Информационно справочная работа с архивными документами. Организация работы с документами. Делопроизводство на компьютере - Информационно-справочная работа по документам. Формирование дел в организации и их текущее хранение
Вопросы для рассмотрения:
Вопрос № 1
Вопрос № 2
Что представляет собой информационная поисковая система?
Информационно-поисковая система – это прикладная компьютерная среда для обработки, хранения, сортировки, фильтрации и поиска больших массивов структурированной информации.
Каждая ИПС предназначена для решения определенного класса задач, для которых характерен свой набор объектов и их признаков. ИПС бывают двух типов:
1. Документографические. В документографических ИПС все хранимые документы индексируются специальным образом, т. е. каждому документу присваивается индивидуальный код, составляющий поисковый образ. Поиск идет не по самим документам, а по их поисковым образам. Именно так ищут книги в больших библиотеках. Сначала отыскивают карточку в каталоге, а затем по номеру, указанному на ней, отыскивается и сама книга.
2. Фактографические. В фактографичеких ИПС хранятся не документы, а факты, относящиеся к какой-либо предметной области. Поиск осуществляется по образцу факта.
Каждая ИПС состоит из двух частей: базы данных (БД) и системы управления базами данных (СУБД).
База данных - это поименованная совокупность структурированных данных, относящихся к определенной предметной области.
Система управления базами данных - это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания баз данных, поддержания их в актуальном состоянии и организации поиска в них необходимой информации.
На настоящий момент существует множество различных СУБД. Наиболее широкую известность получили такие как Dbase, Clipper, FoxPro, Paradox, Microsoft Access.
Вопрос № 3
Вопрос № 6
Вопрос № 7
Вопрос № 8
Какие данные должна содержать регистрационно-контрольная карта?
Практическое занятие № 5
«Организация информационно-справочной работы»
Вопросы для рассмотрения:
1. Что представляет собой информационно-справочная работа по документам?
2. Что представляет собой информационная поисковая система?
3. Что такое «карточки регистрации документов» и в чём заключается особенность работы с ними?
4. Что представляет собой справочная картотека?
5. Какие принципы ведения картотеки существуют?
6. Что включает в себя контроль исполнения документа после нанесения на него резолюции?
7. В чём заключаются особенности технологии работы с обращениями граждан?
8. Какие данные должна содержать регистрационно-контрольная карта?
Вопрос № 1
Что представляет собой информационно-справочная работа по документам?
Одна из главных целей регистрации – создание базы данных о документах организации. Служба делопроизводства (или секретарь в небольшой организации) на основе этой базы данных обязаны ответить на вопросы двух типов:
- у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;
- в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу. 1
Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов – главнейшая задача службы делопроизводства. И, прежде всего, для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационно-учетные формы все данные о документах. Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации может вестись как в традиционной форме (в основном с помощью картотеки), так и в автоматизированном режиме. 2
Справочная картотека строится из регистрационных карточек. Разделителями в справочной картотеке являются названия структурных подразделений или направления деятельности организации. Внутри этих разделов удобнее всего размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.). В момент регистрации документа составляется две карточки: одна помещается в сроковую контрольную картотеку, другая в справочную. После исполнения документа карточка из сроковой картотеки как более полная и имеющая все отметки о решении вопроса, затронутого в документе, переставляется в справочную картотеку, а аналогичная карточка из справочной картотеки уничтожается либо используется при создании дополнительной справочной картотеки для поиска документов по другому поисковому признаку.
25 ..6.6 ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНАЯ РАБОТА
Одна из главных целей регистрации - создание банка данных о документах
учреждения. Служба делопроизводства и секретарь-референт (в маленькой
фирме) на основе этого банка данных обязаны в несколько минут ответить
на вопросы двух типов:
- у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ и
- в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.
Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов -
главнейшая задача службы делопроизводства. И прежде всего для выполнения
именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о
документах.
Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации, может
вестись как в традиционной форме с помощью справочных картотек, так и в
автоматизированном режиме.
Справочная картотека строится из регистрационных карточек. Для картотеки
нужен длинный ящик или несколько ящиков, так как карточки будут, в
отличие от сроковой контрольной картотеки, накапливаться в течение года.
Разделителями в справочной картотеке будут названия структурных
подразделений (если они есть) или направления деятельности в учреждении.
Внутри этих разделов удобнее всего размещать карточки по алфавиту
корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.).
Отдельно ведется картотека на обращения граждан (предложения, заявления,
жалобы). Хорошо также иметь отдельную картотеку на
законодательно-нормативные и распорядительные документы, которая
строится по тематическому принципу.
В момент регистрации, как уже указывалось выше, надо составить две
карточки: одна помещается в сроковую контрольную картотеку, другая в
справочную. Это приходится делать потому, что запрос о документе может
поступить тогда, когда он еще находится в работе и быстро навести
справку по сроковой картотеке не удастся. Такой запрос в положенные 3
минуты можно выполнить только по справочной картотеке. Следовательно,
пока документ в работе, на него имеется две карточки - в сроковой и
справочной картотеках.
После исполнения документа карточка из сроковой картотеки как более
полная и имеющая все отметки о решении вопроса, затронутого в документе,
переставляется в справочную картотеку, а аналогичная карточка из
справочной картотеки вынимается и уничтожается либо используется для
создания дополнительной справочной картотеки для поиска документов по
другому поисковому признаку (например, если основная картотека построена
по тематическому признаку, то в дополнительной карточки могут
располагаться по алфавиту корреспондентов).
В оперативной работе находятся картотеки за текущий и прошедший год.
Общий срок хранения карточек - 3 года. В картотеке
законодательно-нормативных и распорядительных документов карточки стоят
до замены документов новыми.
Значительно расширены возможности информационно-справочного обслуживания
с введением автоматизированной системы регистрации.
Современные системы управления базами данных позволяют наводить справки
по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку
документа.
"Справка может выдаваться:
- По конкретному документу: где находится; стадия подготовки; результат
исполнения; место хранения.
- По теме (содержанию): конкретный документ; группа документов.
- По корреспонденту/автору: конкретный документ; все документы автора;
все документы автора по определённому вопросу; все документы автора за
указанный период.
- По региону: стране; области; городу. Для поиска документа или группы
документов могут задаваться следующие реквизиты:
- входящие, исходящие, внутренние документы (поиск может вестись как
отдельно по каждой категории, так и по всем трем группам документов);
- вид документа (письмо, приказ, договор и т.п.);
- приблизительные хронологические рамки поиска (по дате поступления или
для внутренних - подписания документа, от и до);
- регион, по которому ведется поиск (страна, область);
- организация (корреспондент/адресат);
- содержание (тема).
При поиске сведений по конкретному документу может непосредственно
задаваться номер документа.
Поиск документов может выполняться по неисполненным документам,
исполненным документам (имеющим дату исполнения и отметку о помещении в
дело), по всей оперативной базе данных (документы текущего
делопроизводственного года), а также при необходимости - по архивной
базе данных (документы предшествующих лет).
При выдаче информации по конкретному документу на экран выводится и при
необходимости распечатывается регистрационная форма. При поиске группы
документов результаты поиска выводятся на экран и распечатываются в
табличной форме.
В случае поиска неисполненного документа результатом поиска является
информация, у какого исполнителя документ находится в данный момент.
Если документ уже исполнен, то на экран выводится информация, в каком
деле находится данный документ".*
____________________________________________________
* Кузнецов С.Л. Автоматизированный контроль исполнения - важное условие
успешной работы офиса. - «Секретарское дело», 1997, № 1, с. 80. Более
подробно см. книгу: Кузнецов С.Л. Компьютеризация делопроизводства. -
М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 1997.
6.7 ОТПРАВКА ДОКУМЕНТОВ
Обработка и отправка исходящих документов, так же, как прием и обработка
входящих, проводятся централизованно или секретарем или в экспедиции
(экспедитором).
Получив документ к отправке, прежде всего проверяют правильность его
оформления:
- наличие подписи;
- наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют);
- наличие заголовка;
- правильность адресования;
- если документ предназначен разовому корреспонденту, наличие адреса;
- наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.
Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте,
так и по факсу. Если документ оформлен неправильно или представлен не в
полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.
При отправке документа по почте он конвертуется. Документы, направляемые
в один адрес, вкладываются вместе в один конверт. Конверты адресуются,
маркируются. Для постоянных корреспондентов конверты заготавливаются
заранее. Все оформление документов, предназначенных к почтовому
оформлению, проводится в строгом соответствии с требованиями Почтовых
правил.
Однако, в последние годы с развитием передачи документов по телефонным
каналам связи (факс, электронная почта) количество корреспонденции,
пересылаемой традиционными почтовыми отправлениями, постоянно
уменьшается.
Передача документов с использованием электронной почты значительно
сокращает время на передачу информации и повышает надёжность доставки.
Вместе с тем не следует забывать, что передача документов по электронной
почте ставит проблему удостоверения достоверности подписи (авторизации
документа), то есть применения специальной программы "электронной
подписи" и заключения специального соглашения об авторизации с каждым
корреспондентом.
1. Какое значение имеет регистрация документов и какое место она занимает в организации делопроизводства?
2. Какие задачи выполняет регистрация документов?
3. Какие требования предъявляются к организации регистрации документов?
4. Какие данные о документе записываются в процессе его регистрации?
5. Назовите формы регистрации документов.
6. В чем достоинства и недостатки журнальной формы регистрации документов?
7. В чем достоинства и недостатки карточной системы регистрации документов?
8. В чем особенности автоматизированной системы регистрации документов?
9. Какие сведения о документе при автоматизированной системе регистрации вводятся автоматически и какие - из раскрывающихся списков?
10. В чем преимущества автоматизированной системы регистрации?
11. Информационно-справочная работа по документам
Одна из главных целей регистрации - создание банка данных о документах учреждения. На его основе служба делопроизводства обязана в несколько минут ответить на вопросы двух типов:
У кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;
В каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.
Для ответа на такие вопросы информационно-поисковая система должна охватывать весь массив документов учреждения.
Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов - важнейшая задача службы делопроизводства. И прежде всего для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах.
Информационно-справочную работу, как и саму систему регистрации, можно вести как в традиционной форме с помощью справочных картотек, так и в автоматизированном режиме.
Справочная картотека состоит из регистрационных карточек. Для картотеки нужен длинный ящик или несколько ящиков, так как карточки будут, в отличие от сроковой контрольной картотеки, накапливаться в течение года.
Разделителями в справочной картотеке обычно бывают названия структурных подразделений (если они есть) или направления деятельности в учреждении. Внутри этих разделов удобнее размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.). Отдельно ведется картотека на обращения граждан (предложения, заявления, жалобы). Она строится по алфавиту фамилий авторов обращений. Желательно также иметь отдельную картотеку на законодательно-нормативные и распорядительные документы, которая формируется по тематическому принципу. Часто ведутся отдельно картотеки на исполненные и неисполненные документы.
Количество картотек не ограничено. Их можно построить по любому, внесенному в регистрационную карточку показателю. При смешанной форме организации делопроизводства картотеки могут вестись в канцелярии и в отделах. В оперативной работе находятся картотеки за текущий и прошедший годы. Общий срок хранения карточек - три года. В картотеке законодательно-нормативных и распорядительных документов карточки стоят до замены документов новыми.
В целом, до внедрения компьютерных технологий в сферу управления, информационно-справочная работа по документам организации была слабым участком работы делопроизводственных служб.
Возможности информационно-справочного обслуживания значительно расширены с введением автоматизированной системы регистрации.
Современные системы управления базами данных позволяют наводить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.
Справка может выдаваться:
По конкретному документу: где находится; стадия подготовки; результат исполнения; место хранения.
По теме (содержанию): конкретный документ; группа документов.
По региону: стране; области; городу;
Для поиска документа или группы документов могут задаваться следующие реквизиты:
Входящие, исходящие, внутренние документы (поиск может вестись как отдельно по каждой категории, так и по всем трем группам документов);
Вид документа (письмо, приказ, договор и т.п.);
Приблизительные хронологические рамки поиска (по дате поступления или для внутренних - подписания документа, от и до);
Регион, по которому ведется поиск (страна, область);
Организация (корреспондент/адресат);
При поиске сведений по конкретному документу может непосредственно задаваться номер документа.
Поиск документов может выполняться по неисполненным документам, исполненным документам (имеющим дату исполнения и отметку о помещении в дело), по всей оперативной базе данных (документы текущего делопроизводственного года), а также при необходимости - по архивной базе данных (документы предшествующих лет).
При выдаче информации по конкретному документу на экран выводится и при необходимости распечатывается регистрационная форма. При поиске группы документов результаты поиска выводятся на экран и распечатываются в табличной форме.
Результатом поиска неисполненного документа является информация о том, у какого исполнителя документ находится в данный момент. Если документ уже исполнен, то на экран выводится информация, в каком деле находится данный документ.
Существенно расширяют возможности поиска полнотекстовые базы данных по документам учреждения. Эта форма работы с электронными копиями документов в последнее время получает все большее распространение. В этом случае к регистрационной карточке на документ автоматически прикрепляется файл с текстом самого документа (входящий - полученный по электронной почте, факсу либо введенный путем сканирования и последующего распознавания бумажного документа, исходящий или внутренний - подготовленный с помощью текстового редактора, электронной таблицы и т.п.).
Такие полнотекстовые системы позволяют осуществлять поиск не только по реквизитам, внесенным в карточку на документ, но и по содержанию документа, т.е. искать документы, в тексте которых имеются те или иные слова или словосочетания. Например, если мы хотим найти документы, связанные с закупкой бумаги у фирмы «Восход», то осуществляется поиск по словам «бумага» и «Восход».
Компьютерные технологии позволили во много раз уменьшить время поиска необходимой информации по документам и самих документов, что заметно повлияло на качество принимаемых управленческих решений и текст создаваемых документов.
Одна из главных целей регистрации - создание базы данных о документах организации. Служба документационного обеспечения управления (или секретарь в небольшой организации) на основе этой базы данных обязаны ответить на вопросы двух типов:
· у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;
· в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.
Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов - главнейшая задача службы ДОУ. И, прежде всего, для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах. Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации может вестись как в традиционной форме (в основном с помощью картотеки), так и в автоматизированном режиме.
Справочная картотека строится из регистрационных карточек. Разделителями в справочной картотеке являются названия структурных подразделений или направления деятельности организации. Внутри этих разделов удобнее всего размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.). В момент регистрации документа составляется две карточки: одна помещается в сроковую контрольную картотеку, другая в справочную. После исполнения документа карточка из сроковой картотеки как более полная и имеющая все отметки о решении вопроса, затронутого в документе, переставляется в справочную картотеку, а аналогичная карточка из справочной картотеки уничтожается либо используется при создании дополнительной справочной картотеки для поиска документов по другому поисковому признаку.
Говоря об информационно-справочной работе по документам организации, необходимо отметить, что одним из основных преимуществ использования автоматизированных систем документационного обеспечения управления, по сравнению с традиционными технологиями, является сокращение времени, затрачиваемого на поиск документов и составление сводок и отчетов, а также повышение эффективности поиска и качества сводок и отчетов.
Используя автоматизированную систему документационного обеспечения управления, можно быстро производить поиск документа или документов как по значению и сочетанию любых реквизитов регистрационно-контрольной карточки, так и по текстам самих документов (файлов).
Использование автоматизированной системы документационного обеспечения управления переводит информационно-справочную работу на новый уровень. Доступ к системе с рабочих мест всех сотрудников, работающих с документами, а не только службы документационного обеспечения управления, а также возможность оперативного поиска любых документов как текущего делопроизводства, так и за прошедшие годы позволяет значительно повысить качество составления документов, исключить повторное составление аналогичных документов или подготовку противоречащих друг другу документов разными сотрудниками или подразделениями и, в конечном итоге, приводит к существенному повышению эффективности работы управленческого аппарата в целом.
Наличие электронного архива позволяет быстро и легко найти любой документ с помощью функции поиска. Функция обеспечивает мгновенный поиск документов по любому виду запроса (Рис. 15). Результат поиска – это список документов, удовлетворяющих запросу, с перечнем значений реквизитов найденных документов.
Отдельный вид поиска – поиск по контрольным документам и поручениям. Данный вид поиска позволяет получить оперативную информацию о состоянии того или иного задания.
Формирование дел в организации и их текущее хранение.
В начале каждого года в организации начинается формирование документов в дела. Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Централизованное и децентрализованное формирование дел в организации
В организациях дела формируются централизованно в службе документационного обеспечения управления (секретариат, канцелярия, отдел делопроизводства и т.п.) или децентрализованно – в структурных подразделениях. Практика показывает, что дела формируются, в основном, децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях.
Организационно-распорядительные документы, формы их регистрации (учета), сводная текстовая и статистическая планово-отчетная документация, переписка и другие документы по вопросам основной деятельности формируются в службе документационного обеспечения управления (ДОУ).
Документы, отражающие отдельные направления деятельности организации, формируются в дела по месту их составления в соответствующих структурных подразделениях, в компетенцию которых входят те или иные вопросы согласно положению о них (например, согласно положению о планово-экономическом отделе, отделе бухгалтерского учета и отчетности, отделе кадров и т.д.).
Формированием дел в структурных подразделениях организации занимаются работники, ответственные за ведение делопроизводства. Контроль за формированием дел осуществляется службой ДОУ.
Руководитель архива организации или ответственный за архив оказывает необходимую методическую помощь работникам структурных подразделений в формировании дел, а также проводит проверки правильности формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Правила формирования дел.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; включать в дело по одному экземпляру документа; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.
Обратите внимание! ДЕЛО не должно превышать 250 листов при толщине корешка не более 4 см. В случае, если корешок дела превышает 4 см, документы дела разбиваются на тома. Индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «том 1», «том 2» и т.д.
Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или сочетании.
Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию в логической последовательности освещали определенные вопросы.
Дела заводятся по хронологическому, тематическому признаку или их сочетанию. Входящие документы располагаются по датам поступления, исходящие – по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов.
Группировка в дела отдельных видов документов.
Нормативные правовые и распорядительные акты группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в пределах одного календарного года. Не допускается формировать в одно дело разные виды распорядительных документов, например приказы, распоряжения и указания. Каждый вид распорядительного документа формируется в самостоятельное дело со своей валовой нумерацией и, соответственно, подлежит регистрации в самостоятельном журнале (книге).
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу, имеющие согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) разные сроки хранения, формируются в самостоятельные дела и имеют свою собственную регистрацию в соответствующей учетной форме (журнал, книга, картотека).
Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.
В соответствии со ст. 19б Перечня типовых управленческих архивных документов образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет; приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы:
приеме, перемещении, совмещении, переводе, увольнении;
аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (чинов);изменении фамилии; поощрении, награждении; оплате труда, премировании, различных выплатах; всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусках по беременностям, родам, уходу за ребенком, отпусках без сохранения содержания (заработной платы); дежурствах по профилю основной деятельности; длительных внутрироссийских и зарубежных командировках, командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.
К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы: о дисциплинарных взысканиях; ежегодных оплачиваемых отпусках, учебных отпусках; дежурствах; краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.
Практика использования документов по личному составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности. Например, следует отдельно группировать в дела приказы о приеме, перемещении, совмещении, переводе и увольнении работников, т.е. связанных с их трудовым стажем, и отдельно – приказы о премировании, поощрении и других выплатах, в которых содержатся сведения о заработной плате. При этом в каждом деле приказы должны иметь самостоятельную валовую нумерацию.
Положения, инструкции, правила, утвержденные нормативными правовыми и распорядительными актами (приказами, распоряжениями, решениями, постановлениями и т.п.), группируются вместе с указанными документами. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по датам их составления и в порядке возрастания их номеров. Имеющиеся приложения к протоколам формируются в одно дело, т.е. вместе с протоколами. В случае большого объема приложений к протоколам приложения формируются в отдельные дела по датам протоколов и их номерам.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, штатные расписания и другие документы группируются отдельно от их проектов.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления и систематизируются следующим образом: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; анкета (личный листок по учету кадров) и дополнение к нему; автобиография, резюме; документы об образовании; заявление о приеме на работу; приказ (распоряжение) о приеме на работу; трудовой договор; договор о материальной ответственности (при его наличии); копии приказов (распоряжений) о перемещении, совмещении, переводе, аттестации, повышении квалификации, установлении окладов, отпусках без сохранения содержания, уходу за ребенком и др.; дополнительные соглашения к трудовому договору; копии свидетельств о браке, документов о перемене фамилии; аттестационные листы; копии паспорта, ИНН, ПФР и иных личных документов работника; справки о регистрации по месту жительства; медицинские справки; заявление об увольнении; копия приказа (распоряжения) об увольнении.
Личные карточки работников (унифицированная форма № Т-2) формируются в самостоятельные дела по алфавиту фамилий отдельно от личных дел.
Лицевые счета по заработной плате работников располагаются в делах в алфавитном порядке фамилий.