1с топливные карты. Как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете и оприходовать бензин по ним? Бухгалтерский учет расходов на топливо
Суть операций сводится к следующему: организация приобретает топливную карту, по ней расплачивается за топливо на АЗС в течение месяца единовременными платежами. Информация о количестве приобретенного топлива отражается на карте. Расходы на топливо включаются в состав расходов организации.
Для удобства используем числовой пример.
Пример. Организация перечислила поставщику предоплату за 1000 л бензина по цене 11,8 руб. за 1 л (в том числе НДС 1,8 руб.), отпускаемого по топливной карте. Отдельно была оплачена поставщику стоимость топливной карты в сумме 118 руб., в том числе НДС 18 руб. По данной карте было выбрано 990 л бензина, из которых на конец месяца 20 л осталось неизрасходованными в бензобаке автомобиля.
Вариант 1
Д К 51 Сумма, руб. 11 800 (1000 х 11,8)
Д К 51 Сумма, руб. 118
Д 50-3 К 60-1 Сумма, руб. 100 (118 - 18)
Д 19 К 60-1 Сумма, руб. 18
Д 68 К 19 Сумма, руб. 18
- Наличие счета-фактуры
Д 71 К 50-3 Сумма, руб. 100
Д 10-3 К 71 Сумма, руб. 9900 (990 х (11,8 - 1,8))
Д 19 К 71 Сумма, руб. 1782 (990 х 1,8)
Д 60-1 Субсч. «Расчеты с поставщиками» К 60-2 Субсч. «Авансы выданные» 11 682
Д 50-3 К 71 Сумма, руб. 100
Д 20 (23, 26, 29, 44) К 10-3 Сумма, руб.
В соответствии с нормы расходов топлива устанавливаются на основе фактического пробега (на основании путевого лица) помноженного на норму расхода топлива для соответствующей марки машины (л/100 км), скорректированную на коэффициенты учитывающие факторы, изложенные в Р3112194-0366-03. Во соответствии с письмом
По окончании месяца, на основании документов, выставленных поставщиком производятся следующие записи:
Отражен отпуск бензина поставщиком держателю топливной карты по накладной поставщика.
Д 71 К 60-1 Субсч. «Расчеты с поставщиками» Сумма, руб. 11 682 (990 х 11,8)
Д 68 К 19 Сумма, руб. 1 782
Вариант 2
Перечислены поставщику денежные средства в порядке предоплаты приобретаемого бензина
Д 60-2 Субсч. «Авансы выданные» К 51 Сумма, руб. 11 800 (1000 х 11,8)
Перечислены поставщику денежные средства в оплату приобретаемой топливной карты
Д 60-1 Субсч. «Расчеты с поставщиками» К 51 Сумма, руб. 118
Принята к учету полученная от поставщика топливная карта.
Д 50-3 К 60-1 Сумма, руб. 100 (118 - 18)
Отражена сумма НДС, предъявленная организации поставщиком
Д 19 К 60-1 Сумма, руб. 18
Принята к вычету сумма НДС, оплаченная организацией при приобретении карты
Д 68 К 19 Сумма, руб. 18
Примечание: для принятия НДС к вычету в соответствии со статьей 172 НК РФ должны выполнятся следующие условия
- Товары (работы, услуги) приобретались для производства товаров (работ, услуг) реализация которых признается объектом налогообложения НДС
- Наличие счета-фактуры
- Оприходование приобретенных товаров (работ, услуг)
- Фактическая оплата приобретенных товаров (работ, услуг)
Д 71 К 50-3 Сумма, руб. 100
Оприходован бензин, заправленный в бак автомобиля по топливной карте на основании отчета и иных документов, выданных электронным терминалом
Д 10-3 К Сумма, руб. 9900 (990 х (11,8 - 1,8))
Отражена сумма НДС по оприходованному бензину
Д 19 К 60-1 Сумма, руб. 1782 (990 х 1,8)
Зачтен ранее выданный аванс (предоплата)
Д 60-1 «Расчеты с поставщиками» К 60-2 . «Авансы выданные» Сумма, руб. 11682
Возвращена водителем топливная карта в кассу организации
Д 50-3 К 71 Сумма, руб. 100
Списана стоимость израсходованного организацией бензина на основании путевого листа автомобиля.
Д 20 (23, 26, 29, 44) К 10-3 Сумма, руб. 9 700 ((990 - 20) х (11,8-1,8))
Фактически израсходованное количество бензина определяется исходя из пробега автомобиля и нормы расхода бензина на 100 км. Норма расхода бензина утверждается приказом руководителя исходя из контрольного замера расхода топлива.
В соответствии с Руководящим документом Р3112194-0366-03 "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте" (утв. Минтрансом РФ 29 апреля 2003 г.) Р3112194-0366-03. Во соответствии с письмом УМНС по г. Москве от 30 апреля 2004 г. № 26-12/31459 оправдательным документом для списания расходов на ГСМ служит путевой лист.
Примечание: в соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК организация вправе отнести на расходы для целей налогообложения расходы на бензин, это можно сделать, даже если транспортное средство взято организацией в аренду (Письмо Управления МНС по г. Москве от 23 января 2003 г. N 26-12/4740).
По окончании месяца, на основании документов, выставленных поставщиком, производятся следующие записи:
Принят к вычету НДС по оплаченному и оприходованному бензину на основании полученного счета-фактуры.
Д 68 К 19 Сумма, руб. 1 782
Вариант 3 (наименее трудоемкий).
Перечислены поставщику денежные средства в порядке предоплаты приобретаемого бензина
Д 60-2 Субсч. «Авансы выданные» К 51 Сумма, руб. 11 800 (1000 х 11,8)
Перечислены поставщику денежные средства в оплату приобретаемой топливной карты
Д 60-1 Субсч. «Расчеты с поставщиками» К 51 Сумма, руб. 118
Принята к учету полученная от поставщика топливная карта (118 - 18).
Д 50-3 К 60-1 Сумма, руб. 100
Отражена сумма НДС, предъявленная организации поставщиком
Д 19 К 60-1 Сумма, руб. 18
Принята к вычету сумма НДС, оплаченная организацией при приобретении карты
Д 68 К 19 Сумма, руб. 18
Примечание: для принятия НДС к вычету в соответствии со статьей 172 НК РФ должны выполнятся следующие условия
- Товары (работы, услуги) приобретались для производства товаров (работ, услуг) реализация которых признается объектом налогообложения НДС
- Наличие счета-фактуры
- Оприходование приобретенных товаров (работ, услуг)
- Фактическая оплата приобретенных товаров (работ, услуг)
Д 71 К 50-3 Сумма, руб. 100
По окончании месяца, на основании документов, выставленных поставщиком
Оприходован бензин, заправленный в бак автомобиля по топливной карте на основании накладной поставщика
Д 10-3 К 60-1 «Расчеты с поставщиками» Сумма, руб. 9900 (990 х (11,8 - 1,8))
Отражена сумма НДС по оприходованному бензину
Д 19 К 60-1 Сумма, руб. 1782 (990 х 1,8)
Зачтен ранее выданный аванс (предоплата)
Д 60-1 «Расчеты с поставщиками» К 60-2 . «Авансы выданные» Сумма, руб. 11682
Принят к вычету НДС по оплаченному и оприходованному бензину на основании полученного счета-фактуры.
Д 68 К 19 Сумма, руб. 1 782
Списана стоимость израсходованного организацией бензина на основании путевого листа автомобиля.
Д 20 (23, 26, 29, 44) К 10-3 Сумма, руб. 9 700 ((990 - 20) х (11,8-1,8))
Фактически израсходованное количество бензина определяется исходя из пробега автомобиля и нормы расхода бензина на 100 км. Норма расхода бензина утверждается приказом руководителя исходя из контрольного замера расхода топлива.
В соответствии с Руководящим документом Р3112194-0366-03 "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте" (утв. Минтрансом РФ 29 апреля 2003 г.) нормы расходов топлива устанавливаются на основе фактического пробега (на основании путевого лица) помноженного на норму расхода топлива для соответвующей марки машины (л/100 км), скорректированную на коэффициенты учитывающие факторы, изложенные в Р3112194-0366-03. Во соответствии с письмом УМНС по г. Москве от 30 апреля 2004 г. № 26-12/31459 оправдательным документом для списания расходов на ГСМ служит путевой лист.
Примечание: в соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК организация вправе отнести на расходы для целей налогообложения расходы на бензин, это можно сделать, даже если транспортное средство взято организацией в аренду (Письмо Управления МНС по г. Москве от 23 января 2003 г. N 26-12/4740).
Генеральный директор аудиторской компании «АС-АУДИТ»
Сергей Долгалев
Шаг 1. Выдача денежных средств в подотчет
Сначала рассмотрим как отразить покупку ГСМ работником за наличные деньги в 1С 8.3. Прежде всего необходимо оформить выдачу денежных средств в подотчет. Для этого предназначен документ Выдача наличных, который можно найти на вкладке Банк и касса → Кассовые документы:
Переходим на вкладку Кассовые документы. Для открытия документа нажимаем кнопку Выдача:
Затем нужно установить вид операции Выдача подотчетному лицу:
Далее необходимо указать организацию, дату, получателя ФИО, сумму, статью ДДС (движения денежных средств), счет учета. Все реквизиты выбираются автоматически из справочников, если нажать значок в конце каждой строки . Пример заполнения:
После заполнения документа нажимаем кнопку Провести, при этом формируется Расходный кассовый ордер и бухгалтерская проводка Дт 71.01 Кт 50.01 на сумму 2 000 руб.
Для вывода печатной формы РКО кликаем на кнопку Печать, далее Расходный кассовый ордер и получаем печатную форму документа:
Шаг 2. Оприходование топлива
После получения денежных средств сотрудник приобрел топливо за наличные и отдал авансовый отчет в бухгалтерию. После утверждения авансового отчета проводится оприходование топлива. Для этих целей в 1С 8.3 нужно на вкладке Касса и банк выбрать пункт меню Авансовый отчет:
Создаем новый документ: указываем подотчетное лицо, организацию и склад. На вкладке Авансы вносим данные о документе Выдача наличных:
На вкладке Товары вводим данные о приобретенных ГСМ, счет учета – 10.03. При проведении документа создается проводка Дт 10.03 Кт 71.01 на сумму 2 000 руб.:
При покупке за наличный расчет покупателю – физическому лицу дается кассовый чек. В кассовом чеке НДС не выделен отдельной строчкой. В зависимости от этого в Авансовом отчете устанавливаем соответствующие настройки: без НДС или НДС 18%.
Если продавец – юридическое лицо, то выдается чек с выделенным НДС и счет-фактура. Тогда ставим галочку в поле Счет-фактура и вводим реквизиты счета-фактуры. В нашем случае покупка осуществлена без НДС.
При проведении документа в 1С 8.3 формируются проводки, которые всегда можно посмотреть, нажав иконку , которая есть в каждом документе. Таким образом увидим сформированные проводки по этому документу:
Как правильно оформить авансовый отчет, особенности работы с подотчетными лицами в 1С 8.2 (8.3) рассмотрено в нашем видео уроке:
Шаг 3. Списание бензина по путевым листам
Следующий этап – это списание бензина в 1С на затратные счета. Списание проходит на основании путевого листа. Для этого в 1С 8.3 используется документ , который расположен на вкладке Производство:
В документе нужно ввести склад и организацию. В таблице документа на закладке Материалы добавить строчку со списываемым топливом, ввести количество и счет учета (10.03):
На вкладке Счет затрат следует ввести счет списания, статью затрат и подразделение:
Согласно примеру при проведении документа создается проводка Дт 44.01 Кт 10.03 на сумму 2 000 руб. Таким образом, топливо списывается.
Учет ГСМ в 1С 8.3 по топливным картам
Шаг 1. Перечисление предоплаты поставщику
В случае покупки ГСМ (бензина) по топливным картам, в первую очередь необходимо сделать перечисление предоплаты поставщику через документ . Для этого нужно на вкладке Банк и касса использовать пункт Банковские выписки:
И создать новый документ нажатием кнопки Списание:
При проведении данного документа создается проводка Дт 60.02 Кт 51 на сумму 100 000 руб.:
Шаг 2. Поступление топливной карты
Следующим этапом является поступление топливной карты, которое в 1С 8.3 оформляется документом Поступление (акты, накладные). Его можно найти в разделе Покупки:
Создаем документ Поступление товаров. В поле Накладная ставим номер и дату документа поставщика. Кнопкой Добавить добавляем номенклатуру Карта топливная. Ставим количество, цену и поставщика:
Если операция с НДС, то заполняем в нижнем левом углу номер и дату предъявленного счета-фактуры и нажимаем кнопку Зарегистрировать:
При окончательной обработке документа проводим документ кнопкой Провести и в итоге получаем проводки:
Для количественного учета топливных карт в 1С 8.3 карты приходуются на забалансовый счет 006 ручной проводкой через документ Операции, введенные вручную:
Шаг 3. Принятие к учету ГСМ
В конце месяца, как правило, поставщик представляет документы о фактически заправленном топливе. На их основании ГСМ (топливо) принимаются к учету документом Поступление товаров и услуг на счет 10.03. Для этого сформируем новый документ, введем поставщика, организацию, склад, договор и добавим строчки в таблицу Товары. Заполняем аналогично поступлению топливных карт:
Проверяем проводки, которые формируются при проведении документа:
Шаг 4. Списание бензина в 1С 8.3 по путевым листам
На основании данных путевых листов в 1С производится списание на затраты фактически израсходованных ГСМ. В базе 1С 8.3 данная операция осуществляется через документ Требование-накладная.
При списании ГСМ на непроизводственные нужды, списание топлива проводится тем же документом Требование-накладная, но на закладке счет затрат указываем счет 91.02 и статью затрат Не принимаемые к налогообложению:
При проведении формируется проводка:
Шаг 5. Контроль остатка топлива (бензина) на складе
Для контроля остатка топлива на складе в 1С 8.3 формируем оборотно-сальдовую ведомость (ОСВ) по счету 10.3. Документ находится на закладке Отчеты:
Открываем ОСВ по счету 10.3, задаем параметры отчета: период, отбор по номенклатуре, по количеству и формируем ОСВ. Отобрать по номенклатуре из справочника можно применив функцию Найти, задав в окно поиска ключевое слово Бензин:
Понятие «топливная карта» отсутствует в российском законодательстве. Ранее этот термин содержался в Распоряжении Правительства Москвы от 5 ноября 2008 года № 2591-РП «О порядке предоставления топливных карт владельцам малолитражных автомобилей», согласно которому топливная карта (смарт-карта со встроенной микросхемой) – техническое средство учета отпуска нефтепродуктов на АЗС, на которых допущены к приему топливные карты, представляющее собой носитель информации, подтверждающей право на получение нефтепродуктов. Однако данный документ утратил силу с 18 июня 2013 года.
Согласно разъяснениям УФНС РФ по г. Москве, данным в письме от 30 июня 2010 года № 16-15/068679@, топливные карты не имеют статуса кредитных или иных платежных карточек, эмитентом которых является кредитное учреждение, они используются как средство строгой отчетности, позволяющее держателю карты получить от лица покупателя определенное количество товара. Карта фиксирует объем приобретенного топлива в литрах и позволяет ее держателю заправлять топливный бак в пределах расходного лимита, который устанавливается в заявке организации-покупателя.
Как правило, порядок расчетов с поставщиками горючего по топливным картам устанавливается в договоре. В нем стороны должны определить лимит топлива, который может быть отпущен ежедневно (за месяц), размер предоплаты за ГСМ и обслуживание карты, а также иные условия (например, предоставление скидки, порядок сверки расчетов). Ежемесячно поставщик топлива представляет организации-покупателю счет-фактуру, акт приема-передачи на проданные ГСМ (накладную), а также отчет (или реестр) операций по картам. В отчете должно быть указано, когда и сколько топлива было приобретено.
Бухгалтерский учет карт
Топливная карта может быть как получена бесплатно, так и приобретена за плату. В первом случае порядок ведения бухгалтерского учета законодательством не установлен. Нормами также не урегулировано отражение на счетах учета операций с нулевой стоимостной оценкой. Поэтому организация стоимость полученных топливных карт на балансовых счетах отдельно не отражает.
При этом в учетной политике может быть установлено, что с целью обеспечения сохранности топливных карт на основании абзаца 4 пункта 5 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утвержденного Приказом Минфина России от 30 марта 2001 года № 26н, их учет организуется на специально открытом для этих целей забалансовом счете , например, 012 «Топливные карты» в условной оценке. Аналитический учет может вестись в разрезе номеров карт, автомобилей, либо сотрудников – водителей.
Также организации целесообразно вести журнал учета выдачи и возврата топливных карт.
При получении карты от поставщика и передаче ее водителю в учете делается запись Дебет 012. При утрате топливной карты, ее возврате водителем либо расторжении договора с поставщиком – Кредит 012.
В случае приобретения топливных карт за плату у бухгалтера могут возникнуть сложности с их учетом.
Учитывать карты на счете 50 субсчет 3 «Денежные документы» будет неправильно, поскольку, как было указано выше, они не являются денежным документом, это техническое средство для приобретения ГСМ. Учитывать стоимость карт в цене приобретенного топлива также будет неверным, так как заранее не известно, сколько они будут использоваться. Возможно два варианта учета топливных карт (выбранный способ необходимо закрепить в учетной политике).
Первый: в момент получения топливных карт отнести затраты на их приобретение в состав прочих расходов на основании пункта 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденного Приказом Минфина от 6 мая 1999 года № 33н. При этом используются затратные счета 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» и т. д., на которые будет списываться стоимость приобретенного ГСМ.
Второй метод предполагает, что топливные карты учитываются в качестве МПЗ, поскольку даже если срок их полезного использования превышает 12 месяцев, стоимость составляет менее 40 000 руб. (п. 4, 5 ПБУ 6/01). Исходя из положений подпунктов 5, 6 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов», утвержденного Приказом Минфина от 9 июня 2001 года № 44н, топливные карты принимаются к учету по фактической себестоимости, равной сумме затрат на их приобретение, – сумме, подлежащей уплате поставщику топливных карт (без учета НДС). При передаче карт водителям их стоимость относится в состав прочих расходов.
Обратите внимание
Топливная карта может быть как получена бесплатно, так и приобретена за плату. В первом случае порядок ведения бухгалтерского учета законодательством не установлен. Нормами также не урегулировано отражение на счетах учета операций с нулевой стоимостной оценкой. Поэтому организация стоимость полученных топливных карт на балансовых счетах отдельно не отражает.
При выборе любого из двух указанных вариантов учета организация должна организовать учет карт с целью обеспечения их сохранности на забалансовом счете, например, 012 «Топливные карты» в условной оценке.
Обратите внимание, что денежные средства, которые перечислит организация на приобретение ГСМ и которые будут числиться на карте, являются предоплатой за топливо, поэтому расходом они не признаются и учитываются как дебиторская задолженность по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (п. 3, 16 ПБУ 10/99).
ПРИМЕР. УЧЕТ ТОПЛИВНЫХ КАРТ
У организации имеется пять легковых и два грузовых автомобиля. 16 января 2018 года компанией приобретены у поставщика семь топливных карт стоимостью 700 руб. (в том числе НДС 106,78 руб.). Оплата за карты в сумме 700 руб. произведена 17 января 2018 года. В этот же день поставщику перечислена оплата за бензин в сумме 100 тыс. руб.
В бухгалтерском учете необходимо сделать следующие записи:
Дебет 10 Кредит 60
- 593,22 руб.– отражена стоимость приобретенных топливных карт;
Дебет 19 Кредит 60
- 106,78 руб. – отражен НДС, предъявленный поставщиком;
Дебет 60 Кредит 51
- 700 руб. – перечислена оплата поставщику;
Дебет 68 Кредит 19
- 106,78 руб. – принят к вычету НДС по топливным картам;
Дебет 20 (25,26 и т. д.) Кредит 10
- 593,22 руб. – списана на затраты стоимость топливных карт;
Дебет 012
- 70 руб. – топливные карты приняты на забалансовый учет (в условной оценке 10 руб.);
Дебет 60 аванс Кредит 51
- 100 000 руб. – перечислена поставщику оплата за топливо.
Налоговый учет
НДС, предъявленный поставщиком по счету-фактуре при приобретении топливных карт, подлежит вычету у покупателя при наличии первичных документов и после принятия карт на учет при условии, что они будут использоваться в деятельности, облагаемой НДС (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).
Путевой лист – документ, на основании которого учитываются затраты на ГСМ (горюче-смазочные материалы). Печатная форма (форма по ОКУД № 0345001) не является обязательной для всех организаций, кроме транспортных компаний. В типовых конфигурациях 1С 8.3 нет печатной формы путевого листа (можно добавить как внешнюю), но реализовано несколько способов :
- По авансовым отчетам
- По талонам
- По топливным картам
Рассмотрим пошаговую инструкцию и некоторые особенности каждого из них.
Схема учета выглядит следующим образом:
- Выдача наличных денег подотчетнику
- Оформление авансового отчета
- Возврат наличных в кассу
- Списание затрат на ГСМ по топливным картам
На рис.1 изображен авансовый отчет, в котором отражены сразу несколько операций: отчет о выданном авансе, оприходование бензина на склад, данные о счете-фактуре (если такой имеется).
На рис.2 можно видеть проводки документа. Чтобы счета учета по номенклатуре «Бензин АИ-92» заполнились автоматически, необходимо в регистре сведений « » добавить строчку для группы «ГСМ» (см. рис.3)
Печатную форму путевого листа можно подключить как внешний отчет или обработку в справочник «Дополнительные отчеты и обработки» (см. рис.4). Сам отчет придется заказывать у специалистов либо приобретать на Инфостарте .
Возврат денег по авансовому отчету (в нашем примере это 8 руб.) оформляется документом « », который заполняется автоматически в режиме «Ввести на основании» из документа « ».
Списание ГСМ по топливным картам
В отличие от талонов, топливные карты учитываются не как , а как бланки строгой отчетности на забалансовом счете 006.
В общем виде схема учета состоит из следующих пунктов:
- Оприходование топливной карты
- Оприходование бензина, поступившего по топливной карте
- Списание затрат.
Оприходование стоимости топливной карты можно оформить как поступление услуги – см. рис.11 и рис.12. А саму карту учесть на счете 006 ручной операцией (рис.13)
Поступление топлива оформляется документом « » (см. рис.14, рис.15).
Компании, для функционирования которых необходимы транспортные средства, ежедневно сталкиваются с затратами на покупку бензина, дизельного топлива и прочих материалов и регулярно проводят учет топливных карт в бухгалтерском учете.
А реалии бухгалтерского учета горюче-смазочных материалов таковы, что неизбежно возникает разрыв по времени между появлением в бухгалтерии предприятия документов от топливной компании и моментом заправки служебного транспорта. Автомобили заправляются ежедневно, а отчет от поставщика ГСМ приходит на последний день месяца. Исходя из возникающих проблем практического оприходования и списания ГСМ, была разработана оптимальная схема бухгалтерских проводок и учета ГСМ по топливным картам.
Что такое топливная карта?
Топливная микропроцессорная карта (смарт-карта) автозаправочной станции или топливной компании – это современное техническое средство учета отпуска ГСМ. По сути это не платежное средство, а инструмент строгой отчетности, дающее право владельцу на получение некоторого количества топлива.
Виды карт:
- лимитированные (на топливную карту вносится какое-то количество бензина, а на определенный период устанавливается предел его расходования);
- нелимитированные (на топливную карту вносится некоторое количество литров топлива, которое впоследствии выдается владельцу карты в неограниченном литраже в пределах объема, имеющегося на карте).
Также карты бывают: (нажмите для раскрытия)
- литровые (когда покупается определенное количество литров топлива, и оно выдается вне зависимости от рыночной стоимости ГСМ на день заправки);
- денежные (пополняется баланс карты, и топливо отпускается по цене, актуальной на день покупки, в пределах суммы средств на карте).
Как оформить обслуживание по топливной карте?
Топливная карта может передаваться за плату или бесплатно в случае ее последующего возвращения (определяется пунктом договора).
Согласно пункту договора, поставка топлива будет производиться посредством его выборки на АЗС поставщика. Днем поставки будет признана дата выборки ГСМ.
Получается, что деньги, отданные поставщику топлива, будут являться предоплатой на какой-либо объем топлива. Моментом перехода прав на ГСМ станет момент заправки транспорта.
Рекомендации по учету топлива и работе с топливными картами
Компания, решившая работать с топливными картами, должна позаботиться о некоторых моментах:
- На предприятии должна присутствовать Учетная политика и рабочий План счетов (бухгалтер открывает счет и субсчет для учета топлива и топливной карты или учитывает карту на забалансовом счете).
- В Учетной политике должны иметься следующие пункты:
- о стоимости, по которой ГСМ приходуется и списывается;
- о методе учета транспортно-заготовительных затрат по ГСМ;
- о способе постановки карт на баланс;
- об утверждении специального журнала по учету топливных карт;
- о наименованиях складов, где приходуются ГСМ;
- о не следовании ПБУ 18/02, если компания относится к малым предприятиям на ОСНО.
- В Учетной политике определиться с затратами для расчета налогов по:
- ГСМ, израсходованным сверх нормы.
- ГСМ в рамках норм (отнести к материальным расходам или к расходам на содержание транспортных средств).
- Топливным картам (отнести к материальным затратам или к затратам на содержание транспортных средств, или к другим затратам, связанным с производством и продажами).
- Документооборот. Нужно утвердить форму бланка путевого листа.
- Приказ о норме расхода ГСМ (ориентироваться на нормы Минтранса).
- Контроль за расходованием ГСМ сверх нормы для каждого автомобиля (занести в путевой норму, фактический расход). Перерасход отразить на счете 91.2 (непроизводственный расход).
- Наличие журнала учета поступления, перемещения, выдачи, списания топливных карт с указанием:
- даты выдачи карты водителю;
- инициалы водителя и его личная подпись;
- дата возвращения карты в бухгалтерию;
- марки заправляемого автомобиля;
- гос. регистрационного номера авто.
- Организация запроса у поставщика ГСМ ежемесячного отчета по операциям по топливным картам.
- Разработка табличной ведомости (Excel) и внутренней аналитической таблицы для удобного учета списания ГСМ по путевым листам.
Учет топливных карт в бухгалтерском учете
Топливные карты без учета топлива на них, которые покупались за деньги, принимаются к учету в составе материально-производственных запасов по фактической себестоимости, расходы относят к затратам по обычным видам деятельности на покупку сырья, товаров, материалов и т.д. Для учета затрат на покупку карточек подойдет счет 10.6 “Прочие материалы” (на основании сведений из товарной накладной или из договора на поставку топлива).
Бухгалтерские проводки
| Операция | ДЕБЕТ | КРЕДИТ |
| Перечислены средства за изготовление топливных карт на основании банковской выписки | 60 | 51 |
| Карта отражена в составе материально-производственных запасов на основании товарной накладной или договора на поставку топлива | 10 | 60 |
| Учтен НДС по карте на основании счета-фактуры | 19 | 60 |
| НДС принят к вычету на основании счета-фактуры или записи в книге закупок | 68 | 19 |
| Списана стоимость карты в расходы на основании бухгалтерской справки | 20, 26, 44 | 10 |
Бухгалтерский учет выдачи топливной карты
Водитель, которому выдается топливная карта, по факту не получает никаких денег, а потому счет 71 для отображения выдачи карты использовать некорректно. Получение работником карты на руки не должно отражаться в бухгалтерском учете.
Бухгалтерский учет расходов на топливо
Сведения с карточных терминалов АЗС отправляются в процессинговый центр топливной компании, обрабатываются, и затем на их основе составляется отчет об операциях по карте.
Поставщик топлива на последний день месяца передает компании-владельцу карты: (нажмите для раскрытия)
- счет-фактуру,
- товарную накладную,
- акт сверки взаимных расчетов,
- ежемесячный отчет по операциям.
В бумагах показывается, сколько литров ГСМ было куплено фактически, сведения подлежат сверке с отчетами сотрудника, где имеется обобщенная информация из путевых листов и чеков АЗС. Товарная накладная и отчет по операциям будет являться основанием для учета топлива по с/сч 10-3 “Топливо”. Списание израсходованных ГСМ будет проходить по путевым листам.
Бухгалтерские проводки
| Операция | ДЕБЕТ | КРЕДИТ |
| Перечислена предоплата за ГСМ на основании выписки из банка | 60.2 | 51 |
| Приняты к учету ГСМ, выданные по карте на основании договора поставки ГСМ, отчета и товарной накладной | 10.3 | 60.1 |
| Учтен НДС на основании счета-фактуры | 19 | 60.1 |
| Учтен НДС на основании счета-фактуры и записи в книге закупок | 68 | 19 |
| Зачтена предоплата на основании бухгалтерской справки и акта сверки взаимных расчетов | 60.1 | 60.2 |
| Списана стоимость заправленного топлива на основании бухгалтерской справки и путевых листов | 20, 26, 44 | 10.3 |
Налогообложение расходов на приобретение карты
НДС с покупки карт может быть принят к вычету:
- после принятия карт на учет,
- после получения счета-фактуры,
- если карты куплены для осуществления облагаемых НДС операций.
Налогообложение расходов на топливо
Затраты на ГСМ относятся к расходам по обычным видам деятельности. Чтобы суммы, затраченные на покупку топлива, уменьшали налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, необходимо:
- обосновать расходы (затраты должны находиться в рамках норм),
- представить документы, подтверждающие затраты,
- доказать, что топливо покупалось с целью извлечения дохода.
Бухгалтерские проводки по списанию топлива
Стоимость горючего, которая будет списана на затраты компании, зависит от выбранного руководством метода оценки МПЗ (ФИФО или по средней себестоимости).
Бухгалтерские проводки по топливным картам для бюджетных учреждений
Допустим, бюджетное учреждение “Фирма” 01.09.2016 приобрело 2 топливные карты:
- Литровую для служебной машины на выдачу 1000 л бензина, в счет ее оплаты было перечислено 30 000 рублей.
- Денежную для грузовика, использование которого необходимо для осуществления основной деятельности компании. Карта рассчитана на заправку бензином общей стоимостью в 30 000 рублей.
19.09.2016 водители обеих машин представили отчеты на заправку 200 л бензина (по 100 л 07.09.2016 и 15.09.2016). На дату заправки бензин стоил 27 и 27 рублей 50 копеек соответственно.
| Операция | ДЕБЕТ | КРЕДИТ | Стоимость |
| Отражена стоимость купленных топливных карт | ● 120105510 | ● 1302022730 | 60 тыс. руб. |
| Отражена стоимость карт, выданных водителям | 120822560 | 120105610 | 60 тыс. руб. |
| Отражена стоимость ГСМ, оплаченного денежной картой | 110503340 | 120822660 | 6 тыс. руб. |
| Отражена стоимость ГСМ, оплаченного литровой картой | 110503340 | 120822660 | 5450 руб. |
| Отражена стоимость ГСМ, истраченного на текущие расходы | 140101222 (или 140101272) | 110503440 | 6 тыс. руб. |
| Отражена стоимость ГСМ, истраченного на ведение основной деятельности предприятия | 110601310 | 110503440 | 5450 руб. |
Расчет количества топлива
По информации, представленной в путевом листе, нужно вычислить количество ГСМ, которое пойдет на списание:
ТС = ОТВ + ТБ – ОТКМ ,
ТС – топливо на списание (в литрах),
ОТВ – остатки топлива при выезде машины,
ТБ – топливо в баке машины,
ОТКМ – остатки топлива на конец рабочего дня.
Пример учета ГСМ по топливным картам
| Операция | Сумма (руб.) | ДЕБЕТ | КРЕДИТ |
| Выдана предоплата топливной компании за бензин | 11 800 (за 1 тыс. л.) | 60-2 | 51 |
| Оплачено изготовление топливной карты (по выписке из банка) | 118 | 60-1 | 51 |
| Принята к учету топливная карта (по товарной накладной и договору на поставку ГСМ) | – | 10-3 | 60 |
| Учтен НДС (по счету-фактуре) | 18 | 19 | 60 |
| НДС принят к вычету после оплаты карты (по счету-фактуре, записи в книге закупок) | 18 | 68 | 19 |
| На последний день месяца | |||
| Отражен расход по топливной карте на бензин (по отчету поставщика и чекам АЗС) | 9900 (990 л * (11,8 – 1,8)) | 10-3 | 60-1 |
| Учтен НДС от затрат на бензин | 1782 | 19 | 60-1 |
| Зачтенная ранее предоплата за бензин (по отчету поставщика) | 11682 | 60-1 | 60-2 |
| Принят к вычету НДС по оплаченному бензину (по счету-фактуре) | 1782 | 68 | 19 |
| Списана стоимость фактически израсходованного бензина (по путевому листу) | 9700 | 20 (23, 26, 29, 44) | 10-3 |
Законодательные акты по теме
Законодательные акты представлены следующими документами:
| п. 5, 6 ПБУ 5/01 | О порядке оприходования ГСМ |
| ст. 223 ГК РФ | О переходе прав собственности на ГСМ в день оплаты |
| ст. 458 ГК РФ | О переходе прав собственности на ГСМ в момент фактического отпуска (в момент заправки авто) |
| п. 1 ст. 172 НК РФ | О принятии НДС с покупки ГСМ к вычету только после получения счета-фактуры поставщика |
| Федеральный закон от 21.07.2005 № 94-ФЗ “О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд” | О размещении заказа путем проведения торгов или без них при сумме заказа до 100 тысяч рублей |
| Методические рекомендации “Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте” (утв. Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р) | О нормах расхода топлива |
| п. 52 Инструкции по бюджетному учету (утв. Приказом Минфина РФ от 30.12.2008 № 148н) | Состав затрат, которые включаются в фактическую стоимость ГСМ |
| п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ,
п. 1 ст. 252 НК РФ | О необходимости документального подтверждения израсходованных ГСМ |
Типичные ошибки
Ошибка № 1: Бухгалтер использовал счет 71 для учета выдачи топливной карты на руки водителю.