Унифицированные системы документации. Стандартизация и унификация документов. Унифицированные системы документации Унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра - образца документов для конкретной системы документации и установлении

Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление характеризуются разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.

Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

В разработке унифицированных систем документации накоплен большой опыт. Длительное время в стране действовал ГОСТ 6.38-72 на требования по оформлению организационно-распорядительной документации. В 1990 году стандарт подвергся определенной переработке с учетом двадцатилетней практики его использования (ГОСТ 6.38-90).

С 01.07.1998 года в Российской Федерации введен в действие ГОСТ Р 6.30-97, внесший существенные изменения в оформление управленческой документации в связи с компьютеризацией делопроизводства.

В настоящее время действует ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

Имеется некоторый опыт в создании других систем унифицированной документации (финансовой, торговой, снабженческо-сбытовой и др.).

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает:

· разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

· внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД;

· внедрение разработанных ОКТЭИ;

· ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие;

· разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

· разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу ведет головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Унификация документов - это выбор рациональных структур их построения, приведение документов к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация их построения.
Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым системам. Например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные билеты.

Основными принципами унификации документов являются:

Унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра- образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.;

Единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;

Комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;

Информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;

Сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении повсеместного применения оргтехники;

Стабильность требований к документам (установлены государственными и отраслевыми стандартами);

Сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации;

Экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и т. д.

Существует 3 способа унификации текстов: трафарет, анкета и таблица .

Трафарет - это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами для переменной информации. В форме трафарета создаются ряд приказов, заявлений.

Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. В унифицированной системе документации на организационно- распорядительные документы анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу, увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки. Достоинства анкет: упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы; создаются предпосылки для копирования информации.

Таблица - разорванный текст, расположенный по определенному принципу: постоянная информация расположена в заголовках граф и боковике, а переменная - на пересечении соответствующих граф и строк. Обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи.

В табличной форме в УСД по ОРД представлены: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы.

Эффект от унификации и стандартизации управленческих документов бывает косвенным (повышение качества управления, эффективности использования оргтехники, ускорении оборачиваемости финансовых средств) и прямым (снижение затрат труда (а следовательно и затрат на заработную плату) при работе с документами, расхода материалов на их изготовление, удельных капвложений на оргтехнику, затрат на амортизацию и ремонт оргтехники).

Стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:

Безопасности продукции, работ и услуг;

Жизни и здоровья;

Технической и информационной совместимости, а так же взаимозаменяемой продукцией;

Экономии всех видов ресурсов.

Все ГОСТы, действующие на территории нашей страны объединены в единую государственную систему стандартизации – иерархически организованную систему классификации и самих ГОСТов.

В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждения документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информации, совместимости автоматизированных баз данных, в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).

УСД – совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документа, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности.

В основе создания УСД лежит метод унификация – установление единообразия состава и форм управленческих документов создаваемых при решении однотипных управленческих задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающих интегративную автоматизированную обработку данных.

Государственная система документированного обеспечения управления
(ГСДОУ) – это совокупность принципов и правил устанавливающих единые требования в документации управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления на предприятиях.

Основная цель ГСДОУ упорядочивание документооборота организации, сокращения количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки и анализа информации.

Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельностью, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами.

Различают следующие виды документов:

По назначению (средства фиксации фактов (авто протоколы, отчеты) и средства передачи документов (письмо, телеграмма)).

По происхождению (служебные и личные документы).

По форме (индивидуальные, типовые, трафаретные).

По срокам исполнения и хранения (постоянные, долговременные, временные).

По месту составления (внутренние и внешние).

По наименованию (приказы, указы, отчеты).

По стадиям создания (выписки, дубликаты, оригиналы).

В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД) - совокупности взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации - установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных OA_show(12); управленческих функций и задач.

Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.

В настоящее время действует восемь УСД:

· унифицированная система организационно-распорядительной документации;

· унифицированная система банковской документации;

· унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

· унифицированная система отчетно-статистической документации;

· унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

· унифицированная система документации по труду;

· унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

· унифицированная система внешнеторговой документации.

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа. Для поддержания УСД в актуальном состоянии осуществляются мероприятия, предусматривающие внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости.

На предприятиях, в учреждениях, организациях по итогам унификации составляется Табель форм документов - единый нормативный документ, представляющий собой перечень унифицированных форм документов, которые необходимы и достаточны для данной организации, чтобы эффективно решать задачи и выполнять функции управления. По сути дела, Табель форм документов - это справочник, где в упорядоченном виде содержатся формы документов, которые используются в организации, а также указаны этапы подготовки и оформления документа. Он составляется в форме таблицы. В основе схемы Табеля находится классификация функций, выполняемых всеми подразделениями организации.

На основании Табеля создается Альбом форм документов - сборник эталонных унифицированных форм документов, необходимых для ДОУ данной конкретной организации, учреждения, предприятия.

Альбом форм документов в организации должен быть представлен в двух вариантах:

Бумажный (эталонный образец), который хранится в Службе делопроизводства организации (в канцелярии);

Электронная копия, которая должна быть на каждом автоматизированном рабочем месте.

И Альбом, и Табель форм документов утверждаются руководителем организации.

Термин «унификация документов» означает установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих однотипные управленческие функции.

Унифицированная система документации (УСД) – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности (ГОСТ-98).

