Научно-справочный аппарат архивов

Лекция 6.

Ни один архив не может успешно существовать без
справочно-поисковых средств к его документам.
Без них архив – склад, на котором невозможно чтолибо учесть, найти, эффективно хранить и
использовать.
Сами архивные документы – это результат
объективного исторического процесса
документирования жизнедеятельности человека.
Архивные комплексы – это тоже объективный
результат функционирования фондообразователя и
деятельности государства по их организации и
распределению между архивами.
Средства поиска – это результат целенаправленной
деятельности архивистов по их созданию.

1. Научно-справочный аппарат архива: назначение, функции, принципы создания

Объем Архивного фонда Российской Федерации
составляет более 500 млн. единиц хранения на
различных носителях (= более 8,5 тыс. км архивных
полок).
Эти документы, хранящиеся в архивах, музеях,
библиотеках и др. хранилищах, а также архивные
документы современных организаций востребованы
в обществе, но они не могут быть использованы без
определенных справочно-поисковых средств.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения как синонимы дает
термины «справочно-поисковые средства архива»,
«научно-справочный аппарат архива», «НСА архива».

архивным документам (научносправочный аппарат архива / НСА архива)
– это совокупность описаний архивных
документов.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения

Справочно-поисковые средства к
архивным документам –это комплекс
взаимосвязанных и взаимодополняемых
архивных справочников о составе и
содержании архивных документов,
создаваемых на единой методической
основе для поиска архивных документов и
архивной информации в целях
эффективного использования.
Правила … М., 2007

Миссия архива как социального института – хранилище
национальной памяти.
Социальное назначение НСА архивов: обеспечение общества
достоверной ретроспективной документной информацией.
НСА архивов – это инструмент реализации социальной
миссии архивов.
Существование системы НСА архива – это условие
реализации принципа публичности и доступности архивов.

Функции НСА архивов

Внутренние функции
Внешние функции
способствует лучшему
учету документов
раскрывает состав и
содержание документов
способствует сохранности
документов
способствует поиску и
подбору документов для
использования
способствует
комплектованию архивов и
ЭЦД

Принципы построения НСА:

взаимосвязь и взаимодополняемость информации
различных справочников, описывающих первичную
ретроспективную документную информацию на
разных уровнях;
неповторяемость и недублированность информации
различных видов справочников;
преемственность НСА ведомственных,
государственных, муниципальных архивов;
единство методики создания НСА и обеспечение
унификации методики составления каждого вида
справочника.

Развитие НСА архивов

Эмпирическая практика создания в отдельных
архивах различных описей, каталогов, памятных
книжек, обозрений.
Унификация правил описания («Основные правила
работы государственных архивов», 1962). Начало
внедрения системного подхода.
Интеграция архивоведения и информатики
возникновение информационного подхода в
архивоведении система НСА рассматривается как
иерархия классов справочников, разделенных по
уровням и объектам описания электронный НСА.

Выводы:

НСА архивов – это инструмент реализации
социальной миссии архивов.
НСА помогает учету, сохранности,
комплектованию и ЭЦД архива (внутренние
функции), а также раскрывает состав и
содержание документов и способствует их поиску
и подбору для использования (внешние функции).

2. Описание архивных документов

Эффективность функционирования НСА архива
напрямую зависит от результатов описания
содержащихся в архиве документов.
Описание – это процесс преобразования первичной
документной информации (архивных документов)
во вторичную документную информацию
(архивные справочники).
Описание – это результат процесса создания
вторичной документной информации об архивных
документах.

Описание является средством коммуникации между объектом описания и внешней средой

Описание
Объект
(документ,
дело,
фонд)
(сжатие
информаци
и)
Элемент
системы
НСА
Внешняя
среда

Описание как средство коммуникации между
объектом описания и внешней средой является:
базой создания информации о документе (или его
части), деле (группе дел), фонде (группе фондов),
архиве (группе архивов), Архивном фонде России в
целом;
базой подготовки разных типов и видов справочных
средств;
базой составления учетных документов архива.

Поскольку объекты архивного описания
разнообразны (документ, фонд, дело), описание
должно быть многоуровневым.

Группы элементов описания современных справочных средств

Идентификационные
элементы
минимальная совокупность
элементов описания,
позволяющая
идентифицировать
единицу описания (т.е.
установить полное
соответствие между
первичной документной
информацией и вторичной
документной информацией)
Интеллектуальные
элементы
набор элементов описания,
раскрывающий историю
формирования и хранения
единицы описания, ее
состав и содержание

Описания на любом уровне (фонда, дела,
документа) приобретают смысл лишь тогда, когда
они могут быть идентифицированы, т.е. когда
будет подтверждена их принадлежность к
конкретному архивному фонду.
Минимальный состав элементов описания:
поисковые (адресные) данные единицы описания,
наименование (название) единицы описания,
хронологические рамки единицы описания,
объем единицы описания.

Минимально необходимая совокупность элементов
описания, позволяющая установить полное
соответствие между единицей описания и ее
архивным описанием входит в
число обязательных элементов описания для любого
архивного справочника.
Набор обязательных элементов в описании строго
упорядочен.
Состав обязательных элементов описания
определяется целевым назначением справочного
средства, для которого оно составляется.

Современная регламентация описания архивной
документной информации основана на унификации
элементов описания и разработке
стандартизированного, строго упорядоченного
описания.
Стандартизация описания обусловлена внедрением в
практику работы архивных учреждений
компьютерных технологий, необходимостью
формирования единого информационного
пространства.

Для каждого типа справочника набор
обязательных элементов описания должен быть
стандартным, как строго организованная
совокупность элементов описания, легко
поддающаяся формализации.
Набор дополнительных элементов описания также
должен быть упорядочен, хотя интеллектуальные
элементы описания, включающие чаще всего
смысловые, а не формальные сведения, труднее
поддаются формализации.

Набор обязательных и дополнительных элементов
описания и их последовательность в пределах каждого
типа и вида архивных справочников (описей,
путеводителей, каталогов, указателей, обзоров)
определены в:
◦ Правилах организации хранения, комплектования, учета и
использования документов АФ РФ других архивных документов в гос. и
муницип. архивах, музеях и библиотеках,
организациях РАН (2007);
◦ Правила организации хранения, комплектования, учета и
использования документов архивного фонда РФ и других архивных
документов в органах гос. власти, органах местного самоуправления и
организациях (2015);
◦ метод. пособии «Создание современных
архивных справочников на основе
дифференцированного подхода»
(ВНИИДАД, 2002) и др. метод. издания.

В метод. пособии «Создание современных архивных справочников…» определен набор реквизитов для:

описи;
каталогов (систематическому; тематическим;
предметным);
путеводителей (по архиву, по архивным фондам,
тематическому путеводителю по фондам, краткому
справочнику по фондам);
обзорам;
указателей (указателю к архивным справочникам,
хронологическому и предметному указателям).

Уровень объекта
описания:
Фонд
(объединенный
архивный фонд,
фонд личного
происхождения,
архивная
коллекция)
Дело (единица
хранения)
Документ
Состав элементов описания:

номер фонда);
название фонда;
крайние даты документов фонда;
объем фонда (количество ед. хр.).
архивный шифр (сокращенное наименование архива,
номер фонда, номер описи, номер дела);
заголовок дела;
крайние даты документов дела;
объем дела (количество листов в деле).
архивный шифр (сокращенное наименование архива,
номер фонда, номер описи, номер дела, номера листов);
заголовок документа;
дату документа;
объем документа (количество листов в документе).

Состав реквизитов описания по типам и видам архивных справочников Тип справочника: ОПИСЬ

ПРИМЕР:
Обязательные реквизиты
Дополнительные реквизиты
Порядковый номер записи (номер
дела)
Способ воспроизведения
Делопроизводственный номер
Степень, полноты документов в деле
Заголовок дела
Внешние особенности документов
Указание на подлинность /
копийность
Крайние даты документов
Количество листов в деле
Аннотация документов

В практике российских архивистов выработаны
методические правила, позволяющие емко и
информативно описывать архивные документы.
Например, для составления заголовков единицы хранения:
◦ Используемая в заголовке терминология должна отражать
особенности эпохи создания единицы хранения (термины,
отражающие особое почитание членов императорской семьи и
высших чиновников, опускаются, но сохраняются бытовавшие
названия учреждений и должностей). Пример: вместо старого
заголовка «О введение в присутствие Государственного совета его
императорского величества государя наследника цесаревича и
великого князя Александра Николаевича» надо писать: «О введении в
присутствие Государственного совета наследника престола
великого князя Александра Николаевича».
◦ Запрещается заменять современными определениями термины,
обозначающие конкретные исторические реалии. Пример: нельзя
заменить «отрешение от должности» на «увольнение» (т.к.
исторически отрешение и увольнение было разными мерами
наказания).

◦ Архаичные словоупотребления, не несущие информации о
юридическом статусе и особенностях делопроизводства, могут
быть заменены на современные. Пример: вместо «Дело о
дозволении» надо писать: «Дело о разрешении».
◦ При редактировании заголовков, которые содержат оценочные с
позиций времени создания документов элементы, нужно найти
объективную и политически нейтральную формулировку. Пример:
вместо «государственный преступник» – «обвиненный в
государственном преступлении» (но не «революционер»), вместо
«беспорядки» – «волнения» (но не «революционные выступления»).
◦ Рекомендуется избегать вводных предложений (вместо них –
деепричастные обороты), союзов (кроме союза «и»).
◦ Сокращения должны быть унифицированы.

был разработан в 1960-е годы.

документов – это основной, универсальный метод

Суть подхода: описание фонда и состав НСА к нему,
степень его полноты и подробности определяется
(дифференцируется) в зависимости от научной
ценности и информативности фонда. По этому же
принципу определяется и очередность создания
НСА).

Дифференцированный подход к описанию архивных документов

Дифференцированный подход действует
последовательно и постоянно на всех этапах
переработки первичной архивной информации:
◦ проведения экспертизы ценности документов и
комплектования фонда, формирования дел и их описания,
составления описей;
◦ отражения данного фонда в учетных документах архива
после его приема на государственное хранение;
◦ отражения информации о составе и содержании
документов фонда в различных СПС с необходимой
степенью детализации описания для каждого справочника.

Международный стандарт архивного описания

Первый международный стандарт архивного описания
был принят в 1994 г. на Конгрессе
Международного совета архивов.
В н.в. действует Международный
стандарт 2000 г.
Он носит рекомендательный
характер. По нормам описания
близок к действующим в РФ
правилам.

Вывод:

Описания архивных объектов включают
идентификационные и интеллектуальные элементы.
Набор обязательных и дополнительных элементов
описания и их последовательность в пределах
каждого типа и вида архивных справочников
определены в нормативно-методических изданиях.
Дифференцированный подход к описанию архивных
документов– это основной, универсальный метод
преобразования первичной документной информации.

3. Система научно-справочного аппарата к документам АФ РФ

Система НСА к документам АФ РФ

Все вместе архивные справочники, базы данных (БД) и другие средства
информации (содержание которых связано с профилем архива), составляют
систему НСА к документам
Система НСА к документам –
комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых
архивных справочников, БД о составе и содержании
документов
ГОСТ Р 7.0.8-2013

Термины и определения

Принципы построения системы справочно-поисковых средств (СПС):

взаимосвязь и взаимодополняемость
информации различных справочников,
описывающих первичную ретроспективную
документную информацию на разных уровнях;
неповторяемость и недублированность
информации различных видов справочников;
преемственность СПС организаций с СПС
государственных и муниципальных архивов.

Требования к СПС:

удовлетворять потребности общества в
ретроспективной информации по мере возникновения
и поступления запросов в архивы;
ориентироваться в основном на тематический поиск
информации;
универсальный характер (т.е. СПС должна охватывать
всю совокупность документов АФ РФ независимо от
способа закрепления информации);

Требования к СПС:

единая методика составления всех типов и видов
справочников;
взаимосвязь, взаимодополняемость справочников;
развиваться с учетом дальнейших перспектив
применения новейших достижений науки и техники,
т.е. автоматизированного ввода и поиска информации.

