Объем документооборота организации определяется как. Учет объема документооборота. Положение о службе документационного обеспечения управления ЗАО «Техком»
Объем документооборота - это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период, обычно за год. Учет объема документооборота в учреждении организуется для установления условного объема обрабатываемой информации и загрузки подразделений и отдельных работников, получения данных для проектирования мероприятий по совершенствованию делопроизводства и выбора наиболее целесообразных технических средств его механизации.
При определении объема документооборота учитывают все документы, независимо от их содержания, авторства, объема, копийности, факта регистрации, числа инстанций их рассмотрения и пр. Входящие, исходящие и внутренние документы подсчитывают раздельно. Копии документов, изготовленные средствами оперативного размножения, также учитываются отдельно.
Контроль за исполнением документов
1. Контроль за исполнением документов и принятых решений - неотъемлемая функция управления, необходимый элемент организации управленческой деятельности и важная составная часть делопроизводственного процесса. Цель контроля - содействие своевременному и правильному исполнению решений, заданий и поручений руководства, обеспечение получения информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей.
2. Контрольная деятельность предполагает, с одной стороны, контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов, а с другой - за соответствием формы создаваемых документов их содержанию и за своевременностью исполнения. Первую группу контрольных операций выполняют руководители всех рангов, вторую - делопроизводственная служба учреждения с входящей в ее состав службой контроля исполнения.
Основные задачи контрольной службы - контроль за сроками исполнения входящих, исходящих и внутренних документов и устных указаний руководства; обобщение данных, получаемых в результате контрольной деятельности, и доведение их до сведения руководства; разработка предложений по ускорению и совершенствованию документообращения, укреплению исполнительской дисциплины.
3. Важным условием эффективности контроля является его централизация. Контрольные операции следует сосредоточить в одном структурном подразделении либо у одного сотрудника. Контрольные функции должны быть изложены в Инструкции по делопроизводству; обязанности, права и ответственность, связанные с контрольной деятельностью, - в должностной инструкции.
4. В учреждении в соответствии с действующими нормативными актами и указаниями составляется перечень документов, подлежащих контролю исполнения. Наряду с документами директивных и вышестоящих органов и распорядительными документами самого учреждения в перечень включаются важные специфические документы, свойственные данной системе управления. Перечень разрабатывается делопроизводственной службой учреждения с участием юриста, включается в Инструкцию по делопроизводству или утверждается руководителем учреждения.
5. Информация о результатах контроля исполнения должна поступать тем руководителям, которые устанавливают необходимость контроля документов и сроки их исполнения. Это требование необходимо соблюдать независимо от места контрольной инстанции в структуре учреждения. Например, информацию об исполнении документов и поручений контрольная группа направляет непосредственно руководству учреждения, хотя группа может входить в состав канцелярии, а последняя - в состав секретариата данного учреждения.
6. Повышению эффективности контроля исполнения и исполнительской дисциплины способствует глубокое и четкое разделение труда в аппарате, правильно составленные положения о подразделениях и должностные инструкции, обеспечивающие обозначение ответственного исполнителя; четкие и однозначные формулировки решений, фиксируемых в резолюциях, и сроков исполнения, установленных в учреждении; высокое качество подготовки документов.
Сроки исполнения документов определяются следующим образом:
1. Если в документе и резолюции не указаны сроки, то срок исполнения документа - 1 месяц со дня поступления документа в организацию.
2. Если в документе указан срок представления информации, то при контроле учитывается этот срок. Например, письмо Министерства образования РФ поступило в организацию 20.01.2008, но в письме указано: представить информацию 15.03.2008, значит, срок исполнения - 1 месяц 15 дней.
3. В резолюции указан срок исполнения.
Например:
Г.В. Иванову
Дать информацию в течение трех дней.
Подпись руководителя
На контрольные документы ведется картотека по срокам и исполнителям. Снимаются с контроля только исполненные документы. Продлить срок, исполнения документов могут только руководители, написавшие резолюцию по исполнению документа. В случае неисполнения документа в течение одного-двух месяцев руководителю дается право поставить документ на дополнительный контроль.
