Документооборот договоров: мастер-класс. Кадровое делопроизводство Документы по личному составу. Трудовой договор Договор по делопроизводству
Документационное обеспечение учреждения — не такая легкая работа, как может показаться на первый взгляд. Делопроизводство в ДОУ— образцы документов, приказы, правильно оформленные — это база любой организации. На документоведах лежит серьезная и ответственная задача по соблюдению норм и правил при составлении бумаг и работе с ними.
Классификация документов в делопроизводстве
Для успешного управления документооборотом нужно знать, на какие виды и подвиды делит делопроизводство образцы документов. В современном офисе, кроме привычных бумаг, есть и электронные письма, которые также являются частью системы управления. Итак, основные документы делопроизводства:
- Входящие, т. е. пришедшие извне:
- запросы;
- уведомления;
- распоряжения вышестоящих организаций;
- рекламная информация и др.
- Исходящие, т. е. направленные из организации:
- письма, в том числе электронные;
- запросы и ответы на запросы;
- счета, акты;
- доверенности;
- справки, копии по запросу;
- отчеты и др.
- Внутренние, не выходящие за пределы предприятия:
- приказ (образец документа делопроизводства можно посмотреть в статье), распоряжения;
- регламенты;
- договоры;
- конфиденциальные и имеющие гриф «ДСП» — для служебного пользования;
- служебные записки, заявления;
- журналы учета и т. д.
Внутренние документы также могут передаваться и регистрироваться в электронном виде. Но не всегда это приемлемо: важные регламенты, особенно кадровые, требующие ознакомления сотрудников, должны быть распечатаны и подписаны.
Ведение электронных журналов регистрации становится все более популярным способом учета. Такие журналы должны быть защищены от внесения изменений «задним числом», тогда они смогут вызвать доверие в случае спорных ситуаций.
Когда поручено вести делопроизводство, образцы документов будут очень кстати. Многие из них составляются в свободной форме, с соблюдением корпоративных правил оформления, если таковые имеются. Но иметь под рукой некоторые документы по делопроизводству (образцы) очень удобно.
Образец запроса
Образец благодарственного письма
Образец информационного письма
Образец приказа на выделение материальной помощи
Образец приказа по основной деятельности
Образец справки
Образец уведомления
Организация ведения делопроизводства в соответствии с правилами
Коммерческие организации обычно сами определяют внутренние правила документооборота. Могут быть разработаны фирменные бланки документов в делопроизводстве со специальным дизайном. Порой утверждают несколько их видов для разных целей. Но нельзя забывать, что существуют правила оформления документов в делопроизводстве — ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он и регулирует ряд требований к оформлению документации. Конечно, в точности соблюдать образцы оформления документов по делопроизводству должны секретариаты госструктур, но некоторые изменения стоит учесть всем.
В соответствии с ГОСТом, выданные копии должны заверяться с указанием организации и дела, в котором хранится подлинник.
Например: «подлинник находится в ООО «Полет» в деле № 01БУ/2016/03». Номер дела вписывается согласно номенклатуре дел.
Также следует придерживаться стандарта в отношении регистрации входящих документов в делопроизводстве. Для этого в обязательном порядке ведется специальный журнал, куда записываются все поступающие документы делопроизводства. Журнал должен содержать графы: дата, номер, наименование, откуда получен, кому адресован или поручен руководством. Номер, в соответствии с записью в журнале и датой, указывается на входящем документе.
Исходящие образцы документов регистрируются аналогично. Для них также должен быть заведен журнал. Точное ведение записей в журналах регистрации является очень важным. Оно играет важную роль, если оспариваются сроки исполнения документов в делопроизводстве, даты поручений, потери важных бумаг, при возникновении судебных споров, а также помогает наладить исполнительскую дисциплину в организации.
Оформление писем также необходимо производить с учетом основных требований: в нем должны присутствовать основные реквизиты, наименование, адрес, телефон, подпись руководителя или ответственного лица. Составляются они на фирменном бланке, этот стандарт распространяется на все исходящие письма и справки. Примеры документов представлены в статье.
