют правосудие. Деятельность судов направлена на укрепление законности и правопорядка, предупреждение преступлений и иных правонарушений, имеет задачу охраны от всяких посягательств на закрепленные в Конституции основы конституционного строя, права и свободы человека и гражданина, другие демократические институты. Суды независимы и подчиняются только закону.

Органы местного самоуправления управляют муниципальной собственностью, формируют, утверждают и исполняют местный бюджет, устанавливают местные налоги и сборы, осуществляют охрану общественного порядка, а также решают иные вопросы местного значения.

Органы местного самоуправления являются юридическими лицами и действуют от своего имени самостоятельно. Из перечисленного следует, что муниципальное управление – это деятельность выборных и других органов местного самоуправления по управлению муниципальной собственностью, объектами муниципального хозяйства, формированию и исполнению местного бюджета, направленная на обеспечение жизнедеятельности населения муниципального образования, решения других вопросов местного значения, включая и вопросы организации своей работы, муниципальной службы.

Местное самоуправление осуществляется в муниципальных образованиях – городских и сельских поселениях: в селе или нескольких селах, имеющих общую территорию (район), городах или частях крупных городов (городских районах, кварталах).

Определение: муниципальная служба – профессиональная деятельность граждан, которая осуществляется на постоянной основе на должностях муниципальной службы, замещаемых путем заключения трудового договора (контракта) .

Основная функция любого государственного или муниципального учреждения – принятие управленческих решений. Все управленческие решения государственных и муниципальных органов принимаются на основе информации, которая должна быть достоверной, своевременной и полной.

Определение: документирование – запись информации на носителе по установленным правилам .

Процесс фиксирования информации на каком-либо носителе информации (бумажном, магнитном и др.) в целях ее дальнейшего использования называется документированием. Документирование управленческой деятельности – это массовая функция, выполняемая всеми государственными и муниципальными органами.

Определение: документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать .

При создании документов используют различные способы документирования в зависимости от содержания информации: звукозапись (фонодокумент), фотографию (фотодокумент), запись изображений и звуков (аудиовизуальный документ) и т. д.

Определение: средства документирования – средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.

В настоящее время в органах государственного управления широко используются электронные документы.

Определение: электронный документ – документ, информация которого представлена в электронной форме .

Документ, составленный, выданный или находящийся в обороте государственных или муниципальных органов, учреждений, организаций и отвечающий определенным требованиям, относится к категории официального документа.

Определение: документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, называется официальным документом .

Официальный документ, используемый в текущей деятельности государственных органов, называют служебным документом.

Внимание! Если документ создан лицом вне сферы его служебной или общественной деятельности, то он считается документом личного происхождения.

Документы, как официальные, таки служебные, должны обладать юридической силой или юридической значимостью.

Определение: юридическая значимость документа – свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера .

Определение: юридическая сила документа – свойство официального документа вызывать правовые последствия .

Характерной чертой официальных документов является наличие определенной формы, порядка их издания, составления, наличия необходимых реквизитов.

Определение: реквизит – элемент оформления документа (например, подпись, печать, текст) .

Многочисленность видов и разновидностей документов, сложность их состава, наличие специальных правил придания документам юридической силы и другие серьезные проблемы, связанные с управленческой документацией, вызывают необходимость выделения специальной отрасли деятельности, обеспечивающей документирование и организацию работы с официальными документами. Эта отрасль деятельности называется делопроизводством.

Определение: делопроизводство – деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов .

Определение: документационное обеспечение (управления), ДОУ – деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами .

Запомните!

В делопроизводстве применяются следующие сокращения:

УС – унифицированная система;

УСОРД – унифицированная система организационно-распорядительной документации;

ГСДОУ – государственная система документационного обеспечения управления;

ОКУД – общероссийский классификатор управленческой документации;

ОКПО – общероссийский классификатор предприятий и организации;

ГОСТ – государственный стандарт.

Управленческие документы обслуживают определенные управленческие функции: планирование, организация, контроль и т. д.

Документы, относящиеся к одной управленческой функции, принято называть системой документации, например, система организационно-распорядительной документации, система бухгалтерской документации, система внешнеторговой документации.

Определение: система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению .

Управленческие функции во всех организациях однотипны, поэтому и документы по каждой функции должны быть одинаковы по видам и формам.

Определение: приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам называется унификацией документов .

Унифицируют не только отдельные документы, но и системы документации в целом.

Определение: унифицированная система документации – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Систему документации составляют различные виды документов. В Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД), впервые утвержденном в 1978 г., были включены виды и формы документов, являющиеся объектами унификации в процессе создания унифицированных систем документации.

Общероссийский классификатор управленческой документации является составной частью единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.

Общероссийский классификатор управленческой документации предназначен для решения следующих задач:

1) регистрация форм документов;

2) упорядочение информационных потоков в народном хозяйстве;

3) сокращение количества применяемых форм;

4) исключение из обращения неунифицированных форм документов;

5) обеспечение учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;

6) контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;

7) рациональной организации контроля за применением унифицированных форм.

В настоящее время в ОКУД включены следующие системы документации:

1) 0200000 Унифицированная система организационно-распорядительной документации;

2) 0300000 Унифицированная система первичной учетной документации;

3) 0400000 Унифицированная система документации Банка России;

4) 0500000 Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации государственного сектора управления;

5) 0600000 Унифицированная система отчетно-статистической документации;

6) 0700000 Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

7) 0800000 Унифицированная система документации по труду;

8) 0900000 Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

9) 1000000 Унифицированная система внешнеторговой документации;

Объекты классификации ОКУД – межведомственные и межотраслевые унифицированные формы документов, которые утверждены ведомствами и министерствами Российской Федерации. В классификаторе приведены кодовые обозначения и наименования унифицированных форм документов, которые входят в унифицированные системы документации.

Определение: унифицированная форма документа (УФД) – формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста.

В обязательном порядке коды Общероссийского классификатора управленческой документации проставляются в унифицированных формах документов. С применением Общероссийским классификатором управленческой документации были решены задачи однозначного обозначения унифицированных форм документов и на этой основе их учет и систематизация, что способствовало упорядочению всей системы управленческой документации, исключению дублирующих форм документов, оптимизации состава применяемых документов.

Самой массовой системой документации, применяемой в органах государственного и муниципального управления, является Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Унифицированная система организационно-распорядительной документации является рационально организованным комплексом взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в деятельности организаций всех организационно-правовых форм (далее – организации).

Целью разработки УСОРД является создание взаимосвязанных комплексов документов, обеспечивающих организационно-распорядительную деятельность организаций. Использование УСОРД в деятельности организаций способствует оперативному решению управленческих задач, снижению трудовых и материальных затрат на работу с документами, повышению качества организационно-распорядительной документации и сокращению объема документооборота.

Унифицированные формы, включенные в УСОРД, устанавливают примерную структуру текста, минимальный необходимый состав реквизитов соответствующих организационно-распорядительных документов и не являются образцами их оформления, если иное оформление предусмотрено законодательством Российской Федерации.

Альбом унифицированных форм организационно-распорядительных документов может использоваться как эталонный массив для разработки альбомов унифицированных форм документов в организациях и поддержания их в актуализированном состоянии путем своевременного включения новых форм, изъятия отмененных унифицированных форм, изменения областей применения унифицированных форм организационно-распорядительных документов и т. д.

Унифицированные формы в УСОРД систематизированы по следующим подсистемам:

✓ документация по созданию организации;

✓ документация по реорганизации организации;

✓ документация по ликвидации организации;

✓ документация по приватизации государственных организаций;

✓ документация по распорядительной деятельности организации;

✓ документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации;

✓ документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации;

✓ документация по приему на работу;

✓ документация по оформлению изменений трудовых отношений;

✓ документация по увольнению с работы;

✓ документация по предоставлению отпусков и отзыву из отпуска;

✓ документация по оформлению поощрений;

✓ документация по оформлению дисциплинарных взысканий;

✓ документация по оформлению командировок.