Унификация проводится с целью:

· сокращения неоправданного количества документов, применяемых в деятельности организации;

· типизации их форм (структуры, языковых конструкций);

· снижения затрат (трудовых, материальных, временных) на подготовку и обработку документов, их учета и хранения;

· достижения информационной совместимости различных систем документации.

Стандартизация – это процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в определенной области при участии всех заинтересованных сторон. Стандартизация документации – это форма юридического закрепления результатов унификации.

Основная цель унификации и стандартизации – создание таких систем документации, применение которых экономически эффективно, повысит общую культуру управления, приведет к увеличению времени на творческие элементы управленческого труда.

Унификация и стандартизация – это основные направления совершенствования документации, ведущие к снижению затрат на создание управленческих документов.

Объектами унификации и стандартизации в управленческой деятельности являются:

а) термины и определения, используемые при работе с управленческой информацией (например, ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»);

б) организационные структуры учреждений, организаций, предприятий (например, общероссийский классификатор органов государственной власти и управления - ОКОГУ);

в) классификаторы управленческих функций;

г) управленческая документация (ОКУД).

Унифицированные системы документации (УСД)
включают в себя:

Ú государственные стандарты на документацию, устанавливающие состав и содержание работы по унификации форм документов различного функционального назначения;

Ú общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (ОК ТЭСИ), обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных системах документации;

Ú унифицированные формы документов (табель и альбом форм документов).

Многие процедуры, реализуемые в рамках управления документами, должны осуществляться в соответствии с единообразными требованиями, устанавливаемые государственными и международными стандартами. Стандартизация в области документации решает задачи технической и информационной совместимости носителей информации и технологий ее обработки.

В настоящее время основы государственной системы стандартизации РФ установлены федеральным законом от 27.12.2002 «О техническом регулировании» и группой стандартов системы «Стандартизация в Российской Федерации» (ГОСТы 2004-2005 гг.). Стандарты подразделяются на международные – ИСО, межгосударственные, национальные – ГОСТ Р, отраслевые – ОСТы, стандарты организаций – СО. С 2005 г. создается новая система стандартов в соответствии с федеральным законом «О техническом регулировании».

Отношение к управлению документами имеют многие стандарты. Среди них:

Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных системах документации.

Классификаторы ТЭСИ – это нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки и присвоенные им коды. Они создаются с целью обработки информации в автоматизированных информационных системах. В настоящее время разработано и действует 37 общероссийских и продолжающих действовать межгосударственных классификаторов. Все составляют единую систему классификации и кодирования ТЭСИ (ЕСКК ТЭСИ).

В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий (организаций). С точки зрения содержания классификаторы подразделяют:

· на классификаторы информации об управленческих документах, задачах,решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:

– Общероссийский классификатор стандартов – ОКС,

– Общероссийский классификатор управленческой документации – ОКУД,

– Общероссийский классификатор продукции – ОКП,

– Общероссийский классификатор валют – ОКВ,

– Общероссийский классификатор единиц измерения – ОКЕИ и т. д.;

· классификаторы информации об организационных структурах:

– Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления – ОКОГУ,

– Общероссийский классификатор предприятий и организаций – ОКПО,

– Общероссийский классификатор экономических районов – ОКЭР;

· классификаторы информации о населении и кадрах:

– Общероссийский классификатор информации о населении – ОКИН,

– Общероссийский классификатор специальностей по образованию – ОКСО,

– Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов – ОКПДРТР и др.

Одновременно с деятельностью по созданию классификаторов (с 1971 г.) осуществлялась разработка унифицированных систем, предназначенных для использования в автоматизированных системах управления разных уровней. В итоге многолетней работы по совершенствованию документации было унифицировано свыше 3,5 тысячи форм плановых, учетных, финансовых, организационных, распорядительных и других документов, сведенных в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Каждый из документов получил кодовое обозначение, определяемое принадлежностью к одной из УСД и местом документа внутри этой системы. Ядро каждой УСД составляют формы документов – т. е. зафиксированные на установленных местах постоянные реквизиты, содержащие постоянную информацию.

До 1993 г. у нас существовало свыше 20 унифицированных систем документации, а с 1993 г. постановлением Госстандарта от 30.12.93 утверждены восемь УСД:

1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации – 8 групп документов (УСОРД).

2. Унифицированная система банковской документации – 14 групп документов.

3. Унифицированная система финансовой учетной и отчетной документации бюджетных учреждений и организаций – 3 группы.

4. Унифицированная система отчетно-статистической документации – 13 групп документов.

5. Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий – 3 группы документов.

6. Унифицированная система документации по труду – 6 групп документов.

7. Унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ – 3 группы документов.

8. Унифицированная система внешнеторговой документации – 6 групп документов.

Все унифицированные системы включают в себя эталонные образцы бланков конкретных документов, состав и наполнение которых обновляется по мере необходимости, а также нормативные и методические материалы по заполнению и применению этих документов. Ответственность за применение форм документов, вошедших в унифицированные системы документации, несет руководитель организации. Государственный надзор за соблюдением требований УСД в государственном секторе возложен на органы стандартизации и метрологии, а в негосударственном секторе – на местные органы исполнительной власти.

Таким образом, УСД – это приведенные к максимально возможному единообразию формы документов, объединенные в основные общеуправленческие функциональные системы и предназначенные для использования всеми организациями независимо от уровня управления и формы собственности, применяющими как традиционные, так и смешанные, с использованием компьютерных технологий, методы обработки документной информации.

Унифицированные системы документации разработаны на основе:

· единообразия форм документов;

· регламентации содержания документов, входящих в каждую систему;

· исключения из документов дублирующих данных;

· единства применяемой терминологии и условных обозначений;

· установления единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации.

Наряду с общегосударственными системами документации существуют унифицированные системы документации, отражающие специфику отрасли (здравоохранение, образование, наука и др.) или деятельности предприятия. Вопросами определения состава данной документации, ее информационного наполнения, внутренней организации и оформления занимаются ведомства или другие организации, которые официально определены головными в конкретных отраслях деятельности. Отраслевые формы документов имеют нормативный характер в рамках конкретной отрасли или ведомства.

В последние годы широкое распространение получили стандарты предприятий, которые базируются на международных требованиях, зафиксированных в стандартах ИСО.

Унификация управленческой документации предполагает унификацию состава и форм документов, применяемых для документирования управленческих документов.

Унификация состава документов заключается в том, чтобы отобрать и закрепить комплекс документов , необходимых и достаточных для решения управленческих задач. В результате унификации состава документов исключаются формы, не вызванные потребностью управления. Результатыунификации состава документов получают свое закрепление в табеле форм документов .

Табель форм документов –это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения (приложение 67) .

Табель форм документов предназначен для:

· оптимизации состава документов и их классификации;

· нормативного закрепления процедуры подготовки управленческих документов в организации;

· унификации форм документов;

· упорядочения документальной базы организации для эффективного использования компьютерных технологий.

В текущей деятельности табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде все формы документов, используемых организацией, и позволяет оперативно осуществить поиск необходимых форм документов.

В табель форм документов включаются:

а) формы документов, утвержденные нормативно-правовыми актами высших органов власти и управления, органов отраслевого управления и межотраслевой координации;

б) применяемые в организации формы, включенные в ОКУД;

в) внутренние формы документов, утвержденные нормативными актами данной организации.

Все отобранные формы документов классифицируются в соответствии с перечнем (классификатором) функций организации, после чего вносятся в соответствующие графы табеля. Разделами табеля могут бытьнаименования структурных подразделений организации или наименования управленческих функций (функциональный признак).

Унификация форм документов заключается в отборе и закреплении в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов , соответствующих назначе-
нию документов, и установлении единых требований к их составлению.

Результаты унификации форм документов закрепляются в альбоме форм документов, который применяется в деятельности министерств, ведомств и организаций. Альбом форм документов – это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации. Унифицированная форма документа – это бланк с реквизитами, обязательными для конкретной разновидности документа с унифицированным тестом. Цель разработки альбома форм документов – регламентация формы и содержания документов, используемых в организации. Каждое структурное подразделение должно иметь Табель и Альбом форм документов, а их ведение и контроль за применением осуществляет служба документационного обеспечения управления.

Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации.

УСД - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Целью создания УСД является определение и установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социальных показателей в них.

Основными задачами создания УСД являются:

1) установление единых требований к порядку разработки, утверждения и регистрации унифицированных форм документов;

2) упорядочение информационных потоков в народном хозяйстве, обеспечение взаимодействия автоматизированных систем обработки данных на основе широкого применения современных средств связи, вычислительной и организационной техники;

3)исключение форм документов, дающих возможность сбора, передачи и обработки информации, не вызываемой действительными потребностями управления, сокращение количества документов.

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299) в настоящее время действует девять унифицированных систем документации:

I. унифицированная система организационно-распорядительной документации;

II. унифицированная система первичной учетной документации;

III. унифицированная система банковской документации;

IV. унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

V. унифицированная система отчетно-статистической документации;

VI. унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

VII. унифицированная система документации по труду;

VIII. унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

IX. унифицированная система внешнеторговой документации.

(I-II) Под движением кадров специалисты понимают:

· прием на работу;

· перевод на другую работу;

· увольнение;

· предоставление отпусков;

· командирование.

В состав кадровой документации входят следующие документы:

1) трудовой договор (контракт);

2) приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1, Т-1а);

3) личная карточка (форма № Т-2, Т-2ГС);

4) штатное расписание (форма № Т-3);

5) учетная карточка научного работника (форма № Т-4);

6) приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5, Т-5а);

7) приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6, Т-6а);

8) графики отпусков (форма № Т-7);

9) приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8, Т-8а);

10) приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма №Т-9, Т-9а);

11) командировочное удостоверение (форма №Т-10);

12) служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма №Т-10а);

13) табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);

14) табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);

15) личные заявления работников предприятия;

16) докладные записки и акты.

Унификация - сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единообразию форм, структуры, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке, учету, хранению. Унификация - это установление максимально единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге.

III. Унифицированная система банковской документации:

· платежная документация по безналичным расчетам через банки;

· документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов;

· документация по операциям банков, связанная с международными расчетами;

· выходная документация банков;

· документация по депозитарным операциям банков;

· платежная документация по безналичным расчетам через банки - внутрибанковские формы документов;

· документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков - внутрибанковские формы документов;

· документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот - внутрибанковские формы документов;

· документация по денежному обращению;

· документация по кредитным операциям банков;

· бухгалтерская документация.

IV. Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций:

· финансовая документация;

· отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций.

V. Унифицированная система отчетно-статистической документации:

· документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;

· документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;

· документация по статистике труда;

· документация по статистике материальных ресурсов;

· документация по статистике финансов;

· документация по социальной статистике;

· документация по статистике промышленности;

· документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;

· документация по статистике капитального строительства;

· документация по статистике внешнеэкономических связей;

· документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;

· документация по статистике транспорта и связи;

· документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.

Лекция от 24.11.2016

VI. Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий:

· отчетная бухгалтерская документация;

· регистры бухгалтерского учета;

· первичная учетная документация.

VII. Унифицированная система документации по труду:

· документация по состоянию рынка труда;

· документация по трудовым отношениям;

· документация по повышению квалификации работников органов по труду;

· документация по охране труда;

· документация по минимальным потребительским бюджетам;

· документация по обращениям в органы по труду.

VIII.Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации:

· документация по учету и распределению средств;

· документация по планово-экономической деятельности;

· документация по контрольно-проверочной деятельности.

Похожая информация.

Процесс управления характерен разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное, разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

Суть унификации сводится к сокращению и предупреждению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. До недавнего времени, например, в почтовом обращении в России насчитывалось порядка 20 типоразмеров конвертов, отличающихся по габаритным размерам, местам расположения «окон» для указания адреса и другим признакам. Сейчас число типоразмеров заметно сократилось, однако не настолько, чтобы отказаться от ручной обработки корреспонденции и перейти на автоматизированную сортировку ее по почтовым индексам.

Любой документ функционирует в организации совместно с другими документами, создающими в совокупности документные образования определенного назначения (управленческие, бухгалтерские, отчетно-статистические, по социальному обеспечению и др.). Подобные совокупности взаимосвязанных документов называют системой документации. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД). Унификация документов обеспечивает снижение трудоемкости обработки документов, достижение их информационной совместимости, более эффективное использование вычислительной техники.

Разработку УСД, в порядке, установленном Правительством РФ, осуществляют федеральные структуры управления в соответствии со своим отраслевым назначением. УСД одного назначения (например, унифицированные системы управленческой документации) сводятся в нормативный документ, называемый Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Иные унифицированные системы документации объединяются в свои отраслевые классификаторы. Все классификаторы унифицированных систем документации входят в состав и являются частями Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации, охватывающей унифицированные системы документации и соответствующие формы документов, разрешенные к применению в народном хозяйстве РФ.

Что касается управленческой документации, интересующей нас в первую очередь, то согласно Общероссийскому классификатору ОК 011-93 в настоящее время в стране действуют следующие УСД:

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (код 0200000);

Унифицированная система первичной учетной документации (код 0300000);

Унифицированная система банковской документации (код 0400000);

Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций (код 0500000);

Унифицированная система отчетно-статистической документации (код 0600000);

Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации (код 0700000);

Унифицированная система документации по труду (код 0800000);

Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации (код 0900000);

Унифицированная система внешнеторговой документации (код 1000000);

В восьмизначном кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации:

Первый и второй знаки (класс форм) - принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации (например, 02 - унифицированная система организационно-распорядительной документации;

Третий и четвертый знаки (подкласс форм) - общность содержания множества форм документов и направленность их использования (например, 01 - документация по учету и распределению средств);

Пятый, шестой и седьмой знаки - регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса (например, 004 - расчетная ведомость по страховым взносам);

Восьмой знак - контрольное число.

Кодовые обозначения объектов ОКУД подлежат простановке во всех унифицированных формах документов.

Наряду с ОКУД назовем другие классификаторы, с которыми нам придется столкнуться в процессе изложения материала: Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО), Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО), Общероссийский классификатор профессий рабочих, Унифицированная система организационно-распорядительной документации (код 0200000)

Вновь разработанные унифицированные формы документов подлежат регистрации и последующему включению в ОКУД. К сожалению, разделы ОКУД ведутся с недостаточной оперативностью - за рамками классификатора в настоящее время остались некоторые документы, введенные в действие Гражданским кодексом РФ. В то же время в нем сохраняются некоторые формы, не используемые на практике.

Унификация деловых документов осуществляется на основе стандартной графической модели построения документов. Модель представляет собой конструкционную сетку из пересекающихся под прямым углом вертикальных и горизонтальных линий, выполненных с определенным шагом (2,6 мм по горизонтали и 4,25 мм по вертикали. Допускается использовать конструкционную сетку с шагом письма 2,54 мм и межстрочным интервалом 4,24 мм). Конструкционная сетка (рис. 1.10) позволяет по координатам точек пересечения линий определить места размещений информационных элементов, из которых формируется документ (адрес, дата, текст, подпись и т. п.).

На основе конструкционной сетки для всего множества документов, используемых в той или иной сфере деятельности, создается формуляр-образец, предусматривающий зоны (ячейки, прямоугольники) размещения информационных элементов документа, называемых в делопроизводстве реквизитами. Конструкционная сетка позволяет описывать документ в формализованном виде. Требования к построению формуляра-образца деловых документов изложены в ГОСТ 6.10.5-87. В разработке унифицированных систем документации в народном хозяйстве на основе изложенного подхода накоплен большой опыт.

К числу методов унификации управленческой документации относятся также типизация, трафаретизация, представление документов в анкетной форме и составление документов по образцам. Типизация документов заключается в разработке для определенной сферы использования универсальных документальных решений, которые при последующей доработке под конкретные условия применения становятся действующими нормативными актами или руководящими материалами конкретной организации. Например, типовой договор поставки товаров, типовое положение о канцелярии организации, типовые правила внутреннего трудового распорядка и т. п.

Трафаретизация документов сводится к подготовке бланка документа с заранее напечатанной частью текста и специально оставленными пробелами, заполняемыми составителем документа при его окончательном оформлении. Трафаретные документы находят широкое применение в документации по личному составу (анкеты, приказы о приеме на работу и др.).

Представление документов в анкетной форме - способ пространственной организации словесного материала, при котором постоянная информация, как правило, приводится в виде перечня вопросов, расположенных в левой части листа, строками одна под другой. Переменная информация в виде ответов на вопросы наносится на свободном месте листа с его правой стороны. Широкое применение анкеты находят в технике социологических исследований, при составлении сводок, оформлении заказов и т. д.

Составление документов по образцам заключается в подготовке большого числа документов в различных деловых ситуациях по аналогии с предложенными примерами (заявление, характеристика, объяснительная записка, нотариальнозаверяемые документы и др.).

Унификация в документировании может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации .

Суть стандартизации в делопроизводстве заключается в разработке оптимальных правил и требований по составлению, оформлению, документооборту и архивному хранению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения на добровольных началах. Принятые в установленном порядке правила и требования могут быть оформлены в виде национального стандарта России (ГОСТ Р) или стандарта организации (по традиции стандарты низовых организаций, предприятий, фирм обозначаются аббревиатурой СТП - стандарт предприятия).

Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (например, ГОСТ 7.32-91. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления)* или на их элементы (например, ГОСТ 9327- 60. Бумага потребительская. Форматы), так и унифицированные системы документации, например, унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Национальные стандарты (ГОСТ Р, а также разрешенные к применению ГОСТ) действуют на территории Российской Федерации без каких-либо ограничений. Стандарты организаций (СТП) в России могут разрабатываться и применяться организациями в следующих случаях:

Для обеспечения использования на предприятиях технических регламентов РФ, ГОСТ Р, ГОСТ, международных стандартов, национальных стандартов зарубежных стран, стандартов научно-технических, инженерных обществ и различных общественных объединений, СТП других организаций;

На создаваемые на данном предприятии продукцию, услуги и производственные процессы (работы).

Национальные стандарты и Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, в том числе правила их разработки и применения, представляют собой национальную систему стандартизации. Вопросы государственного управления стандартизацией в РФ, включая координацию деятельности федеральных органов управления, взаимодействие с органами власти субъектов РФ, осуществляет Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии, образованное на базе Госстандарта России.

СИСТЕМА ОРД

Организационно-распорядительная деятельность в управлении заключается главным образом в разработке и реализации управленческих решений, документируемых в ОРД. Организационно-распорядительная документация является наиболее широко используемым видом управленческой документации.

ГОСТ Р 51141-98 понятие организационно-распорядительного документа трактует следующим образом: «Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц».

ОРД классифицируют на три группы (в скобках приведены основные виды документов данной группы):

- организационную документацию (учредительные договоры, уставы, положения, правила, штатные расписания, инструкции);

- распорядительную документацию (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);

- информационно-справочную документацию , которую, в свою очередь, можно условно подразделить на:

- оперативно-информационную (письма, телефонограммы, факсы и т. п.);

- справочно-информационную (акты, протоколы, докладные, служебные записки и т. д.).

Кроме того, Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) в число ОРД включает документы по личному составу (персоналу): заявления, личные карточки, приказы (распоряжения) о приеме на работу и целый ряд других.

Оформление ОРД, как уже было сказано, осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 6.ЗО-2003, устанавливающим состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов и к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного Герба Российской Федерации. Правильно оформленные реквизиты организационно-распорядительных документов гарантируют их юридическую силу.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 при подготовке и оформлении ОРД используются следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа (отметка для автоматического поиска документа).

Перечисленный состав реквизитов следует считать типовым, поскольку набор их при подготовке различных видов документов, документов одного и того же наименования в различных организационно-управленческих ситуациях может быть различным.

Среди перечисленных реквизитов выделяют постоянные и переменные реквизиты. Постоянные в обязательном порядке повторяются на бланках документов, переменные наносятся непосредственно в процессе составления конкретного документа.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает в рамках стандартного листа бумаги (формата) место расположения для каждого реквизита с учетом последовательности оформления и прочтения документа Стандартом предусматривается два варианта бланков - угловой и продольный. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов. Сочетания зон в совокупности образуют формуляр документа.

Использование пунктирных линий для обозначения зон размещения реквизитов символизирует возможность некоторого перемещения реквизитов в площади формата. Такие перемещения в основном связаны с колебаниями числа строк текста документа (реквизит 20), что влечет за собой перемещение границ зон реквизитов 21, 22, 25, а также реквизитов 23, 24, 26, 27.

Практика документирования говорит о нежелательности перемещения границы размещения реквизитов 28, 29, 30 и о необходимости четкого размещения данной зоны в пределах разумного отклонения в сторону увеличения от размера, предусмотренного стандартом (не более 2-4 мм).

Все поле формата, кроме разбиения на зоны размещения реквизитов, условно разделяют на три части : служебное поле документа, поле для размещения реквизитов углового или продольного штампов и рабочее поле документа.

Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения. Поле для размещения штампов располагается в левом верхнем углу формата для углового варианта бланка и в верхней его части при продольном варианте бланка документа. Остальная часть площади формата составляет рабочее поле документа.

Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единым требованиям к их оформлению.

Основным направлением совершенствования документов является их унификация и стандартизация.

В целях сокращения количества документов, применяемых в управленческой деятельности, в целях типизации их форм, снижения трудовых и материальных затрат на их подготовку и оформление, в целях достижения единообразия информационных баз проводятся работы по унификации документов, созданию унифицированных систем документации (УСД).

В основе создания унифицированных систем документации лежит единообразие состава и формы управленческих документов:

Унифицированная система организационно-распорядительной документации;

Унифицированная система банковской документации;

Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

Унифицированная система отчетно-статистической документации;

Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

Унифицированная система документации по труду;

Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

Унифицированная система внешнеторговой документации.

Формой юридического закрепления унификации документов является стандартизация служебных документов.

Стандартизация в области документоведения означает установление общегосударственных форм и требований к документам, обязательных к использованию всеми организациями. Применение стандартов повышает культуру современной управленческой деятельности.

Унификация и стандартизация служебных документов создает возможность составления типовых (трафаретных) текстов для документов, содержащих идентичную и повторяющуюся информацию.

12. Этапы и методы унификации управленческих документов. Основные формы представления унифицированных текстов: текстовый, трафаретный, таблица, анкета

Текстом официального документа называется информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации.

Главная цель унификации текстов заключается в совершенствовании управленческой документации, в ускорении принятия оптимальных управленческих решений, а значит в повышении в целом эффективности всего процесса управления.

Унификация текстов позволяет:

1. Решать задачи упорядочения состава документов организации, фиксирующих выполнение однотипных функций.

2. Уменьшать затраты на создание документов. В частности, установлено, что время на составление и редактирование унифицированного текста сокращается в 3-5 раз. Таким образом, повышается производительность труда, оперативность работ в сфере управления, предупреждается возможность пропуска необходимых частей информации.

3. Экономить время и усилия, необходимые для чтения, знакомства с документом, поскольку в унифицированном тексте создатель документа может сразу же выделить ключевую информацию. По некоторым данным, унифицированный текст воспринимается почти на порядок интенсивнее, чем неунифицированный.

4. Унифицированные шаблоны текстов документов легко использовать в компьютерных автоматизированных системах делопроизводства.

Существует ряд предпосылок, необходимых для унификации текстов документов:

Ø прежде всего, это большое количество однотипных производственных
и управленческих операций. Дело в том, что процесс управления состоит

Ø из однотипных функций, документирование которых сопровождается появлением множества однотипных документов. В свою очередь, подобного рода документы порождают устойчивые, повторяющиеся языковые конструкции. В результате число языковых средств управленческих документов ограничено (две трети слов и выражений в них повторяются);

Ø лексика управленческих документов зависит от законодательных и
нормативных актов органов власти и управления и связана с необходимостью переноса в документы точных юридических формулировок;

Ø официальные, служебные документы насыщены специальной терминологией;

Ø для них характерна нейтральность лексики;

Ø наконец, тексты отдельных групп документов имеют однотипную структуру.

Унификация текстов заключается в установлении единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или действий.

Основным методом унификации текстов служебных документов является выделение постоянной и переменной информации. Постоянной информацией является информация, повторяющаяся во всех документах, создаваемых в аналогичных управленческих ситуациях, переменной информацией является информация, позволяющая отличать повторяющиеся управленческие ситуации одну от другой.

Постоянная информация фиксируется в унифицированной форме документа, составляя неизменную, повторяющуюся часть текста. В унифицированной форме документа должно быть предусмотрено свободное место для записи переменой, новой информации.

Для того чтобы можно было отделить постоянную информацию от переменной, необходимо иметь хотя бы несколько документов одной разновидности и одного назначения, созданных в аналогичных управленческих ситуациях.

Только анализ конкретных документов дает основание для разделения информации на постоянную и переменную.

Метод унификации тестов имеет две разновидности – унификацию содержания и формальную унификацию.

Выделяются следующие виды унификации и стандартизации текста служебных документов:

1. стандартизация языковых единиц, законодательное закрепление их в
ГОСТах (делопроизводственные термины, отраслевые термины, наименования объектов, изделий, лексические и графические сокращения);

2. разработка единых форм представления текстов документов (например, унифицированные тексты с постоянной информацией на бланке документа);

3. формализация языковых средств (т.е. ограничение использования элементов естественного языка за счёт употребления искусственных языковых
средств: кодов, условных обозначений, графических элементов и др.). Связано это прежде всего с использованием компьютерных технологий;

4. рубрикация, т.е. членение текста на отдельные составные части и графическое отделение их друг от друга. Простейшей рубрикой является абзац. В зависимости от объёма, тематики, назначения текста рубрикация может усложняться. В частности, тексты сложных документов делятся на разделы, параграфы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Номера самых крупных частей текста состоят из одной цифры. На второй ступени деления используются две цифры, на третьей - три и т.д.
Например:

2.2.2. и т.д.

Унифицированный текст документа может быть представлен в унифицированной форме документа, в виде трафарета, анкеты или таблицы. Определяющим в выборе формы представления текста является характер информации, содержащейся в тексте документа.

Типовые тексты.

Управленческая деятельность включает немало типовых, часто повторяющихся ситуаций, при документировании которых в разных организациях создаются документы с одинаковым содержанием. Поэтому широкое распространение в практике получили унифицированные тексты документов – типовые.

Типовые тексты обычно разрабатываются для многостраничных документов, включающих единые формы языкового выражения, прошедшие длительную апробацию на практике и поэтому наиболее точно передающие содержание определенных действий или ситуаций, например, для положений, инструкций, правил, регламентов и т.п.

Большая часть текста является типовой в таких документах, как должностная инструкция, положение о структурном подразделении организации, правила внутреннего трудового распорядка.

Типовые части текста могут включаться даже в такие документы, которые по существу, являются индивидуальными. Например, в трудовом договоре, заключаемом с работником при поступлении его на работу, помимо индивидуальных сведений и условий содержится немало типовой информации, которая вносится в другие трудовые договоры, что позволяет разрабатывать типовые формы этих документов.

Трафаретные тексты

Трафаретные тексты создаются для небольших по объему документов, многократно составляемых в течение календарного года или периодически из года в год. Трафаретные тексты рекомендуется создавать для групп документов с идентичными действиями. В учреждениях трафаретные тексты документов оформляются в виде сборника.

Трафарет – это стандартный лист бумаги, на который полиграфическим способом нанесена постоянная информация и оставлено место для переменной информации.

Текст-трафарет – форма представления текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для внесения переменной информации, характеризующей конкретную управленческую ситуацию.

Трафареты определяют состав информации документов, ее последовательность и закрепляют устойчивые словесные формулировки.

В тексте-трафарете сохраняется грамматическая структура текста, это грамматически связный текст, построенный по нормам деловой письменной речи.

Форма представления унифицированного текста в виде трафарета вбирается тогда, когда основным содержанием документа является информация об управленческих действиях. В виде трафарета разрабатываются унифицированные тексты приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, докладных и служебных записок, писем, справок и.д. Текст-трафарет может содержать «подсказки» в виде подстрочных пояснений о характере информации, которую следует вносить в пробелы.

Содержание документов определяется составом и значением показателей и реквизитов, которые в него входят. С одной стороны, показатели и реквизиты могут быть разными, что не исключает возможности предъявления к ним общих требований. С другой стороны, большое количество показателей и реквизитов даже у различных документов бывает одинаковыми. Трафаретные документы значительно сокращают время на составление документов, так как внимание исполнителя ограничено лишь введением переменной конкретной части информации, место которой заранее определено. Фактически он заполняет уже составленный документ, что исключает стадию черновика.

Схематически методика разработки трафаретных текстов сводится к следующему:

Ø выявление типовых управленческих задач;

Ø сбор информации, необходимой и формируемой в процессе решения управленческих задач;

Ø составление проекта унифицированного текста документа, отражающего выявленную типовую ситуацию;

Ø согласование проекта со специалистами, составляющими документы или работающими с ними (при этом особое внимание следует обращать на употребление профессиональных терминов);

Ø окончательное редактирование проекта и оформление в соответствии с требованиями ГОСТов.

В компьютерных программах, предназначенных для набора и оформления текстов (текстовых редакторах), типовые (трафаретные) формы документов называются «template» и переводятся словом «шаблон», примером трафаретного документа является любой бланк организации.

Таблица

Наиболее краткой и наглядной формой изложения информации в документе является таблица.

В таблицу, как правило, включаются сведения о нескольких объектах, характеризуемых по разным признакам.

Таблица – перечень сведений, числовых данных приведенных в определенную систему и разнесенных по графам.

В таблице постоянная информация представлена наименованием признаков, по которым описывается некоторое множество объектов, записанных в крайней левой графе таблицы – боковине. Переменная информация в таблице записывается в ячейки, образуемые перечислением горизонтальных и вертикальных строк и граф.

Форма таблицы, как правило, применяется при изложении цифровой информации в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских, организационно-распорядительных и др. документах.

Таблицы нумеруют. Нумерация таблиц производится следующим образом: если таблица в тексте не одна, то она должна быть обозначена «Таблица 1».

Таблицы могут быть разной степени сложности, заголовки граф таблицы могут содержать несколько уровней счисления, то есть включать подзаголовки.

Заголовки таблицы должны быть краткими, четкими. Головки таблицы рекомендуется отделять от остальной части жирной чертой. Заголовки граф и строк пишутся с прописной буквы, подзаголовки, если они не имеют самостоятельного значения, со строчной. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Точка как знак препинания при оформлении таблиц не ставится. Исключением является случай с написанием сокращенных слов.

Допускается перенос таблицы с большим числом строк на другую страницу. Чтобы не переносить на новую страницу заголовочную часть, занимающую много места, графы таблицы нумеруют и на каждую последующую страницу переносится только строка с номерами граф. Над последующей частью в этом случае пишут слова «Продолжение таблицы…», «Окончание таблицы…». Не допускается вводить в таблицу графу «номер по порядку». В случае необходимости нумеровать строки их порядковые номера ставят перед заголовками строк, в боковине, а после цифры, обозначающей номер строки, ставится точка.

Числовые значения показателей, приводимые в графах, проставляются на уровне последней строки наименования показателей. Словесная характеристика показателей, в отличие от цифровой, должна начинаться на уровне первой строки наименования показателя. При отсутствии данных в соответствующих графах обязательно проставляется прочерк.

Повторяющиеся слова в заголовках строк, если таблица не разделена горизонтальными линиями, могут заменяться кавычками. Повторяющиеся цифры и обозначения в графах таблицы кавычками не заменяются.

При наличии небольшого по объему цифрового материала, который нецелесообразно оформлять таблицей, его дают в виде вывода. В выводе, в отличие от таблицы, колонки должны быть разделены не линиями, а отточиями. Например:

«При подвеске низковольтных проводов на переходах и по ровной трассе без переходов применять к нормам коэффициенты:

затраты труда и заработная плата.......... …………………………………. 1,8

машины и материалы.................................... ………………………………….. 2,0».