Согласно ГОСТу на всех документах, подлежащих контролю, проставляется штамп «Контроль» или на левом поле - знак контроля «К». Карточки в контрольной картотеке и в соответствующем разделе справочной картотеки нумеруются по срокам исполнения и располагаются по датам исполнения документов, т.е. каждому дню исполнения (в пределах месяца) соответствует ячейка картотеки. Срок исполнения отмечается по календарной шкале.
Контрольную картотеку целесообразно разделить на 33 ячейки (рубрики): 31 ячейка соответствует максимальному числу дней в месяце; в 32-й ячейке размещают карточки на документы, срок исполнения которых наступит, в следующем месяце; в 33-й ячейке - карточки, соответствующие не исполненным в срок документам, новые сроки исполнения которых по тем или иным причинам своевременно не установлены. Указанный порядок размещения карточек в картотеке используется в большинстве учреждений, хотя и не является единственно возможным или обязательным.
Лицо, осуществляющее контроль, ежедневно просматривает карточки, находящиеся в соответствующем разделе картотеки. Карточки исполненных документов перемещают в соответствующую картотеку. Об истечении срока исполнения остальных документов исполнителей оповещают по телефону. В конце дня соответствующие не исполненным документам карточки перемещают в ячейки, соответствующие новым датам их исполнения, или размещают в ячейке «Документы, не исполненные в срок».
Соответствующие исполненным документам карточки извлекают из контрольных картотек и помещают в единую картотеку исполненных документов, систематизированную по предметно-вопросному признаку, иногда по структурному, или по исполнителям. Наименования рубрик такой картотеки соответствуют предметам (вопросам) деятельности организации, названиям структурных подразделений или фамилиям ответственных исполнителей.
В учреждениях по данным карточек, хранящихся в ячейке «Документы, не исполненные в срок», периодически (1-2 раза в неделю или декаду) заполняют перечни не исполненных в срок документов, направляют их в структурные подразделения и после заполнения там соответствующих граф возвращают в контрольную службу. В некоторых случаях сведения о документах, не исполненных в срок, могут передаваться непосредственно руководству учреждения. Решения руководителя записывают в графе «Примечание».
Ежедневно службами делопроизводства составляется справка о работе с документами следующей формы:
Справка о работе с документами
_____________________________________________________________
Наименование организации
по состоянию на ___________________________ 2008 г.
Всего передано документов |
Всего поставлено на контроль |
Находятся на исполнении |
В том числе |
Всего отправлено документов |
|||
Исполнено сначала года |
В т.ч. с нарушением срока |
С нарушением срока |
На дополнительном контроле |
||||
По данному отчету служба документационного обеспечения управления может проследить, как работает с документами каждое структурное подразделение. И когда руководителю трудно определить вклад конкретных работников в решение общих вопросов, он может посмотреть качество работы с документами, исполнительскую дисциплину. Такие сведения помогают руководителю принять правильные решения по оценке труда работников.
11 Дайте определение понятия «Объем документооборота». Опишите методику подсчета объема документооборота
Объем документооборота - это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период, обычно за год. Учет объема документооборота в учреждении организуется для установления условного объема обрабатываемой информации и загрузки подразделений и отдельных работников, получения данных для проектирования мероприятий по совершенствованию делопроизводства и выбора наиболее целесообразных технических средств его механизации.
При определении объема документооборота учитывают все документы, независимо от их содержания, авторства, объема, копийности, факта регистрации, числа инстанций их рассмотрения и пр. Входящие, исходящие и внутренние документы подсчитывают раздельно. Копии документов, изготовленные средствами оперативного размножения, также учитываются отдельно.
Объем документооборота рассчитывается по формуле:
Уд = SBX. + исх. + вн. за определенный период времени (обычно за год).
При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии
12 Дайте определение понятию «Регистрация документов». Опишите правила регистрации документов
Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.
Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе. При этом регистрация позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней. Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.
Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.
При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.
Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.
13 Дайте характеристику применяемым в настоящее время формам регистрации документов. Обоснуйте рациональность применения каждой из них
Существует три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная.
Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.
В настоящее время она используется только в том случае, когда учет документов выступает на первое место, предотвращая претензии со стороны граждан и конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда поступает очень незначительное количество документов. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.
Журнальная форма регистрации имеет один существенный недостаток – в журнале нельзя систематизировать записи. При использовании данной регистрационной формы приходится заводить отдельные, с собственным графлением журналы для регистрации входящих документов, исходящих документов, распорядительных документов.
Журнал рекомендуется составлять из отдельных листов-бланков, что позволит заполнять их с помощью любых средств записи и постепенно формировать сам журнал, в том числе с одновременным вводом информации в машинную память и ее распечаткой.
При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами.
Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.
Как правило, составляются следующие самостоятельные картотеки:
· справочные, контрольно-справочные;
· картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
· тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др.
Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютеры (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).
При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки).
Право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником. 2. Основные правила составления текста документов. Документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, название вида документа, текст документа и т.д.). Совокупность...
Любого сотрудника. Перед уходом секретарь должен убрать все документы, закрыть на ключ сейф и шкафы и привести в порядок свое рабочее место. Раздел II. Основная часть: Правила составления и оформления документов по личному составу. В небольших фирмах на секретаря часто возлагается ведение кадровой документации. Именно документы по личному составу подтверждают место и стаж работы граждан и имеют...
Делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно". 3. Методы совершенствования составления и оформления описей дел. Организация документов в пределах архивного фонда: порядок построения схемы систематизации документов в фонде 3.1 Составление и оформление описей дел Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного...
Значение. Экономическая сторона бухгалтерского учета дает возможность оценить эффективность хозяйственных процессов, юридическая - законность их осуществления. В этом проявляется взаимосвязь между экономикой и правом в процессе хозяйственной деятельности. Для обеспечения систематического и взаимосвязанного отражения хозяйственных средств и процессов в бухгалтерском учете используются присущие...
Архивоведение и делопроизводство
Документооборот организации это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Характеристикой документооборота является его объем под которым понимается количество документов поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Кроме этого регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов а также вести их поиск. Наряду с организацией документооборота в понятие организация работы с документами входит хранение документов и их использование в...
Документооборот: понятие, функции, составные части. Объем документооборота, способы его учета.
Документооборот организации это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Вся документация учреждения делится на три документопотока:
Входящие (поступающие) документы
Исходящие (отправляемые) документы;
Внутренние документы.
Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.
Одна из важнейших функций в организации работы с документами это их учет, который обеспечивается регистрацией. Регистрация документа запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Кроме этого регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, а также вести их поиск.
Наряду с организацией документооборота в понятие "организация работы с документами" входит хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Под системой хранения документов в данном случае подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.
Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):
документирование деятельности;
организация работы с официальными документами.
Эти составные части взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они обе, причем функционирующие в тандеме.
В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:
Прием и первичная обработка документов;
Предварительное рассмотрение и распределение документов;
Регистрация;
Контроль за исполнением;
Информационно-справочная работа;
Исполнение документов и отправка.
Под объемом документооборота понимают общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени.
Учет объема документооборота организуется для установления:
загрузки организации (учреждения), его подразделений и службы документационного обеспечения управления;
потребности организации (учреждения) организационной и электронно-вычислительной технике.
При определении объема документооборота однократно обязательно учитываются все документы. Подсчет входящих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно. Отдельно учитываются машинописные копии и копии, изготовленные средствами оперативного размножения. Общий объем документооборота выражается дробью, числитель - количество основных документов, знаменатель - количество копий.
А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать |
|||
5574. | Применение теоремы об изменении количества движения к исследованию движения механической энергии | 88 KB | |
Применение теоремы об изменении количества движения к исследованию движения механической энергии. Механическая система состоит из трех тел 1, 2, 3 с массами соответственно. На тело 1 наложены две связи. Опора A препятствует перемещению тела по... | |||
5575. | Изучение свойств внимания | 44 KB | |
Изучение свойств внимания. Цель работы: Измерить и дать качественную характеристику основным свойствам внимания: концентрации, устойчивости, объему, переключению. Материалы. Методики для исследования внимания: Теппинг-тест Корректурная проба (буквен... | |||
5576. | Расчет шарнирного узла механизма вантовой растяжки | 116 KB | |
Расчет шарнирного узла механизма вантовой растяжки. Исходные данные: Максимальная нагрузка Fmax=200 103H коэффициент ассиметрии цикла RF=0.8 соотношение длины и диаметра поверхности кольца l/d=0.7 соотношение длины и ширины прямоугольного сечения... | |||
5577. | Изучение свойств, форм и операций мышления | 44 KB | |
Изучение свойств, форм и операций мышления Цель работы:исследование: свойства мышления: лабильности (подвижности) форм мышления: структура и соотношение понятий операций мышления: сравнение, обобщение, абстрагирование. Матери... | |||
5578. | Исследование эффективности различных видов организационных структур | 177 KB | |
Структура организации - это основной элемент любой организации, не только характеризующий её, но и представляющий собой сам механизм построения и функционирования организации. Правильный выбор организационной структуры - необходимый фактор... | |||
5579. | КРОВЬ КАК ВНУТРЕННЯЯ СРЕДА ОРГАНИЗМА И СРЕДСТВО ТРАНСПОРТА ВЕЩЕСТВ. ФИЗИКО-ХИМИЧЕСКИЕ СВОЙСТВА КРОВИ | 177.94 KB | |
Функциональная система крови (состав, функции, методы исследования). Физико-химический состав гомеостаз внутренней среды (состав и физико-химические показатели крови). Кровь как средство транспорта веществ. | |||
5580. | Подшипники качения | 113.5 KB | |
Отличие подшипников качения от подшипников скольжения. В любом механизме или машине различают два типа подвижных опор: опоры с трением скольжения и опоры с трением качения. В первом случае происходит взаимное перемещение и взаимодействие рабочих пов... | |||
5581. | Изучение свойств памяти | 55 KB | |
Изучение свойств памяти Цель работы:исследование динамики процессов запоминания выявление преобладающего вида образной памяти (зрительная, слуховая). Материалы:Методики для исследования памяти: Динамический тест памяти Таблицы с образам... | |||
5582. | Обоснование и расчет искусственного освещения помещения здания закусочной | 98 KB | |
Обоснование и расчет искусственного освещения помещения здания закусочной Задание 1. Требования руководящих документов по вопросам производственной санитарии и гигиены труда 2. Анализ опасных и вредных факторов при строительстве и эксплуатации здани... | |||
Организация работы с документами — организация документооборота, и использования документов в текущей деятельности учреждения.
Из определения видно, что одной из составляющих организации работы с документами является документооборот.
Документооборот
Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения или отправления называется документооборот .
Организация движения документов — важная часть делопроизводственного процесса. Документооборот должен быть организован так, чтобы путь движения каждого документа был наиболее коротким , маршрут — прямым , время прохождения — минимальным . Главное правило организации документооборота заключается в оперативном движении документов по кратчайшему пути с минимальными затратами времени и труда.
Организация документооборота должна быть направлена на то, чтобы:
- Сократить пути прохождения документа. Только деловая необходимость должна влиять на его движение. Для этого необходимо тщательно продумать путь его прохождения.
- Установить максимальное единообразие в последовательности прохождения и обработки конкретных видов документов. Выполнить это условие можно с помощью разработки схем прохождения конкретных видов документов.
- Исключить возвратное движение документов (особенно при внешнем и внутреннем согласовании, доставке и регистрации).
- Активно использовать средства оргтехники и новейших информационных технологий при передаче документов.
Выполнение названных условий позволяет достигнуть:
- прямоточности направления документопотоков, т.е. исключения дублирующих действий при подготовке и обработке документов;
- ритмичности , т.е. равномерного поступления и пропорциональной загруженности сотрудников организации.
Учет объема документооборота
Объем документооборота выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
Под объемом документооборота понимается количество подлинных экземпляров входящих, исходящих и внутренних документов и обращений граждан за определенный период. При подсчете объема документооборота считают также копии документов, изготовленных с помощью различных технических средств. Но их считают отдельно от подлинных документов. Результаты подсчета оформляются в виде сводки, справки данных об объеме документооборота. Их формы разрабатываются организацией. Например:
В организации может устанавливаться любая периодичность подсчета документооборота : еженедельная, ежемесячная, ежеквартальная, ежегодная. Может проводиться как количественный, так и качественный анализ документооборота.
Результаты, полученные при подсчете объема документооборота, используются при определении структуры и штатной численности делопроизводственной службы для анализа загруженности структурных подразделений и отдельных исполнителей.
Анализ документопотоков
В документообороте любой организации выделяют следующие документопотоки:
o входящие документы (полученные извне, от других учреждений);
o документы, созданные в учреждении.
Во время изучения документооборота каждую из групп рассматривают отдельно. Входящие документы анализируют по корреспондентами - авторами документов:
o документы учреждений высшего уровня (указы, постановления, решения, распоряжения, приказы, письма и т.д.), содержащие указания, разъяснения и сведения;
o документы подведомственных учреждений - первичная плановая, отчетно-учетная документация и разнообразные запросы;
o документы сторонних учреждений с информацией относительно решения определенных вопросов или принятия совместных действий;
o обращения (предложения, жалобы, заявления) граждан.
Анализ входящих документов за корреспондентами-авторами используется для создания базы данных постоянных корреспондентов, с которыми ведется переписка (адреса, телефоны, фамилии, имена, отчества, должности руководящего состава).
Документы можно квалифицировать по видам:
o распорядительные (постановления, решения, приказы, распоряжения);
o информационно-аналитические (письма, акты, справки, докладные записки и т.п.);
o учетно-отчетные.
Кроме того, все входящие документы по содержанию можно разделить на инициативные (которые, в свою очередь, делятся на те, которые требуют ответа или выполнения, и присланные для сведения) и письма-ответы, т.е. документы, полученные в ответ на запрос учреждения.
в Зависимости от значимости автора и содержания входящие документы направляют руководителю учреждения, структурным подразделениям или конкретному исполнителю. Следовательно, весь поток входящих документов распределяют на несколько групп, каждая из которых имеет различные пути движения и нуждается в различной последовательности работы с ними.
Кому именно следует передавать тот или иной документ, определяет служба делопроизводства или секретарь на стадии предварительного рассмотрения.
Документы, созданные в учреждении, делятся на две группы:
o внутренние, созданные для нужд учреждения, функционируют лишь в ее пределах;
o выходные, которые после создания направляют в другие учреждения.
Внутренние документы, как правило, не рассылаются. Однако при условии территориальной разобщенности структурных подразделений или существования филиала учреждения, куда направляются и внутренние документы, например распорядительные, для внутренних документов также должно быть предусмотрено этап отправления.
Все документы, создаваемые в учреждении, подразделяются на инициативные (составленные для решения потребностей учреждения или разработаны на выполнение заданий вышестоящих органов) и подготовлены в ответ на полученные запросы.
Выходные документы, как и входные, можно проанализировать по видам и по корреспондентами-адресатами. Выходные документы также делятся на такие, которые требуют ответа, и присланные для сведения, с целью информирования.
Таким образом, документы учреждений можно изучать с документопотоками. И каждому потоку присущи определенные особенности прохождения и обработки.
Определение объема документооборота
Объем документооборота учреждения определяется с учетом всех документопотоков за определенный период времени - как правило, за год. При этом каждый документ учитывается один раз. Рекомендуется отдельно подсчитывать количество оригиналов документов и копий.
Входящие и исходящие документы учитываются на этапе приема и отправки корреспонденции (экспедиция, секретарь). Внутренние документы подсчитывают по месту их регистрации или подготовки. Все внутренние документы также подлежат регистрации (докладные записки, справки, заявления и т.п.). Учет таких документов может осуществляться не только службой делопроизводства, а и другими структурными подразделениями, например кадровой службой, бухгалтерией, отделом научно-технической информации и т.п.
Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в копировально-розмножувальному бюро, машинописном бюро, службе автоматизированной подготовки документов. При этом применяется применяемая в организации система учета.
Подсчет ведется по регистрационным формам входных, внутренних (как правило, по видам) и выходных документов. С целью более точного определения объема документооборота следует учитывать и документы, которые не подлежат регистрации, поскольку их обработки также требует определенного времени. Это может быть сделано по реестрам входящей корреспонденции (см. приложение 45).
Учет документооборота позволяет:
o расчет штатной численности делопроизводственного персонала;
o выявление эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводственных процессов;
o определение степени загруженности делопроизводственного персонала, а также структурных подразделений и отдельных исполнителей работой с документами.
Периодичность подсчета документооборота определяет служба делопроизводства. В крупных учреждениях документооборот учитывают ежемесячно, что дает возможность определить периоды наиболее интенсивной работы. Подсчет можно осуществлять также ежеквартально. В небольших учреждениях количество документов целесообразно подсчитывать за год. Итоговые данные учета документооборота оформляют такой справкой:
Форма справки об объеме документооборота вводят как шаблон в память компьютера и распечатывают с необходимой периодичностью.