В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации: первый и второй знаки (класс форм) – принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации; третий и четвертый знаки (подкласс форм) – общность содержания множества форм документов и направленность их использования; пятый, шестой и седьмой знаки – регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса; восьмой знак – контрольное число.

Структура кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД:

Пример кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД: 09010046 Расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный фонд

Унификация документов является одним из методов их стандартизации.

В стандартах на управленческую документацию устанавливается состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления.

Определение: стандартизация – это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сфере производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг .

Результатом работ по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов, так и на унифицированные системы документации (например, ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов).

Международное сотрудничество по вопросам стандартизации в области документации осуществляется в рамках ИСО – Международной организации по стандартизации. В стандартах ИСО определены:

✓ форматы бумаги для документов и методы выражения их размеров (ИСО 216:1975, ИСО 353:1975);

✓ размеры папок для хранения документов (ИСО 623:1974);

✓ межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882:1979);

✓ формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и форм документов (ИСО 3535:1977);

✓ основные требования к бланкам документов (ИСО 8439:1990);

✓ принципы компоновки торговых документов (ИСО 6422:1985);

✓ форматы конвертов для пересылки документов, порядок написания адреса на почтовых отправлениях (ИСО 11180:1993);

✓ правила проставления дат и времени в документах (ИСО 8601:2000);

✓ порядок расположения кодов в торговых документах (ИСО 8440:1986).

В 2001 году были приняты первые стандарты новой серии «Информация и документация. Управление документами» (ИСО 15489-1:2001, ИСО 15489-2:2001), определяющие требования к системам делопроизводства. В 2007 году принят ГОСТ ИСО Р 15489-1:2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Необходимо учитывать, что применение международного стандарта или стандарта другой страны осуществляется в Российской Федерации путем полного или частичного включения его содержания в отечественный нормативный документ по стандартизации. Данный стандарт содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций, руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с международными стандартами ИСО 9001 и ИСО 14001, методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами.

Определение: документ – зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности .

Все документы, циркулирующие в процессе документооборота государственных и муниципальных органов, можно классифицировать по различным признакам.

1. По способу документирования документы можно классифицировать на письменные, текстовые, рукописные, машинописные, электронные, изобразительные, фото-, фоно-, кинодокументы, документы на машинных носителях.

Письменный документ – текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.

Текстовый документ – документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

Рукописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.

Машинописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.

Электронный документ – созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.

Изобразительный документ – документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.

Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

Кинодокумент – изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.

Документ на машинном носителе – документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

2. По отношению к объекту управления документы классифицируют:

✓ на входящие (поступившие в организацию);

✓ исходящие (отправляемые из организации);

✓ внутренние (создаваемые в данной организации и не выходящие за ее пределы).

3. По числу затронутых вопросов в документе они классифицируются:

✓ на простые;

✓ сложные.

Простые документы содержат изложение одного вопроса. Сложные документы включают несколько вопросов, они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений.

4. По ограничению доступа документы классифицируются:

✓ на секретные;

✓ для служебного пользования;

✓ несекретные (простые).

Документы, содержащие сведения, подлежащие охране, засекречиваются. В зависимости от важности такие сведения делятся на сведения особой важности и совершенно секретные (государственная тайна), секретные (служебная тайна) и обозначаются соответственно грифами «Особой важности», «Совершенно секретно» и «Секретно».

Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом «Для служебного пользования».

5. По способу изложения текста документы классифицируются:

✓ на индивидуальные;

✓ трафаретные;

✓ типовые;

✓ примерные;

✓ унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.

В трафаретных документах информация представлена в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации. Примеры трафаретных текстов: бланки справок отдела кадров, командировочных удостоверений.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.

Примерные используются для составления и оформления документов по аналогии (примерная номенклатура дел организации).

Анкета – способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части документа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть документа.

Таблица – документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и заголовках строк, а переменная – на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, график отпусков и другие документы.

6. По срокам хранения документы делятся:

✓ на документы постоянного срока хранения;

✓ временного (свыше 10 лет) срока хранения;

ГОСТ ИСО Р 15489- 1:2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

КУЗБАССКИЙ ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ И ПРАВА

ЮРИДИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ

КАФеДРА ГуМаНИТАРНЫХ ДИСЦИПЛИН

Контрольная работа

По дисциплине: «Документирование управленческой деятельностью»

на тему «Организация делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления»

Выполнил: студент группы 303

Паньшина Е.Ю.

Кемерово 2010

Введение

Заключение

Введение

Необходимость автоматизации делопроизводственных процессов и организации электронного документооборота осознается сегодня органами государственной власти и местного самоуправления практически во всех субъектах Российской Федерации. Но вместе с пониманием такой необходимости возникает ряд вопросов, не получив ответов на которые перейти к практической реализации проектов невозможно.

С чего следует начать внедрение системы? Как разбить весь проект на этапы, чтобы эффект от внедрения был очевиден уже после первого этапа, а с каждым последующим этапом нарастал? Что из имеющихся технических средств модернизировать в первую очередь, а что может подождать? Какие финансовые средства предусмотреть в бюджете с разбивкой по годам исходя из реалий конкретного региона?

По сути, все эти вопросы касаются построения грамотного плана реализации проекта на несколько лет вперед с учетом планируемого финансирования, производственной необходимости, технической оснащенности и планируемой же модернизации технического парка.

Работе инженеров, конструкторов, руководителей производства много времени отводится изучению, анализу и составлению различной документации. Особенно большие трудности возникают, как правило, при разработке производственных документов, что обусловлено в первую очередь недостатком специальных знаний у составителей. Устранение непроизводительных затрат времени в процессах составления и использования документов требует разумного сочетания формализации и творчества, а это, по мнению авторов, требуют, с одной стороны, ознакомления составителей документов с наиболее общими законами восприятия документов, с другой - и в этом главная задача - формулирование и систематизации общих правил и норм составления основных документов.

Целью контрольной работы является изучение теоретических основ организации делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления.

Согласно цели контрольной в работе поставлены следующие задачи:

Определить понятие документооборота;

Рассмотреть российскую модель делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления;

Выявить системы ЭДД для органов власти разного уровня;

Рассмотреть автоматизацию обмена документами между органами власти.

1. Документооборот как основа деятельности органа власти

Делопроизводство в федеральном органе исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477. Бородина В.В. Делопроизводство в системе государственного управления. [Текст] / В. В. Бородина. Изд-во: РАГС, 2008 . - 154С На основе указанных Правил федеральный орган исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издает инструкцию по делопроизводству. Действие этих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.

Документы оформляются на бланках (стандартных листах бумаги формата А4 или А5) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление. Образцы бланков утверждаются приказом руководителя органа исполнительной власти.

Все документы делятся на входящие, исходящие и внутренние. Входящие документы, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передаются руководству на рассмотрение, а затем попадают к исполнителям. После исполнения документы помещаются в дела.

Каждый орган формирует собственный документальный фонд. Номенклатура дел органа согласовывается с экспертно-проверочной комиссией соответствующего федерального государственного архива. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив. В Постановлении установлен порядок работы с электронными документами.

Термин "документооборот" на текущий момент употребляется чрезвычайно широко и встречается в описании практически каждой информационной системы. Автоматизация документооборота реализуется многими системами, и каждая из них претендует на "комплексный подход к автоматизации документооборота". При этом разнообразие систем широчайшее: от систем складского учета до ПО контроля технологическими процессами.

В данной работе термины "документооборот", "делопроизводство" и т.д. рассматриваются исключительно в контексте организации работы органов государственной власти и местного самоуправления. Соответственно, термины трактуются исключительно с использованием общегосударственных нормативных актов в применении к работе органов власти.

Согласно определению (ГОСТ Р 51141-98), документооборотом является "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления", то есть полный цикл жизни всего множества документов в организации до передачи их в архив или на уничтожение.

Делопроизводство, или "документационное обеспечение управления", согласно этому же источнику, обозначает "отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами". То есть делопроизводство является совокупностью организационных механизмов ведения и контроля документооборота официальных документов. Однако в "Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" от 27.11.2000 г. функции делопроизводства уже не ограничиваются регулированием только официального документооборота. Это позволяет утверждать, что системам автоматизации делопроизводства должен быть подконтролен не только оборот зарегистрированных (официальных) документов, но и проектов документов.