Типология СПС архива

представляет собой сложную
теоретическую проблему.
Сложность определена:
◦ необходимостью раскрывать в СПС как первичную, так и
вторичную архивную информацию;
◦ разнородностью объектов, отражающихся с СПС (фонд,
дело, документ);
◦ большим разнообразием поисковых запросов пользователей;
◦ разным уровнем исполнения поисковых запросов (на уровне
АФ РФ – межархивный уровень, на уровне одного архива –
внутриархивный / межфондовый уровень; на уровне фонда –
внутрифондовый уровень).

межархивный уровень
внутриархивный /
межфондовый уровень
внутрифондовый
уровень

ВНИИДАД, 2002

Уровни НСА архивов

Уровни
Структурные
справочники
Тематические
справочники
Центральный фондовый
каталог
Краткий справочник по
фондам архивов
Путеводитель по фондам
архивов
Внутриархивный Каталог фондов
Указатель описей фондов
/ межфондовый
архива
Краткий справочник по
фондам архива
Путеводитель по фондам
архива
Тематический краткий справочник
по архивам
Тематический путеводитель по
фондам архивов
Межархивные каталоги
Внутрифондовый Описи фонда
Тематические указатели к фонду
Тематические указатели к описи
Межархивный
Внутриархивные каталоги
Тематические межфондовые
указатели

Терминологический аспект проблемы

Тип – это:
вид, род, разновидность чего-либо;
высшая категория в систематике животных и растений;

Вид – это:
понятие, обозначающее ряд предметов, явлений с
одинаковыми признаками;
классификационное понятие в научной систематике.
подчиненное понятие, входящее в состав другого, высшего
понятия (рода / типа).
ТИП
ВИД

Типы и виды справочных средств в госархиве

Типы и виды СПС архива

Типы СПС
Виды СПС
Описи
Каталоги
систематический каталог, предметный каталог,
тематический каталог
Путеводители
путеводитель по архиву, путеводитель по фондам,
тематический путеводитель
Указатели
указатель к архивным справочникам,
хронологический указатель, предметный
указатель
Обзоры
обзор фонда, тематический обзор

Все архивные справочники, описывающие
документную информацию, делятся на обязательные
и дополнительные. Обязательные справочники
существуют во всех государственных и

Обязательные справочники:
Архивные описи
Архивные каталоги
Путеводители

Дополнительные справочники создаются с учетом
специфики документов архива, а также складываются
исторически (поступившие на постоянное хранение
делопроизводственные картотеки и перечни
документов, например, выявленных для публикации).
К дополнительным справочникам относятся
указатели, обзоры.

Выводы:

Существование развернутой системы архивных
СПС является необходимым условием реализации
принципа публичности и доступности архивов.
Основными принципами построения СПС архивов
являются: взаимосвязь и взаимодополняемость
различных справочников, неповторяемость и
недублированность информации различных видов
справочников, преемственность СПС различных
архивов.

Выводы:

Справочные средства архива различаются по:
уровню исполнения поисковых запросов (межархивный,
внутриархивный / межфондовый; внутрифондовый уровень);
типам и видам.
Обязательные СПС (описи, каталоги, путеводители)
должны веститсь во всех государственных и
муниципальных архивах и архивах организаций.

4. Архивные справочники: характеристика, особенности, место в СПС архивов

Архивный справочник – это справочник о
составе, содержании и местонахождении архивных
документов.
ГОСТ Р 7.0.8-2013
Делопроизводство и архивное дело
Термины и определения
Информация в архивных справочниках всегда
вторична (составляется на основе описания
архивных документов, содержащих первичную
информацию).

В справочник вносится переработанная
составителем документная информация о составе,
содержании, поисковых данных документов.
В зависимости от типа справочника описание
проводится по части документа, всему документу,
группе документов, делу, группе дел, фонду, группе
фондов одного или нескольких архивов.

Архивные описи

Опись дел, документов – это справочный и
учетный документ, содержащий
систематизированный перечень единиц хранения /
единиц учета архивного фонда, предназначенный
для раскрытия их содержания и учета.
ГОСТ Р 7.0.8-2013
Делопроизводство и архивное дело
Термины и определения
Описи существуют почти во всех архивах во всем
мире.

В России первая опись
известна с XVI в., когда
слова «архив» в русском
языке еще не было.
До настоящего времени
не утратили своего
значения описи,
составленные подьячими
в московских приказах
XVII в.

Функции описи:

информационная – раскрывает состав и содержание
дел (реализуется в процессе составления заголовков
дел);
учетная – указывает количество единиц хранения в
фонде, способствует сохранности документов;
классификационная – закрепляет систематизацию
дел в фонде (в период логического и рационального
расположения документов в фонде, т.е. при
осуществлении группировок).

Структура современной описи:

Титульный лист (название архива, название и номер
фонда, номер описи и характеристика комплекса
документов, составляющих опись);
Оглавление (если опись имеет внутреннюю структуру);
Предисловие (сведения о фондообразователе, особенности
построения описи и порядок пользования ею);
Основная часть (последовательно расположенные
описания – описательные статьи – по каждой единице
хранения);
Заверительная надпись (количество единиц хранения);
Указатели (именные, географические, предметные,
(хронологические).

Список описей на сайте РГДА

Опись «Личные документы Петра I,
Петра II, Павла I, Александра I,
Николая I…» (сайт РГДА)

Архивные путеводители

Архивный путеводитель – это справочник,
содержащий систематизированные сведения о фондах
архива (архивов) и предназначенный для
ознакомления с их составом и содержанием.
ГОСТ Р 7.0.8-2013
Делопроизводство и архивное дело
Термины и определения
Назначение путеводителей – ознакомление
потребителей с краткой информацией,
ориентирующей в составе и содержании фондов
архива.

Путеводители существуют почти во всех архивах во
всем мире.
В советский период путеводители стали создаваться
в начале 1930-х гг. в 1940-е гг. разрабатывалась
методика создания путеводителей. В 1950-е гг.
стали появляться путеводители по центральным
государственным архивам. Они стали основой для
создания путеводителей по республиканским и
областным архивам. К концу 1980-х гг.
большинство госархивов имели свои путеводители.
НО: они имели лакуны и идеологизированные
формулировки.

Виды путеводителей:

◦ путеводитель по фондам архива (архивов);
◦ краткий справочник по фондам архива (архивов);
◦ тематический путеводитель по фондам архива (архивов).
Путеводители подразделяются также на архивные
(внутриархивные) и межархивные.
Вид путеводителя определяется его целевым
назначением.

Вид путеводителя
Путеводитель по фондам
архива
Характеристика
Справочник, содержащий краткие
сведения (характеристики) об архивных
фондах (коллекциях, комплексах
документов). Систематизированный
порядок. Предназначен для общего
ознакомления с составом и
содержанием фондов архива
Краткий справочник по
фондам архива(ов)
Справочник, содержащий
систематизированный перечень фондов.
Различаются аннотированные и не
аннотированные справочники
Тематический путеводитель
по фондам архива(ов) -
Справочник, характеризующий ту часть
документов этих фондов архива(ов), в
которой заключена информация по теме
(темам), и указывающий наименования
или номера архивных фондов

Любой путеводитель состоит из двух частей:
характеристик фондов (собственно путеводитель) и
справочного аппарата.
Примерная структура путеводителя:
◦ краткий очерк по истории архива / предисловие;
◦ описательные статьи (схема: название фонда, справочные
данные о нем, история организации-фондообразователя,
информация о составе и содержании документов
фонда);
◦ указатели (именные, географические, предметные и
другие).

Схемы построения путеводителей

хронологический,
ведомственный / отраслевой,
по степени значимости фондов
алфавитный,
комбинированный.

Единой схемы построения путеводителя
для всех архивов быть не может, так как
схема зависит от состава и содержания
фондов архива.
Но выработка единых принципов
построения путеводителя для более или
менее однородных по своему составу
архивов необходима.

Характеристика разных схем построения путеводителей

Схемы
Расположение характеристик фондов
Хронологическая

хронологии (фонды учреждений XIX века, фонды
учреждений XX века, и др.)
Ведомственная / отраслевая
Характеристики фондов группируются по
отраслям государственной, экономической,
культурной, научной деятельности
фондообразователя
По значимости фондов
Характеристики фондов группируются по
масштабу деятельности фондообразователей и по
значимости фондов
Алфавитная
Характеристики фондов расположены в
алфавитном порядке названий фондов (напр.,
фонды личного происхождения)
Комбинированная
Характеристики группируются комбинировано, с
учетом разных признаков

Примеры архивных путеводителей, изданных в разные годы

Архивные справочники на сайте ОГУ ГАСО

В настоящее
время многие
путеводители
размещены на
сайтах архивах и
доступны
любому
пользователю в
режиме on-line.

Архивные каталоги

Архивный каталог – это справочник, в котором
сведения о содержании архивных фондов, единиц
хранения/единиц учета, архивных документов (или
их частей), расположены в соответствии с
выбранной схемой классификации.
ГОСТ Р 7.0.8-2013
Делопроизводство и архивное дело
Термины и определения
Архивные каталоги – сравнительно молодой вид
СПС архива (ведутся с середины XX в.).

Опись и каталог: соотношение

Опись
Каталог
Выполняет функцию учета и Не выполняет функцию учета
закрепляет систему хранения и не закрепляет систему
документов
хранения документов
Описывает единицы
хранения фонда
Описывает содержание
документов не обязательно
одного фонда (чаще –
нескольких фондов)
Группировка описаний по
нумерации единиц хранения
в фонде
Группировка описаний по
схеме классификации
(определенной логике)

Назначение каталогов: оперативный поиск
углубленной информации, содержащейся в
документах архива по определенным темам,
событиям, явлениям и т.д.
Каталоги могут составляться на любой комплекс
документов независимо от объема, времени создания
документов, техники и способа их воспроизведения.
Количество вопросов (отраслей, тем, предметов),
освещаемых каталогом, может быть различным и
зависит от целей его создания.

Основное деление каталога – рубрика (название
конкретного вопроса, предмета, фамилия, дата,
географическое название). Рубрика может
делиться на подрубрики.
Каждая карточка в каталоге составляется на один
документ.
Каталоги по форме могут быть карточными и
книжными.

Расположение карточек в каталоге зависит от вида
каталога: в каталогах логической структуры они
располагаются по классификационной схеме, в
каталогах алфавитной структуры – по алфавиту.

Виды каталогов

Систематический
Логической
структуры
Хронологический
Тематический
Архивные
каталоги
Именной
Алфавитной
структуры
Географический

Виды архивных каталогов

В начале XXI в. систематические каталоги имеются
почти во всех гос.архивах; именные – примерно в
половине; тематические – в 40 %; тематические
каталоги по истории госучреждений – в 20 %; по
административно-территориальному делению и
географические – в 2 %.

Единый классификатор документной информации АФ РФ

Основой систематического каталога является схема
классификации.
В библиотечной практике есть несколько
апробированных временем классификационных
схем (ББК, УДК). Как правило, фонд одной
библиотеки систематизируется по одной схеме
классификации.
В архивном деле процесс разработки единой схемы
классификации долго отставал от потребностей
практики.

В 1978 г. был издан Единый классификатор для
документов советского периода. Он был
использован в создании каталогов в ряде крупных
отечественных архивов, хранящих документы
советского периода.
В 1983 г. был издан Единый классификатор для
документов периода XVIII – начала XX в.
После событий 1991 г. эти схемы перестали
отвечать требованиям классификационного анализа
и организации документов АФ РФ.

Единый классификатор
(ЕКДИ) для всего АФ РФ
был издан в 2007 г.
Разработан ВНИИДАД.
ЕКАДИ устраняет
естественный разрыв в
классификации
документной информации
по истории страны до и
после 1917 г.
Схема деидеологизирована.
Схема дополнена новой
информацией (количество
отделов в 6 раз).

ЕКДИ существенного влияния на архивные
каталоги не оказал.
Многие (если не большинство) архивов
продолжили ведение каталогов, разработанных в
самих архивах.
ЕКДИ может использоваться:
◦ для построения каталогов;
◦ индексирования информации, представленной в других
архивных справочниках (напр., в электронных описях и
указателях);
◦ составлении запросов для автоматизированного поиска
информации;
◦ для автоматизированного поиска архивной документной
информации.

Правила… 2007 г. относят каталоги к категории
обязательных для ведения в архиве: «Состав
системы каталогов архива определяется составом
и содержанием архивных документов,
интенсивностью их использования, степенью
разработанности архивных фондов, наличием и
качеством других типов архивных справочников.
Основными в системе каталогов архива являются
систематический и именной».
В архивах организаций вместо каталогов ведутся
картотеки.

Главным недостатком большинства существующих
архивных каталогов является их неполнота. Она
порождена тем. что каталоги в архивах стали
создаваться относительно недавно, а также
выборочным характером каталогизации в
некоторых архивах.

Дополнительные справочники системы СПС архива

В архиве могут создаваться дополнительные
справочники системы СПС архива: обзоры,
указатели, тематические картотеки и тематические
перечни документов и дел, аннотированные
реестры описей.

Обзор архивного фонда

– это справочник,
содержащий систематизированные сведения о составе
и содержании архивных документов одного архивного
фонда, дополненные их источниковедческим
анализом.
Обзор предназначен для информирования учреждений,
организаций, предприятий, научной общественности о
характере и содержании архивных документов
Предназначаются не столько для внутреннего пользования в
архиве, сколько для издания

Целесообразность составления обзоров
определяется актуальностью и значимостью
проблемы, степенью ее изученности, новизной
включаемых в обзор документов.
Обзоры могут публиковаться как в виде
самостоятельных изданий, так и отдельными
статьями в периодических и продолжающихся
изданиях

Виды обзоров

обзоры
архивных
фондов
тематические
обзоры
Цель - раскрыть состав и содержание
документов только одного фонда по всем
существенным вопросам и темам,
нашедшим отражение в его документах
Цель– раскрыть состав и содержание
документов по определенной теме вне
зависимости от того, находятся сведения по
теме в документах одного или нескольких
фондов архива или даже нескольких
архивов

Структура обзора:

характеристика документов (собственно обзор):
сведения о составе и содержании документов
(аннотации), иногда их источниковедческий анализ
и поисковые данные;
справочный аппарат: титульный лист, содержание,
предисловие, список сокращений, указатель(и).

Архивный указатель

– это справочник,
содержащий систематизированный перечень
наименований предметных понятий, упоминаемых
в архивных документах, с указанием их архивных
шифров.
Задача указателей – ускорить и облегчить труд
пользователя по работе с описью.

Виды указателей

По
организации
материала
Предметный
Именной
Географический
тематический
По форме
По структуре
рубрик
Печатный
Глухие
Электронный
Аннотированные
Хронологический
Карточный

Дополнительные справочники, изданные разными архивами

Дополнительные справочники, изданные разными
архивами

4. Электронный научно-справочный аппарат к документам АФ РФ

В настоящее врем в большинстве федеральных и во
многих региональных архивах активно создаются
современные поисковые средства на базе компьютерных
технологий.
Электронный НСА архивов – это совокупность описаний
документов, помещенных в базы данных,
автоматизированных средств поиска информации и
представления результатов поиска.

Задачи электронного НСА архивов:

интенсификация процессов архивной эвристики,
повышения скорости и результативности решения
поисковых задач;
расширение доступа пользователей к документной
информации;
повышение интенсивности и эффективности
использования архивных;
развитие межархивного и международного
сотрудничества на основе информационного обмена,
реализация совместных проектов по введению в научный
оборот значимых комплексов исторических источников.

Этапы развития автоматизированного (электронного) НСА архивов:

Вторая половина 1970-х – первая половина 1980-х
гг.: начала складываться теоретическая и
методическая база архивоведения машиночитаемых
документов. Преобладали магнитные носители
информации. Были созданы первые межархивные
ИПС (напр., тематический каталог «Великий
Октябрь», автоматизированный центральный
фондовый каталог).

Вторая половина 1980 – 2000-е гг. Информатизация
архивов на основе персональных компьютеров типа IBM
PC, применение магнитных и оптических носителей
информации, сетевых технологий и технологий
оцифрования. Начинается стихийная массовая
компьютеризация архивов. Разрабатывается прикладное
программное обеспечение по всем направлениям
деятельности архивов. Изменяется методика работы
архивов (развивается автоматизированный учет,
автоматизированный НСА). В 1995-1996 г. принимается
первая общеотраслевая Концепция и Программа
информатизации архивного дела, начинается работа по
внедрению общеотраслевого (типового) программного
обеспечения.

Середина 2000-х – процесс создания справочников
достигает апогея. Единая методическая и программная
база по-прежнему отсутствует. В архивах ежегодно
создается не менее 50 тематических АИПС. Электронные
каталоги дробятся по видам (именные, географические,
предметно-тематические, систематические). Идет процесс
дифференциации даже в пределах одного вида каталога
(напр., на базе именного каталога создаются локальные
БД: по личному составу различных предприятий, по
репрессированным, реабилитированным, и т.д.). БД
ориентированы на основные виды социально-правовых
запросов, выполняемых архивными учреждениями.
Тематические БД составляют абсолютное большинство
программ, создаваемых в архивах.

С середины 2000-х гг. : доминирует тенденция к
интеграции тематических ресурсов. Эта тенденция уже
была предусмотрена в Концепции информатизации
архивного дела (1995): ориентир – на использование
общероссийских и международных стандартов для
формирования общероссийского информационного
пространства на основе интеграции ресурсов отдельных
архивов; создание ИПС с возможностью удаленного
доступа к БД и электронным копиям документов.
«Программа информатизации ФАА и подведомственных
ему учреждений на 2011-2020 г.» (2011) акцентировала
внимание на преодолении разрозненности
государственных информационных ресурсов в области
архивного дела путем их объединения.

В «Программе информатизации ФАА и подведомственных ему
учреждений на 2011-2020 г.» намечены следующие шаги:
проведение инвентаризации существующих информационных ресурсов федеральных
архивов;
осуществление в каждом архиве интеграции имеющихся информационных ресурсов
в единую для данного архива БД с формированием единого НСА архива в
электронном формате;
подготовка данного «локального» ресурса к его интеграции в единую для всех
федеральных архивов систему информационных ресурсов;
разработка единой интеграционной платформы на основе принципа распределенного – корпорация «Элар». Используется как региональная
ИПС. АИС доступен как сотрудникам ОГАЧО и
пользователям на сайте архива.

Электронный НСА ГАЧО

◦ В 2011 г. введен модуль «Виртуальный читальный зал»
(пользователь может самостоятельно и удаленно получить
доступ к АИС «Архив»: после регистрации может
получить доступ к АИС, ознакомиться с составом
фондов, описей архива, провести поиск по фонду, описи,
ключевым словам, заголовку, оформить требование на
выдачу электронной копии дела).
◦ 3. База данных «Фотокаталог» (разработчик – компания
«Архивные информационные технологии»; программа
предназначена для создания электронного каталога
отсканированных фотодокументов – электронного архива;
в н.в. включает около 25% от общего количества
имеющихся фотодокументов; установлена в читальных
залах, доступна для пользователей).

Электронный НСА ГАЧО

◦ 4. Электронные тематические базы данных и указатели по
наиболее востребованным у пользователей темам: БД
«Газетный фонд ГУ ОГАЧО», БД «Решения органов власти
Челябинской области» (1934-1951 гг.), БД «Документы
Администрации, Правительства Челябинской области,
Губернатора Челябинской области» (1996-2008 гг.), БД
«Метрические книги православных, католических
приходов, старообрядческих общин, мусульманских
мечетей, еврейского молитвенного дома» (расписаны 4
фонда, содержащие метрические книги, 41 опись, и 7
фондов, содержащих выписки из метрических книг).
◦ 5. Электронный каталог научно-справочной библиотеки.

Совершенствование системы научно-справочного аппарата (НСА) государственных архивов России, направленное на обеспечение общества достоверной ретроспективной документной информацией, остается одной из главных задач. Эффективность функционирования НСА к документам любого государственного архива напрямую зависит от результатов описания этих документов. При этом описание, с одной стороны, понимается как процесс преобразования первичной документной информации (архивных документов) во вторичную документную информацию (архивные справочники), а, с другой стороны, рассматривается как результат этого процесса, то есть как вторичная документная информация (совокупность архивных справочников).

В процессе описания информация, заключенная в объекте описания (документе, деле, фонде), преобразуется (обобщается, уплотняется) и в преобразованном виде выходит за пределы объекта описания, становится элементом системы НСА, занимая в ней строго определенное место. Описание, выступая средством коммуникации между объектом описания и внешней средой, является базой создания информации о документе (или его части), деле (группе дел), фонде (группе фондов), архиве (группе архивов), Архивном фонде России в целом; базой подготовки традиционных и автоматизированных справочных средств разных типов и видов; базой составления учетных документов архива.

Описание проводится на основе дифференцированного подхода,

известного в отечественном архивоведении с 1960-х гг. Толчком к зарождению дифференцированного подхода послужило методическое письмо ГАУ СССР "О единой системе научно-справочного аппарата государственных архивов СССР" 1965 г., в котором были сформулированы принципы построения единой системы НСА, определен ее состав. Под единой системой НСА государственного архива понимался "комплекс взаимосвязанных архивных справочников, основанных на единых методах классификации, описания и учета документальных материалов, раскрывающих состав и содержание этих материалов в пределах фондов, архивов, всего Государственного архивного фонда СССР". При этом развитие системы НСА должно было идти как по пути усовершенствования имеющихся справочников, так и по пути создания новых.

Было предложено "в целях правильного определения очередности работ, формы и степени улучшения качества описей", фонды

государственных архивов условно разделить на категории и описывать их по-

а) к фондам органов государственной власти, управления и подобным им составлять описи, которые отвечали бы всем требованиям правил работы государственных архивов;

б) к фондам заводов, высших учебных заведений, издательств и т.п.

составлять описи, которые отвечали бы требованиям учета и раскрытия основного содержания их документов;

в) к фондам школ, больниц, строительно-монтажных управлений и других массовых фондообразователей составлять описи, которые должны отвечать требованиям учета и элементарного раскрытия содержания.

Известно, что архивные фонды неоднородны по составу, содержанию документов, их сохранности, а значит имеют разную информативность. Это позволило рассматривать их как фонды разных категорий при создании и

совершенствовании НСА. При этом под категорией архивного фонда понималась различная степень информативности его документов, которая служила основанием для создания к этому фонду НСА определенного

состава, уровня детализации информации.

Определение уровня информативности фонда и его принадлежность к той или иной категории осуществлялись с помощью комплекса критериев:

многосторонность документной информации (принадлежность к возможно большему числу направлений деятельности общества), актуальность и практическая ценность фонда, степень его сохранности..

Все архивные фонды были условно поделены на три категории. К I категории были отнесены фонды, содержащие многообразную, многостороннюю информацию, а также уникальные фонды. Научно- справочный аппарат к таким фондам должен был обеспечивать интенсивное

использование документов, быть наиболее детализированным и развернутым. Ко II категории были отнесены фонды с меньшей информативностью, поэтому требования к описанию документов этих

фондов были другими, НСА был проще как по набору справочных средств, так и по глубине описания. К фондам III категории были отнесены фонды малой информативности, содержание документов которых ограничивалось

одной темой. Их описание было значительно упрощено, а состав НСА весьма ограничен.

В современных условиях описание архивной документной информации

по-прежнему базируется на дифференцированном подходе, который не ограничивается выбором определенной методики составления и совершенствования справочников, определением состава и наполнения справочного аппарата к ним, установлением очередности работ над фондами в зависимости от их информативности и т.д. Дифференцированный подход к описанию архивных документов в современных условиях сформировался как основной, универсальный метод преобразования первичной документной информации, действующий последовательно и постоянно на всех этапах ее переработки, начиная с проведения экспертизы ценности документов и комплектования фонда, формирования дел и их описания, составления описей; отражения данного фонда в учетных документах архива после его

приема на государственное хранение и, наконец, - отражения информации о составе и содержании документов фонда в различных справочных средствах с необходимой степенью детализации описания для каждого справочника.

Необходимо подчеркнуть, что описания на любом уровне (фонда, дела,

документа) приобретают смысл лишь тогда, когда они могут быть идентифицированы, т.е. когда будет подтверждена их принадлежность к

конкретному архивному фонду. Минимально необходимый для этого состав элементов описания должен включать: поисковые (адресные) данные единицы описания, ее наименование (название), хронологические рамки,

объемные показатели.

Для идентификации единицы описания на уровне архивного фонда

(объединенного архивного фонда, архивного фонда личного происхождения,

архивной коллекции) состав элементов описания должен включать:

Архивный шифр (сокращенное наименование архива, номер фонда);

Название фонда;

Крайние даты документов фонда;

Объем фонда (количество ед. хр.).

Для идентификации единицы описания на уровне дела (единицы хранения) состав элементов описания будет включать:

номер описи, номер дела);

Заголовок дела;

Крайние даты документов дела;

Объем дела (количество листов в деле).

Для идентификации единицы описания на уровне документа состав элементов описания должен включать:

Архивный шифр (сокращенное наименование архива, номер фонда,

номер описи, номер дела, номер (номера) листа (листов);

Заголовок документа;

Дату документа;

Объем документа (количество листов в документе).

Таким образом, минимально необходимая совокупность элементов описания, позволяющая установить полное соответствие между единицей

описания и ее архивным описанием входит в число обязательных элементов описания для любого архивного справочника. Каждое описание, независимо от уровня, должно состоять из упорядоченного набора обязательных элементов. Состав обязательных элементов описания определяется целевым

назначением справочного средства, для которого оно составляется. Современная регламентация описания архивной документной информации основана на унификации элементов описания и разработке

стандартизированного, строго упорядоченного описания, что обусловлено внедрением в практику работы архивных учреждений компьютерных технологий, необходимостью формирования единого информационного

пространства.

Каждый справочник архива кроме обязательных может при необходимости включать дополнительные элементы описания из числа интеллектуальных.

Для каждого типа справочника набор обязательных элементов описания должен быть стандартным, как строго организованная

совокупность элементов описания, легко поддающаяся формализации. Набор дополнительных элементов описания также должен быть упорядочен, хотя интеллектуальные элементы описания, включающие чаще всего смысловые, а не формальные сведения, труднее поддаются формализации.

Описи дел.

Опись является базовым справочником в государственных архивах субъектов РФ. Опись осуществляет две функции - учетную и

информационно-поисковую.

Описи составляются в делопроизводстве учреждений и в ведомственных архивах. Когда в государственные архивы поступают

неописанные документы, описи составляются непосредственно в них.

Опись является обязательным элементом системы НСА архивов. Давая информацию о составе и содержании дел фонда, опись становится источником вторичной информации, основой для создания других типов и видов архивных справочников. На базе описи могут составляться каталоги, путеводители, указатели, обзоры. Качество описей является определяющим условием при создании других типов и видов архивных справочников, входящих в систему НСА.

При создании описи объектом описания является дело. Опись представляет собой одноуровневое описание. В отдельных случаях описание

на уровне дела может дополняться описанием на уровне группы документов,

документа или его части, если к заголовку составлена аннотация. Опись содержит информацию и обеспечивает ее поиск на уровне дела.

Наиболее сложным этапом при создании описи является составление описательной статьи, которая является основой описи и ее главным

информационным элементом. Описательная статья описи - совокупность сведений о деле, включающая следующие реквизиты (элементы) описания:

1) порядковый номер;

2) делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер;

3) заголовок дела и указание на подлинность;

4) способ воспроизведения;

5) степень полноты документов и внешние особенности дела;

6) аннотация документов

(составляется только в том случае, если в деле имеются уникальные документы, документы учреждений-предшественников, документы,

7) крайние даты документов в деле (число, месяц, год)

(при подготовке описи при помощи ЭВТ, реквизит разбивается на два: начальная дата и конечная дата. Начальной датой дела является дата составления самого раннего документа, а конечной - дата составления самого позднего документа. Число и год пишутся арабскими цифрами, название месяца - словами. Год указывается полностью. Например:

8) количество листов в деле.

К идентификационным элементам описания относятся 1, 2, 7, 8

элементы описания дела. К интеллектуальным - относятся 3, 4, 5, 6 элементы описания дела.

Данные сведения, включенные в описательную статью описи,

составляют такой набор реквизитов, который позволяет судить о составе и содержании дела, найти данное дело среди других (номер по описи),

определить количество дел в описи, хронологические рамки документов и т.д. Состав описательной статьи описи, независимо от информационной

значимости фонда, не подлежит изменениям.

Описательные статьи в пределах описи могут быть систематизированы в соответствии с хронологической, структурной, структурно- хронологической, хронологически-структурной, хронологически- функциональной, функционально-хронологической, хронологически- тематической, тематически-хронологической, хронологически-номинальной, номинально-хронологической схемами систематизации.

Заголовок дела является главной частью описательной статьи описи.

При составлении заголовка особенно важно учитывать дифференцированный подход. Он позволяет с различной степенью детализации и глубины отразить

Основные требования, предъявляемые к заголовку дела, заключаются в соответствии информации заголовка действительному содержанию дела, в адекватном отражении заголовком содержания дела. Содержание дела

передается в обобщенном виде.

Пример заголовка дела из фонда, содержащего межотраслевую информацию:

Записки, информации, справки, письма Экономического отдела ЦК КПСС, Якутского обкома КПСС, Госплана СССР, министерств и ведомств, академика Агошкина М.И., конструктора Федорова Е.А. о внедрении новых научно-технических разработок, повышении качества нового оборудования для отраслей тяжелой промышленности и энергетики.

На характер заголовка влияют и принципы формирования дела. Так, например, дело, сформированное из документов различных по своим разновидностям, но по одному вопросу за один год или ряд лет, не связанных

последовательностью делопроизводства, описывается как "Документы".

Например:

Документы о подготовке архивных учреждений области к празднованию 50-летия образования СССР.

Заголовок "Документы" может быть составлен в кратком или расширенном вариантах. При использовании краткого варианта в заголовке не указываются разновидности документов. Когда употребляется расширенный вариант - в скобках указываются несколько разновидностей документов. Например:

Документы (решения ГАУ при СМ СССР, планы, информации, тексты и фотодокументы к плакату "Союз нерушимый") о подготовке архивных учреждений области к празднованию 50-летия образования СССР.

Если дело сформировано из документов по одному вопросу, в пределах одного года и связанных последовательностью делопроизводства, то оно описывается как "Дело...". Например:

Дело об отказе Ивановой Пелагее в освобождении ее от крепостной зависимости помещика Енгалычева А.И.

В состав судебных дел входят такие документы, как приговор,

определение, постановление. В тех случаях, когда обвиняемых несколько, указываются фамилии, имя, отчество первых трех лиц или трех лиц по наиболее важным обвинениям. Например:

Дело по обвинению Богданова И.Я., Валькова С.И., Шестопалова И.П.

Другим видом документа, считающимся трудным для описания,

является переписка. Важнейшими видами в составе организационно- распорядительной документации являются указы, постановления, распоряжения, решения, приказы, уставы инструкции, докладные записки, протоколы и др. Информация, содержащаяся в этих видах документов, важна для раскрытия функций, задач фондообразователя.

Для дел, сформированных по номинальному признаку, требуется введение дополнительных сведений в заголовок. Повысить информационный

уровень заголовков можно за счет их конкретизации путем включения делопроизводственных номеров документов (приказов, постановлений и др.), по возможности, указания направленности деятельности учреждения и т.д.

Например:

Приказы и распоряжения Управления жилищного строительства N

12, относящиеся к деятельности треста, за 1969 год.

При описании отчетной и плановой документации в заголовок выносят названия разновидностей документов, составляющих дело (перспективные планы, финансовые отчеты и т.д.). Например:

Сводный годовой отчет треста по основной деятельности за 1980

Глухие заголовки "протоколов" можно раскрыть за счет включения

следующих сведений: номеров протоколов, дат заседаний, содержания вопросов. Например:

Протоколы N 5-10 совещаний у заместителя начальника

Главмосстроя по вопросам капитального строительства за 1979 год.

Информативность описи может быть повышена за счет более качественного и рационального составления справочного аппарата к описи.

Как известно, справочный аппарат к описи включает в себя: титульный лист; оглавление (содержание), если опись имеет разделы; предисловие; список сокращений; переводные таблицы шифров (при необходимости); указатели.

Титульный лист описи несет определенную информацию о делах, включенных в опись. На титульном листе помещаются следующие данные: название государственного архива; название фонда; номер фонда; номер

описи, название описи; крайние даты документов. Реквизиты титульного листа дают самое первое представление о делах, заключенных в опись, поэтому его следует заполнять полностью, соблюдая при этом принятый

Название фонда на титульном листе описи дается в виде официально принятого, полного и в скобках сокращенного названия фондообразователя

со всеми его переименованиями, изменениями подчиненности, в хронологической последовательности. Для объединенного фонда следует указывать название, под которым этот фонд числится в учетных документах архива, с последующим перечислением названий организаций, документы

которых вошли в объединенный фонд.

Название описи располагается после номера описи.

Крайние даты документов выносятся вслед за названием описи.

Предисловие может быть составлено как общее ко всем описям фонда, так и к одной описи. Оно по своему наполнению и глубине раскрытия может быть различным.

К описи могут составляться указатели: предметные, именные и географические (разновидности предметного), хронологические, а также специальные предметные указатели - учреждений, периодических изданий и

Опись любого архивного фонда содержит итоговую запись, которая закрепляет общее количество дел, внесенных в опись, отражает все особенности нумерации дел и все изменения в их количестве. Итоговая запись составляется ко всем описям на всех ее экземплярах. Располагается она в конце описи, вслед за последней описательной статьей. Итоговая запись содержит подпись составителя описи с указанием должности и даты составления.

Таким образом, архивная опись была и остается в настоящее время основным звеном НСА архивов, базовым архивным справочником. На основе

описи составляются многие другие типы и виды архивных справочников,

поэтому качественный уровень описи, в конечном счете, влияет на качество системы НСА архивов в целом.

Описи на базе ПЭВМ могут создаваться в архивах разных рангов, оснащенных современной техникой. Опись содержит универсальный набор элементов описания, что позволяет формировать из описей полноценные

базы данных в архивах и осуществлять поиск информации как по любому из элементов описания, по группе элементов описания одновременно, контекстный поиск. БД-опись, оснащенная системой указателей, и в будущем останется базовым внутриархивным справочником для поиска информации

на уровне дела.

Каталог - межфондовый архивный справочник, в котором Информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. Каталог обеспечивает поиск информации в предметно-аспектном или предметном направлениях по документам всего архива независимо от их фондовой принадлежности.

Каталоги могут составляться на любой комплекс документов - от части фонда до АФ РФ в целом вне зависимости от времени составления документов, способа и техники их создания.

В зависимости от схемы построения каталоги могут быть систематическими, тематическими и их разновидностями - каталог по истории учреждений и каталог по истории административно- территориального деления; предметными и их разновидностями - именной и

географический. Систематические и тематические каталоги - это справочники логической структуры, предметные каталоги - справочники алфавитной структуры.

Основным в системе каталогов государственного архива долгое время был систематический каталог, в котором документная информация классифицируется по отраслям знаний и практической деятельности

общества, располагаясь в логической последовательности. Он строится по схемам единой классификации документной информации.

В тематическом каталоге документная информация по теме

сгруппирована внутри по подтемам, рубрикам, подрубрикам, расположенным в логической последовательности. Тематический каталог может существовать самостоятельно, если группировка информации в нем ведется по признаку, отсутствующему в систематическом каталоге.

В каталоге по истории учреждений документная информация классифицируется по отраслям, затем - по подведомственности, а далее по типам учреждений (банки, заводы, общества, товарищества, управления) в

алфавитном порядке, внутри - по алфавиту их наименований.

В каталоге по истории административно-территориального деления документная информация классифицируется по алфавиту видов

административно-территориальных единиц, а внутри - по алфавиту наименований.

В предметных каталогах документная информация классифицируется по алфавиту предметных понятий (фактов, событий, географических наименований) и лиц. Затем она систематизируется в логической или

хронологической последовательности.

В именном каталоге документная информация классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами, затем систематизируется в хронологической или иной

последовательности.

В географическом каталоге документная информация классифицируется по алфавиту географических и топографических объектов

(названий стран, республик, краев, областей и др.).

Совокупность различных по целевому назначению и структуре каталогов, взаимно связанных и дополняющих друг друга, представляет

собой единую систему каталогов архива, позволяющую осуществлять поиск информации в разных аспектах. Она должна отвечать следующим основным требованиям: соответствие принципов построения каталогов их целевому

назначению, многообразие аспектов поиска, которое обеспечивается структурой каталогов, отсутствие дублирования в группировке информации в разных каталогах системы.

Каталог является обязательным элементом системы НСА архива.

Каталог - это единственный справочник, который может обеспечить внутриархивный сквозной поиск информации по всем фондам архива в предметно-аспектном разрезе. По своей архитектонике каталог в наибольшей

степени среди других типов архивных справочников приспособлен для отражения всего многообразия информации архивных фондов с необходимой степенью ее детализации.

Перспективы развития структуры и информационных качеств каталогов связаны с внедрением автоматизированных архивных технологий. Широкое распространение тематических и именных каталогов в электронном

формате в госархивах свидетельствует о перспективности БД-каталогов на базе их унификации и внедрения стандартизированных форматов описания.

Путеводитель - архивный справочник, содержащий сведения о

документах (их комплексах) и/или фондах архива (архивов) в систематизированном виде и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием.

Путеводитель предназначен для ознакомления с документной

информацией государственного архива на предварительном этапе до обращения к документам. Путеводитель нацелен на использование в основном за пределами государственного архива, во внешней среде.

Путеводитель является обязательным элементом системы НСА государственного архива, составляется ко всем видам документов независимо от носителей информации и дополняет другие типы архивных

справочников. Представляя информацию о содержании документов,

путеводители позволяют проводить многоаспектный поиск информации. Базовым структурным справочником архива является путеводитель по фондам архива.

По наличию информации о фондах одного или нескольких архивов путеводители подразделяются на архивные (внутриархивные) и

межархивные. По типу организации информации путеводители бывают структурные и тематические.

Виды путеводителей по архиву: путеводитель по архиву, краткий справочник по фондам, путеводитель по фондам, тематический путеводитель

по фондам. Виды межархивных путеводителей: путеводитель по архивам, краткий справочник по фондам архивов, путеводитель по фондам архивов, тематический путеводитель по фондам архивов.

Путеводитель по архиву предназначен для общего ознакомления с историей конкретного архива, составом и содержанием его документов; относится к научно-популярному изданию очеркового типа и может носить

информации, еще не вошедшей в научный оборот. К таким изданиям относятся справочники, посвященные 75-летию Государственной архивной службы Татарстана, вышедшие на русском и татарском языках.

Путеводитель по фондам архива (архивов) - систематизированный перечень наименований архивных фондов с их характеристиками.

Целевое назначение путеводителя по фондам архива - ознакомление с основным составом и содержанием документов фондов архива, включенных

в справочник. Путеводитель по фондам архива может создаваться по документам федеральных, государственных, муниципальных архивов и центров хранения документации, а также по фондам негосударственных

архивохранилищ. (Например, Государственный архив Российской Федерации: Путеводитель. - М., 1996. - Т. 2. Фонды Государственного архива Российской Федерации по истории РСФСР; Центр документации "Народный

архив": Справочник по фондам. - М., 1998).

Путеводитель по фондам архивов содержит информацию об архивных фондах двух или более архивов. Путеводитель по фондам архивов

целесообразно составлять на краевом, областном и региональном уровнях.

Краткий справочник по фондам архива (архивов) - вид путеводителя по фондам архива (архивов), содержащий систематизированный перечень наименований архивных фондов со справочными данными о них, в которые

входят: номер фонда, его объем, крайние даты документов, состав научно- справочного аппарата к фонду. Краткий справочник дает самую общую информацию о фондовом составе архива (архивов).

Характеристика документов фондов в кратком справочнике либо отсутствует, либо дается в обобщенной, сжатой форме.

Тематический путеводитель представляет собой систематизированный

перечень характеристик документов по определенной теме со всеми

входящими в нее более узкими темами и вопросами. Он может создаваться по документам всех федеральных, государственных архивов и центров (в целом), по документам всех или нескольких архивов субъектов РФ, муниципальных архивов, по документам отдельного федерального архива или центра, государственного или муниципального архива, по отдельному комплексу документов архивов разных уровней подчинения.

Путеводитель по архивам представляет собой систематизированный перечень архивов с характеристикой хранящихся в них документов. Он может включать информацию обо всех архивных учреждениях России в

целом, об архивных учреждениях отдельных субъектов Российской Федерации или ее регионов. (Например, справочник "Архивные учреждения Красноярского края" (Красноярск, 1997). Подобный путеводитель может

быть составлен как по документам Архивного фонда РФ, так и по рукописным отделам библиотек и музеев, по архивохранилищам учреждений и ведомств, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного

фонда РФ. (Документы ГАФ СССР в библиотеках, музеях и научно- отраслевых архивах: Справочник. - М., 1991; Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат: Краткий справочник. - М., 1994).

К путеводителю составляются указатели: именной, географический, хронологический, указатель фондов, включенных в справочник, указатель учреждений, организаций и предприятий.

В качестве приложений могут быть даны:

Сведения об изменениях административно-территориального деления,

Списки фондов: ликвидированных, объединенных, переданных в другие архивы,

Сведения о составе научно-справочного аппарата архива.

Путеводитель - это традиционная, апробированная временем форма представления архивной документной информации пользователю до его

обращения в архив. Путеводитель нацелен на использование, в основном, за пределами архива, во внешней среде.

Путеводитель является обязательным элементом НСА архива и широко

распространен как в архивной отрасли, так и за ее пределами.

Путеводитель - базовый структурный справочник архива.

Указатель - это тип архивного справочника, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием адресов (поисковых данных) этих документов.

Указатели могут быть межархивными, межфондовыми,

внутрифондовыми.

Указатели универсальны и выполняют свою функцию, вне зависимости от видов документов и носителей информации.

В системе НСА архива указатели взаимосвязаны с другими типами и

видами архивных справочников и дополняют и/или уточняют предметно-

понятийную информацию других справочников, предоставляя возможность многоаспектного поиска информации.

По степени свертывания информации (по структуре рубрик) указатели делятся на глухие и аннотированные. По объему аннотации или пояснительной части аннотированные указатели могут быть краткими и

развернутыми.

По типу организации информации указатели можно разделить на предметно-тематические и структурные. По типу описательной статьи, отражающей сведения об объекте описания в виде предметных или

структурно-логических понятий, указатели подразделяются внутри предметно-тематической и структурной групп на виды и разновидности. К основным видам указателей предметно-тематической группы относятся

систематический, тематический, хронологический, предметный и его разновидности - географический, именной и др.

К основным видам указателей структурной группы следует отнести структурный, отраслевой и функционально-производственный.

Самым распространенным указателем предметно-тематической группы

является предметный. Предметный указатель - вид указателя, в котором все наименования предметов расположены в алфавитном порядке. Предметный указатель может быть общим и специальным.

Общий указатель включает в описательные статьи предметные понятия разнородного характера. Специальный указатель состоит из однородных предметных понятий (личные имена, названия учреждений, названия видов документов и др.) К специальным предметным указателям относятся

именной и др.

Назначение общих и специальных предметных указателей -

интенсификация поиска документной информации по различным аспектам, сформулированным в предметных понятиях описательных статей справочника. Наиболее распространенными являются разновидности специального предметного указателя: именной и географический.

Географический указатель - разновидность предметного указателя,

географических объектов, по которым и проводится поиск на основании отсылочных данных.

Именной указатель - разновидность предметного указателя,

Группировка понятий внутри указателей - и общих, и специальных, как правило, алфавитная, хотя при наличии сложных, разнородных понятий в

общих указателях может использоваться систематический принцип группировки понятий, а алфавитное расположение используется на последнем этапе систематизации.

Тематический указатель является разновидностью предметного. Тема, составляющая главную особенность этих указателей, - это совокупность предметных понятий, раскрываемых или представляемых в логической (систематической) последовательности через группу (ряд) предметных понятий, расположенных согласно принятой схеме классификации и взаимосвязанных причинно-следственными и системными связями. К таким понятиям относятся исторические факты, события, явления, названия учреждений и пр., связанные с этими фактами и событиями.

Систематический указатель - вид указателя, в котором все наименования предметов расположены согласно определенной схеме

классификации.

Хронологический указатель - вид указателя, в котором даты событий или даты документов расположены в хронологическом порядке.

Структурный указатель - вид указателя, в котором в качестве предметного понятия используются названия структурных частей описываемого объекта.

Отраслевой указатель - вид указателя, состоящий из наименований отраслей (подотраслей) народного хозяйства и управления, различных

направлений, как правило, со схемой ведомственного или типового перечня документов.

Указатели структурной группы обычно составляются к описям фондов, имеющих сложную структуру, которая не отражает функции (направления деятельности) учреждений-фондообразователей.

Обзор - это тип архивного справочника, включающий

систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные их источниковедческим анализом. Обзор входит в состав системы НСА госархива, хотя и не является обязательным элементом этой системы.

Видами обзора являются обзор фонда, тематический обзор фонда

(фондов одного архива), тематический обзор фондов нескольких архивов

(межархивный тематический обзор).

Обзор архивного фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного архивного фонда.

Тематический обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании части документов одного фонда, одного фонда или группы фондов одного архива по определенной теме.

Тематический обзор фондов нескольких архивов (межархивный

тематический обзор) составляется для информирования о составе и содержании, а также о местах хранения отдельных документов и их групп, наиболее значимых для разработки определенной темы.

Целесообразность составления обзоров определяется актуальностью и значимостью проблемы, которой он посвящен, степенью ее изученности, а также новизной включаемых в обзор документов.

Обязательными элементами в обзоре являются: индивидуальные и/или групповые аннотации документов с указанием разновидности документов, их авторов (автора), краткого описания содержания, объема документов, их хронологических рамок и подлинности, поисковых данных документов.

Основной частью тематического обзора являются аннотации с указанием поисковых данных. Аннотации располагаются в соответствии со

схемой построения обзора. Внутри самых мелких делений схемы аннотации располагаются в порядке значимости вопросов или документов, по хронологическому или географическому признакам.

Назначение обзора состоит в раскрытии содержания документов в пределах фонда по всем существенным вопросам и темам, что позволяет составлять обзоры независимо от системы построения архивного фонда.

Назначение тематических обзоров - раскрытие содержания документов по одной теме. Объектом описания в этих обзорах могут быть документы, относящиеся к конкретной теме, независимо от того, содержатся они в одном

или нескольких фондах и даже нескольких архивах. В этом случае, если содержание документов ед. хранения сложное, т.е. касается нескольких не связанных между собой вопросов, единица хранения может быть логически

расчленена и обозреваться в нескольких тематических обзорах.

Схема построения обзора может основываться на структурном,

отраслевом (функциональном), предметно-тематическом, географическом,

хронологическом, номинальном и других признаках. В ряде случаев используется сочетание разных признаков.

Введение

Все хранящиеся в архиве документы (в том числе непрофильные и не включенные в описи) подлежат учету.

Целью создания моей работы является описание системы научно-справочного аппарата, его развития.

Исходя из цели, были поставлены следующие задачи:

1. Рассмотреть научно-справочный аппарат.

2. Изучить его развитие.

Учет документов необходим для:

1. Обеспечения сохранности и ведения контроля за их наличием;

2. Создания систем оперативного поиска документов, в том числе и с применением персональных компьютеров;

3. Наиболее эффективного использования документов.

При наличии в архиве организации одного хранилища должен осуществляться централизованный учет документов. При существовании двух и более хранилищ - по каждому хранилищу.

Учет документов в архиве организаций базируется на четко отработанной и оправдавшей себя системе, на принципах централизации и преемственности. Это значит, что в делопроизводстве в архиве организаций, а затем в государственных архивах применяются единые формы единиц учета (дело) и единые формы учета (опись и др.)

В архиве организации учет ведут в соответствии с «Правилами работы ведомственных архивов», М., 1986. Прежде всего, учитывают фонды (фонд) и единицы хранения (дела). Учетные документы архива хранят в специально выделенном помещении (или непосредственно в хранилище) в сейфе или металлическом шкафу.

«Основными правилами» предусмотрена группа учетных документов. Основные учетные документы, обязательные для архива организации:

1. Книга учета поступления и выбытия документов;

2. Список фондов;

3. Листы фондов;

4. Описи дел.

Основными видами научно-справочного аппарата (НСА) к документам архива организации являются справочники по составу и содержанию документов.

Справочники по составу и содержанию документов архива организации включают:

1. Описи дел;

2. Номенклатуры дел;

3. Картотеки;

4. Исторические справки.

Научно-справочный аппарат взаимосвязан с учетными документами архива и предназначен также для более оперативного поиска и эффективного использования документов. Описи дел - это основная группа справочников, на которой базируется разработка остальных (кроме регистрационно-контрольных картотек, составленных на стадии делопроизводства).

Все виды научно-справочного аппарата связаны между собой поисковыми данными документов. Эти данные закреплены описями дел. К ним относятся номера фонда, описи, дела, листов дела.

1. Система научно-справочного аппарата

Система научно-справочного аппарата - комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых учетных документов, архивных справочников, механизированных и автоматизированных информационно-поисковых систем, информационных документов, создаваемых на единых методологических и научно-методических основах для обеспечения сохранности и эффективного поиска архивных документов и документной информации в пределах архивного фонда, архива, в целях всестороннего использования.

Система НСА, основываясь на принципах историзма, всесторонности и комплексности, должна строиться с учетом системного подхода, и целостный сложноорганизованный объект, включающий необходимые подсистемы учета и описания документов на едином нормативно-методическом обеспечении.

Систему научно-справочного аппарата можно разделить по функциям, которые она выполняет:

1. Справочники по учету документов;

2. Справочники по содержанию документов.

В каждой их этих групп выделяются основные справочники, обязательные для каждого архива и вспомогательные, создаваемые по мере необходимости. К основным справочникам по учету относятся книга поступлений, список фондов, листы фондов, описи, реестры описей, к вспомогательным - лицевой счет архива, карточки и книги учета движения фондов и др.

К основным справочникам по содержанию относятся описи, путеводители и каталоги, к вспомогательным - обзоры, указатели, тематические перечни.

Таким образом, в системе НСА каждый справочник имеет свое назначение, специфику, дополняет другие справочники и является необходимой составной частью СНСА. Однако при этом необходимо заметить, что весь комплекс СНСА не всегда является обязательным для каждого архива. Количество и состав справочников является различным. Важно, чтобы архив располагал такой совокупностью ИПС, которая позволяла бы рационально выполнять все виды работ с документами.

Введение

Данная исследовательская работа посвящена изучению научно-справочного аппарата в современных государственных архивах.

Актуальность данной работы заключается в значении научно-справочного аппарата для архивных учреждений и правильности его составления, ведь без справочно-поисковых средств (СПС) архив, из упорядоченного хранилища документной информации, превратится в «информационную свалку», в которой найти необходимые данные будет практически невозможно.

Объект исследования - архивное дело

Предмет исследования - научно-справочный аппарат

Цель данной работы: изучить систему научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда Российской Федерации

Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Определить понятие «научно-справочный аппарат»

2. Изучить принципы построения научно-справочного аппарата

3. Изучить структуру научно-справочного аппарата

4. Проанализировать научно-справочный аппарат в архивах, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации

Научно-справочный аппарат: понятие, принципы построения, структура

Понятие и принципы построения научно справочного аппарата

Система справочно-поисковых средств (система научно-справочного аппарата) к документам архива - это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования

Архивные справочники бывают традиционными, т.е. на бумажных носителях, и автоматизированными, т.е. реализуемые с помощью вычислительной техники. Основная цель архивных справочников - оперативный поиск необходимой документной информации.

Создание научно-справочного аппарата к архивным документам - деятельность по обеспечению документной информацией граждан, юридических лиц и других потребителей информации.

При работе с информацией необходимо различать первоисточники и вторичную документную информацию.

Первичная документная информация - архивные документы, содержащие сведения об объективных явлениях и мыслительной деятельности человека.

Вторичная документная информация - это «информация об информации», то есть сведения, содержащие описательную информацию о первоисточнике.

Архивные справочники и первичная документная информация, то есть документы, в общей сложности составляют архивную информационную среду.

Архивные справочники делятся на обязательные и дополнительные. Обязательные архивные справочники есть в каждом государственном и муниципальном архиве. К ним относятся описи дел, каталоги и путеводители. Дополнительные архивные создаются по мере необходимости, которая определяется спецификой того или иного архивного учреждения, либо складываются исторически. К ним относятся Обзоры документов, указатели, тематические перечни и базы данных.

Система научно-справочного аппарата каждого федерального архива была подробно представлена в издании «Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат». Уникальность этого справочники заключается в том, что впервые в истории отечественного архивоведения воедино сведены данные об основных элементах справочного аппарата каждого федерального архива.

Принципы построения системы научно-справочного аппарата

Основные принципы построения системы научно-справочного аппарата:

1. Взаимосвязь и взаимодополняемость архивных справочников, описывающих первичную документную информацию

2. Избежание дублирования информации в различных архивных справочниках

3. Преемственность системы научно-справочного аппарата (НСА) организаций с НСА архивных учреждений

Преемственность научно-справочного аппарата организаций и архивных учреждений достигается единством требований и принципов построения. Это условие предполагает обязательность составления в делопроизводстве организаций описей дел и научно-справочного аппарата к ним. Утвержденные экспертно-проверочной комиссией архивных учреждений формы описей хранятся в архиве как контрольные экземпляры до передачи организацией документов на постоянное хранение. После поступления документов на постоянное хранение описи становятся частью научно-справочного аппарата архива.

Различные средства научно-справочного аппарата архива организации принимаются в архив как самостоятельные единицы, либо интегрируются в соответствующие разделы каталогов.

Соблюдение первых двух принципов необходимо для эффективности поиска и сокращения трудозатрат архивистов на дублирование информации.

Если при создании описаний документов и их каталогов соблюдается принцип взаимосвязи и взаимодополняемости, то исследователь, ознакомившись с описью дел и выписав из нее необходимые номера единиц хранения, может обратиться к соответствующим разделам каталога для более детального поиска. В каталоге исследователь сможет найти названия единиц хранения, заголовки дел, и более детальную информацию.

Третий принцип не менее важен для организации поиска. Он означает, что при создании всех типов архивных справочников в организациях, государственных и муниципальных архивах будут предъявляться единые требования и единые методы. Так, правильность оформления описей дел в организации контролирует архив организации. Сводные описи (годовые разделы) описей документов дел постоянного хранения согласовываются и утверждаются государственными и муниципальными архивами. Также важно осуществлять контроль и за другими средствами научно-справочного аппарата. Каждый архивный справочник организации должен быть составлен в соответствии с правилами работы государственных, муниципальных архивов и архивов организаций.

Курсовая работа

Понятие и структура научно-справочного аппарата к документам архивного фонда Российской Федерации

Введение

Данная исследовательская работа посвящена изучению научно-справочного аппарата в современных государственных архивах.

Актуальность данной работы заключается в значении научно-справочного аппарата для архивных учреждений и правильности его составления, ведь без справочно-поисковых средств (СПС) архив, из упорядоченного хранилища документной информации, превратится в «информационную свалку», в которой найти необходимые данные будет практически невозможно.

Объект исследования - архивное дело

Предмет исследования - научно-справочный аппарат

Цель данной работы: изучить систему научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда Российской Федерации

Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи:

.Определить понятие «научно-справочный аппарат»

.Изучить принципы построения научно-справочного аппарата

.Изучить структуру научно-справочного аппарата

.Проанализировать научно-справочный аппарат в архивах, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации

1. Научно-справочный аппарат: понятие, принципы построения, структура

1.1 Понятие и принципы построения научно справочного аппарата

Система справочно-поисковых средств (система научно-справочного аппарата) к документам архива - это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования

Архивные справочники бывают традиционными, т.е. на бумажных носителях, и автоматизированными, т.е. реализуемые с помощью вычислительной техники. Основная цель архивных справочников - оперативный поиск необходимой документной информации.

Создание научно-справочного аппарата к архивным документам - деятельность по обеспечению документной информацией граждан, юридических лиц и других потребителей информации.

При работе с информацией необходимо различать первоисточники и вторичную документную информацию.

Первичная документная информация - архивные документы, содержащие сведения об объективных явлениях и мыслительной деятельности человека.

Вторичная документная информация - это «информация об информации», то есть сведения, содержащие описательную информацию о первоисточнике.

Архивные справочники и первичная документная информация, то есть документы, в общей сложности составляют архивную информационную среду.

Архивные справочники делятся на обязательные и дополнительные. Обязательные архивные справочники есть в каждом государственном и муниципальном архиве. К ним относятся описи дел, каталоги и путеводители. Дополнительные архивные создаются по мере необходимости, которая определяется спецификой того или иного архивного учреждения, либо складываются исторически. К ним относятся Обзоры документов, указатели, тематические перечни и базы данных.

Система научно-справочного аппарата каждого федерального архива была подробно представлена в издании «Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат». Уникальность этого справочники заключается в том, что впервые в истории отечественного архивоведения воедино сведены данные об основных элементах справочного аппарата каждого федерального архива.

.2 Принципы построения системы научно-справочного аппарата

Основные принципы построения системы научно-справочного аппарата:

.Взаимосвязь и взаимодополняемость архивных справочников, описывающих первичную документную информацию

.Избежание дублирования информации в различных архивных справочниках

.Преемственность системы научно-справочного аппарата (НСА) организаций с НСА архивных учреждений

Преемственность научно-справочного аппарата организаций и архивных учреждений достигается единством требований и принципов построения. Это условие предполагает обязательность составления в делопроизводстве организаций описей дел и научно-справочного аппарата к ним. Утвержденные экспертно-проверочной комиссией архивных учреждений формы описей хранятся в архиве как контрольные экземпляры до передачи организацией документов на постоянное хранение. После поступления документов на постоянное хранение описи становятся частью научно-справочного аппарата архива.

Различные средства научно-справочного аппарата архива организации принимаются в архив как самостоятельные единицы, либо интегрируются в соответствующие разделы каталогов.

Соблюдение первых двух принципов необходимо для эффективности поиска и сокращения трудозатрат архивистов на дублирование информации.

Если при создании описаний документов и их каталогов соблюдается принцип взаимосвязи и взаимодополняемости, то исследователь, ознакомившись с описью дел и выписав из нее необходимые номера единиц хранения, может обратиться к соответствующим разделам каталога для более детального поиска. В каталоге исследователь сможет найти названия единиц хранения, заголовки дел, и более детальную информацию.

Третий принцип не менее важен для организации поиска. Он означает, что при создании всех типов архивных справочников в организациях, государственных и муниципальных архивах будут предъявляться единые требования и единые методы. Так, правильность оформления описей дел в организации контролирует архив организации. Сводные описи (годовые разделы) описей документов дел постоянного хранения согласовываются и утверждаются государственными и муниципальными архивами. Также важно осуществлять контроль и за другими средствами научно-справочного аппарата. Каждый архивный справочник организации должен быть составлен в соответствии с правилами работы государственных, муниципальных архивов и архивов организаций.

2 Структура научно-справочного аппарата

2.1 Описи дел

Опись дел, документов - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения / единиц учета, закрепления из внутрифондовой систематизации и учета; состоит из описательных статей единиц хранения / единиц учета, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи

Опись выполняет три основные функции:

·Информационная (раскрывает состав и содержание документов)

·Учетная (осуществляет учет документов)

·Классификационная (классифицирует документы)

Информационная функция реализуется следующим образом: при составлении описи дел и занесения в нее заголовков документов, которые дают информацию о виде и содержании документа. Правильно оформленная опись дел позволяет получить информацию о составе документов фонда.

Учетная функция реализуется при нумерации документов и указании количества документов в описи. Это обеспечивает сохранность документов, позволяет отслеживать изменение объема фонда и способствует оперативному поиску нужного документа.

Классификационная функция состоит в наиболее рациональном расположением дел внутри фонда. Под классификацией в данном случае понимается группировка документов в соответствии со структурой фондообразователя или основными вопросами его деятельности.

Описи бывают трех видов: внутренняя опись, опись структурного подразделения (сдаточная), сводная опись на дела фонда.

Внутренняя опись предназначена для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для дел, состоящих из таких разновидностей документов, заголовки которых не содержат информации об их содержании.

Описи структурных подразделений (сдаточные) и сводные описи составляются по одной методике. Они составляются для описания следующих видов дел:

·временного хранения (например, 5 лет и выше, 10 лет и выше, свыше 10 лет (по усмотрению организации);

·по личному составу.

Рассмотрим методику составления описи дел постоянного хранения.

Опись состоит из двух частей: собственно описи и научно-справочного аппарата к ней. Опись, как правило, составляется в организации. Но в случае неудовлетворительного качества описи она заново составляется в архивном учреждении, куда ее передали.

Составление описи включает следующие виды работ:

·описание дел;

·организация документов и дел в пределах архивного фонда (разработки классификационной схемы дел фонда и классификации дел фонда);

·составление собственно описи документов;

·составление справочного аппарата и оформления описи.

·Опись дел состоит из описательных данных о каждой единицы хранения, которые представляют собой совокупность следующих элементов:

·порядковый номер;

·делопроизводственный индекс

·заголовок дела и в ряде случаев аннотация документа;

·крайние даты документов в деле;

·количество листов в деле;

·примечания.

Каждому элементу описательной статьи соответствует графа в листе описи:

Графа 1 - «Порядковый номер» - выполняет учетную функцию, закрепляет последовательность единиц хранения в листе описи. Номер последней единицы хранения указывает на количество дел в описи. Изменение количества дел должно отражаться в конце описи (в «Итоговой записи»).

Графа 2 - «Делопроизводственный номер» - это номер документа, присвоенный ему в организации-фондообразователе, когда документ был еще действующий. Может использоваться в качестве дополнительного поискового сведения.

Графа 3 - «Заголовок дела» отражает информационную функцию описи, раскрывая состав и содержание документов каждого дела.

В данной графе не допускается использование произвольных сокращений, только принятые закрепленные в соответствующих документах. При первом упоминании организации, предприятия, учреждения, государственного органа и так далее заголовок пишется полностью, а в скобках сокращенно. При дальнейшем упоминании заголовок пишется сокращенно. Например: ОАО «Российские железные дороги» (ОАО «РЖД»)».

Графа 4 - «Крайние даты» - даты начала и окончание дела. Месяц, как правило, пишется словами. Дата обозначается в формате число, месяц, год.

Графа 5 - «Количество листов» - объем единицы хранения.

В конце описи делается итоговая запись, в которой указываются следующие сведения: количество единиц хранения, номера первой и последней единицы хранения, оговариваются имеющиеся прописи номеров, литерные номера, выбывшие единицы хранения и основания их выбытия.

Заверительная надпись подшивается в конец дел. В ней указываются количество подшитых и пронумерованных листов в описи, литерные номера, а также информация о пропущенных номерах и об особенностях физического состояния листов описи.

Методика составления справочного аппарата к описи

После составления собственно описи, к ней составляется справочный аппарат, выполняющий две функции: ускорение поиска по описи и предоставление дополнительной информации о фонде.

Состав справочного аппарата к описи включает в себя:

·титульный лист;

Титульный лист - содержит полное название государственного архива, полное название фонда с перечислением всех его переименований (в скобках), если они были, также указывается номер фонда, номер описи и название описи.

Например: см. приложение 2.

Предисловие включает в себя историю организации-фондообразователя, историю фонда, аннотацию состава и содержания документов в описи и состава справочного аппарата к описи.

Список сокращений - отсортированные в алфавитном порядке встречающиеся в описи, сокращенно написанные слова и аббревиатуры с полным наименованием слов. Сокращения используются в тексте в целях экономии места для часто встречающихся слов.

Общепринятые сокращения, не требующие специальных разъяснений (т.е., т.д., пр. и другие), обозначающие название мер массы, времени, пространства, относящиеся к цифрам или каким-либо наименованиям и не вызывающим двоякого толкования (кг, мин., см, м), а также вошедшие в разговорную и письменную речь сокращения слов, подобно таким, как, профком, в список сокращений не включаются. Если при составлении описи были использованы такие сокращения, как «р. - родился», «ум. - умер», «п. - протокол», «м. - материалы» и тому подобные, то необходимо пересоставить опись, а не включать эти слова в список сокращений.

Указатель к описи содержит список понятий, встречающихся в описи, и необходимых пояснений к ним. Указатели могут быть именными, предметными, географическими и так далее. Также указатель может быть отдельным дополнительным справочно-поисковым средством.

Для примера рассмотрим одну из описей дел Российского государственного исторического архива.

Ф. 13 Оп. 3. 1798-1811 гг., 53 eд.xр. Журналы входящих и исходящих бумаг. Фонд 13: Департамент министра коммерции (см. приложение 3)

Данная опись начинается с титульного листа и переводной таблицы. Далее идет перечень дел, включающий порядковый номер, делопроизводственный номер, заголовок дела, крайние даты, количество листов и примечание. Заверительная надпись (лист-заверитель) составляется на отдельном листе-заверителе и подшивается в конце описи.

Данная опись составлена верно, однако с 1984, года ее составления, изменилась форма листа-заверителя (приведена в приложении 9 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.).

2.2 Система каталогов в архиве

Система хранения архивных документов на уровне фонда закрепляется описью, но для поиска документной информации это недостаточно. Зачастую поисковые запросы формируются по таким критериям как предмет, вопрос, тема либо какое-то событие. Для удовлетворения поисковых запросов такого типа составляются архивные каталоги, в которых информация сгруппирована по предметам (темам, отраслям). Данное средство научно-справочного аппарата архива позволяет исследователям осуществлять многоаспектный поиск документной информации.

Архивный каталог - архивный справочник, в котором информация об архивных документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации

Цит. По Е.М. Буровой: «Система каталогов в отечественных архивах начала складываться в начале 60-х гг. XX в. За прошедший период государственные архивы накопили значительный опыт по созданию и ведению различных видов каталогов. Однако «массовая» каталогизация, проводившаяся в 70-80-е гг. XX в. в отечественных архивах привела к тому, что в традиционном виде каталоги содержали миллионы карточек, но эффективность их использования была низкая. Это объясняется рядом факторов: во-первых, традиционной формой поиска в каталоге информации; во-вторых, их «непубличным» характером, т.е. обслуживали запросы исследователей только сотрудники архива. Все это привело в 90-е гг. XX в. к приостановке каталогизации документной информации».

В отличие от описи каталог:

)Охватывает большинство фондов архива, так как структура каталога не зависит от структуры хранения документов в архиве, и отражает классификацию документов по различным признакам, опись же составляется на документы одного архивного фонда или его части;

)Предоставляет более подробную информацию, чем опись, так как может включать в себя отрывок документа, и содержать информацию не только одного дела.

)Не выполняет учетную функцию и не подсчитывает количество дел, его основная функция - обеспечение информационного поиска.

)Если каждая опись строится на основе собственной схемы систематизации материалов данного фонда, то каталожные карточки всех фондов архива упорядочиваются в соответствии с единой схемой, основы построения которой являются общими для всех архивов.

В архивах организаций вместо каталогов используются картотеки.

В делопроизводстве важно уметь быстро найти ту или иную документную информацию. С этой целью ведутся регистрационные и учетно-регистрационные картотеки документов, картотеки писем и заявлений граждан и др. При этом необходимо помнить, что эти картотеки имеют не только сиюминутное значение: в дальнейшем вместе с документами они должны будут поступить в архив организации.

процесс подготовки, составления и ведения архивных каталогов называется каталогизацией архивных документов:

Каталогизация архивных документов - процесс подготовки, составления и ведения архивных каталогов

Каталогизация включает в себя следующие виды работ:

·определение вида каталога;

·разработка схемы классификации документной информации в каталоге;

·выявление и отбор документной информации для каталогизации;

·описание документной информации на каталожных карточках;

·индексирование каталожных карточек;

·систематизация карточек и ведение каталога

Определение вида каталога. Вид каталога зависит от содержания документов и наличия в архиве других каталогов.

Определяя состав каталогов конкретного государственного или муниципального архива учитываются: ранг и профиль архива; структура, состав и содержание фондов архива; степень разработанности фондов; интенсивность и задачи использования документов; наличие и качественный уровень других типов архивных справочников; материально-технические возможности архива.

По структуре каталоги разделяют на логические и алфавитные.

Логическая структура предполагает метод дедукции, то есть поиск информации от общего к частному.

Каталоги логической структуры подразделяются на систематические, тематические и их разновидности (каталог по истории учреждений и каталог по истории административно-территориального деления) и хронологические, а каталоги алфавитной структуры - на предметные и их разновидности, именной и географический.

В государственных и муниципальных архивах широкое распространение получили систематические каталоги.

Структура архивных каталогов представлена в приложении 4.

Разработка схемы классификации документной информации в каталогах. Цит. по Е.М. Буровой «Архивоведение: теория и методика»: «Научная разработка проблемы классификации архивной документной информации, находящаяся в тесной связи с развитием общей теории классификации, относится к началу XIX в., ко времени складывания предметной области архивоведения, системы архивов, выделения архивного дела в самостоятельную область государственного управления, когда начали разрабатываться классификационные схемы в родственных с архивоведением областях - документоведении и источниковедении.

В результате теоретических исследований были определены основные виды классификации документной информации, отраженной в справочно-информационных средствах: структурная, предметно-тематическая, типологическая, в основе которых лежат структурный элемент (структура), предмет (тема) или характерный (присущий данному объекту или его части) типический признак. Первые два вида классификации определяют специфику НСА архивов как традиционного, так и действующего в автоматизированном режиме.

Теоретические достижения отечественного архивоведения в области классификации 70-80-х гг. были реализованы при разработке Схем единой классификации документной информации (СЕК) 1978, 1983 гг., а также Рубрикаторов и Тезаурусов АСНТИ по документам ГАФ СССР, позднее - Единого классификатора документной информации Архивного фонда Российской Федерации (ЕКДИ) 2007 г.

При разработке ЕКДИ АФ РФ были учтены системные изменения, произошедшие практически во всех сферах жизни Российской Федерации: новое политическое и государственное устройство, изменение форм собственности и многое другое, что нашло отражение в документах, информация о которых должна войти в каталоги. Важно отметить, что ЕКДИ АФ РФ на новом методическом уровне развивает подходы к каталогизации, заложенные в СЕК (М., 1978; М., 1983)»

Описание документной информации на каталожных карточках - создание архивной карточки, содержащей вторичную информацию о документе.

Каталожная карточка - карточка, включаемая в карточный каталог и содержащая сведения, соответствующие задачам и тематике архивного каталога

Каталожная карточка имеет установленную форму и включает в себя следующие элементы:

·классификационные (индекс, рубрика, подрубрика, дата и место события);

·информационные (содержание документов);

·поисковые (название архива, название фонда, N фонда, N описи, N дела, листы);

·внешние (язык документа и способ воспроизведения);

·контрольные (должность и подпись составителя, дата составления карточки).

Индексирование вторичной документной информации имеет особое значение при создании каталожной карточки.

Индексирование - выбор и / или составление индекса (индексов) на основе системы индексов и его / их проставление на документах, делах, каталожных карточках

Индекс - условный знак (буква, цифра) или совокупность таких знаков, используемые в ИПЯ, АИПС, а в традиционных ИПС присеваемые соответствующим классификационным делениям схемы классификации документов (документной информации) и проставляемые на каталожных карточках (классификационный индекс)

В целом индекс представляет собой условное обозначение в системе классификации.

Систематизация карточек и ведение каталога. Проиндексированные карточки необходимо систематизировать перед введением в каталог. Индексы систематизируются в порядке расположения цифр.

Например: см. приложение 5.

Карточки с одинаковыми индексами систематизируются по рубрикам и подрубрикам, указанным на карточках. Расположение самих карточек уже на уровне подрубрик производится по логическому принципу - от высшего к низшему, от общего к частному.

По сложившейся в отечественной теории и методике архивоведения практике, архивные каталоги традиционно относят к категории обязательных для ведения в архиве. (Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных, архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (далее - Правила 2007 г.) (с. 95).)

До сих пор в данной работе рассматривались только традиционные средства научно-справочного аппарата. Научно-технический прогресс, развитие IT затронули архивное дело, в частности, научно-справочный аппарат. Справочно-поисковые средства в архивах постепенно начинают дублироваться в электронном виде. Это позволяет быстро и, что важно, удаленно, находить необходимые архивные документы.

Попробуем найти с помощью данной системы. архивные фонды о, например, конструкторских бюро машиностроения. Введя на главной странице в строку поиска необходимый запрос, нажмем на кнопку «поиск». На странице результатов поиска отображается информация о найденных фондах и о принадлежности каждого фонда к определенному архиву. Процесс работы с данной системой отображен в приложении 7 Открыв первый по списку результат поиска, получаем следующие данные: номер фонда, название фонда, крайние даты, аннотация и историческая справка (приложение 8)

На данный момент система показывает себя как эффективная, постоянно комплектуется и совершенствуется.

В рамках данной работы также рассмотрим электронную систему каталогов в Российском государственном историческом архиве. Ее особенность заключается в разделении каталога на именной, георграфичекий и предметный.

В именном каталоге (приложение 9) информация классифицируется по фамилиям лиц, которые являются авторами документов. Особенность электронного именного каталога в Российскос государственном историческом архиве заключается в том, что документ, на который ссылается указатель, не содержит биографические материалы, а лицо, которое служило основой поиска, лишь упоминается в тексте документа.

В георграфическом каталоге информация классифицируется по алфавиту географических и топографических объектов (приложение 10).

В предметном каталоге информация классифицируется по теме документа, по его заголовку (приложение 11).

Запущенный в тестовом режиме электронный каталог Российского государственного исторического архива представляется удобным поисковым средством. Однако нужно понимать, что в данном каталоге представлена информация лишь о 2,5% архивных материалов, хранящихся в РГИА. Представленная система - первые шаги к созданию полноценного электронного каталога.

2.3 Путеводители

Путеводители относятся к обязательным архивным справочникам

Путеводитель по (архивным) фондам архива - архивный справочник, содержащий в систематизированном порядке характеристики или краткие сведения об архивных фондах и предназначенный для ознакомления с его составом и содержанием

Путеводитель - печатное издание, цель которого - дать пользователям представление о составе фондов конкретного архива.

Виды путеводителей:

·фондовый путеводитель;

·краткий справочник по фондам архива (архивов);

·тематический путеводитель по фондам архива (архивов).

Путеводители подразделяются также на архивные (внутриархивные) и межархивные.

Фондовый путеводитель - печатное издание, содержащее краткую информацию о фондах архива в систематизированном порядке и служит для ознакомления с содержанием архива.

Краткий справочник по фондам архива - путеводитель, содержащий список фондов архива. В свою очередь краткие справочники по фондам архивов подразделяются на аннотированные и неаннотированные. Аннотированные содержат информацию о фондах в систематизированном порядке с указанием всех переименований фондообразователей, также предоставляется краткая информация о содержании документов. Неаннотированные краткие справочники по фондам архива содержат только список фондов и справочную информацию по ним.

Тематический путеводитель по фондам архива - путеводитель, в котором содержится информация о фондах, соответствующих определенной тематике.

Все вышеперечисленные виды путеводителей могут создаваться как для отдельного архива, так и для группы архивов.

Путеводитель состоит из собственно путеводителя и справочного аппарата к нему.

Собственно путеводитель или, как его еще называют, характеристика фондов содержит следующие обязательные сведения: название фонда, справочные данные о нем, историю организации-фондообразователя (для фонда личного происхождения - основные биографические сведения о лице), информацию о составе и содержании документов фонда. Также может содержаться библиографический список фонда.

Название фонда - обязательный элемент путеводителя, который может дать информацию о:

·принадлежности фонда к определенной исторической эпохе;

·название фондообразователя и его месте в системе органов государственной власти, организации и т.д.;

·масштабах деятельности фондообразователя;

·его местонахождении.

Справочные данные о фонде составляет номер фонда.

Историческая справка дает представление о деятельности фондообразователя, его месте в системе органов государственной власти, организации, предприятия и т.д., периоде и масштабе его деятельности.

Историческая справка для фондов личного происхождения содержит биографические данные о фондообразователе: его фамилия, имя, отчество, период жизни, место рождения, смерти, личная жизнь, деятельность и т.д.

Аннотация состава и содержания документов - краткое описание состава и содержания документов.

Научно-справочный аппарат к путеводителю включает в себя следующие элементы: титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, приложения, указатели.

Титульный лист является частью оформления путеводителя (не забываем, что речь идет о печатном издании) и дает информацию о названии архива, его подведомственности и месте в системе архивных органов Российской Федерации. Также указывает информация о месте и времени издания.

В предисловии приводится краткая история архива, к документам которого составлен путеводитель.

Список сокращений, приложения и указатели несут те же функции, что и в описи дел. Методика их составления аналогична методике составления этих элементов для научно-справочного аппарата описи.

В приложения могут быть включены данные о ликвидированных, переданных в другие архивы и объединенных фондах, а также о составе научно-справочного аппарата архива.

С развитием информационных технологий неразрывная связь между архивным путеводителем и печатным изданием начинает стираться. Появляются архивные путеводители в электронном виде. Например, на сайте Российского государственного архива литературы и искусства (РГАЛИ) представлен электронный путеводитель по фондам, доступный по следующей ссылке: #"justify">2.4 Дополнительные справочно-поисковые средства

В архиве могут создаваться дополнительные справочники системы СПС - обзоры, указатели, тематические картотеки и тематические перечни документов и дел, аннотированные реестры описей.

Обзоры документов

Обзор как тип архивного справочника относится к группе дополнительных справочно-поисковых средств архива, но как и путеводитель предназначен для публикации с целью информирования пользователей о составе и содержании документов фонда или разных фондов, но по одной теме:

Обзор архивных документов - тип архивного справочника, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях источниковедческим анализом этих документов

Целесообразность составления обзоров определяется актуальностью и значимостью проблемы, которой он посвящен, степенью ее изученности, а также новизной включаемых в обзор документов.

Составление и издание (тиражирование) обзоров рекомендуется проводить в следующих случаях: когда объем фонда велик и в нем имеется много дел, однотипных по своему содержанию, или, наоборот, много дел со сложным, многопредметным содержанием, например: протоколы, переписка по нескольким не связанным между собой вопросам. При таком положении целесообразно выпускать обзоры архивных фондов, где содержание многопредметных дел может быть логически расчленено и классифицировано по однородным группам. Также обзоры можно составлять на документы, внесенные в описи без строгой системы или логической связи, или когда документы распылены по разным описям. Отмеченные недостатки проще устранить с помощью составления обзоров, а не пересоставления описей.

Опыт подготовки обзоров показывает, что они могут публиковаться как в виде самостоятельных изданий, так и отдельными статьями в периодических и продолжающихся изданиях, что актуально для подготовки обзоров по архивным документам в организациях.

Например, в Российском государственном военно-историческом архиве (РГВИА) обзоры документов разделены на фондовые и тематические:

Обзоры документов тематические:

·по истории общественно-политического движения;

·по истории зарубежных стран и городов России;

·по истории архитектуры и градостроительства;

·о развитии авиации;

·о культурных и экономических связях России с другими странами;

·о развитии русской военно-теоретической мысли;

·о жизни и деятельности выдающихся людей России;

·о месторождениях полезных ископаемых и др.

Обзоры документов фондовые:

·Военно-походной канцелярия е.и.в. (Ф. 26);

·Ивангородская крепость (Ф. 13133);

·Секретное повытье Военной коллегии (Ф. 20);

·Кабинет военного министра (Ф. 366);

·Управление военного комиссара Временного правительства при Ставке (Ф. 2015);

·Воронов П.Н., генерал-лейтенанта, военного историка, редактора журнала «Русская старина», (Ф. 252) и др.

Указатели

Указатели могут быть самостоятельными архивными справочниками в архиве или элементом справочного аппарата других архивных справочников:

Указатель (архивный) - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметов или объектов, о которых содержатся сведения в архивных документах, с указанием их поисковых данных

Методика составления указателя как элемента справочного аппарата была рассмотрена на примере описи документов и дел.

Указатели чаще всего входят в состав путеводителей. Однако с развитием информационных технологий указатели становятся популярным средством поиска на сайтах российских архивов.

Например, на сайте rusarchives.ru представлен указатель фондообразователей по архивам России (приложение 12)

При переходе по ссылке к искомому фондообразователю осуществляется переход на окно результата поиска, в котором предоставлена информация о фондообразователе, его справочных данных, разделе и справочнике, в котором содержится информация об искомом фондообразователе (приложение 13)

Таким образом, в данном случае архивный указатель неразрывно связан с архивным справочником (путеводителем).

В качестве дополнительного архивного справочника могут составляться тематические перечни документов и дел:

Тематический перечень документов - вид информационного документа архива, содержащий список заголовков дел или документов по определенной теме с указанием их дат и поисковых данных

Перечни документов составляются по наиболее актуальным, востребованным, а также малоизученным темам для информирования широкого круга исследователей, публикаторов документов, архивистов, журналистов и других специалистов.

С развитием информационных технологий тематические перечни часто принимают электронный вид, и размещаются на сайтах соответствующих архивов. Например, тематические перечни Российского государственного исторического архива (РГАИ) (приложение 14)

Базы данных

Наряду с перечнем документов государственные, муниципальные и ведомственные архивы активно разрабатывают базы данных и размещают их на своих официальных сайтах, что обеспечивает возможность оперативного и многоаспектного поиска и представления документной информации в режиме удаленного доступа.

В рамках данной работы базы данных, размещаемые на сайтах государственных архивов Российской Федерации были не раз рассмотрены в виде архивных каталогов, указателей и тематических перечней. Тем не менее, базы данных можно выделить как отдельный вид справочно-поискового средства, позволяющий осуществлять многоаспектный поиск по архивным фондам.

Ярким примером базы данных и системой поиска к нему является сервис, размещенный на официальном сайте Российского государственного архива литературы и искусства (РГАЛИ).

Заключение

Научно-справочный аппарат к документам Архивного фонда Российской Федерации имеет большое значение для широкого круга потребителей документной информации. В рамках данной исследовательской работы мы посмотрели, каким образом создается и функционирует научно-справочный аппарат архивов.

Цель курсовой работы, а именно изучение системы научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда Российской Федерации, достигнута.

В процессе достижения цели, мы решили следующие задачи:

Определили понятие «научно-справочный аппарат», которое приведено в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (- М., 2007).

Изучили принципы построения научно-справочного аппарата и их влияние на структуру и функционирование архивных справочников.

Изучили все обязательные и дополнительные справочно-поисковые средства, а также методику их составления.

Проанализировали научно-справочный аппарат в архивах, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации. Решая данную задачу, мы пошли по пути исследования электронного научно-справочного аппарата, размещенного на сайтах государственных архивов, а также на сайте Федерального архивного агентства.

В архивных учреждениях России научно-справочный аппарат по большей части представлен в традиционном виде. То есть, для получения документной информации необходимо приехать в архив, и уже с помощью справочно-поисковых средств, представленных на бумажных носителях, найти нужную информацию.

Архивная отрасль России в настоящее время идет по пути информатизации, перевода, дублирования документной информации на традиционных носителях в электронный вид, будь то оцифровка кино-фотодокументов, либо сканирование бумажных документов. Тем не менее, современный уровень информатизации архивных учреждений оставляет желать лучшего. Эта проблема решается на самом высшем государственном уровне. В 2011 году постановлением Правительства РФ от 15.04.2014 №313 была утверждена государственная программа Российской Федерации «Информационное общество (2011-2020 годы)», одна из целей которой - переход на безбумажное хранением документов. Однако для полного перевода архивных документов и архивных справочников в электронный вид необходимо выделить необходимые ресурсы, в том числе технику, которая в современных условиях устаревает очень быстро, а также решить проблему хранения архивных документов в электронном виде, но это уже отдельная тема для исследования.

Источники и литература

справочный поисковый архив каталог

1.Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации». ФЗ №125 от 22.10.2004

2.Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (- М., 2007).

.ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

4.Основные правила работы архивов организаций. М.: ВНИИДАД, 2002

.Составление архивных описей: Методические рекомендации. - М., 2003.

.Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации. - М., 2007.

.Архивоведение: учебник / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. бурова; под ред. В.П. Козлова. - М. 2007.