Цели применения технологии оцифровки документа. Оцифровка архивов - самый современный способ хранения документов! Организация работ по оцифровке архивных документов

Архивная обработка документов представляет собой систематизацию и упорядочивание документации, которая образовывается во время деятельности организации. Существует перечень определенных категорий документов, которые подлежат хранению в архиве в строго установленном порядке. Учредительные, распорядительные документы, бухгалтерская отчетность, кадровая, специализированная и другая документация государственных, коммерческих юридических лиц различной сферы деятельности, временного и долговременного хранения подлежит архивации. Архивная обработка документов должна проводиться в обязательном порядке согласно действующему законодательству страны. В противном случае, учреждению грозят штрафные санкции.

Документы из архива могут быть затребованы для составления отчетов, статистики, выполнения запросов граждан и предоставления сведений государственным органам, для подготовки информационных мероприятий, финансового анализа и пр. Кроме того, наличие архива позволяет сохранять документацию в порядке, иметь быстрый доступ к нужному документу либо к делу, даже по истечению нескольких лет.

Какие документы организации можно архивировать

Специалисты компании Reisswolf работают с документами разного типа - от кадровых до бухгалтерских. Именно от характера бумаг зависят сроки хранения и условия ликвидации. В большинстве случаев сроки варьируются от 1 года до 75 лет.

Архивирование документов в организации делопроизводства осуществляется в трех основных направлениях:

• типовая номенклатура дел (разрабатываются комитетами, министерствами, различными органами и учреждениями);
• примерная номенклатура дел (устанавливается примерный состав дел, и требования имеют рекомендательный характер);
• индивидуальная номенклатура (составляется сотрудниками компании и руководством структурных подразделений).

Обязательному архивированию бухгалтерских документов и кадровых бумаг подлежат личные дела сотрудников предприятия, учредительная документация, распорядительные бумаги, бухгалтерская отчетность (декларации, отчеты и пр.), специализированная документация (локальные внутренние акты).

Сроки архивирования бухгалтерских документов зависят от их назначения. Например, данные налоговой учетной политики, приходные и расходные кассовые ордера, товарные накладные, инвентарные карточки учета, акты о списании хранятся 5 лет. Счета-фактуры на отгрузку продукции должны находиться в архиве 4 года.

Архивирование кадровых документов осуществляется по особой схеме, а сроки строго соответствуют законодательству РФ:

• каждый трудовой договор должен храниться 75 лет;
• личные дела сотрудников - 75 лет;
• документы о предоставлении сотрудникам премии - 5 лет.

Правильно организованное архивирование документов в организации делопроизводства - чрезвычайно важно для любого юридического лица, ведь от этого напрямую зависит скорость работы персонала и умение руководства предприятия подстраиваться под меняющиеся требования рынка.

Основные этапы архивации документации

Процесс архивирования бухгалтерских документов, личных дел и другой документации, подлежащей хранению в архиве, состоит из следующих шагов:

1. Экспертиза ценности документов.
   На данном этапе определяется практическая, историческая и научная ценность и, соответственно, выборка документации, подлежащей хранению в архиве, а также определяется период хранения.
2. Этап систематизации документации.
   Соответственно направлению деятельности, все документы формируются в дела постоянного, временного и длительного сроков хранения.
3. Оформление систематизированных дел.
   Данный процесс выполняется, согласно законодательству и включает в себя:
   • нумерацию листов;
   • оформление листа-заверителя;
   • составление внутренней описи;
   • оформление обложки;
   • подготовку исторической справки.
4. Составление описей и предисловий к оформленным делам.
   На данном этапе выполняется создание систематизированного перечня, включающего названия дел.
5. Формирование электронного архива .
6. Оформление акта-передачи документации и дальнейшая передача дел для хранения в архив.

Процесс архивирования документов в организации делопроизводства также предусматривает утилизацию дел, не подлежащих хранению. Уничтожение выполняется после составления соответствующего акта и согласование организацией. Разработка номенклатуры предусматривается требованиями к оформлению архивной документации. Процедура архивирования документов в организации делопроизводства может проводиться отдельно либо в процессе архивной обработки.

Услуги компании «Reisswolf»

Архивная обработка документов – процесс трудоемкий и требующий владения определенной базой знаний. Содержать в штате сотрудника, обслуживающего архив в большинстве случаев нецелесообразно. Кроме того, для сохранения дел в надлежащем виде, необходимо иметь специальное помещение, отвечающее определенным санитарным нормам. Сегодня многие компании предпочитают вариант аутсорсинга. Услуга архивирования бухгалтерских документов позволит сэкономить не только время на длительный процесс обработки документов, но и финансовые средства. Архивную обработку документов в Москве, дальнейшее хранение дел и другие услуги, касающиеся архивации документации, осуществляет компания «Reisswolf». Квалифицированные специалисты выполняют обработку документации в соответствии с требованиями действующего законодательства. Архивирование документов в организациях делопроизводства - это большой труд. И главная его сложность - четкое соблюдение всех правил, норм и положений. Стоимость архивации документов зависит от объемов, сложности (состояния и комплектности документации) и срочности работ.

Цены на архивные услуги

Кому понадобится эта услуга?

Архивация документации должна выполняться всеми организациями, независимо от сферы деятельности. Услуги по архивированию документов в организации могут понадобиться государственным и коммерческим учреждениям:

• не имеющим в штате архивного работника;
• желающим сэкономить рабочее время, финансовые вложения на обслуживание архива, а также свободное пространство в офисе;
• соблюдающим архивное законодательство об учете, комплектации и сохранности документов;
• желающим повысить эффективность деятельности компании.

При отсутствии помещения для хранения и обработки, «Reisswolf» окажет услуги архивации документов для юридических лиц, а также их временное хранение на своей территории.

Почему архивную обработку лучше доверить профессионалам

Перед сдачей в архив документация должна быть правильно архивирована. Если при оформлении дел не соблюдены нормы и требования архивного законодательства, существует риск получить документы на повторную обработку, что соответственно влечет за собой дополнительные временные и финансовые расходы. Кроме того, предприятия отвечают за сохранность дел и обеспечение ограниченного к ним доступа. В случае нарушений правил архивирования бухгалтерских документов, на учреждение наложат штрафные санкции. Утилизация документов также должна проводиться после соответствующей экспертизы и только по истечению периода хранения дела. Строгое соблюдение сроков хранения и оформление акта на уничтожение являются частью процедуры. Архивирование кадровых документов и документации других типов, необходимо выполнять грамотно и в строгом соблюдении архивных правил. Непрофессиональный подход к делу часто влечет за собой штрафы и испорченную репутацию организации.

Почему с «Reisswolf» выгодно сотрудничать

Компания предоставляет профессиональный сервис по архивации документов. Мы предлагаем клиентам выгодные условия сотрудничества:

• профессиональная обработка архивных документов по средней на рынке цене и в строгом соответствии с законодательством РФ;
• надежное временное хранение дел, при необходимости;
• соблюдение конфиденциальности;
• сжатые сроки выполнения работ.

Чтобы заказать услуги архивирования кадровых документов или получить подробную консультацию от специалистов компании «Reisswolf», воспользуйтесь формой обратной связи.

Чем о более крупной организации, компании идет речь, тем больше хранится документов в ее архиве, тем сложнее ее документооборот, тем более привлекательно выглядят услуги по оцифровке архивов. Итак, что такое оцифровка архивов - это процесс по сканированию и каталогизации документов.

Неудобства при работе с бумажными архивами

Так, в больших архивах на поиск нужного документа очень часто приходится тратить много времени сил. Кроме того, наиболее часто используемые документы со временем могут быть повреждены или вообще "потеряны", если их ошибочно расположили в архиве. Нередко в любом виде бизнеса случаются ситуации, когда требуется высокая оперативность в предоставлении информации: бывает нужно быстро подготовить документы для подписания, сделать бумажные или цифровые копии, аккуратно сброшюровать - при работе с бумажными архивами оперативность теряется. Это далеко не полный перечень неудобств, с которыми приходится сталкиваться при работе с бумажными архивами. Но при этом существует достаточно простой и элегантный способ решения проблемы - оцифровка документов.

Преимущества оцифровки архивов?

• стоит отметить уменьшение нагрузки на бумажные архивы, а также на участок ксерокопирования. Так, теперь если одновременно нескольким сотрудникам организации понадобился один документ, его совершенно не обязательно ксерокопировать.
• оцифровка документов позволяет существенно сократить расходы на содержание бумажного архива, а также высвободить некоторую площадь, ранее используемую под хранение бумажных архивов.

Как происходит процесс оцифровки документов?

• Специально обученные специалисты занимаются сортировкой документов (на территории вашей компании или доставляют их на территорию организации, занимающейся оцифровкой архивов), затем с помощью современных сканеров производят оцифровку архивного фонда в полном объеме или отдельных документов.
• Штрих-коды и печатные документы системой оптического распознавания символов автоматически переводятся в электронный вид. При этом сохраняются ключевые реквизиты документов: название, дата, тип, контрагент и так далее.
• Для того, чтобы избежать возможного искажения при перепечатывании контактных данных, телефонов для оцифровки рукописной информации при оцифровке архивов применяется система двойного ввода. То есть, оцифровка документов в будущем даст вам возможность осуществлять полноценный оперативный поиск по ключевыми словам или поиск по определенным типам документов/контрагентам.

Управление файлами

Электронные архивы позволяют управлять файлами, полученными в результате сканирования. После оцифровки архивов бумажные документы подлежат систематизации и описанию. Они брошюруются, составляется систематизированный полный каталог документов с учетом потребностей и специфики компании-заказчика. Это позволяет в дальнейшем существенно экономить силы и время при работе с архивами.

Работы по оцифровке архивов

Большинство архивных компаний в наше время предлагает такую услугу, как оцифровка документов. Спрос на нее связан с тем, что деятельность практически всех организаций сложно представить без электронного архива, который является удобным и практичным, позволяя получить быстрый и простой доступ к документам. Переход к такому виду архивов будет оправдан в случае, когда возникают проблемы с хранением рабочих бумаг: отсутствие свободного места, необходимость соблюдения правил и качества хранения и пр.

Этапы создания базы данных и электронных архивов

Такую процедуру, как оцифровка документов, производят в несколько этапов.

1. Подготовка рабочих бумаг к сканированию:

• техническая (физическая) подготовка. Заключается в разброшюровке, изъятии скоб, скрепок и т.д.;
• систематизация материалов. Предполагает работу с содержанием: выбор хронологии, структуры, вида документов.

2. Оцифровка документов. На данном этапе производится следующий комплекс мероприятий:

• выбор технических параметров сканирования (разрешение);
• подбор формата сохранения результатов (в виде картинок, файлов с возможностью редактирования документа);
• тип сканирования (поточное или планшетное).

3. Обработка полученной информации. Иногда оцифрованные бумаги с неудовлетворительным качеством «исходника» нуждаются в дополнительной обработке (корректировке блеклости, цветности и др.).

Минимальный объем документов для оцифровки - 5 000 страниц

Оцифровка документов: тонкости и нюансы

Для преобразования бумажных архивных документов в электронные используют специальное оборудование: чаще всего применяют различные виды сканеров (промышленные, широкоформатные, планетарные, книжные).

После оцифровки нужно осуществить сверку полученных документов на соответствие с оригиналами. Это важный и трудоемкий этап процедуры, потому что некоторые документы могут иметь различные загибы, повреждения или стертости, которые не в состоянии распознать компьютерные программы. Особенного внимания заслуживает конструкторская документация, содержащая множество специальных символов и знаков.

Услуги по оцифровке документов

Ввиду того, что данная процедура требует повышенного внимания и высокого качества исполнения, ее должны выполнять высококвалифицированные специалисты, которые имеют соответствующий опыт работы и реализовали уже не один проект.

Для нашей компании оцифровка документов является профильной услугой: мы работаем с документами любых объемов, оказываем услуги крупным компаниям и мелким организациям, при этом сохраняем полную конфиденциальность.

В настоящее время оцифровка документов становится очень востребованной услугой, предлагаемой архивными компаниями. В мире современных информационных технологий практически ни одна организация не может обойтись без электронного архива.

Электронный архив и оцифровка

Электронные архивы документации существенно экономят время сотрудников, ведь именно благодаря цифровым архивам документы всегда будут находиться под рукой у каждого заинтересованного специалиста компании. На пути создания электронного архива или базы данных оцифровка документов является первым шагом.

Специальное оборудование для оцифровки

Казалось бы, что в процессе оцифровки документов нет ничего сложного, но это не совсем так.Для оцифровки большинства бумажных архивных документов требуется специальное оборудование – так называемые промышленные сканеры. Кроме того, под услугой «оцифровка документов», предлагаемой архивными организациями, понимается не только непосредственно процесс сканирования.

Обработка документов

Обработка документов при оцифровке и некоторые дополнительные действия. Это, прежде всего, расшивка документов перед процессом оцифровки и их последующая сшивка. А также сверка оцифрованных документов с оригиналами.

Самые важные этапы обработки документов

• Сканирование документов;
• Ввод информации в систему хранение.

Детали оцифровки документов

Говоря об оцифровке документов, сверке электронных копий и бумажных оригиналов стоит уделить особое внимание. Помимо того, что это крайне трудоёмкий процесс, в большинстве случаев он требует специальных навыков. Многие бумажные документы имеют те или иные повреждения, заломы и загибы, печатные символы стираются, а рукописные буквы с большим трудом распознаются компьютерными программами.

Сверять документы обязательно

Особенно тщательно необходимо сверять оригиналы и копии конструкторской документации, в которой используется большое количество специальных знаков и символов (надо заметить, что оцифровка именно конструкторских документов – наиболее сложный процесс, т.к. конструкторские документы в большинстве своём неформатные).

Без ручной работы не обойтись

После оцифровки документов и проведения сверки, все неточности и различия между бумажными оригиналами и цифровыми копиями устраняются вручную. Таким образом, можно сделать следующий вывод: учитывая сложность процесса, оцифровку документов лучше всего будет поручить профессионалам.

У вас начались серьезные проблемы с хранением бумажных документов? Полки ломятся от нелепо раздувшихся папок, и вы по три часа ищите нужную бумажку? Тогда пришло время заняться оцифровкой документов, которая сделает ваш кабинет или квартиру более чистой, а способ поиска более простым и удобным. Создайте собственную электронную библиотеку, редактируйте, копируйте и перемещайте цифровые файлы по своему желанию. Возможность создания цифровых документов - одно из благ цивилизации. Так воспользуйтесь им!

Прежде, чем отважиться на оцифровку своих документов, вам следует знать, что хранить их можно двумя способами - в виде изображений и в виде текстовых файлов. Хранение изображений потребует гораздо больше места на жестком диске, но при этом вы сможете сохранить стиль исходного документа. Преобразование отсканированных изображений в текстовый файл потребует дополнительных затрат времени, так как необходимо осуществить процесс оптического распознавания символов OCR (правда, если быть точным, то это название не совсем верно, так как здесь речь идет о работе с цифровой информацией, однако, как это нередко бывает, термин прижился).

Как же выбрать формат хранения документов? Очень просто: если оригинал документа написан от руки, и вам важно сохранить его «характерность» (письмо от любимого человека) или если документ является, к примеру, произведением искусства, то сохраните его в виде изображения (иногда узнаваемый почерк столь же важен, как и написанные слова). Другой более прозаической причиной для сохранения рукописных документов в виде изображений является отсутствие коммерчески доступного программного решения, пригодного для интерпретации рукописных символов. Пока эта технология застряла в КПК и планшетах, в которых она реализована несколько в ином виде, чем нам требуется. Работая с планшетом, вы пишите символы «от руки», вводя их по порядку, а программа в режиме реального времени преобразует их в печатный текст. Распознавание почерка отдельно взятого человека с отсканированного документа - дело будущего.

Сканеры

Независимо от того, в каком виде выбудете хранить ваши документы - в виде изображений или в виде текстовых файлов, вам понадобится сканер для их оцифровки. Если вы хотите оцифровать сравнительно небольшое количество документов, то многофункционального принтера или планшетного сканера вам будет вполне достаточно. Единственный их недостаток - относительно медленная скорость работы. Имейте в виду, что только более дорогие модели имеют функцию автоматической подачи листов для обработки многостраничных документов.

Среди самых лучших моделей назовем ScanSnap S1500 от Fujitsu и ScanJet Professional 3000 от HP. Скорость сканирования документов этих устройств составляет в среднем 20 страниц в минуту и выше. При этом ScanJet Professional 3000 отличается более надежным механизмом подачи бумаги, в то время как ScanSnap S1500 имеет более совершенное программное обеспечение. Оба сканера находятся примерно в одной ценовой категории, так что выбирать вам.

OCR - софт

Большинство сканеров поставляются с программным обеспечением для осуществления OCR, которое устанавливается на вашем компьютере. Если вы недовольны сопутствующим ПО или его нет, то подобные программы вещь довольно распространенная и их можно приобрести отдельно. Существуют следующие рыночные предложения:

FineReader 9 Express от ABBYY, $ 100 за обычную и $ 400 за профессиональную версию программы Pro 10;
. OmniPage 17 Standard от Nuance, $ 150 за обычную версию программы и $ 500 за профессиональную;
. Acrobat X Standard от Adobe, $ 299 за обычную версию и $ 449 за профессиональную;
. PaperPort 12 Standard от Nuance стоит $ 100 за обычную и $ 200 за профессиональную версию ПО, правда здесь нет функции OCR, только вариант управления отсканированными документами.

Разрешение

Для документов, хранящихся в виде изображений, как правило, достаточно выставить разрешение от 150 до 200 точек на дюйм, однако OCR - софт работает гораздо лучше, если изображения сохранены в более высоком разрешении - 300 пикселей на дюйм. Все зависит от того, что вам нужно. Если вы просто хотите сохранить хотя бы минимальную читабельность отсканированного документа, можете снизить требования к разрешению. Если для вас важно высокое качество, то, соответственно, увеличьте его.

OCR в веб

Существует несколько онлайн-сервисов, которые предоставляют услугу распознавания отсканированных документов. Среди наиболее известных назовем бесплатные ресурсы Free OCR , NewOCR и OCR Online . Они прекрасно подходят для небольших проектов, то есть работают только с небольшими по объему документами. Сначала вы должны отсканировать оригинал в память компьютера, а затем загрузить изображение документа на веб-сайт. Естественно, на каждом из ресурсов существуют свои ограничения как по объему, так и по содержанию документа. Так, веб-приложения распознают исключительно текст, без линий или дополнительных символов, которые присутствуют на странице.

Сервис Free OCR является бесплатным, однако размер загружаемого файла не может превышать 2 Мб и не содержать не более чем 5000 пикселей, а это примерно 50 точек на дюйм для документа обычного стандарта. Причем, вы сможете обработать не более 10 подобных документов в час. Услугами сайта NewOCR вы также можете воспользоваться бесплатно, но его интерфейс крайне примитивен, зато объем обрабатываемых документов в 2,5 раза больше - до 5 Мб. И, наконец, ресурс OCR Online требует создания бесплатного аккаунта, но позволяет загружать до 15 файлов в час объемом до 4 Мб в разрешении около 200 точек на дюйм на странице. Если вас такие объемы не устраивают, то можно купить платный доступ за $ 3.95 (8 центов за страницу) и получить возможность обработать до 50 документов за раз или заплатить $ 49.95 за обработку до 5000 (1 цент за страницу). Данное веб-приложение работает как с текстом, так и с графическими элементами, однако ему, естественно, далеко до стандартов Acrobat X или FineReader 10.

E-книги

Наверное, вы, как и я, любите запах настоящей книги, любите ощущение плотной бумаги и вид красивой графики. Однако сегодня все больше и больше людей предпочитают иметь дело с электронными книгами, для чтения которых используются так называемые специальные читалки, планшеты, смартфоны, плееры и прочие портативные устройства. Огромное количество интернет-магазинов предлагает просто гигантские объемы контента. Но что, если вы захотите иметь вашу собственную коллекцию е-книг, которые не доступны в цифровом формате?

Чтобы преобразовать ваши любимые «физические» книги в электронные, требуется их сначала отсканировать, а затем перевести в текстовый формат при помощи программы OCR. Это утомительно даже если вы будете использовать очень быстрый FLATBED-сканер. Такие сканеры напоминают «ксероксы», имея прижимную крышку, поэтому они могут сканировать не только отдельные листы, но и книги целиком. Если же вы готовы «распотрошить» любимую книгу, то можете использовать SHEETFED-сканер, которая работает по принципу факса, то есть с отдельными страницами (как ScanSnap S1500 от Fujitsu и ScanJet Professional 3000 от HP).

После того, как вы переведете свои документы, учебники или книги в форматы PDF, Word или fb2, вы можете воспользоваться специальными программами для организации, редактирования или чтения электронных документов. Например, Calibre или Stanza. - бесплатный органайзер и редактор для вашей коллекции электронных книг. Программа помогает работать с каталогом - организовывать, классифицировать, комментировать, искать, сохранять новые и старые книги на жестком диске вашего компьютера или в памяти е-ридера.