2. Российская модель делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления

В России, в общегосударственном масштабе, сложилась единая технология работы с управленческими документами, так называемая государственная система документационного обеспечения управления (ГС ДОУ). Российское делопроизводство не имеет аналогов в других странах ни по детальности проработки технологии работы с документами, ни по масштабам распространения. И если на Западе развитие офисной автоматизации стимулирует разработку технологий документооборота, то в России, как правило, речь идет об автоматизации традиционно уже сложившейся технологии учрежденческого делопроизводства.

В чем же особенности "российской модели" делопроизводства? Можно выделить три наиболее ярких преимущества: Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности. [Текст] / В.А. Спивак.- Изд-во: Питер, 2008 . - 98С.

Контроль за документом, начиная с момента его поступления;

Централизация контрольных функций;

Единые нормы документооборота.

В отличие от западных методов работы с документами, в российской практике документ ставится на контроль в момент его поступления в орган власти. Внутренние или исходящие документы попадают в поле зрения контроля сразу после "рождения" - то есть утверждения. При этом отслеживается связь документов - в случае, если один документ появился в результате выполнения решения, принятого по другому документу. Все это позволяет гарантированно отследить путь любого документа, поступившего в орган государственной власти и местного самоуправления, - ведь ни один зарегистрированный документ уже не может исчезнуть бесследно.

Максимальная централизация контроля над документооборотом предполагает, что документ должен быть сначала доложен руководству, а лишь затем, обрастая резолюциями в соответствии со служебной иерархией, он спускается к непосредственным исполнителям.

Другой важной особенностью "российской модели" является наличие единых и детально регламентированных правил работы с управленческими документами в организациях, независимо от их сферы деятельности. Вся деятельность делопроизводственных служб - экспедиций, канцелярий, групп контроля - регламентирована вплоть до правил заполнения регистрационных журналов, картотек и отчетных форм.

В условиях существования в органах власти такого детального регламента документооборота внедрение без адаптации принципиально новой технологии того или иного зарубежного ПО нереально. Речь в этом случае может идти об автоматизации традиционного делопроизводства с использованием современных информационных технологий.

Традиционное делопроизводство предполагает ведение множества журналов и/или картотек, обслуживающих бумажный документооборот. И именно ведение этих картотек является первоочередным объектом автоматизации делопроизводства. В то же время ничто не мешает включить в автоматизированную систему возможность связи карточки с электронным образом собственно документа (текстом и даже изображением, звуком и видеофильмом). Таким образом создаются технологические условия для перехода к электронному документообороту. Переход же к электронному документообороту, в свою очередь, создает предпосылки для формирования электронных архивов с эффективными механизмами справочно-аналитической работы на множестве документов в различных формах представления.

С другой стороны, использование компьютерной сети создает условия для децентрализации выполнения различных делопроизводственных функций при сохранении централизованного контроля за документооборотом. Можно, например, разрешить подразделениям и даже отдельным работникам осуществлять самостоятельную регистрацию документов и при этом централизованно контролировать их прохождение. Более того, наличие сети, связывающей территориально удаленные органы власти, позволяет обеспечить централизованный контроль за документооборотом, что невозможно осуществить в рамках чисто бумажной технологии.

Российская модель документооборота не просто вполне совместима с современными подходами к процессам управления, но и существенно превосходит западные модели построения документооборота. Ведь в российской модели утеря документов может произойти только из-за прямого нарушения инструкций делопроизводства.

3. Выбор подхода к автоматизации документооборота

Необходимость автоматизации документооборота органов государственной власти и местного самоуправления является сегодня очевидной для всех.

Делопроизводство с использованием бумажных журналов и картотек несовместимо с требованиями повышения эффективности работы государственных служащих в силу нескольких причин.

Информация о документах и ходе их исполнения распределена по системе картотек организации и ее структурных подразделений. Поэтому получение информации о работе с документами на предприятии требует поиска и обработки данных из разнородных и децентрализованных картотек.

Картотеки документов обычно отделены от исполнителей. Они содержат неполную и неоперативную информацию о состоянии документов.

Размножение и перемещение большого количества бумажных документов, ведение многочисленных и дублирующих друг друга журналов и картотек приводит к большим объемам непроизводительных трудозатрат.

Однако кардинальные, революционные подходы к документообороту органов государственной власти и местного самоуправления весьма опасны. Это может привести не только к срыву сроков внедрения, но и к серьезным проблемам в управлении.

Компания Microsoft совместно с партнерами предлагает два поэтапных программно-методологических решения в области организации документооборота органов государственной власти и местного самоуправления: Бородина В.В. Делопроизводство в системе государственного управления. [Текст] / В.В. Бородина. Изд-во: РАГС, 2008 . -184С.

Автоматизированное делопроизводство для бумажного документооборота;

Электронный документооборот и делопроизводство.

Подобный поэтапный подход позволит плавно повысить эффективность работы органа власти, исключив возможность дезорганизации его деятельности. Автоматизированное делопроизводство для бумажного документооборота является в кратчайшей перспективе основным подходом к автоматизации документооборота в органах государственной власти и местного самоуправления.

Обрабатываемые органом власти документы, в том числе и передаваемые при использовании средств вычислительной техники, имеют две формы - традиционно бумажную и электронную. Подобный симбиоз является следствием того, что современные средства подготовки документов подразумевают электронную форму хранения документа, а нормативная база и устоявшиеся правила обращения - бумажную. Также важнейшим доводом в пользу сохранения бумажных носителей документов является непревзойденное удобство работы с ними. Правила и привычки изменяются значительно медленнее возможностей современных информационных технологий.

В органах государственной власти и местного самоуправления, видимо, еще долго при обработке документов в электронном виде будут сохраняться операции, требующие создания их бумажных копий. Как правило, руководители предпочитают работать с документами в бумажном виде. Кроме того, пока обмен официальными документами между органами власти и передача их в государственные архивы также происходит в бумажной форме.

Электронный документооборот и делопроизводство (ЭДД) является технологическим ответом на современные требования, предъявляемые текущей политико-экономической ситуацией к эффективности российских органов государственной власти и местного самоуправления. В пользу ЭДД говорят и опыт его внедрения в западных органах государственной власти, и примеры эксплуатации в крупных, прогрессивных российских коммерческих структурах.

4. Системы, организующие электронный документооборот

Как уже говорилось выше, электронный документооборот - это совокупность новых технологий работы с документами. Применяемые технологии позволяют организовать "бесшовное" взаимодействие систем, обеспечивающих различные операции обработки документов. В первую очередь к таким технологиям можно отнести: Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности. [Текст] / В.А. Спивак.- Изд-во: Питер, 2008 . - 68С.

Технологии распознавания текстов, трансформирующие бумажные входящие документы в полностью электронную форму представления;

Электронный аналог собственноручной подписи;

Средства передачи данных;

Средства хранения электронной информации.

Перечисленные технологии позволяют подсистемам, выполняющим различные функции, органично дополнять друг друга. Подобное взаимодействие позволяет резко повысить эффективность труда госслужащих при работе с документами.

Электронный документооборот позволяет создать в органе власти единое информационное пространство, интегрируя в информационный узел все документальные системы. Интеграция осуществляется без потери качества работы с документами, с сохранением традиций российского делопроизводства. Основа подобной интеграции - надежное хранилище документов и взаимодействующие с ним системы документооборота. Все обрабатываемые документы хранятся в едином хранилище, что позволяет обеспечить оптимальный поиск и выборку информации при подготовке материалов. На текущий момент в большинстве органов власти и местного самоуправления многие операции уже выполняются с применением средств вычислительной техники. Задача автоматизирующей системы - организовать эффективную коллективную работу над текстами документов и предоставить каждому госслужащему насыщенное информационное пространство для обеспечения деятельности.

5. Документооборот официальных документов

Основной целью при разработке технологий электронного документооборота являлось достижение максимальной преемственности правил и приемов бумажного документооборота и журнально-картотечного делопроизводства, что позволяет обеспечить безболезненный переход от традиционных технологий к современным.