4. Анкета

Анкета – форма представления текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам. Содержательная часть документа в виде анкеты имеет постоянную и переменную информацию. Постоянная информация - наименование признаков, переменная – их характеристики. Анкета обычно содержит следующие варианты изложения информации:

Ø вопросы и ответные места для ответов;

Ø вопросы и варианты ответов для выбора;

Ø ответные места для информации, вносимой анкетируемым дополнительно по его усмотрению.

В тексте-анкете постоянная информация выражается существительным в именительном падеже или словосочетанием, опорным словом, которым является существительное в именительном падеже. Переменная информация может записываться также словосочетанием с существительным в именительном падеже, глаголом (имеет, не имеет и т.п.), числительным (чаще в цифровой форме) или словами «да», «нет».

Анкетная форма содержательной части документа особенно характерна для кадровой документации и для документации маркетинговых служб, изучающих, например, потребительский спрос на продукцию, выпускаемую данным предприятием.

Таблицы с информацией текстового характера составляются непосредственно в текстовом редакторе MS Word. Если же таблицы содержат переменные цифровые величины и требуется пересчет цифровых данных, то используется программа - электронные таблицы MS Excel или база данных MS Access. Данные из этих приложений импортируются в MS Word с сохранением связей с соответствующей исходной программой, что дает возможность обновлять и редактировать вставленные в документ данные. Оформление таблицы регламентирует ГОСТ Р-1.5-92.

13. Правила оформления машинописного текста. Особенности унификации текстов документов с учетом применения автоматизированных систем

В целях экономного размещения реквизитов относительно друг друга и их составных частей (строк) между собой рекомендуются следующие сочетания межстрочных интервалов в зависимости от формата документа:

* Тексты документов, подготавливаемых к изданию типографским способом, печатаются через два интервала.

** В скобках приведены значения интервалов, которые допускаются наряду с основными. Интервалы, указанные первыми, - предпочтительнее.

ГОСТ Р 6.30-2003 базируется на подготовке документов с помощью печатающих устройств и средств вычислительной техники.

Шаг письма (размер печатного знака) и межстрочный интервал установлены ГОСТ 6.10.5-87, в миллиметрах: 2,6 - шаг письма; 4,25 - межстрочный интервал.

Для четкого определения начал печатания того или иного реквизита рекомендуются 8 положений печатающего устройства, исчисляемых количеством печатных знаков (ударов клавиши), начиная от левого поля формуляра.

От 0-го положения (граница левого поля) печатают значительное число реквизитов письма: дату исходящего документа; ссылку на индекс входящего документа; заголовок к тексту; текст (если он состоит из одного абзаца); наименование должности в реквизите «подпись»; гриф визирования; фамилию исполнителя и номер его телефона; отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

От 1-го положения (5 знаков от границы левого поля) печатают начало абзацев в тексте; отметку о наличии приложения.

От 2-го положения (16 знаков от границы левого поля) печатают индекс исходящего документа; дату в реквизите «ссылка на индекс и дату входящего документа».

От 3-го положения табулятора (24 знака от границы левого поля) печатают расшифровку подписи исполнителя о реквизите «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело».

От 4-го положения (32 знака от границы левого поля) печатают номер страницы в многостраничных документах, реквизит «Адресат», идентификатор электронной копии документа.

От 5-го положения (48 знаков от границы левого поля) печатают расшифровку подписи в реквизите «подпись».

От 6-го положения (56 знаков от границы левого поля) печатают слово «копия».

При составлении письма с использованием персонального компьютера могут не совпадать с размерами печатных знаков, использовавшихся в пишущих машинках. В связи с этим пять стандартных положений из семи следует считать ориентирами при оформлении документа. Нулевое и первое положение остаются обязательными.

При размещении многострочных реквизитов в пределах выделенной формуляром площади следует использовать строки полной длины. Начало каждой новой строки при этом должно быть выровнено по вертикали.

Рекомендуемая длина строки многострочных реквизитов (кроме текста) -28 печатных знаков. В виде исключения, если, в частности, заголовок к тексту (реквизит 18, с. 32) продольного бланка превышает 150 знаков, его строку допускается продлевать до границы правого поля или переносить на следующую строку.

ГОСТ Р 6.30-2003 не оговаривает виды шрифтов, которыми следует пользоваться при подготовке текста документов при помощи персонального компьютера. Основные требования к шрифтам сводится к тому, чтобы они были хорошо читаемыми.

Правила письма текстового материала

Тексты документов, подготавливаемых к изданию типографским способам, печатают через два межстрочных интервала. Машинописная страница состоит из 28-30строк.

Допускается письмо через один интервал. В этом случае между абзацами делается два интервала. При печатании через один интервал машинописная страница состоит из 53 - 58 строк.

При печатании через полтора интервала машинописная страница состоит из
38 строк.

Рабочая строка стандартной машинописной страницы состоит из 64 ударов.

Первую строку каждого абзаца печатают, отступив пять ударов от границы левого поля.

Нумерация страниц начинается со второй. Номер страницы проставляют посередине верхнего поля листа. От верхнего среза бумаги до номера страницы два интервала, от номера страницы до текста - тоже два интервала.

Номер страницы ставится только одной цифрой без каких-либо дополнительных знаков.

Ø отрывать одну строку текста или слово от предыдущего абзаца;

Ø начинать одну строку нового абзаца на заканчивающейся странице, лучше начать новый абзац на другой странице;

Ø начинать в конце строки слово с переносом, лучше перенести это слово на новую страницу.

Текст может делиться на составные части: главы, пункты, подпункты. Каждая составная часть должна иметь номер. Нумерация производится арабскими цифрами. Номер каждой составной части должен включать в себя все номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления.