Внутренние локальные нормативные акты организации. Локальные нормативные акты работодателя — разберемся в нюансах. Что относится к локальным нормативным актам организации

В трудовом законодательстве часто можно встретить ссылки на ЛНА, расшифровка этого понятия – локальный нормативный акт . В документообороте компаний бумаг превеликое множество – приказы, положения, распоряжения, графики, договоры и т.д. А что такое локальные нормативные акты из всех этих документов? Как их оформлять и утверждать? И какие из них обязательны? На эти вопросы есть ответы в ТК и письмах Роструда.

Что такое ЛНА

Для начала разберём понятие на составляющие:

• локальный – это значит, действует внутри организации;
• нормативный – содержит правила, которым все без исключения должны подчиняться – и рабочие, и администрация;
• акт – документ.

Что такое ЛНА

В итоге получаем, что ЛНА – это внутренний закон организации, действие которого распространяется на все штатные единицы .

8 статья ТК никак не регулирует издание ЛНА , но предупреждает, что они не должны нарушать положение сотрудников, иначе будут признаны недействительными .

Локальные нормативные акты в трудовом праве – это такие внутренние законы, которые касаются только всего коллектива. То есть приказы или распоряжения в отношении конкретного работника – это не ЛНА, а индивидуальный акт . Коллективный договор и соглашения к нему ТК не относит к ЛНА, ведь в 8 статье так и сказано, что принимаемые ЛНА не должны противоречить коллективному договору. То есть колдоговор держится особняком .

Но вот приложения к колдоговору – это натуральные локальные нормативные акты , примеры их могут быть такими:

• ПВТР;
• положение о премировании и оплате труда;
• положение о персональных данных и т.п.

Внимание!

Нюанс: перечисленные приложения не обязательно прилагаются к колдоговору, они могут быть и самостоятельными документами.

Роструд к ЛНА также относит:

• штатное расписание;
• положение об аттестации;
• инструкции по охране труда.

Нюанс: при оформлении нового работника ТК обязывает знакомить его со всеми ЛНА, но это вовсе не относится к штатному расписанию , потому что оно никак не связано с его трудовой деятельностью (Письмо Роструда от 15.05.2014г.)

Нельзя отнести к ЛНА табеля или графики отпусков , потому что это распорядительные акты, а не нормативные.

Ответственность

Так как ЛНА это внутренние законы, то за их нарушение можно привлечь к ответственности: работников к дисциплинарной, а директора – к административной.

Виды локальных нормативных актов

По статусу ЛНА можно разделить на обязательные (по требованию трудового
законодательства) и дополнительные (на усмотрение работодателя). Основные нормативно правовые акты, то есть обязательные, по нормам ТК должны быть в каждой организации:

• положение о персональных данных (ст.86);
• положение об оплате труда (ст.135);
• ПВТР (ст.189);
• положения или правила по охране труда (ст.212);
• положение об аттестации (ст.81).

К дополнительным, то есть необязательным, можно отнести все остальные акты, например:

• положение об ОК;
• должностные инструкции;
• положение о командировках;
• положение о проходной и т.п.

Акты ещё подразделяются на способы принятия:

• принимаемые директором единолично;
• принимаемые коллегиально, с учётом мнения коллектива или профсоюза.

Мнение коллектива или профсоюза обязательно учитывать, когда принимаются :

• ПВТР;
• положение об оплате;
• положение или приказы по проф. обучению работников;
• положение об аттестации;
• нормы выдачи сотрудникам средств защиты (если в колдоговоре они не указаны).

В колдоговоре могут быть прописаны и другие акты, принимаемые только совместно с коллективом.

Единоличное утверждение ЛНА

Если мнение коллектива можно не учитывать, то акты принимаются так:

• разрабатывается проект акта;
• согласуется с заинтересованными лицами;
• утверждается директором.

Сотрудники, с которыми нужно согласовывать акт, это руководители отделов, которые будут непосредственно работать с этим документом . Например:

• оплата труда согласуется с главбухом и экономистом;
• положение об отделе кадров – с начальником ОК;
• об охране труда – с инженером по ОТ.

И конечно все акты лучше согласовывать с юристом , своей визой он подтвердит соответствие законам.

Утверждение, естественно, закрепляется приказом. Для наглядности вот об утверждении штатного расписания.

Коллективное принятие ЛНА

Вся процедура учёта мнения профсоюза или коллектива при утверждении актов расписана подробно в 372 статье ТК. Мнение может высказывать либо председатель профсоюза компании, либо представитель коллектива. Представителей выбирает коллектив на собрании и закрепляет свой выбор в протоколе . Протокол может вести секретарь. Пишется протокол в произвольной форме и подписывается работниками, участвующими в голосовании. Обратите внимание на подписи – они должны быть реальными . В спорной ситуации несоответствующая подпись может создать проблему.

Процедура принятия ЛНА такова:

• директор направляет проект акта представителям коллектива (обязательно письменное уведомление, в котором представитель распишется о принятии);
• максимум через 5 рабочих дней директору должно быть озвучено мнение представителя в отношении акта (то есть, что устраивает, а что нет);
• если согласие достигнуто, ЛНА утверждается директором (на первой странице ставится отметка, что акт принят с учётом мнения коллектива, под которой распишется представитель);
• если есть разногласия, директор обязан через 3 дня уведомить представителя о проведении переговоров (уведомление также письменное с отметкой в получении);
• переговоры протоколируются и закрепляются подписями директора и представителей;
• если стороны договорились мирно, акт принимается;
• если спорные вопросы остались, директор утверждает акт единолично, но работники могут обжаловать его в ГИТ;
• в месячный срок с момента принятия жалобы инспектор ГИТ должен провести проверку, и, если он усмотрит в ЛНА расхождения с законодательством, выдаст предписание об отмене акта.

Акт начинает действовать со дня его утверждения.

Как оформляются ЛНА

У некоторых актов есть общепринятая форма, например у штатного расписания – Т-3. Формы не строго обязательны к применению, они могут быть адаптированы к вашей компании. Но есть обязательные включения, без которых не обойтись:

• название фирмы;
• название документа (инструкция, положение и т.п.);
• дата утверждения и реквизиты приказа.

Страницы акта нумеруются, сам он сшивается и скрепляется печатью. Если есть приложения к акту, укажите их и прикрепите к документу.

Внимание!

Мнение коллектива отражается на первой странице фразой: «СОГЛАСОВАНО. Протокол заседания профкома от 10.12.2015г. №1 ».

Для примера вот вам .

Отмена, изменение и хранение ЛНА

Акты отменяются или изменяются в таких случаях:

• если изменилось требование закона, нормами которого регулируется акт;
• если истёк его срок;
• издан новый акт, отменяющий действие прежнего (например, утверждено новое штатное расписание).

Акты хранятся в делах канцелярии, отдела кадров или других отделов. Если они нужны для работы другим сотрудникам, можно выдать копии . Сроки хранения у актов разные, о них мы поговорим в статье о номенклатуре дел.

Что такое локальные нормативные акты здесь мы разобрали. Если есть у вас необходимость в разработке ЛНА, подходите к вопросу творчески, постарайтесь учесть все особенности и потребности вашей компании , но не забывайте и о требованиях законодательства.

"Руководитель бюджетной организации", 2012, N 4

Государство наделяет организации правом создавать свои собственные внутриорганизационные акты. Сколько бы работников в организации ни было, на всех распространяется единый локальный акт. Рассмотрим особенности создания некоторых таких документов.

Локальные акты: общие положения

В соответствии со ст. 5 ТК РФ регулирование трудовых и иных отношений, непосредственно связанных с ними, осуществляется трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, указами Президента РФ, постановлениями Правительства РФ, а также коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права. Таким образом, все локальные нормативные акты организации являются частью системы трудового законодательства.

Работодатели принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (далее - локальные нормативные акты) для своей деятельности, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями <1>.

<1> Статья 8 ТК РФ.

Примечание. Обратите внимание, что работодатели - юридические лица должны утверждать локальные нормативные акты с учетом мнения представительного органа работников, к компетенции которого отнесены соответствующие полномочия (ст. 8 ТК РФ).

Исходя из положений ТК РФ различают два вида локальных нормативных актов:

• акты, разрабатываемые и принимаемые работодателем самостоятельно (документы технологического процесса);
• акты, принимаемые совместно (коллективный договор) или с учетом мнения выборного представительного (обычно профсоюзного) органа, представляющего интересы работников организации.

Разновидности локальных актов

Локальные акты издаются в виде приказов, решений, положений, инструкций и правил.

Приказ - локальный нормативный (распорядительный) документ, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных задач.

Решение - локальный акт, применяемый общим собранием работников для реализации права на участие в управлении организацией, предприятием, учреждением. Решения не носят нормативного характера .

Положение - локальный акт, устанавливающий правовой статус органа управления организацией или порядок, процедуру, правила реализации организацией какого-либо из своих правомочий.

Инструкция - локальный акт, устанавливающий порядок и способы чего-либо. Для инструкции характерны повелительные нормативные предписания.

Правила - локальный акт, регламентирующий порядок деятельности организации, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора.

Перечень локальных нормативных актов

Каждая организация должна иметь комплект локальных нормативных актов, соответствующих профилю ее деятельности, которые разрабатываются в этой организации на основе действующих нормативных правовых документов РФ.

В организации должны быть следующие локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права:

• штатное расписание (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1)). Обязательно для составления в организации;
• должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием (Единый тарифно-квалификационный справочник). Обязательны для составления, если должностные обязанности не урегулированы в трудовых договорах;
• приказы и распоряжения, имеющие нормативное содержание;
• положение о персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ). Обязательно для составления;
• положение о коммерческой тайне <2>. Обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник должен сохранять коммерческую тайну;
• положение о порядке ведения коллективных переговоров (гл. 6 ТК РФ);
• положение о комиссии по трудовым спорам. Должно быть принято по согласованию с представительным органом работников в установленном порядке (ст. 372 ТК РФ);
• правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ). Обязательны для составления;
• графики сменности (ст. 103 ТК РФ). Обязательны при наличии сменной работы;
• положение об оплате труда и стимулирующих выплатах (разд. VI ТК РФ). Обязательно, если вопросы оплаты труда не урегулированы в трудовых договорах;
• график очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков (ст. 123 ТК РФ, Постановление N 1). Обязателен для составления;
• инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ). Обязательны для составления.

<2> Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ "О коммерческой тайне".

В случае отсутствия обязательных локальных нормативных актов организация может быть привлечена к административной ответственности на основании ст. 5.27 КоАП РФ. В частности:

• нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб., на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
• нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.

Локальные нормативные акты, устанавливающие порядок приема на работу и трудовой распорядок

Остановимся подробнее на некоторых локальных нормативных актах, разрабатываемых в организации, а именно на штатном расписании, правилах внутреннего трудового распорядка и положении об оплате труда.

Прежде чем принять работника, организация должна составить и утвердить штатное расписание . Оно применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением).

Штатное расписание - это организационно-распорядительный документ, в котором оформляются структура, штатный состав и численность организации, перечень наименований должностей, профессий с указанием квалификаций и окладов, а также возможных надбавок для каждой из должности.

Штатное расписание составляется по форме N Т-3 в соответствии с Постановлением N 1. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом. Данная форма не является обязательной для применения, а носит лишь рекомендательный характер, но, несмотря на это, желательно применять ее в работе, поскольку она содержит все необходимые реквизиты.

В форме N Т-3 предусмотрен реквизит "Личная подпись главного бухгалтера". Исходя из Закона о бухгалтерском учете <3> в случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации. Руководитель несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций <4>.

<3> Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (ред. от 28.11.2011).
<4> Письмо Минфина России от 19.05.2005 N 07-05-04/11.

Изменения в штатном расписании можно оформлять двумя способами:

• изданием приказа (распоряжения) руководителя организации о соответствующем изменении;
• утверждением нового штатного расписания.

Если у организации есть филиалы или представительства, она может сделать либо одно штатное расписание на всю организацию, либо отдельный документ на каждое подразделение. Руководитель филиала назначается приказом руководителя головной организации и действует, как правило, по доверенности, выданной руководителем головной организации <5>. Таким образом, полномочия начальника утверждать штатное расписание в филиале могут быть закреплены в этой доверенности или в учредительных документах организации.

<5> Абзац 2 п. 3 ст. 55 ГК РФ.

Штатное расписание служит документом, в котором обобщены данные по расходам на заработную плату, а также количеству работников организации. Благодаря наличию штатного расписания кадровая служба знает, сколько у нее остается вакансий (при необходимости приема новых работников штатное расписание можно изменить или дополнить), а в случае увольнения какого-либо работника по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ есть возможность доказать в суде, что у организации не было возможности его трудоустроить, что увольнение было законным и не была нарушена норма о преимущественном праве на оставление на работе <6>.

<6> Статья 179 ТК РФ.

Обратите внимание, что так называемую "вилку" <7> для окладов нельзя указывать в штатном расписании, так как согласно ст. 22 ТК РФ оплата должна быть равной за равный труд. Поэтому, если в одном подразделении существуют две (или более) штатные единицы по одной должности, например "учитель истории", напротив каждой такой должности в этой графе должен указываться одинаковый размер оклада. Возможность же выплачивать заработную плату (а не должностной оклад) в большем размере одному из работников может быть реализована путем установления ему надбавок или иных доплат.

<7> "Вилка" - это введение по определенной должности не твердого оклада, а минимального и максимального его размера.

Все суммы и условия оплаты должны быть прописаны в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ). При указании конкретной суммы заработной платы, а также частей, из которых она состоит, и ознакомлении с локальными нормативными актами, регламентирующими порядок ее начисления и систему оплаты труда в организации, нет необходимости знакомить работника со штатным расписанием.

Обратите внимание, что работодатель обязан ежемесячно представлять в органы службы занятости сведения о наличии вакантных рабочих мест (должностей) <8>.

<8> Пункт 3 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 "О занятости населения в Российской Федерации".

В соответствии с пп. "а" ст. 71 разд. 1.2 "Организационные основы управления" Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения <9> штатные расписания организации по месту разработки и утверждения имеют постоянный срок хранения.

<9> Утвержден Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558.

Правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка - локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя <10>.

<10> Статья 189 ТК РФ.

Правила внутреннего распорядка должны быть разработаны в соответствии с ТК РФ и распространяться на всех работников предприятия <11>.

<11> Статьи 15, 56 ТК РФ.

Правила внутреннего распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников организации и, как правило, являются приложением к коллективному договору <12>.

<12> Статья 190 ТК РФ.

Правила внутреннего трудового распорядка обычно включают в себя следующие разделы:

1. Общие положения.
2. Порядок приема на работу.
3. Основные обязанности работников.
4. Основные права работников.
5. Основные права и обязанности работодателя.
6. Режим рабочего времени.
7. Время отдыха.
8. Меры морального и материального поощрения.
9. Ответственность за нарушение трудовой дисциплины.
10. Заключительные положения.

Одним из основных разделов правил внутреннего распорядка является раздел "Рабочее время", который может включать следующие составные элементы:

• вид и продолжительность рабочей недели;
• продолжительность ежедневного рабочего времени;
• график рабочего дня;
• работа в ночное время;
• работа в выходные и праздничные дни;
• работа за пределами нормальной продолжительности рабочего времени.

В соответствии с правилами внутреннего распорядка работник должен выполнять трудовые обязанности в течение рабочего времени. В него включаются не только периоды, когда работник непосредственно исполняет трудовые функции, но и периоды, которые стороны определяют сами, например время приема-передачи смены.

Положение об оплате труда

Положение об оплате труда - локальный нормативный акт организации, который утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников.

Положение об оплате труда также разрабатывается в соответствии с ТК РФ. В нем организация прописывает систему оплаты и стимулирования труда, в том числе повышение оплаты за работу в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, сверхурочную работу и в других случаях <13>. Условия оплаты труда, определенные локальными нормативными актами, не могут ухудшать положения работников по сравнению с условиями, установленными ТК РФ и иными нормативными правовыми актами.

<13> Статья 135 ТК РФ.

Должностные оклады (тарифные ставки) администрация устанавливает в соответствии с должностью и квалификацией работника и с утвержденным штатным расписанием. По сути, штатное расписание является неотъемлемой частью положения об оплате труда.

Рекомендуем в положении об оплате труда предусмотреть порядок обеспечения повышения уровня реального содержания заработной платы путем индексации заработной платы в связи с ростом потребительских цен на товары и услуги.

При формировании положения об оплате труда работодателю следует установить конкретные размеры повышенной оплаты труда. Это необходимо для случаев выполнения работы в условиях, отличающихся от нормальных. Например , в повышенном размере должна производиться оплата:

• труда работников, занятых на тяжелых работах, работах с вредными, опасными и иными особыми условиями труда (ст. 147 ТК РФ);
• труда работников, занятых на работах в местностях с особыми климатическими условиями (ст. 148 ТК РФ);
• труда в ночное время (ст. 154 ТК РФ);
• труда в выходные и нерабочие праздничные дни (ст. 153 ТК РФ);
• сверхурочных работ (ст. 152 ТК РФ).

В положении об оплате труда можно описать систему премирования и депремирования, хотя работодатель имеет право разработать и утвердить в организации два отдельных документа - положение об оплате труда и положение о материальном стимулировании, разграничив в каждом из них расходы на оплату труда за фактически отработанное время и расходы на материальное стимулирование труда сотрудников.

Стимулирование труда - это вознаграждения и премии за производственные результаты, надбавки к тарифным ставкам и окладам за профессиональное мастерство, высокие достижения в труде и иные показатели (сложность работы, добросовестное и качественное выполнение должностных обязанностей), вознаграждение за выслугу лет. Премирование возможно только при достижении определенных производственных показателей.

Производственные показатели премирования могут пересматриваться по мере необходимости по согласованию с представительным органом работников.

Под депремированием понимается снижение размера премии или лишение премии в полном размере коллективов структурных подразделений организации, а также конкретных работников. В зависимости от значимости производственного упущения, повлекшего за собой причинение организации убытков, премия может не выплачиваться в полном размере или выплачиваться в определенном проценте от суммы, подлежащей выплате.

В перечень производственных упущений, за которые работники могут лишиться премии полностью или частично, можно, например, включить:

• упущения, связанные с обязанностями работника, предусмотренными должностной инструкцией, неисполнение или ненадлежащее исполнение работником своих обязанностей;
• нарушения правил внутреннего трудового распорядка, техники безопасности и противопожарной защиты;
• невыполнение приказов и распоряжений руководства и других организационно-распорядительных документов предприятия;
• ненадлежащее хранение вверенных материальных ценностей или совершение хищения;
• прогул, а также появление на работе в нетрезвом состоянии либо отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов непрерывно или суммарно в течение рабочего дня, распитие спиртных напитков в рабочее время;
• утрата, повреждение и причинение ущерба имуществу предприятия или иное причинение ущерба виновными действиями работника.

Недействительность локальных нормативных актов

Исходя из иерархии нормативных правовых актов закон объявляет лишенными юридической силы все локальные нормативные правовые акты работодателя, ухудшающие положение работника по сравнению с трудовым законодательством, а также коллективным договором или соглашениями <14>.

<14> Статья 8 ТК РФ.

Недействительными являются также локальные акты, принятые работодателем без учета мнения или с нарушением порядка учета мнения представительного органа работника, когда на работодателя возложена соответствующая обязанность.

В таких случаях должны применяться законы или иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, улучшающие положение работника в сравнении с локальным нормативным правовым актом работодателя, не имеющим должной юридической силы.

Ю.Н.Калмыкова

Эксперт журнала

"Руководитель

бюджетной организации"

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2006, N 11

Обязательные локальные нормативные акты

Регулирование трудовых отношений в соответствии с Конституцией Российской Федерации осуществляется трудовым законодательством (включая законодательство об охране труда) и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, в том числе локальными нормативными актами предприятия. Однако в настоящее время организациям предоставлены широкие возможности для самостоятельного регулирования вопросов организации труда работников и его оплаты. Систему оплаты труда, размеры тарифных ставок, окладов, премий и вознаграждений организация вправе определять самостоятельно. И все же основным документом, содержащим общие принципы регулирования трудовых правоотношений, является Трудовой кодекс, в котором установлены предельные нормы в отношении условий труда и его оплаты. На основании установленных Кодексом норм трудовых отношений на предприятии разрабатываются и утверждаются локальные нормативные акты.

Примечание. При разработке и утверждении указанных документов следует помнить о том, что локальные нормативные акты, ухудшающие положение работников по сравнению с трудовым законодательством, являются недействительными. В таких случаях применяются законы или иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права (ст. 8 ТК РФ).

Коллективные договоры, соглашения, а также трудовые договоры не могут содержать условий, снижающих уровень прав и гарантий работников, установленных трудовым законодательством. Если такие условия включены в коллективный договор, соглашение или трудовой договор, то они не могут применяться (ст. 9 ТК РФ).

Важно знать, какие документы обязательны для фирмы, какие становятся таковыми лишь при определенных условиях, а какие бумаги можно не составлять, так как они носят рекомендательный характер. Это позволит хорошо подготовиться к встрече с трудовыми инспекторами.

Для удобства информацию по кадровым документам мы свели в таблицу 1.

Таблица 1

Перечень необходимых кадровых документов

	В каких случаях оформляется
Общие документы
Правила внутреннего трудового распорядка	Статья 189 ТК РФ	Обязательно
Штатное расписание	Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1	Обязательно
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них	Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69	Обязательно
Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием	Единый тарифно - квалификационный справочник	Обязательно, если должностные обязанности не урегулированы в трудовых договорах
Положение о персональных данных работников	Статья 86 ТК РФ	Обязательно
Положение об оплате труда работников	Раздел VI ТК РФ	Обязательно, если вопросы оплаты труда не урегулированы в трудовых договорах
Положение о премировании и материальном стимулировании работников	Раздел VI ТК РФ	Обязательно, если вопросы оплаты труда не урегулированы в трудовых договорах
Положение об охране труда	Раздел X ТК РФ	Не обязательно
Инструкции по охране труда по профессиям	Раздел X ТК РФ	Обязательно
Журнал инструктажа (ознакомление с инструкциями)	Раздел X ТК РФ	Обязательно
Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования	Статья 69 ТК РФ	Лица, не достигшие возраста восемнадцати лет, а также иные лица в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами
График отпусков	Статья 123 ТК РФ, Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1	Обязательно
Положение о коммерческой тайне	Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ "О коммерческой тайне"	Обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник должен сохранять коммерческую тайну
Коллективный договор	Глава 7 ТК РФ	Не обязателен, заключается по соглашению сторон
Индивидуальные документы
Трудовой договор	Статьи 16, 56, 67 ТК РФ	Обязательно
Приказ о приеме на работу	Статья 68 ТК РФ, Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1	Обязательно
Личная карточка работника	Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1	Обязательно
Трудовая книжка	Статья 66 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках", Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69	Обязательно
Договоры о полной материальной ответственности	Приложения N 2 и N 4 к Постановлению Минтруда России от 31.12.2003 N 85	Обязательно в случаях установления полной материальной ответственности
Приказ о предоставлении отпуска работнику	Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1	Обязательно
Заявление работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы	Статья 128 ТК РФ	Обязательно
Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда	Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1	Обязательно
График сменности	Статья 103 ТК РФ	Обязательно при наличии сменной работы

Рассмотрим более подробно три из перечисленных локальных актов, разрабатываемых на предприятии: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и штатное расписание.

Правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка (далее - Правила) - локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации (ст. 189 ТК РФ).

Правила должны быть разработаны в соответствии с Кодексом и распространяться на всех работников предприятия (ст. ст. 15, 56 ТК РФ).

Необходимо также отметить, что законы, которые устанавливают специфические требования к определенным видам деятельности, а также уставы предприятий оказывают специфическое влияние на формирование локальных актов (в том числе и на Правила внутреннего трудового распорядка). Например, частной детективной и охранной деятельности.

Перечислим, в каких статьях Трудового кодекса оговорены отдельные положения Правил:

Основные права и обязанности работника и работодателя (ст. 21 и ст. 22 ТК РФ);

Режим рабочего времени (ст. 100 ТК РФ);

Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ);

Порядок введения суммированного учета рабочего времени (ст. 104 ТК РФ);

Время предоставления перерыва для отдыха и питания и его конкретная продолжительность (ст. 108 ТК РФ);

Предоставление выходных дней в различные дни недели в организациях, приостановка работы в которых в выходные дни невозможна (ст. 111 ТК РФ);

Предоставление ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем (ст. 119 ТК РФ);

Порядок, место и сроки выплаты заработной платы (ст. 136 ТК РФ);

Виды поощрений (ст. 191 ТК РФ).

Пример 1. Специфика охранных предприятий такова, что работники, выполняя охранные услуги, могут работать по различным временным промежуткам. Охрана в соответствии с заключаемыми договорами может быть и круглосуточной, и на различное количество часов, и в дневное, и в ночное время и т.д. Поэтому, чтобы составить полные Правила внутреннего трудового распорядка, необходимо проработать все заключаемые договоры на охрану и выявить все возможные смены. Например, 24 часа с оружием, 24 часа без оружия, 12 часов с оружием днем, 12 часов без оружия ночью, работа в три смены по 8 часов и т.д.

Это необходимо для того, чтобы правильно распределить время начала и окончания работы, время отдыха (ст. 108 ТК РФ) и время технологических перерывов (ст. 109 ТК РФ).

Очевидно, что в Правилах внутреннего трудового распорядка охранного предприятия работники будут поделены, по крайней мере, на две категории:

Работающие по режиму пятидневной рабочей недели;

Работающие в смену.

Для тех, кто работает по режиму пятидневной рабочей недели, может быть установлен, например, такой режим работы:

Начало работы в 09-00;

Окончание работы в 18-00;

Обеденный перерыв с 13-00 до 14-00.

Для тех, кто работает в смену, может быть установлен, например, такой режим работы:

Начало работы в 08-00;

Окончание работы в 08-00 следующего дня;

Обеденный перерыв с 13-00 до 15-00;

Технологические перерывы через каждые 3 часа по 10 мин.

Здесь при составлении режима необходимо обязательно проработать все варианты охраны с оружием и порядок передачи оружия в соответствии с приказами органов (МВД России), контролирующих эту часть деятельности охранных предприятий.

Отметим, что Правила утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников организации и, как правило, являются приложением к коллективному договору.

Правила должны содержать раздел "Рабочее время", который может включать следующие составные элементы:

Вид и продолжительность рабочей недели;

Продолжительность ежедневного рабочего времени;

График рабочего дня;

Работа в ночное время;

Работа в выходные и праздничные дни;

Работа за пределами нормальной продолжительности рабочего времени.

В соответствии с Правилами работник должен выполнять трудовые обязанности в течение рабочего времени. В него включаются не только периоды, когда работник непосредственно исполняет трудовые функции. Эти периоды стороны определяют сами. Например, время приема-передачи смены, получение оружия и т.д.

Положение об оплате труда

Положение об оплате труда также должно быть разработано в соответствии с Трудовым кодексом. Однако, как и в случае с Правилами внутреннего трудового распорядка, отраслевые законы могут устанавливать специфические требования к видам деятельности.

В Положении организация должна прописать систему оплаты и стимулирования труда, в том числе повышение оплаты за работу в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, сверхурочную работу и в других случаях (ст. 135 ТК РФ). Как было замечено выше, условия оплаты труда, определенные локальными нормативными актами, не могут ухудшать положения работников по сравнению с условиями, установленными Трудовым кодексом и иными нормативно-правовыми актами.

Должностные оклады (тарифные ставки) администрация устанавливает в соответствии с должностью и квалификацией работника и с утвержденным штатным расписанием. Штатное расписание, по сути, является неотъемлемой частью Положения об оплате труда, о которой мы расскажем чуть ниже.

В Положении необходимо предусмотреть порядок обеспечения повышения уровня реального содержания заработной платы путем индексации заработной платы в связи с ростом потребительских цен на товары и услуги.

При формировании Положения работодателю следует установить конкретные размеры повышенной оплаты труда. Это необходимо для случаев выполнения работы в условиях, отличающихся от нормальных. Например, в повышенном размере должна производиться:

Оплата труда работников, занятых на тяжелых работах, работах с вредными, опасными и иными особыми условиями труда (ст. 147 ТК РФ);

Оплата труда работников, занятых на работах в местностях с особыми климатическими условиями (ст. 148 ТК РФ);

Оплата труда в ночное время (ст. 154 ТК РФ);

Оплата труда в выходные и нерабочие праздничные дни (ст. 153 ТК РФ);

Оплата сверхурочных работ (ст. 152 ТК РФ).

Минимальный размер оплаты труда (далее - МРОТ) устанавливается одновременно на всей территории России федеральным законом и не может быть ниже размера прожиточного минимума трудоспособного человека (ст. 133 ТК РФ). Кстати, месячная зарплата работника, отработавшего за этот период норму рабочего времени и выполнившего свои трудовые обязанности, не может быть ниже МРОТ.

Как следует из ст. 133 Трудового кодекса, основой для определения МРОТ является величина прожиточного минимума трудоспособного человека. При этом предполагается поэтапное повышение МРОТ до уровня прожиточного минимума. Размер МРОТ установлен Законом от 19.06.2000 N 82 "О минимальном размере оплаты труда". В соответствии со ст. 1 Закона с 1 мая 2006 г. его размер составляет 1100 руб. в месяц.

Система премирования

Для усиления материальной заинтересованности работников в выполнении планов и договорных обязательств, повышения эффективности производства и качества работы на предприятиях и в организациях может вводиться система премирования.

Показатели премирования и материального стимулирования организация конкретизирует в Положении. Хотя при желании работодатель может разработать и утвердить у себя в организации два отдельных документа - Положение об оплате труда и Положение о материальном стимулировании, разграничив в каждом из них расходы на оплату труда за фактически отработанное время и расходы на материальное стимулирование труда сотрудников.

Стимулирование труда - это вознаграждения и премии за производственные результаты, надбавки к тарифным ставкам и окладам за профессиональное мастерство, высокие достижения в труде и иные показатели (сложность работы, добросовестное и качественное выполнение должностных обязанностей), вознаграждение за выслугу лет. Премирование возможно только при достижении определенных производственных показателей.

Производственные показатели премирования могут пересматриваться по мере необходимости по согласованию с представительным органом работников.

Пример 2. В зависимости от области, в которой работает организация, администрация может установить свои показатели премирования. Вспомним про "наше" частное охранное предприятие. Оно к таким факторам может отнести:

Надлежащее исполнение работником обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией;

Своевременное проведение мероприятий по выявлению и предотвращению угроз безопасности объектов и имущества как охранного предприятия, так и его заказчика;

Качественное выполнение служебных заданий;

Обеспечение безопасности охраняемых объектов;

Интенсивность труда;

Особый режим работы (выполнение обязанностей, связанных с риском для жизни, обращением с огнестрельным оружием и спецсредствами);

Сложность работы, характеризующая сложность охраняемого объекта.

Кроме того, рекомендуем выплачивать дополнительное вознаграждение за выслугу лет (надбавка за стаж работы по специальности). Его выплата будет стимулировать привлечение квалифицированных специалистов, а также поможет снизить текучесть кадров.

Налогообложение

Устанавливая перечень расходов на премирование и материальное стимулирование, очень важно согласовывать их название со ст. 255 Налогового кодекса. Расходы могут быть приняты для целей налогообложения налогом на прибыль, но только в той части, которая поименована в этой статье. Например:

Премии за производственные результаты (п. 2 ст. 255 НК РФ);

Надбавки к тарифным ставкам и окладам за профессиональное мастерство, высокие достижения в труде и иные подобные показатели (п. 2 ст. 255 НК РФ);

Единовременные вознаграждения за выслугу лет (надбавки за стаж работы по специальности) в соответствии с законодательством РФ (п. 10 ст. 255 НК РФ);

Любые виды вознаграждений, предоставляемых руководству или работникам, выплачиваемых на основании трудовых договоров (п. 21 ст. 270 НК РФ).

Депремирование

В Положении организации необходимо предусмотреть и основания для депремирования сотрудников. Под ним понимается снижение размера премии или лишение премии в полном размере коллективов структурных подразделений организации, а также конкретных работников. В зависимости от значимости производственного упущения, повлекшего за собой причинение предприятию убытков, премия может не выплачиваться в полном размере или выплачиваться в определенном проценте от суммы, подлежащей выплате.

В перечень производственных упущений, за которые работники могут лишиться премии полностью или частично, очевидно, можно включить:

Применение мер дисциплинарного взыскания (замечание, выговор, перевод на нижеоплачиваемую работу);

Упущения, связанные с обязанностями работника, предусмотренными должностной инструкцией, неисполнение или ненадлежащее исполнение работником своих обязанностей;

Нарушения Правил внутреннего трудового распорядка, техники безопасности и противопожарной защиты; грубое нарушение требований охраны труда, производственной санитарии;

Невыполнение приказов и распоряжений руководства и других организационно-распорядительных документов предприятия;

Несвоевременное проведение мероприятий по выявлению и предотвращению угроз безопасности объектов и имущества компании;

Ненадлежащее хранение вверенных материальных ценностей;

Нарушение инструкций, допущенное непосредственно работником, приведшее к несчастному случаю или создавшее условия, угрожающие жизни людей, а также самовольный уход с рабочего места (поста);

Прогул, а также появление на работе в нетрезвом состоянии либо отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более 3-х часов непрерывно или суммарно в течение рабочего дня, распитие спиртных напитков в рабочее время;

Совершение хищения;

Утрата, повреждение и причинение ущерба имуществу предприятия или иное причинение ущерба виновными действиями работника.

Штатное расписание

Любая организация, прежде чем нанимать работников, должна составить и утвердить штатное расписание. Однако об этом необходимом элементе трудовой документации часто забывают. А некоторые начинающие руководители маленьких фирм прямо заявляют, что штатное расписание им не нужно. Раньше при плановой экономике штатное расписание "спускалось сверху" в каждую организацию. Впрочем, для ряда компаний, учрежденных для обслуживания собственных предприятий, этот принцип остался. И это понятно. Формируя свое обслуживающее предприятие, хозяин оценивает объем услуг, которые ему нужны, и формирует необходимую численность создаваемой организации.

В Трудовом кодексе нет отдельных статей о штатном расписании, которое должно быть в каждой организации. Однако приведем веские аргументы в его пользу.

Во-первых, в ст. 57 Трудового кодекса прямо сказано, что в трудовом договоре наименование должности работника, его специальности, профессии с указанием квалификации производится в соответствии со штатным расписанием организации.

Во-вторых, составление штатного расписания позволяет определиться с количеством работников, необходимых для выполнения предстоящего объема работ, денежными суммами на содержание работников и со структурой самой организации.

В-третьих, ссылки на необходимость штатного расписания можно встретить во многих нормативно-правовых актах, в том числе регулирующих вопросы налогообложения. В некоторых случаях оно может подтвердить обоснованность применения льгот по налогам и отнесения расходов на себестоимость продукции (работ, услуг). Таким образом, при проверке налоговые органы могут потребовать предоставить штатное расписание.

Штатным расписанием называется внутренний акт организации, в котором зафиксирована ее структура, штатный состав и штатная численность. В нем содержится перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание - документ обезличенный, в нем указываются не конкретные работники, а количество должностей в организации и оклады по ним. Сотрудники же назначаются на должности приказами руководителя уже после утверждения расписания.

Если у компании есть филиалы или представительства, то она может сделать либо одно штатное расписание на организацию, либо на каждое подразделение свой документ. Руководитель филиала действует, как правило, по доверенности, выданной гендиректором головной фирмы. Таким образом, полномочия начальника утверждать штатное расписание в филиале могут быть закреплены в этой доверенности или в учредительных документах организации.

Аргумент в суде

Основное назначение штатного расписания состоит не только в том, чтобы напоминать кадровой службе, сколько у нее остается вакансий (в случае необходимости приема новых работников штатное расписание можно изменить или дополнить), а еще и в том, чтобы в случае увольнения какого-либо работника по ст. 2 ст. 81 Трудового кодекса (сокращение численности или штата работников) иметь возможность доказать в суде, что у организации не было возможности трудоустроить этого работника, что увольнение было законным и не была нарушена норма о преимущественном праве на оставление на работе (ст. 179 ТК РФ).

Отметим, что даже в небольших организациях зачастую возникает необходимость в увольнении работников по указанной норме, и в случае возникновения трудового спора судья первым делом потребует штатное расписание. Если выясняется, что у ответчика такого документа нет или он составлен в спешке специально для этого суда и не отражает реальной численности и профессиональной специализации работников, то выиграть такой спор ответчику будет очень сложно.

"Вилка" в окладах

Много споров возникает о наличии так называемой "вилки" в окладах. "Вилка" - это введение по определенной должности не твердого оклада, а минимального и максимального его размера. Правильно ли отражать ее в штатном расписании? В тех организациях, где это практикуют, конкретный размер зарплаты работнику при приеме на работу устанавливается приказом руководителя исходя из пределов, которые зафиксированы в штатном расписании, и обязательно закрепляется в трудовом договоре.

Должность реальная или виртуальная

Еще один актуальный вопрос при составлении штатного расписания впервые: отражать ли в нем только те должности, которые есть на предприятии в данный момент, или можно предусмотреть штатные единицы на ближайшее будущее? Разумеется, предусматривать вакансии необходимо, поскольку работодатель не может принимать новых работников, если в штатном расписании нет вакантных должностей.

Все работающие в организации сотрудники, должности которых предусмотрены штатным расписанием, являются штатными работниками. Причем штатными будут считаться и те, для кого это основное место работы, и совместители, если их должность есть в расписании.

Изменения в штатном расписании

Штатное расписание изменяется в соответствии с приказом руководителя организации. Кроме переименования должностей, установления другого оклада и т.п. в трудовом законодательстве РФ есть отдельные процедуры, которые также предполагают трансформацию штатного расписания. Например, при изменении (сокращении) численности или штата работников (ст. 180 ТК РФ). При этом издается приказ о внесении изменений в штатное расписание (см. пример 3), который вместе с утвержденным и подписанным оригиналом и новым расписанием может служить доказательством того, что сокращение действительно произошло. С изменениями в штатном расписании необходимо ознакомить тех работников, которых это касается.

Форма штатного расписания унифицирована (N Т-3) и утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. В организации штатное расписание утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным лицом.

Общество с ограниченной ответственностью "Шериф"

01.11.2006 N 145-к

г. Казань

О внесении изменений

в штатное расписание

В связи с увеличением объема оказываемых охранных услуг на основании вновь заключенных договоров и увеличением объема работ

Приказываю:

1. Ввести с 01.12.2006 в штатное расписание ООО "Шериф", утвержденное приказом генерального директора от 25.12.2005 N 234, следующие единицы:

Охранников в количестве 25 единиц с окладом в соответствии с действующим штатным расписанием;

Бухгалтера с окладом 15 000 руб.

2. Ответственность за исполнение настоящего приказа возложить на начальника отдела кадров Галинову Марию Алексеевну.

Генеральный директор Печать ООО "Шериф" А.И. Фадеев

В форме N Т-3 предусмотрен реквизит "Личная подпись главного бухгалтера". Исходя из Закона о бухгалтерском учете, в случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций (Письмо Минфина России от 19.05.2005 N 07-05-04/11).

Штатный список (расстановка)

Существуют еще такие понятия, как штатные расстановки или штатный список. В них указывают, какие утвержденные в штатном расписании единицы заняты принятыми работниками, а какие пока остаются вакантными. Безусловно, руководителю любого структурного подразделения и тем более работнику отдела кадров этот документ поможет в работе. Каких-либо форм для штатных расстановок или штатных списков законодательством не предусмотрено. Например, он может выглядеть так:

Штатный список

И.Ю.Новикова

генеральный директор

практикующий аудитор,

преподаватель ГАСИС

Е.Н.Ивлева

Заместитель генерального директора

ООО "Аудит, консалтинг и право+",

практикующий аудитор

Подписано в печать

• Кадровое делопроизводство

Ключевые слова:

1 -1

Микропредприятиям с января 2017 года дается право выбора: разрабатывать локальные нормативные акты или отказаться от практики их использования.

Эти изменения законодательства отражены в Федеральном законе № 348 от 03.07.2016 , действие которого распространяется и на период 2019 года.

Всех ли внутренних документов подобных организаций касается нововведение или какие-то из них рекомендовано оставить? Что нового появится в практике применения трудовых договоров? Будем разбираться.

Какие документы относятся к локальным нормативным актам?

В Трудовом кодексе нет четкой дефиниции, что такое локальные нормативные акты. Принято считать, что это внутренние документы компании, предназначенные не для разового использования. Поэтому, например, приказ о переводе сотрудника на другую должностную позицию таковым считаться не будет. Другая сторона вопроса: поскольку это акты нормативные, то они по определению должны содержать некие правовые аспекты взаимодействия нанимателя и сотрудников, регулировать их трудовые обязанности и права. В первую очередь, те, что не конкретизированы в трудовом законодательстве. Несколько над ними стоят Коллективные договоры и соглашения, это более всеобъемлющие документы, их не считают локальными.

Перечень локальных нормативных актов организации составляют сами. Но чаще всего в него включаются следующие документы:

• Штатное расписание;
• Положение об оплате труда;
• График отпусков;
• График сменности;
• Положение о премировании;
• Правила внутреннего распорядка;
• Инструкции по технике безопасности и охране труда;
• Положение о командировках;
• Правила и порядок аттестации.

Что нового в законодательстве и для кого эти изменения?

Изменения в ТК РФ о локальных нормативных актах с 2017 года отражены в Федеральном законе от 03.07.2016 № 348-ФЗ. Он вступает в силу с 1 января 2017 года и, в свою очередь, служит базой для изменений в Трудовом кодексе. В частности, в ТК со следующего года появляется новая глава 48.1 «Особенности регулирования труда лиц, работающих у работодателей — субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям». В этой главе всего две статьи: 309.1 и 309.2 ТК РФ. Кратко суть новшества, описанного в них: теперь организациям, отнесенным к названной категории, не обязательно разрабатывать и внедрять локальные нормативные акты.

По каким критериям компанию (ИП) можно отнести к категории микропредприятий? Кстати, с 1 августа 2017 года они были уточнены. Так, термин «выручка» в старой редакции ТК сейчас заменен на более точный «доход», в него включены, в том числе, и внереализационные доходы. Суммарные поступления в «казну» ИП или организации за предыдущий год (календарный) не должны превышать 120 миллионов рублей. Эта сумма действует как предельная для микропредприятий и в 2019 году.

Еще одна корректировка внесена в понятие «средняя численность работников». С 1 августа 2016 формулировка изменена на «среднесписочная численность работников ». Она не должна (также за прошлый год) быть выше чем 15 человек, как в организации, так и для индивидуальных предпринимателей.

А вот критерий состава учредителей актуален лишь для компаний. В числе учредителей микропредприятия должно быть не более 49% сторонних организаций (и отечественных, и зарубежных). А суммарная доля фондов и общественных организаций, регионов и муниципальных образований — не более 25%.

Как компания попадает в реестр МСП и как из него исключается?

Прежде чем определиться с решением об отказе либо принятии локальных нормативных актов, руководителю хорошо бы свериться с реестром субъектов малого и среднего предпринимательства. Он был опубликован на сайте ФНС, начал функционировать с 1 июля 2016 года. Пройдя по ссылке https://www.nalog.ru/rn50/related_activities/regbusiness/ вы можете быстро и просто свериться, к какой категории организаций отнесена ваша.

Для того чтобы микропредприятию попасть в данный перечень, самим руководителям (ИП) не требуется прилагать ни малейших усилий, ни подавать какие-то сведения. Налоговики сами составляют данный реестр, у них для этого есть данные ЕГРЮЛ и ЕГРИП, сведения о среднесписочной численности работников за предыдущий календарный год, а также иные показатели регулярной отчетности.

Не исключена такая ситуация: организация или ИП отказались от применения локальных нормативных актов. А потом превысила показатели доходности, расширила штат. Само по себе это неплохо, вот только надо не забыть, что в таком случае бизнес-объект может быть исключен из списка микропредприятий. Значит, локальные акты придется снова вводить в оборот. И не позднее чем через четыре месяца после исключения из реестра (смотрите положения статьи 309.1 ТК РФ).
Так что лучше подстраховаться, заглядывать время от времени в этот реестр малого и среднего предпринимательства, контролировать ситуацию.

Какие изменения ждут трудовые договоры?

Если работодатель решил обходиться без использования локальных нормативных актов, все же где-то должны быть прописаны регламентирующие труд условия. Статья 309.2 ТК РФ предусматривает, что отказ от оформления локальных нормативных актов возможен лишь при условии, что основные их положения будут зафиксированы в трудовых договорах с сотрудником.

Разработана типовая форма трудового договора, которая включает разделы, описывающие порядок и время выдачи заработной платы; условия премирования; права и обязанности как сотрудника, так и нанимателя; есть тут и детализация рабочего времени, и основные положения охраны труда. Предусмотрен даже раздел для описания социальных гарантий, а также возможности для изменения условий договора, внесения особых требований и условий, обговорен вопрос об ответственности сторон. Т.е. в трудовой договор необходимо включить важные моменты, которые содержались в нормативных локальных актах.

Ознакомление с локальными нормативными актами, касающимися непосредственно работника, и раньше было обязательно под роспись. И теперь такой трудовой договор фиксируется обеими сторонами соглашения. Исходя из перечисленных выше разделов документа, становится ясно, что отпадает необходимость дублировать его такими актами как Положение о премировании, Правила внутреннего трудового распорядка, Графики сменности и рядом других. Чем детальнее расписаны положения договора, тем меньше локальных нормативных актов потребуется оставлять в силе.

Типовые договоры удобны тем, что всегда можно несколько подстроить их под себя. Но лишь в части выбора нужных пунктов. Что касается собственно формулировок, их лучше не менять, поскольку они выверены специалистами по кадрам и по праву, а вольность формулировок может привести ко многим проблемам.

Больше информации про типовые трудовые договора в 2019 году можно .

Какая документация останется в обращении?

Но существуют и локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, которыми удобнее пользоваться «автономно». Так, скажем, штатное расписание необходимо в любом коллективе. Оно определяет численность сотрудников, профессиональный состав и уровень классности специалистов, требуемых на определенных местах.

Допустим, если в небольшую корпоративную газету требуется корректор, то в штатном расписании будет указано, на полную ли ставку нужен такой специалист, требуется ли стаж работы по специальности, какой нужен уровень образования и др. У электриков, крановщиков, водителей автомобилей и других представителей схожих профессий свои требования к классности, допускам, состоянию здоровья.

Но штатное расписание — это документ для руководства компании и для кадровой службы. Сотрудники не обязаны его знать, и уж тем более, от них не потребуют «визировать» этот документ своей подписью. График отпусков тоже лучше оставлять за рамками трудовых договоров. Тем более что они составляются на каждый отдельный календарный год.

Инструкции по охране труда и технике безопасности. Их основные моменты обязательно оговариваться в Трудовых договорах, поскольку это является своеобразной страховкой от несчастных случаев и порчи имущества, иных трудовых и непроизводственных потерь. Но лучше, если инструкция будет существовать и отдельным документом. В нем можно более тщательно, детально проработать все нюансы, а значит, сохранить людям жизнь и здоровье, а предприятию — респектабельный имидж и имущество.

Так стоит ли отказываться от локальных нормативных актов?

Локальные нормативные акты в 2019 году, как мы уже выяснили, для микропредприятий становятся делом добровольным. Но времени для «самоопределения» остается мало. Ведь если руководство фирмы, ИП придет к выводу об отказе от этих документов, им придется оперативно разрабатывать подробные трудовые договоры с каждым из ныне работающих членов коллектива. И, разумеется, предусмотреть такие договоры для вновь принимаемых сотрудников. На наш взгляд, отказ от применения локальных нормативных актов более приемлем для вновь зарегистрированных ИП или ООО.

На наш взгляд, отказ от применения локальных нормативных актов более приемлем для вновь зарегистрированных ИП или ООО. Решение за работодателями. Остается взвесить плюсы и минусы того и другого формата и сделать окончательный выбор. Если вы примете решение, не использовать в своей работе локальные нормативные акты, то необходимо будет издать приказ об отказе их применять.

Это быстро и бесплатно! Также вы можете проконсультироваться по телефонам: МСК +7 499 938 52 26. СБП +7 812 425 66 30, доб. 257. Регионы - 8 800 350 84 13 доб. 257

По состоянию на: 05.04.2011
Журнал: Справочник кадровика
Год: 2011

Нормативные документы
Трудовой кодекс Российской Федерации (извлечение)

Зарегистрировать фирму сейчас не проблема. А вот что дальше? Ни для кого не секрет, что «жизнь» даже небольшой компании требует сил и внимания, а главное - знаний. Можно ли предвосхищать проблемы, держа под контролем все сферы деятельности? При грамотном подходе - несомненно. И в этом вам поможет система локальных нормативных актов. Например, в сфере трудовых отношений внутренние документы позволят регламентировать даже такие вопросы, которые в Трудовом кодексе не раскрыты или являются спорными. Более того, некоторые моменты работодатель просто обязан урегулировать на локальном уровне. Итак, посмотрим, какие документы должны быть в компании и какие требования предъявляет к ним закон.

В каждой организации действуют собственные нормативные акты, регулирующие внутреннюю деятельность компании. Часть 1 ст. 8 ТК РФ предусматривает, что работодатели (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями), в пределах своей компетенции и в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями, принимают локальные нормативные акты (ЛНА), содержащие нормы трудового права.

Таким образом, нормативные документы работодателя, регламентирующие кадровые вопросы, являются отраслевой разновидностью корпоративных документов.

ЗНАЧЕНИЕ ЛОКАЛЬНЫХ АКТОВ В ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЯХ

Для работника локальные нормативные акты работодателя относятся к общим условиям найма и определяют содержание трудовых обязанностей в дополнение к требованиям закона и трудового договора. Именно поэтому работодатель при приеме на работу (до заключения трудового договора) обязан ознакомить работника под роспись с действующими в организации локальными нормативными актами, имеющими отношение к его трудовой функции (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Действительно, ознакомление работника с локальными нормативными актами работодателя обязательно должно предшествовать заключению трудового договора: возможно, положения, содержащиеся в этих документах, повлияют на принятие работником решения по поводу работы у конкретного работодателя.

А вот после заключения трудового договора вновь принятые локальные нормы и те, в которые будут внесены изменения, распространяются на работника по умолчанию, поскольку в трудовых отношениях он уже подчиняется воле работодателя.

КЛАССИФИКАЦИЯ ЛНА

Локальные нормативные акты многочисленны и разнообразны. Классифицировать их можно по нескольким критериям.

Обратите внимание!

Статья 22 ТК РФ к правам работодателя относит принятие локальных нормативных актов, а к основным обязанностям - ознакомление работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью

Критерий 1. Степень важности.

Все локальные нормативные акты по умолчанию имеют равную юридическую силу относительно друг друга. В то же время не исключено, что самими актами будет введена их особая иерархия, допустим - в зависимости от даты принятия документа.

Критерий 2. Временные характеристики.

По сроку действия ЛНА подразделяются на акты постоянного действия (например, Правила внутреннего трудового распорядка), которые сохраняют свою юридическую силу в течение всего времени до их отмены или изменения, и акты с определенным сроком действия, устанавливаемым самим локальным актом (например, штатное расписание, связанное с конкретным бизнес-планом на определенный срок, график отпусков, действующий в течение календарного года в силу прямого указания закона).

Критерий 3. Пространственный.

По данному критерию локальные акты делятся на применяемые в организации в целом и в отдельных структурных подразделениях. При этом следует соблюдать принцип недопущения дискриминации. Распространение ЛНА только на отдельные подразделения организации должно быть объективно обусловлено наличием производственной специфики, особых условий работы, местом нахождения структурного подразделения и т. д.

Критерий 4. Процедура принятия.

По этому критерию ЛНА можно разделить на три группы:
1) принимаемые уполномоченным представителем работодателя единолично;
2) принимаемые уполномоченным представителем работодателя с учетом мнения представительного органа работников;
3) принимаемые уполномоченным представителем работодателя по согласованию с представительным органом работников.

Два последних способа принятия ЛНА предусмотрены нормами ст. 8 и 372 ТК РФ и применяются в ситуациях, когда в организации есть представительный орган работников. Причем это может быть как профсоюз, так и иной представительный орган.

Обратите внимание: в одних случаях Кодекс требует учитывать мнение именно выборного органа первичной профсоюзной организации, а в других - представительного органа работников (без такого уточнения) (табл. 1 ).

Обратите внимание!

Если в организации нет представительного органа работников, то работодатель принимает локальный нормативный акт самостоятельно

Следует заметить, что в большинстве случаев закон связывает порядок принятия документа не с наименованием локального нормативного акта, а с его содержанием.

Например, с учетом мнения представительного органа работников принимаются локальные нормы о порядке аттестации сотрудников (ч. 2 ст. 81 ТК РФ) и о системе оплаты труда в организации (ч. 2 и 4 ст. 135 ТК РФ).

При разработке и утверждении локальных нормативных актов действует правило: если нет соответствующего представителя - мнение коллектива не учитывается. Работники имеют право создавать свои представительные органы или не делать этого - по своему усмотрению.

В нашей организации в начале года был принят пакет локальных документов. До этого времени у нас, конечно, действовали Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) и Положение о защите персональных данных, но эти документы не в полном объеме регулировали кадровые вопросы. Было принято решение о разработке новых локальных актов, посвященных отдельным вопросам: например, испытанию при приеме на работу, аттестации. Профсоюза в нашей организации нет, и директор утверждал их единолично.
В настоящее время мы знакомим персонал с новыми документами. Некоторые работники заявили, что акты приняты незаконно, так как в нашей организации якобы действует представительный орган работников (не профсоюз). Мы же считаем, что порядок утверждения локальных нормативных актов был соблюден, поскольку никто не поставил в известность руководителя о существовании какого-либо представительного органа.

Вы совершенно правы. Работодатель, принимая локальный нормативный акт, обязан учитывать мнение представительного органа работников (выборного органа первичной профсоюзной организации, если в нее входит не менее половины сотрудников данного работодателя) только при условии существования такого органа и доведения информации об этом до уполномоченного представителя работодателя в официальном порядке. «Гадать» о наличии представителя трудового коллектива руководитель организации не должен, равно как и предлагать его избрать в случае, если предстоит принять акт, требующий учета мнения представителей работников.

Таблица 1

Участие представительного органа работников в процедуре принятия локальных нормативных актов

ЛНА ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ И «ФАКУЛЬТАТИВНЫЕ»

В связи с предоставленными работодателю свободой локального нормотворчества и правом принятия управленческих решений одним из самых сложных вопросов является обязательность принятия тех или иных ЛНА. Состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя, установлен законом. Эти документы прямо названы в тексте отдельных статей ТК РФ (табл. 2 ).

Например, ч. 4 ст. 189 ТК РФ предусматривает, что Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) - локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.

Такая формулировка позволяет сделать вывод, что каждый работодатель должен закрепить перечисленные вопросы в локальном акте - Правилах внутреннего трудового распорядка.

Таблица 2

Локальные нормативные акты, наличие которых обязательно у всех работодателей (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями)

Некоторые ЛНА становятся обязательными для отдельных работодателей с учетом особенностей их деятельности, установленных в организации условий труда и других факторов (табл. 3 ).

Например, для организации аттестации работников работодатели принимают локальные нормативные акты, определяющие порядок ее проведения (ч. 2 ст. 81 ТК РФ).

Таблица 3

Некоторые ЛНА, наличие которых обязательно у отдельных работодателей (с учетом специфики их деятельности)

В нашей компании разработаны и утверждены Правила внутреннего трудового распорядка, которыми регламентируются все аспекты трудовых отношений. Так, большой раздел посвящен обработке и защите персональных данных, подробно прописаны размеры составных частей оплаты труда, предусмотрены правила и условия их начисления. Фактически в компании из локальных нормативных актов действуют только ПВТР, а также каждый год утверждаются новые штатное расписание и график отпусков. Является ли это нарушением трудового законодательства?

На практике может сложиться такая ситуация, что Правилами внутреннего трудового распорядка будет определяться большой круг вопросов. ПВТР могут и закреплять систему оплаты труда работников, и устанавливать порядок обработки их персональных данных. В этом случае можно говорить, что все моменты, которые работодатель должен решить на локальном уровне, он закрепил в ПВТР, и принятия отдельных документов по этим вопросам не требуется. Работодатель может подробно регламентировать те или иные вопросы в отдельных ЛНА, но может и ограничиться их закреплением в ПВТР.

Не будет также нарушением включить в ПВТР в качестве составных частей и такие положения, которые должны действовать у отдельных работодателей с учетом специфики их деятельности.

В частности, перечень должностей с ненормированным рабочим днем, как правило, является приложением к ПВТР. В отдельных разделах ПВТР можно предусмотреть нормы разделения рабочего дня на части, порядок выплаты дополнительного вознаграждения, гарантии, предоставляемые работникам, направляемым в командировку, и пр.

Все вопросы оплаты труда, в т. ч. порядок и размеры ее повышения при работе в особых условиях (труд в ночное время, в выходные или нерабочие праздничные дни, сверхурочно), также могут решаться в ПВТР или в отдельном документе, посвященном оплате труда, например в Положении об оплате труда.

Наконец, работодатель имеет право принимать ЛНА, прямо не предусмотренные трудовым законодательством, но необходимые для регулирования трудовых отношений (табл. 4).

Таблица 4

Некоторые ЛНА, наличие которых у работодателя необязательно, но необходимо для регулирования трудовых отношений

Такие документы, как положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работников, законом не предусмотрены, и работодатель не обязан их разрабатывать и применять. Однако на практике многие работодатели предпочитают разработать и утвердить комплекс таких документов и руководствоваться им в работе. Например, должностные инструкции, содержащие квалификационные требования для занятия определенной должности, права, обязанности и ответственность работников, эту должность занимающих, широко применяются при отборе кандидатов, при проверке соответствия занимаемой должности в период испытания и в других ситуациях.

ПРОЦЕДУРА ПРИНЯТИЯ ДОКУМЕНТА

Создание каждого локального нормативного акта проходит обязательные стадии: составление текста, оформление, согласование с заинтересованными должностными лицами, утверждение и введение в действие. В определенных законом случаях, как мы уже отмечали, принятие локального нормативного акта связано с учетом мнения представительного органа работников.

Работодатель самостоятельно организует работу по созданию системы локальных нормативных актов. Полагаем, что в этом процессе должны участвовать специалисты - работники структурных подразделений, должностные лица, имеющие соответствующие знания и профессиональные навыки в той или иной области.

Например, ответственным за разработку положения о структурном подразделении и должностных инструкций работников этого подразделения, как правило, является его руководитель. Указанные документы обычно согласовываются со специалистами бухгалтерии, кадровой службы и юристом.

К подготовке каких ЛНА могут привлекаться работники кадровых подразделений?

График отпусков, например, подписывает руководитель кадровой службы, а значит, именно это подразделение отвечает за составление сводного графика отпусков на очередной календарный год.

Помимо создания этого документа, специалисты кадровой службы обычно готовят проекты ПВТР, положения о порядке обработки персональных данных работников, участвуют в разработке штатного расписания, положения об оплате труда, графиков сменности и других документов.

Форма ЛНА

Для большинства локальных нормативных актов конкретных требований относительно их вида (формы) законом не предусмотрено. Поэтому решение основных вопросов в этой части остается на усмотрение работодателя.

НА № 6,7‘2004Унифицированные формы, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», имеют только штатное расписание (форма № Т-3) и график отпусков (форма и № Т-7).

Структура ЛНА

Структура локального акта обусловлена его содержанием: у каждого документа имеется собственная логика построения текста и его расположение внутри документа - с использованием различных выработанных практикой структурных единиц (заголовки, оглавление, преамбула, части, разделы, главы, параграфы, статьи, пункты, подпункты, абзацы, примечания, приложения, заключительные положения и т. д.).

В нашей организации сложилась весьма интересная ситуация с «наведением порядка» в локальных актах. Руководитель хочет сначала утвердить «стандарт», где были бы подробно прописаны правила составления, оформления и утверждения локальных актов, а уже затем вносить изменения в принятые документы и принимать новые. Получается, что мы должны написать некую инструкцию по созданию ЛНА. Как в такой инструкции прописать требования к структуре текста внутреннего документа?

Чтобы унифицировать структуру и «внешний вид» внутренних документов, а главное учесть все требования закона при их утверждении и ничего не упустить, такая инструкция действительно не помешает. В ней можно предусмотреть, например, следующие правила к структуре текста ЛНА.

Правило 1. Все структурные единицы нормативного акта - во избежание путаницы - должны иметь сквозную нумерацию, крупные структурные единицы - собственные заголовки, выполняющие информационную функцию.

Правило 2. Материал должен располагаться от более важных предписаний к менее важным, исключение следует за правилом, после обязанностей следует ответственность за их невыполнение; материальные предписания располагаются перед процедурными, последние - перед процессуальными.

Определение структуры локального нормативного акта закон оставляет на усмотрение работодателя. Поэтому разработчики в своей организации могут предусмотреть любые правила, исходя из собственной практики создания ЛНА.

Язык и стиль локального нормативного акта

Языковые требования к нормативному правовому акту целесообразно рассматривать, основываясь на языковых (лексических) средствах языка: грамматических предложениях, юридических фразеологизмах, словах и аббревиатурах - основных языковых средствах. В соответствии с п. 1 ст. 68 Конституции РФ государственным языком на всей территории Российской Федерации является русский. Следовательно, при создании нормативного документа требуется соблюдение именно его правил, требований и норм.

Стиль изложения нормативного документа должен носить нейтрально-беспристрастный оттенок, исключая экспрессию, эмоции, жаргон, ненормативную лексику. Слова и выражения должны быть по возможности общеизвестными и исключающими многозначность толкования, а введение новых терминов, в т. ч. иноязычных, обязательно должно сопровождаться их определениями.

Предложения следует делать короткими, повествовательными или утвердительными. Допускается использовать конструкции неполного предложения без подлежащего либо с употреблением отвлеченно-обобщенных форм и конструкций, слов «все», «никто», «каждый», «участники», «работники» и т. п.

Порядок учета мнения представительного органа работников

Порядок учета мнения представительного органа работников, определенный ст. 372 ТК РФ, изменить нельзя. Нормы этой статьи являются императивными и не содержат оговорок типа «если иное не предусмотрено локальными актами работодателя».

Итак, работодатель в случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, а также коллективным договором, соглашениями, прежде чем утвердить локальный нормативный акт, направляет его проект и обоснование по нему в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющий интересы всех или большинства работников. Как мы уже отмечали, при наличии в организации иного представительного органа работников процедура учета его мнения такая же.

Далее представительный орган работников не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта указанного локального нормативного акта направляет работодателю мотивированное мнение по нему в письменной форме. Получается, что представительный орган работников дает лишь совет, который, однако, нельзя отклонить без достаточных оснований.

В случае если мотивированное мнение не содержит согласия с проектом локального нормативного акта или содержит предложения по его совершенствованию, работодатель может согласиться с таким мнением, либо он обязан в течение трех дней после его получения провести дополнительные консультации с представительным органом работников в целях достижения взаимоприемлемого решения (ч. 2 и 3 ст. 372 ТК РФ).

При недостижении согласия возникшие разногласия оформляются протоколом, после чего работодатель имеет право принять локальный нормативный акт.

Решение работодателя может быть обжаловано в соответствующую государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд. Выборный орган первичных профсоюзных организаций не объединяет более половины работников данного работодателя и не уполномочена в порядке, установленном ТК РФ, представлять интересы всех работников в социальном партнерстве на локальном уровне, на общем собрании (конференции) работников для осуществления указанных полномочий тайным голосованием может быть избран из числа работников иной представитель (представительный орган).

Кстати сказать

Хотя статья 372 ТК РФ регламентирует порядок учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, эту норму следует толковать в системе со ст. 31 ТК РФ. В части 1 этой статьи указано: в случаях, когда работники данного работодателя не объединены в какие-либо первичные профсоюзные организации или ни одна из имеющихся первичных профсоюзных организаций не объединяет более половины работников данного работодателя и не уполномочена в порядке, установленном ТК РФ, представлять

интересы всех работников в социальном партнерстве на локальном уровне, на общем собрании (конференции) работников для осуществления указанных полномочий тайным голосованием может быть избран из числа работников иной представитель (представительный орган). Трудовой кодекс РФ, определяя процедуру принятия локального акта в соответствии со ст. 372, нередко указывает на то, что это порядок учета мнения представительного органа работников (см. табл. 1 ).

Обратите внимание: изменить процедуру учета мнения представительного органа работников можно единственным образом - в соответствии с ч. 3 ст. 8 ТК РФ вместо учета мнения возможно согласование локальных актов с представительным органом работников, если такая форма предусмотрена коллективным договором или соглашениями.

Очевидно, что для целей защиты прав работодателя при принятии управленческих решений согласование с представительным органом работников принимаемых локальных актов менее выгодно, так как без соответствующего одобрения локальные нормы не появятся.

А вот дополнить процедуру локального нормотворчества локальными же правилами можно.

Например, в Правилах внутреннего трудового распорядка работодатель может предусмотреть, что все свои локальные акты он публикует в собственном печатном издании или размещает на внутреннем сайте.

Ознакомление работников с «внутренними» актами

В соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Особое правило установлено для поступающих на работу лиц: работник должен быть ознакомлен под роспись с Правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Требований о том, каким образом следует знакомить работников с ЛНА работодателя - как при приеме на работу, так и в течение трудовых отношений - закон не содержит. Между тем в случае спора, например о невыполнении работником тех или иных локальных требований, работодателю предстоит доказать, что работник был ознакомлен с соответствующими документами под роспись.

На практике применяется несколько способов письменного ознакомления работника с документами работодателя.

Способ 1. Оформление ознакомления работников (с проставлением личных подписей и дат) в специальных листах, прилагаемых к каждому ЛНА (лист ознакомления).

Способ 2. Использование отдельной учетной формы (например, Журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами), где фиксируется доведение до сведения работника нескольких ЛНА.

Способ 3. Оформление перечня локальных нормативных актов, с которыми ознакомлен каждый работник, в виде приложения к заключенному с ним трудовому договору.

• Кадровое делопроизводство