Системой делопроизводства обрабатываются документы, хранимые в едином хранилище документов органа власти. Это позволяет включить документы, обрабатываемые официальным документооборотом, в единое информационное пространство органа власти.

Технологию электронного документооборота поддерживают следующие функциональные возможности системы: М.И. Басаков. Делопроизводство. Учебное пособие для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования. [Текст] / Басаков М.И. Изд-во: Маркетинг, 2002. -95С.

Регистрация в автоматизированном режиме переданных по электронной почте или через интернет-портал входящих документов, в том числе снабженных электронной цифровой подписью (ЭЦП) и криптозащитой;

сканирование и распознавание бумажных документов с помощью встроенной OCR-технологии;

Прикрепление к регистрационной карточке (РК) электронного образа документа в виде файла (файлов) любого формата;

разграничение прав доступа к прикрепленным файлам электронного образа документа;

Предоставление каждому должностному лицу - участнику делопроизводственного процесса - своего личного виртуального кабинета, чем достигается доступ должностного лица только к документам, относящимся к его компетенции;

Обеспечение процесса согласования (визирования) проектов документов;

полнотекстовый и атрибутивный поиск электронных документов, включая удаленный полнотекстовый поиск;

Отправка по электронной почте или публикация на интернет-портале органа власти электронных исходящих документов (с использованием любой электронной почты, поддерживающей MAPI), защищенных ЭЦП и шифрованием с помощью сертифицированных средств;

Формирование и оформление дел, т.е. группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела;

Архивное хранение электронных документов, дел органа власти.

Основной единицей учета в системе является РК документа, полнота реквизитов которой обеспечивает возможность формирования статистических и аналитических отчетов по различным информационным срезам, легкость при поиске.

При этом основной набор реквизитов РК может быть расширен произвольным набором дополнительных реквизитов, определяемым для каждой группы документов. По дополнительным реквизитам РК можно наравне с основными реквизитами производить поиск и отбор данных при формировании отчетов. При получении электронного входящего документа его регистрация осуществляется в автоматизированном режиме. Для поступившего в результате обмена между двумя системами ЭДД документа большая часть реквизитов РК формируется автоматически. Электронный образ документа прикрепляется к РК. При этом удостоверяется идентичность документа, снабженного ЭЦП и криптозащитой. Если входящий документ поступает в бумажном виде, из среды системы обеспечивается вызов пакета оптического распознавания текста, а по получении его электронного образа - возврат в систему делопроизводства с одновременным прикреплением документа к РК. Пользователь системы, осуществивший прикрепление файла документа, устанавливает права доступа к файлу на уровне грифа секретности, а также защиту (отмену защиты) от редактирования.

При необходимости перевода относительно большого объема бумажных документов, предназначенных для исполнения и хранения в электронном виде, предлагается использование опции "Потоковая регистрация". В этом случае после занесения регистрационных данных о документе в РК пользователь автоматизированного рабочего места (АРМ) поточной регистрации осуществляет печать на первом листе штрих-кода, который соответствует внутреннему системному номеру, присваиваемому системой регистрируемому документу. После этого документы в произвольном порядке от различных АРМов поточной регистрации поступают на АРМ сканирования, оборудованный быстродействующим сканером. Отсканированные электронные образы документов поступают в базу данных и благодаря технологии выделения штрих-кода прикрепляются к соответствующим регистрационным карточкам документов.

После регистрации РК с прикрепленным документом пересылается по сети должностному лицу, ответственному за принятие решения по исполнению документа, а далее - исполнителям документа в соответствии с реквизитами вынесенной резолюции. При этом каждый руководитель или исполнитель наделяются определенными правами, которые позволяют обеспечить организацию работы с документами, максимально приближенную к традиционной работе за столом, на котором по папкам разложены документы, находящиеся в компетенции только данного сотрудника и которые либо ждут начала исполнения (в папке Поступившие), либо приняты сотрудником к исполнению (в папке На исполнении), либо переданы подчиненным с указанием контрольного срока исполнения (в папке На контроле).

Файлы с текстами (образами) исходящих и внутренних документов по стандартной технологии также прикрепляются к РК. Исходящий документ, сопровождаемый реквизитами РК, может быть защищен ЭЦП, зашифрован и передан адресату.

Таким образом, в совокупности с возможностью регистрации документов, поступивших по линиям связи, обеспечивается корпоративный электронный документооборот. Исполненные документы формируются в дела и передаются на архивное хранение.

6. Автоматизация обмена документами между органами власти

В настоящее время во многих государственных органах власти уже используются унаследованные автоматизированные системы управления документами. Они построены на различной программно-технической базе. Часть из них, поставляемая партнерами Microsoft (в том числе описанная выше система "Дело" компании "Электронные офисные системы"), реализована на базе современных технологий. Также еще эксплуатируется значительное количество систем предыдущих поколений на базе MS DOS и других платформах. Унификация систем во всех государственных органах в обозримые сроки невозможна как из политических (права субъектов Федерации и органов местного самоуправления), так и практических соображений. Внедрение, а, особенно, замена эксплуатируемых систем - достаточно долгий, тяжелый и дорогостоящий процесс.

В этой ситуации естественным решением является разработка такого средства межведомственного обмена документами, которое могло бы быть легко адаптируемо к различным форматам входящих/исходящих сообщений и допускало бы подключение различных систем.

Обмен электронными документами должен быть надлежащим образом защищен. Документы должны быть снабжены электронной подписью, гарантирующей авторство и неизменность содержания документа, а в отдельных случаях - закрыты криптографическими средствами от несанкционированного доступа.

У каждой организации имеется много организаций-корреспондентов, с которыми идет обмен документами, и у всех могут быть различные форматы сообщений и даже сети. Нагружать системы отдельных организаций функцией постоянной поддержки служебной информации, необходимой для организации обмена, нецелесообразно. Обмен документами логично строить не по принципу "каждый с каждым", а по принципу "звезды" - на базе Центров обмена документами (ЦОД).

ЦОД могут выполнять следующий набор функций: . Кирсанова М.В. Делопроизводство в органах государственной власти и местного самоуправления: учеб. пособие [Текст] / М. В. Кирсанова. - Издательство: Инфра-М:, 2004. - 127 С.

Преобразование и согласование форматов входящих-исходящих документов;

Поддержка адресных баз и вычисление маршрутов доставки документов;

Гарантированная доставка документов;

Дополнительное архивирование документов;

Поддержка и синхронизация справочников.

Центры обмена сообщениями могут также принимать на себя роль удостоверяющих центров, поддерживающих инфраструктуру закрытых и открытых ключей, процедуры аутентификации для организаций - участников обмена.

Для интеграции с ЦОД унаследованные корпоративные системы при необходимости могут дополняться специальными интерфейсными модулями, обеспечивающими предварительное преобразование форматов и процедуры обмена с ЦОД.

7. Системы ЭДД для органов власти разного уровня

Решение для муниципальных и других органов власти, имеющих небольшой объем документооборота. К этой категории можно условно отнести муниципальные структуры управления с небольшим объемом документооборота, не имеющие достаточной технической базы для внедрения полноценной системы ЭДД. Для них может быть рекомендовано однопользовательское решение, снабженное средствами защищенного обмена электронными документами с вышестоящей организацией - непосредственно или через ЦОД. Пользователем такого решения обычно выступает сотрудник, ответственный за делопроизводство организации. Работа при этом осуществляется с бумажными документами, но в системе ведется регистрация входящих/исходящих документов, учет резолюций по документам, документов, списанных в дело и находящихся на архивном хранении. При большом количестве сотрудников также может вестись учет движения бумажных оригиналов. Документы, полученные в электронном виде из вышестоящей организации, сразу регистрируются, распечатываются и начинают исполняться до прихода бумажных оригиналов. Вышестоящая организация автоматически получает уведомление о том, что документ зарегистрирован. Такое решение позволяет: . Кирсанова М.В. Делопроизводство в органах государственной власти и местного самоуправления: учеб. пособие [Текст] / М. В. Кирсанова. -Издательство: Инфра-М:, 2004. - 154С.

Ускорить обмен входящими/исходящими документами с вышестоящей организацией;

Уменьшить количество "затерянных" документов, местонахождение которых неизвестно.

8. Решение для местного органа самоуправления

К этой категории можно условно отнести муниципальные структуры управления, имеющие средний объем документооборота от 3000 до 10000 документов в год, канцелярию или секретариат как структурно отделенное подразделение и осуществляющие работу не только с документами от организаций, но и письмами и обращениями граждан и предприятий. Такие организации обычно имеют достаточный парк персональных компьютеров, объединенных в локальную сеть. Для них может быть рекомендовано многопользовательское решение с количеством рабочих мест от 5 до 20, снабженное средствами защищенного обмена электронными документами с вышестоящими и нижестоящими организациями (непосредственно или через ЦОД), связью с порталом для информирования и приема заявок граждан и организаций и возможностью удаленного интернет-доступа к данным системы ЭДД. Система должна обеспечивать регистрацию входящих/исходящих документов, учет резолюций по документам, документов, списанных в дело и находящихся на архивном хранении. Должен также вестись учет движения бумажных оригиналов.

Пользователями такого решения обычно выступают не только делопроизводственный персонал, но и ряд сотрудников функциональных подразделений. Поскольку большинство сотрудников таких организаций имеет персональные компьютеры, в рамках такого решения уже может быть организована работа с частью документов в основном или исключительно в электронном виде. Входящие бумажные документы могут оцифровываться, и вся дальнейшая работа с ними уже может вестись в электронном виде. В электронном виде может также быть организован процесс исполнения документов (наложение и исполнение резолюций).

Если организация имеет постоянно доступный канал в интернете, может быть организован удаленный доступ к системе ЭДД через веб-интерфейс, позволяющий контролировать ход работ как должностным лицам, находящимся в отъезде, так и вышестоящим организациям.

Такое решение позволяет: Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство. [Текст] / И. Н. Кузнецов. - М.: Юрайт, 2008. -84С.

Ускорить обмен документами с вышестоящими и нижестоящими организациями;

Уменьшить нагрузку на делопроизводственный персонал за счет передачи части функций в подразделения;

Повысить эффективность контроля за исполнением документов;

Организовать эффективную систему хранения взаимосвязанных документов;

Уменьшить время на поиск нужных документов;

Уменьшить количество "затерянных" документов, местонахождение которых неизвестно;

Ускорить и сделать более эффективной работу сотрудников по исполнению документов;

Снизить издержки на работу с обращениями граждан и организаций, подаваемыми в электронной форме (через портал);

Обеспечить контроль за исполнением важных документов со стороны вышестоящих организаций.

Для разработки и поддержки портала, а также организации удаленного интернет-доступа к данным системы ЭДД может быть использован набор интернет-технологий компании Microsoft (Internet Information Services, технология ASP, Microsoft Index Server) и предоставляемое системой "Дело-Предприятие" API для публикации документов непосредственно из базы.

документооборот власть автоматизация

Заключение

Особенностью делопроизводства и документооборота в органах государственной власти или местного самоуправления, как системы документационного обеспечения управления, является стопроцентное отражение управленческих процессов в документальной форме. В силу этого процессы делопроизводства и документооборота приобретают самодовлеющий характер и требуют собственной системы управления.

В настоящее время активно идет процесс внедрения компьютерной техники и сетей в государственных учреждениях, причем во многих достигнутый на сегодняшний день уровень достаточен для внедрения современных технологий работы с документами. Но кроме компьютеров и сетей, для этого требуется набор современных программных решений.

В Российской Федерации в полной мере осознается важность этого направления, что нашло отражение в Федеральной целевой программе "Электронная Россия" в целом и в ряде ее конкретных мероприятий.

Конечный результат управленческой деятельности государственного аппарата зависит от множества промежуточных звеньев, одним из которых является делороиз-одство, позволяющее обеспечить оперативность и гибкость в принятии решений. Дело-производство координирует все этапы работы - от проектирования до практической реализации решений. Процесс управления включает следующие основные типовые документируемые операции:

Сбор и обработку документной информации; подготовку решения;

принятие и документирование решения; доведение решений до исполнителей;

Исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении;

Передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации.

Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно- распорядительных документов, создаваемых циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления. Если учесть, что в аппарате управления занято более 14 млн. человек, а ежегодный документооборот в стране составляет примерно 60 млрд. листов и продолжает расти, то несомненно, что эффективное нормативное регулирование этого процесса имеет большое значение. В качестве одного из средств регулирования документопотоков выступают документные государственные стандарты, общесоюзные классификаторы и унифицированные системы документации. Эти и другие нормативы признаны стабилизировать документооборот в стране по всему технологическому циклу, создать оптимальную технологию ведения документного хозяйства каждой управленческой единицы.

Список использованной литературы

1. М.И. Басаков. Делопроизводство. Учебное пособие для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования. [Текст] / Басаков М.И. Изд-во: Маркетинг, 2002. - 336с.

2. Бородина В.В. Делопроизводство в системе государственного управления. [Текст] / В. В. Бородина. Изд-во: РАГС, 2008 . - 376с.

3. Кирсанова М.В. Делопроизводство в органах государственной власти и местного самоуправления: учеб. пособие [Текст] / М.В. Кирсанова. - Издательство: Инфра-М:, 2004. - 256с.- (Высшее образование)

4. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство. [Текст] / И.Н. Кузнецов. - М.: Юрайт, 2008. - 576с.

5. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности. [Текст] / В.А. Спивак.- Изд-во: Питер, 2008 . - 256с.

6. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991

Размещено на Allbest.ru

...

Подобные документы

Изучение полномочий государственной власти и местного самоуправления в современной России. Методы осуществления органами муниципальных властей отдельных государственных полномочий. Взаимоотношения органов местного самоуправления и государственной власти.

курсовая работа , добавлен 04.05.2010

Теоретические аспекты организации документационного обеспечения управления в учреждении здравоохранения. Отличия делопроизводства от документооборота. Западные системы автоматизации делопроизводства в России. Анализ документационного оборота больницы.

дипломная работа , добавлен 06.01.2013

Исследование особенностей управления персоналом в Волгоградском подразделении Министерства "Топлива, энергетики и тарифного регулирования". Совершенствование нормативно-правового обеспечения управления персоналом в органах государственной власти.

дипломная работа , добавлен 08.04.2014

Характеристика администрации Сущевского сельского поселения Костромской области. Правовые основы организации местного самоуправления. Взаимоотношения органов местного самоуправления с органами государственной власти. Управление персоналом администрации.

отчет по практике , добавлен 09.07.2009

Анализ местного самоуправления, определение его места и роли в системе публичного управления. Основные проблемы в сфере взаимодействия органов местного самоуправления. Особенности взаимодействия органов власти в муниципальном образовании г. Сургут.

дипломная работа , добавлен 22.08.2011

Понятие и значение делопроизводства в деятельности предприятия, принципы и роль автоматизации. Задачи службы документационного обеспечения управления. Технологии реализации систем электронного документооборота, используемые программные средства.

курсовая работа , добавлен 10.01.2015

Кадровое консультирование: понятие, сущность и содержание. Развитие кадрового консалтинга в России. Аутсорсинг как метод консалтинга. Оптимизация административно-управленческих процессов в органах государственной власти и местного самоуправления в РФ.

курсовая работа , добавлен 26.06.2013

Описания применения компьютерных технологий для совершенствования процессов документационного обеспечения управления. Характеристика делопроизводства Астраханской государственной консерватории. Анализ документопотоков, организации работы с документами.

дипломная работа , добавлен 12.12.2011

Сущность организационной структуры органов государственной власти, принципы и подходы к ее формированию, особенности и критерии оценки эффективности. Рекомендации по совершенствованию организационной структуры Исполнительного комитета заданного района.

дипломная работа , добавлен 08.04.2015

Документирование управленческой деятельности. Государственная система ДОУ. Деловое и коммерческое письмо. Организация работы с документами. Автоматизация процессов документационного обеспечения управления. История компьютеризации делопроизводства.