Форма подготовлена с использованием
правовых актов по состоянию на 29.06.2010.
ДОГОВОР N _____
на организацию
делопроизводства на предприятии
(договор аутсорсинга)
г. _____________
"__"________ ___ г.
_____________________,
именуемый в дальнейшем "Заказчик", в лице
__________________, действующего на основании _______, с
одной стороны, и ___________________, в лице
____________________, действующего на основании
_________________, именуемый в дальнейшем
"Исполнитель", с другой стороны, заключили
настоящий Договор о нижеследующем.
1.
ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА
1.1. По настоящему
Договору Исполнитель обязуется по заданию
Заказчика оказать услуги по организации
делопроизводства на предприятии Заказчика,
а Заказчик обязуется оплатить услуги
Исполнителя.
1.2. Исполнитель оказывает
Заказчику следующие услуги:
1.2.1.
Организует в целом делопроизводство на
предприятии Заказчика.
1.2.2.
Разрабатывает, внедряет новые
технологические процессы работы с
документами и документной информацией,
способствующие сокращению сроков
прохождения и исполнения документов;
принимает меры к упорядочению состава
документов, оптимизации документопотоков и
документооборота в целом.
1.2.3. Принимает
участие в постановке задач, проектировании,
эксплуатации и совершенствовании (в части
информационного обеспечения)
автоматизированных информационных систем,
а также новейших информационных технологий
(в том числе безбумажных), применяемых на
предприятии.
1.2.4. Обеспечивает
своевременное рассмотрение документов,
представляемых для доклада руководству
предприятия.
1.2.5. Проверяет качество
оформления документов, представляемых на
подпись руководству предприятия.
1.2.6.
Осуществляет экспедиционную обработку,
прием, регистрацию, учет, хранение, доставку
и рассылку корреспонденции (входящей,
исходящей, внутренней), в том числе
переданной по специальным средствам связи,
ведет справочную работу по ней.
1.2.7.
Обеспечивает соответствующий режим
доступа к документам и использования
информации, содержащейся в них.
1.2.8.
Организует и осуществляет машинописное
(или с применением средств вычислительной
техники) изготовление, копирование,
оперативное размножение документов.
1.2.9. Осуществляет методическое руководство
и контроль за организацией
документационного обеспечения в
структурных подразделениях предприятия.
1.2.10. Ведет учет объема
документооборота.
1.2.11. Организует
работу по приему руководством предприятия
посетителей по личным вопросам, а также
делопроизводство по обращениям граждан в
соответствии с Типовой инструкцией по
делопроизводству и работе архива на
предприятии.
1.2.12. Принимает участие в
организации технического обслуживания
созываемых руководством предприятия
совещаний и заседаний.
2. ПРАВА И
ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН
2.1. Исполнитель
обязуется:
2.1.1. Оказать Заказчику
услуги, указанные в п. 1.2 Договора, с
надлежащим качеством, руководствуясь
указаниями и требованиями Заказчика.
2.1.2. Представить Заказчику на утверждение
список сотрудников, привлекаемых к
выполнению Договора.
2.1.3. Не передавать
и не показывать третьим лицам находящуюся у
Исполнителя документацию Заказчика.
2.1.4. Представлять Заказчику ежемесячно акты
об оказании услуг в порядке,
предусмотренном настоящим Договором.
2.1.5. Представлять Заказчику материалы и
заключения, связанные с исполнением
настоящего Договора, в электронном виде на
магнитных носителях, а при необходимости -
письменные материалы и заключения.
2.1.6.
Давать при необходимости по просьбе
Заказчика разъяснения заинтересованным
лицам, включая государственные и судебные
органы, по представляемым Исполнителем в
соответствии с настоящим Договором
материалам, а также представлять интересы
Заказчика перед иными третьими лицами в
пределах полномочий, предоставленных
Заказчиком в соответствующей доверенности
(п. 2.2.6 настоящего Договора).
Одновременно с представлением Заказчику
акта об оказании услуг (п. 3.1 настоящего
Договора) Исполнитель представляет
Заказчику отчет, содержащий сведения о
результатах представления интересов
Заказчика Исполнителем, а также о
понесенных Исполнителем расходах с
приложением подтверждающих такие расходы
документов (в случае, если Исполнителем
были понесены какие-либо расходы по
исполнению поручения Заказчика и они
соответствуют п. 4.3 настоящего Договора).
2.2. Заказчик обязуется:
2.2.1.
Предоставить Исполнителю помещение,
оборудованное рабочими местами,
оргтехникой, средствами связи.
2.2.2.
Обеспечить Исполнителя документацией и
информационно-справочными программами и
базами.
2.2.3. Оплачивать услуги
Исполнителя в порядке, сроки и на условиях
настоящего Договора.
2.2.4. Передавать
Исполнителю информацию и материалы,
необходимые для выполнения Исполнителем
своих обязательств по настоящему
Договору.
2.2.5. Подписывать своевременно
акты об оказании услуг Исполнителем.
2.2.6. При необходимости выдать Исполнителю
доверенность для представления интересов
Заказчика перед третьими лицами.
В
течение срока, установленного п. 3.2
настоящего Договора, рассматривать отчет
Исполнителя, представленный в соответствии
с п. 2.1.6 настоящего Договора, и, при
отсутствии замечаний, утверждать его. Если
в течение установленного настоящим пунктом
срока от Заказчика не поступит возражений
относительно представленного Исполнителем
отчета, отчет считается принятым
Заказчиком без замечаний.
2.3.
Исполнитель имеет право получать от
Заказчика любую информацию, необходимую
для выполнения своих обязательств по
настоящему Договору. В случае
непредоставления либо неполного или
неверного предоставления Заказчиком
информации Исполнитель имеет право
приостановить исполнение своих
обязательств по настоящему Договору до
предоставления необходимой информации.
2.4. Заказчик имеет право осуществлять
контроль за ходом оказания услуг по
настоящему Договору, не вмешиваясь при этом
в деятельность Исполнителя.
2.5. Оказание
Исполнителем услуг, не указанных в п. 1.2
настоящего Договора, оформляется
дополнительным соглашением Сторон.
2.6.
Стороны обязуются хранить в тайне
коммерческую, финансовую и иную
конфиденциальную информацию, полученную от
другой Стороны при исполнении настоящего
Договора.
3. ПОРЯДОК ИСПОЛНЕНИЯ
ДОГОВОРА
3.1. Исполнитель ежемесячно до ___
числа месяца, следующего за отчетным
месяцем, составляет и представляет
Заказчику акт об оказании услуг.
3.2.
Заказчик рассматривает и подписывает акт
об оказании услуг в течение _________ дней с
даты его получения от Исполнителя.
В
случае уклонения или необоснованного
отказа Заказчика от подписания акта об
оказании услуг акт считается подписанным
Заказчиком в последний день срока,
установленного настоящим пунктом.
3.3. В
случае оказания Исполнителем услуг с
недостатками Заказчик указывает об этом в
акте об оказании услуг.
3.4. В случае если
услуги оказаны Исполнителем с
отступлениями от настоящего Договора либо
с иными недостатками, Заказчик вправе по
своему выбору потребовать от
Исполнителя:
3.4.1. Безвозмездного
устранения недостатков в разумный срок.
3.4.2. Уменьшения установленной настоящим
Договором цены услуг.
3.5. В случае если
недостатки не будут устранены Исполнителем
в установленный Заказчиком разумный срок
(п. 3.4.1 настоящего Договора), Заказчик вправе
отказаться от исполнения настоящего
Договора и потребовать возмещения
убытков.
4. ЦЕНА ДОГОВОРА И ПОРЯДОК
ОПЛАТЫ
4.1. Цена услуг, оказываемых
Исполнителем по настоящему Договору,
составляет _________ (___________) рублей
ежемесячно.
4.2. Цена услуг,
установленная п. 4.1 настоящего Договора,
оплачивается ежемесячно в течение ________
дней с даты подписания Заказчиком акта об
оказании услуг в соответствии с п. 3.2
настоящего Договора.
4.3. В случае если
при исполнении поручения Заказчика
Исполнителем были понесены расходы (п. 2.1.6
настоящего Договора), понесенные расходы
возмещаются Заказчиком Исполнителю в срок,
установленный п. 4.2 для оплаты цены услуг.
Заказчик возмещает следующие расходы
Исполнителя:
-
________________________________________________________;
-
________________________________________________________.
4.4.
Оплата цены услуг и возмещение Исполнителю
расходов производятся путем перечисления
денежных средств на расчетный счет
Исполнителя.
4.5. Датой оплаты считается
день зачисления денежных средств на
расчетный счет Исполнителя.
5.
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН
5.1. За
неисполнение или ненадлежащее исполнение
своих обязательств по настоящему Договору
Стороны несут ответственность в
соответствии с действующим
законодательством Российской Федерации.
5.2. Ни одна из Сторон не несет
ответственности за полное или частичное
неисполнение своих обязанностей, если
неисполнение будет являться следствием
обстоятельств непреодолимой силы, таких,
как пожар, наводнение, землетрясение,
забастовки и другие стихийные бедствия,
война и военные действия или другие
обстоятельства, находящиеся вне контроля
Сторон, препятствующие выполнению
настоящего Договора, возникшие после
заключения Договора.
Если любое из
таких обстоятельств непосредственно
повлияло на неисполнение обязательства в
срок, указанный в Договоре, то этот срок
соразмерно отодвигается на время действия
соответствующего обстоятельства.
5.3.
Сторона, для которой сделалось невозможным
исполнение обязательств по Договору,
обязана не позднее ______ дней с момента их
наступления и прекращения в письменной
форме уведомить другую Сторону о
наступлении, предполагаемом сроке действия
и прекращении вышеуказанных
обстоятельств.
6. ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ
СПОРОВ
6.1. Все споры и разногласия,
которые могут возникнуть между Сторонами,
будут разрешаться путем переговоров.
6.2.
При неурегулировании в процессе
переговоров спорных вопросов споры
подлежат рассмотрению в Арбитражном суде г.
________.
7. СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА
7.1. Срок
действия настоящего Договора - с "__"________ ___ г.
по "__"________ ___ г.
7.2. Настоящий Договор
может быть расторгнут по обоюдному
согласию Сторон.
7.3. Настоящий Договор
может быть расторгнут по требованию одной
из Сторон в соответствии с действующим
законодательством Российской Федерации.
7.4. Если ни одна из Сторон не заявит о своем
желании расторгнуть настоящий Договор за ___
(________) дней до окончания срока действия,
настоящий Договор считается
пролонгированным на следующий _____ на тех же
условиях.
7.5. Все изменения и дополнения
к настоящему Договору, а также его
расторжение считаются действительными при
условии, если они совершены в письменной
форме и подписаны уполномоченными на то
представителями обеих Сторон.
8. ИНЫЕ
УСЛОВИЯ
8.1. Все дополнительные соглашения
Сторон, акты и иные Приложения к настоящему
Договору, подписываемые Сторонами при
исполнении настоящего Договора, являются
его неотъемлемой частью.
8.2. Настоящий
Договор составлен в двух экземплярах,
имеющих одинаковую юридическую силу, по
одному для каждой из Сторон.
9. АДРЕСА И
РЕКВИЗИТЫ СТОРОН
Заказчик:
_________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
Исполнитель:
______________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
10.
ПОДПИСИ СТОРОН
Заказчик
Исполнитель
__________________________
___________________________
М.П.
М.П.
Вам понадобится
- - журнал по учету договоров в бумажном виде;
- - программный продукт для учета договоров;
- - документы компании.
Инструкция
Унифицированной формы для документа по учету договоров не существует. Но вы можете разработать его самостоятельно или купить специальный программный продукт, предназначенный для хранения информации о договорах. Но первый вариант бесплатен, остановитесь на нем, если вам не нужны лишние затраты.
На титульном листе журнала по учету договоров напишите наименование документа. Укажите название вашей компании. Если фирма достаточно крупная, для каждого структурного подразделения желательно завести отдельный журнал. В этом случае напишите наименование отдела. Впишите дату, когда заведен документ, персональные данные, должность ответственного за ведение журнала. Как правило, таким является кадровый служащий, который оформляет договора с персоналом, сотрудник юридического отдела, занимающийся хранением договоров с контрагентами.
Сделайте восемь граф с помощью электронной таблицы. Распечатайте на бумажный носитель. В первой графе журнала впишите порядковый номер договора, во второй – номер документа, присвоенный ему при заключении. В третьей и четвертой графе журнала учета договоров напишите дату начала, окончания срока действия документа. В пятой графе укажите предмет договора. К примеру, на поставку комплектующих изделий.
В шестой графе впишите наименование контрагента (поставщика, покупателя), сотрудника (при учете трудовых договоров с персоналом). В седьмой графе журнала напишите, в какой папке находится договор (как правило, в архивах папкам присваиваются номер), укажите место расположения папки. В восьмой графе проставляйте подпись ответственного лица за хранение документов (с указание его фамилии, инициалов). При смене работника составляйте акт передачи договоров, журнала по их учету.
Если вручную вам неудобно вести учет договоров, закажите разработку программного продукта или купите уже готовую программу. Пусть на это потратятся некоторые средства, но в электронном виде у такого журнала имеются некоторые преимущества. К примеру, при фиксировании договора можно указывать путь к документу на компьютере.
Трудовой договор – документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых отношений и регулирующий их. Сторонами трудового договора являются предприятия (работодатель) и работник.
В соответствии со статьей 57 ТК РФ трудовой договор должен заключаться в письменной форме.
При заключении трудового договора указываются следующие основные условия:
место работы (с указанием структурного подразделения);
конкретная работа с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием;
дата начала работы;
условия оплаты;
обязанности предприятия по обеспечению охраны труда.
В трудовом договоре предусматриваться условия об испытании, неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной), об обязанности работника обработать после обучения установленный договором срок, если обучение производилось за счет работодателя, а также иные условия, не ухудшающие положение работника.
Согласно ТК РФ (статья 58) трудовой договор может заключаться на неопределенный срок, на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор), на время выполнения определенной работы.
При заключении трудового договора не могут устанавливаться по согласованию сторон следующие условия:
основание увольнения работника;
дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законодательством;
введение для работников полной материальной ответственности, кроме случаев,
Трудовые договоры могут включаться в состав личных дел работников предприятия. В предусмотренных в статьей 243 ТК РФ.
Трудовой договор составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр договора хранится на предприятии, второй – у работника.
Трудовые договоры могут включаться в состав личных дел работников предприятия. В этом случае их срок хранения соответствует сроку хранения личных дел. Если личные дела не заводятся, договоры формируются в отдельное дело по алфавиту фамилией работников. Трудовые контракты хранятся 75 лет – «В» (75 лет минус возраст работника).
Примерная форма трудового договора приведена в приложении №1
Приказ по личному составу
Приказы по личному составу издаются по вопросам приема на работу, перемещения по службе, увольнения, предоставления отпусков, применения мер воздействия к нарушителям дисциплины и т.д.
Эмблема организации
Наименование министерства или
ведомства
Наименование организации
ПРИКАЗ
00.00.0000 № 00 – л\с
Место издания
Заголовок (По личному составу)
Тексты приказов по личному составу не имеют констатирующей части и глагола «ПРИКАЗЫВАЮ» . Кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия:
ПРИНЯТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК и т.д.
Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в
соответствии с требованиями ТК РФ. Постоянной информацией для любого кадрового
приказа является указание распорядительного действия, фамилия и инициалы работника, должность, дата вступления в силу данного пункта приказа.
Наименование должности (видовое,
если печатается на бланке, полное,
если печатается на простом листе
бумаги) личная подпись И.О. Фамилия
Формы приказов о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую работу приведены в приложениях №2-4