(в ред. Постановлений Правительства РФ от 07.09.2011 № 751, от 26.04.2016 № 356 )

I. Общие положения

Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.

Федеральный орган исполнительной власти на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

II. Термины и определения
()

Для целей настоящих Правил используются следующие термины и определения:

(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

«документирование» - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

«делопроизводство» - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти;

«документ» - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;

«документооборот» - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

«реквизит документа» - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

«подлинник документа» - первый или единственный экземпляр документа;

«копия документа» - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

«регистрация документа» - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

«номенклатура дел» - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;

(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

«дело» - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти;

«служба делопроизводства» - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях;

(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

«электронная копия документа» - копия документа, созданная в электронной форме;

(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

абзац утратил силу. - ;

«система электронного документооборота» - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;

(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

«электронный документооборот» - документооборот с применением информационной системы.

()

Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.

(абзац введен Постановлением Правительства РФ от 07.09.2011 № 751 )

III. Создание документов в федеральном органе исполнительной власти
Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Бланки федерального органа исполнительной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

При создании электронных документов в системе электронного документооборота используются электронные шаблоны документов.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.

Образцы бланков и электронные шаблоны документов утверждаются руководителем федерального органа исполнительной власти.

(п. 8 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти, являются:

а) Государственный герб Российской Федерации;

б) наименование федерального органа исполнительной власти;

в) наименование структурного подразделения федерального органа исполнительной власти;

г) наименование должности;

д) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

е) наименование вида документа;

ж) дата документа;

з) регистрационный номер документа;

к) место составления (издания) документа;

л) гриф ограничения доступа к документу;

м) адресат;

н) гриф утверждения документа;

о) указания по исполнению документа (резолюция);

п) заголовок к тексту;

р) текст документа;

с) отметка о контроле;

т) отметка о приложении;

у) подпись;

ф) отметка об электронной подписи;

х) гриф согласования документа;

ч) печать;

ш) отметка о заверении копии;

щ) отметка об исполнителе;

э) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

ю) отметка о поступлении документа;

(п. 9 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

Согласование документа в федеральном органе исполнительной власти оформляется визой уполномоченного должностного лица федерального органа исполнительной власти. Согласование документа, созданного в федеральном органе исполнительной власти, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.

IV. Требования к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти
В документообороте федерального органа исполнительной власти выделяются следующие документопотоки:

а) поступающая документация (входящая);

б) отправляемая документация (исходящая);

в) внутренняя документация.

В федеральном органе исполнительной власти доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

Документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

Регистрация поступивших и созданных документов осуществляется в день поступления, создания (подписания или утверждения) либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

(п. 16 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

Утратил силу. - Постановление Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 .

Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю федерального органа исполнительной власти или по решению руководителя федерального органа исполнительной власти иным должностным лицам федерального органа исполнительной власти.

Документы или их копии с указаниями по исполнению (резолюциями) передаются службой делопроизводства исполнителям.

(п. 18 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

Подлинник документа направляется в структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.

При обеспечении возможности доступа исполнителя к электронной копии документа в системе электронного документооборота подлинник документа может оставаться в службе делопроизводства, если это установлено инструкцией по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти.

(абзац введен Постановлением Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

Документы после их подписания руководителем федерального органа исполнительной власти или иным уполномоченным лицом передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.

(п. 20 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

Передача документов между структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти осуществляется через службу делопроизводства.

В федеральном органе исполнительной власти службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю федерального органа исполнительной власти в установленном им порядке.

В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах согласно приложению. В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться дополнительные сведения о документах.

V. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти
Федеральный орган исполнительной власти:

а) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов;

б) разрабатывает и утверждает по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения;

в) разрабатывает и утверждает альбом шаблонов унифицированных форм документов, создаваемых федеральным органом исполнительной власти.

(пп. «в» введен Постановлением Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

Формирование документального фонда федерального органа исполнительной власти осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти.

Номенклатура дел федерального органа исполнительной власти:

а) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений;

б) утверждается после ее согласования с центральной экспертной комиссией федерального органа исполнительной власти руководителем федерального органа исполнительной власти не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

в) один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти документы Архивного фонда Российской Федерации;

г) в случае изменения функций и структуры федерального органа исполнительной власти подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива.

Наименованиями разделов номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти являются наименования структурных подразделений федерального органа исполнительной власти.

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

Дела со дня их формирования до передачи в архив федерального органа исполнительной власти или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок, определяемый руководителем федерального органа исполнительной власти, и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел службой делопроизводства. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и дел по личному составу, формируемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке по истечении срока их хранения.

(п. 34 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.

Примечание.
По вопросам, касающимся составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения, см. «Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в федеральном органе исполнительной власти определяется федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

VI. Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти
(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )
Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита «Государственный герб Российской Федерации».

В федеральном органе исполнительной власти используются электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе) и электронные копии документов.

Состав электронных документов, создаваемых в федеральном органе исполнительной власти, устанавливается перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности федерального органа исполнительной власти, разрабатываемым на основе рекомендаций Федерального архивного агентства.

Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности федерального органа исполнительной власти, утверждается руководителем этого федерального органа исполнительной власти по согласованию с Федеральным архивным агентством.

Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица федерального органа исполнительной власти в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».

В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».

Получение и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.

После получения электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку действительности электронной подписи.

После включения электронных документов в систему электронного документооборота формируются регистрационно-учетные данные о документе, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование и другие данные.

Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти и (или) поступившие в федеральный орган исполнительной власти на бумажном носителе, регистрируются в системе электронного документооборота с созданием в ней электронной копии такого документа.

Регистрация и учет электронных документов осуществляются в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, что отмечается в заголовке дела или в графе «Примечание».

Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в информационных системах федерального органа исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем федерального органа исполнительной власти.

Приложение
к Правилам делопроизводства
в федеральных органах
исполнительной власти

Перечень обязательных сведений о документах,
используемых в целях учета и поиска документов
в системах электронного документооборота
федеральных органов исполнительной власти

(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ

Наименование вида документа

Дата документа

Регистрационный номер документа

Дата поступления документа

Регистрационный номер входящего документа

Сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи)

Заголовок к тексту (краткое содержание документа)

Индекс дела по номенклатуре дел

Сведения о переадресации документа

Количество листов основного документа

Отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений)

Указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения)

Отметка о контроле

Гриф ограничения доступа

Сведения об электронной подписи

Проверка электронной подписи

Подразделение - ответственный исполнитель документа

НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

КУЗБАССКИЙ ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ И ПРАВА

ЮРИДИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ

КАФеДРА ГуМаНИТАРНЫХ ДИСЦИПЛИН

Контрольная работа

По дисциплине: «Документирование управленческой деятельностью»

на тему «Организация делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления»

Выполнил: студент группы 303

Паньшина Е.Ю.

Проверил:

Кемерово, 2010

Введение……………………………………………………………………..….3

1. Документооборот как основа деятельности органа власти…………...….5

2. Российская модель делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления………………………………………………….…..7

3. Выбор подхода к автоматизации документооборота………………………10

4. Системы, организующие электронный документооборот…………….…..12

5. Документооборот официальных документов…………………………..…..14

6. Автоматизация обмена документами между органами власти………...…18

7. Системы ЭДД для органов власти разного уровня………………………...20

8. Решение для местного органа самоуправления…………………………....21

Заключение…………………………………………………………………...…23

Список использованной литературы…………………………………………..25

Введение.

работе инженеров, конструкторов, руководителей производства

много времени отводится изучению, анализу и составлению различной

докуметации. Особенно большие трудности возникают,как правило, при

разработке производственных документов, что обусловлено в первую очередь недостатком специальных знаний у составителей. Устранение непроизводительных затрат времени в процессах составления и использования документов требукет разумного сочетания формализации и творцества, а это, по мнению авторов, требуют, с одной стороны,

ознакомления составителей документов с наиболее общими законами восприятия документов, с другой- и в этом главная задача - формулирование и систематизации общих правил и норм составления основных документов.

Целью контрольной работы является изучение теоретических основ организации делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления.

Согласно цели контрольной в работе поставлены следующие задачи:

Определить понятие документооборота;

Выявить системы ЭДД для органов власти разного уровня;

Рассмотреть автоматизацию обмена документами между органами власти.

1. Документооборот как основа деятельности органа власти.

Делопроизводство в федеральном органе исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477. На основе указанных Правил федеральный орган исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издает инструкцию по делопроизводству. Действие этих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.

Согласно определению (ГОСТ Р 51141–98), документооборотом является "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления", то есть полный цикл жизни всего множества документов в организации до передачи их в архив или на уничтожение.

2. Российская модель делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления.

В чем же особенности "российской модели" делопроизводства? Можно выделить три наиболее ярких преимущества:

Контроль за документом, начиная с момента его поступления;

Централизация контрольных функций;

Единые нормы документооборота.

В отличие от западных методов работы с документами, в российской практике документ ставится на контроль в момент его поступления в орган власти. Внутренние или исходящие документы попадают в поле зрения контроля сразу после "рождения" – то есть утверждения. При этом отслеживается связь документов – в случае, если один документ появился в результате выполнения решения, принятого по другому документу. Все это позволяет гарантированно отследить путь любого документа, поступившего в орган государственной власти и местного самоуправления, – ведь ни один зарегистрированный документ уже не может исчезнуть бесследно.

Другой важной особенностью "российской модели" является наличие единых и детально регламентированных правил работы с управленческими документами в организациях, независимо от их сферы деятельности. Вся деятельность делопроизводственных служб – экспедиций, канцелярий, групп контроля – регламентирована вплоть до правил заполнения регистрационных журналов, картотек и отчетных форм.

НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

КУЗБАССКИЙ ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ И ПРАВА

ЮРИДИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ

КАФеДРА ГуМаНИТАРНЫХ ДИСЦИПЛИН
Контрольная работа

По дисциплине: «Документирование управленческой деятельностью»

На тему «Организация делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления»
Выполнил: студент группы 303

Паньшина Е.Ю.

Проверил:
Кемерово, 2010

Введение……………………………………………………………………..….3

1. Документооборот как основа деятельности органа власти…………...….5

3. Выбор подхода к автоматизации документооборота………………………10

4. Системы, организующие электронный документооборот…………….…..12

5. Документооборот официальных документов…………………………..…..14

6. Автоматизация обмена документами между органами власти………...…18

7. Системы ЭДД для органов власти разного уровня………………………...20

8. Решение для местного органа самоуправления…………………………....21

Заключение…………………………………………………………………...…23

Список использованной литературы…………………………………………..25
Введение.

Работе инженеров, конструкторов, руководителей производства

Много времени отводится изучению, анализу и составлению различной

Докуметации. Особенно большие трудности возникают, как правило, при

Разработке производственных документов, что обусловлено в первую очередь недостатком специальных знаний у составителей. Устранение непроизводительных затрат времени в процессах составления и использования документов требукет разумного сочетания формализации и творцества, а это, по мнению авторов, требуют, с одной стороны,

Ознакомления составителей документов с наиболее общими законами восприятия документов, с другой- и в этом главная задача - формулирование и систематизации общих правил и норм составления основных документов.

Согласно цели контрольной в работе поставлены следующие задачи:

Определить понятие документооборота;

Выявить системы ЭДД для органов власти разного уровня;

Рассмотреть автоматизацию обмена документами между органами власти.
1. Документооборот как основа деятельности органа власти.

Делопроизводство в федеральном органе исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477.1 На основе указанных Правил федеральный орган исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издает инструкцию по делопроизводству. Действие этих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.

Термин «документооборот» на текущий момент употребляется чрезвычайно широко и встречается в описании практически каждой информационной системы. Автоматизация документооборота реализуется многими системами, и каждая из них претендует на «комплексный подход к автоматизации документооборота». При этом разнообразие систем широчайшее: от систем складского учета до ПО контроля технологическими процессами.

В данной работе термины «документооборот», «делопроизводство» и т.д. рассматриваются исключительно в контексте организации работы органов государственной власти и местного самоуправления. Соответственно, термины трактуются исключительно с использованием общегосударственных нормативных актов в применении к работе органов власти.

Согласно определению (ГОСТ Р 51141–98), документооборотом является «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления», то есть полный цикл жизни всего множества документов в организации до передачи их в архив или на уничтожение.

Делопроизводство, или «документационное обеспечение управления», согласно этому же источнику, обозначает «отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами». То есть делопроизводство является совокупностью организационных механизмов ведения и контроля документооборота официальных документов. Однако в «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» от 27.11.2000 г. функции делопроизводства уже не ограничиваются регулированием только официального документооборота. Это позволяет утверждать, что системам автоматизации делопроизводства должен быть подконтролен не только оборот зарегистрированных (официальных) документов, но и проектов документов.
2. Российская модель делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления.

В чем же особенности «российской модели» делопроизводства? Можно выделить три наиболее ярких преимущества: 2

Контроль за документом, начиная с момента его поступления;

Централизация контрольных функций;

Единые нормы документооборота.

В отличие от западных методов работы с документами, в российской практике документ ставится на контроль в момент его поступления в орган власти. Внутренние или исходящие документы попадают в поле зрения контроля сразу после «рождения» – то есть утверждения. При этом отслеживается связь документов – в случае, если один документ появился в результате выполнения решения, принятого по другому документу. Все это позволяет гарантированно отследить путь любого документа, поступившего в орган государственной власти и местного самоуправления, – ведь ни один зарегистрированный документ уже не может исчезнуть бесследно.

Другой важной особенностью «российской модели» является наличие единых и детально регламентированных правил работы с управленческими документами в организациях, независимо от их сферы деятельности. Вся деятельность делопроизводственных служб – экспедиций, канцелярий, групп контроля – регламентирована вплоть до правил заполнения регистрационных журналов, картотек и отчетных форм.

Автоматизированное делопроизводство для бумажного документооборота;

Электронный документооборот и делопроизводство.

Обрабатываемые органом власти документы, в том числе и передаваемые при использовании средств вычислительной техники, имеют две формы – традиционно бумажную и электронную. Подобный симбиоз является следствием того, что современные средства подготовки документов подразумевают электронную форму хранения документа, а нормативная база и устоявшиеся правила обращения – бумажную. Также важнейшим доводом в пользу сохранения бумажных носителей документов является непревзойденное удобство работы с ними. Правила и привычки изменяются значительно медленнее возможностей современных информационных технологий.

Как уже говорилось выше, электронный документооборот – это совокупность новых технологий работы с документами. Применяемые технологии позволяют организовать «бесшовное» взаимодействие систем, обеспечивающих различные операции обработки документов. В первую очередь к таким технологиям можно отнести: 4

Электронный аналог собственноручной подписи;

Средства передачи данных;

Средства хранения электронной информации.

Электронный документооборот позволяет создать в органе власти единое информационное пространство, интегрируя в информационный узел все документальные системы. Интеграция осуществляется без потери качества работы с документами, с сохранением традиций российского делопроизводства. Основа подобной интеграции – надежное хранилище документов и взаимодействующие с ним системы документооборота. Все обрабатываемые документы хранятся в едином хранилище, что позволяет обеспечить оптимальный поиск и выборку информации при подготовке материалов. На текущий момент в большинстве органов власти и местного самоуправления многие операции уже выполняются с применением средств вычислительной техники. Задача автоматизирующей системы – организовать эффективную коллективную работу над текстами документов и предоставить каждому госслужащему насыщенное информационное пространство для обеспечения деятельности.
5. Документооборот официальных документов.

Технологию электронного документооборота поддерживают следующие функциональные возможности системы: 5

Сканирование и распознавание бумажных документов с помощью встроенной OCR-технологии;

Разграничение прав доступа к прикрепленным файлам электронного образа документа;

Предоставление каждому должностному лицу – участнику делопроизводственного процесса – своего личного виртуального кабинета, чем достигается доступ должностного лица только к документам, относящимся к его компетенции;

Обеспечение процесса согласования (визирования) проектов документов;

Полнотекстовый и атрибутивный поиск электронных документов, включая удаленный полнотекстовый поиск;

Архивное хранение электронных документов, дел органа власти.

При этом основной набор реквизитов РК может быть расширен произвольным набором дополнительных реквизитов, определяемым для каждой группы документов. По дополнительным реквизитам РК можно наравне с основными реквизитами производить поиск и отбор данных при формировании отчетов. При получении электронного входящего документа его регистрация осуществляется в автоматизированном режиме. Для поступившего в результате обмена между двумя системами ЭДД документа большая часть реквизитов РК формируется автоматически. Электронный образ документа прикрепляется к РК. При этом удостоверяется идентичность документа, снабженного ЭЦП и криптозащитой. Если входящий документ поступает в бумажном виде, из среды системы обеспечивается вызов пакета оптического распознавания текста, а по получении его электронного образа – возврат в систему делопроизводства с одновременным прикреплением документа к РК. Пользователь системы, осуществивший прикрепление файла документа, устанавливает права доступа к файлу на уровне грифа секретности, а также защиту (отмену защиты) от редактирования.

При необходимости перевода относительно большого объема бумажных документов, предназначенных для исполнения и хранения в электронном виде, предлагается использование опции «Потоковая регистрация». В этом случае после занесения регистрационных данных о документе в РК пользователь автоматизированного рабочего места (АРМ) поточной регистрации осуществляет печать на первом листе штрих-кода, который соответствует внутреннему системному номеру, присваиваемому системой регистрируемому документу. После этого документы в произвольном порядке от различных АРМов поточной регистрации поступают на АРМ сканирования, оборудованный быстродействующим сканером. Отсканированные электронные образы документов поступают в базу данных и благодаря технологии выделения штрих-кода прикрепляются к соответствующим регистрационным карточкам документов.

После регистрации РК с прикрепленным документом пересылается по сети должностному лицу, ответственному за принятие решения по исполнению документа, а далее – исполнителям документа в соответствии с реквизитами вынесенной резолюции. При этом каждый руководитель или исполнитель наделяются определенными правами, которые позволяют обеспечить организацию работы с документами, максимально приближенную к традиционной работе за столом, на котором по папкам разложены документы, находящиеся в компетенции только данного сотрудника и которые либо ждут начала исполнения (в папке Поступившие), либо приняты сотрудником к исполнению (в папке На исполнении), либо переданы подчиненным с указанием контрольного срока исполнения (в папке На контроле).

В ходе работы с электронными документами обеспечивается комбинированный полнотекстовый и атрибутивный поиск требуемого документа, в том числе и с помощью веб-доступа к документальной базе данных систем.
Файлы с текстами (образами) исходящих и внутренних документов по стандартной технологии также прикрепляются к РК. Исходящий документ, сопровождаемый реквизитами РК, может быть защищен ЭЦП, зашифрован и передан адресату.

В настоящее время во многих государственных органах власти уже используются унаследованные автоматизированные системы управления документами. Они построены на различной программно-технической базе. Часть из них, поставляемая партнерами Microsoft (в том числе описанная выше система «Дело» компании «Электронные офисные системы»), реализована на базе современных технологий. Также еще эксплуатируется значительное количество систем предыдущих поколений на базе MS DOS и других платформах. Унификация систем во всех государственных органах в обозримые сроки невозможна как из политических (права субъектов Федерации и органов местного самоуправления), так и практических соображений. Внедрение, а, особенно, замена эксплуатируемых систем – достаточно долгий, тяжелый и дорогостоящий процесс.

Обмен электронными документами должен быть надлежащим образом защищен. Документы должны быть снабжены электронной подписью, гарантирующей авторство и неизменность содержания документа, а в отдельных случаях – закрыты криптографическими средствами от несанкционированного доступа.

У каждой организации имеется много организаций-корреспондентов, с которыми идет обмен документами, и у всех могут быть различные форматы сообщений и даже сети. Нагружать системы отдельных организаций функцией постоянной поддержки служебной информации, необходимой для организации обмена, нецелесообразно. Обмен документами логично строить не по принципу «каждый с каждым», а по принципу «звезды» – на базе Центров обмена документами (ЦОД).
ЦОД могут выполнять следующий набор функций: 6

Преобразование и согласование форматов входящих-исходящих документов;

Поддержка адресных баз и вычисление маршрутов доставки документов;

Гарантированная доставка документов;

Дополнительное архивирование документов;

Поддержка и синхронизация справочников.

.
7. Системы ЭДД для органов власти разного уровня.

Решение для муниципальных и других органов власти, имеющих небольшой объем документооборота К этой категории можно условно отнести муниципальные структуры управления с небольшим объемом документооборота, не имеющие достаточной технической базы для внедрения полноценной системы ЭДД. Для них может быть рекомендовано однопользовательское решение, снабженное средствами защищенного обмена электронными документами с вышестоящей организацией – непосредственно или через ЦОД. Пользователем такого решения обычно выступает сотрудник, ответственный за делопроизводство организации. Работа при этом осуществляется с бумажными документами, но в системе ведется регистрация входящих/исходящих документов, учет резолюций по документам, документов, списанных в дело и находящихся на архивном хранении. При большом количестве сотрудников также может вестись учет движения бумажных оригиналов. Документы, полученные в электронном виде из вышестоящей организации, сразу регистрируются, распечатываются и начинают исполняться до прихода бумажных оригиналов. Вышестоящая организация автоматически получает уведомление о том, что документ зарегистрирован. Такое решение позволяет: 7

Ускорить обмен входящими/исходящими документами с вышестоящей организацией;

Уменьшить количество «затерянных» документов, местонахождение которых неизвестно.

8. Решение для местного органа самоуправления.

Такое решение позволяет: 8

Ускорить обмен документами с вышестоящими и нижестоящими организациями;

Уменьшить нагрузку на делопроизводственный персонал за счет передачи части функций в подразделения;

Повысить эффективность контроля за исполнением документов;

Организовать эффективную систему хранения взаимосвязанных документов;

Уменьшить время на поиск нужных документов;

Уменьшить количество «затерянных» документов, местонахождение которых неизвестно;

Ускорить и сделать более эффективной работу сотрудников по исполнению документов;

Обеспечить контроль за исполнением важных документов со стороны вышестоящих организаций.

Для разработки и поддержки портала, а также организации удаленного интернет-доступа к данным системы ЭДД может быть использован набор интернет-технологий компании Microsoft (Internet Information Services, технология ASP, Microsoft Index Server) и предоставляемое системой «Дело-Предприятие» API для публикации документов непосредственно из базы.
Заключение.

В Российской Федерации в полной мере осознается важность этого направления, что нашло отражение в Федеральной целевой программе «Электронная Россия» в целом и в ряде ее конкретных мероприятий.

Сбор и обработку документной информации; подготовку решения;

Принятие и документирование решения; доведение решений до исполнителей;

Исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении;

Передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации.

Управленческой единицы.

Список использованной литературы:

1. М. И. Басаков. Делопроизводство. Учебное пособие для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования. [Текст] / Басаков М.И. Изд-во: Маркетинг, 2002. – 336с.

2. Бородина В.В. Делопроизводство в системе государственного управления. [Текст] / В. В. Бородина. Изд-во: РАГС, 2008. – 376с.

3. Кирсанова М.В. Делопроизводство в органах государственной власти и местного самоуправления: учеб. пособие [Текст] / М. В. Кирсанова. -Издательство: Инфра-М:, 2004. – 256с.- (Высшее образование)

4. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство. [Текст] / И. Н. Кузнецов. – М.: Юрайт, 2008. – 576с.

5. Спивак В. А. Документирование управленческой деятельности. [Текст] / В.А. Спивак.- Изд-во: Питер, 2008. – 256с.

Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М., 1991

Введение

Глава 1Регламентация делопроизводства в государственных органах

1.1. Основные понятия в области делопроизводства

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Подобные документы

I. Общие положения

II. Термины и определения ()

III. Создание документов в федеральном органе исполнительной власти

IV. Требования к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти

V. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти

VI. Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

Глава 1
Регламентация делопроизводства в государственных органах

II. Термины и определения
()

VI. Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти
(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )