Причины некорректной работы электронной подписи и способы устранения проблем. Определение надежности цифровой подписи Создание цифровой подписи. Подписание документа PDF

Сейчас возникает достаточно много ситуаций, когда ведутся разбирательства по поводу признания (непризнания) документа, подписанного ЭП. Хочется себя обезопасить и избежать судебных тяжб, поэтому меня интересует вопрос: в каких случаях происходит признание подписи недействительной? А то получается, что на электронный документооборот перешли, а документ признается действительным только при наличии печати на бумаге.

Ответ

В данном вопросе большое значение имеет то, на каком правовом основании используются электронные подписи (ЭП).

Подробнее о факсимиле мы написали в материале по ссылке.

Если ЭП используются в рамках корпоративной системы (сейчас это наиболее распространенный вариант), то правила их использования и порядок разбора конфликтных ситуаций определяются организатором системы и включаются в подписываемые участниками договора. В таких ситуациях ЭП может быть признана недействительной в случае нарушения одной из сторон установленных в корпоративной системе правил, которые обычно формулируются таким образом, чтобы все риски, связанные с ненадлежащим хранением и использованием ключевых носителей, с заражением компьютера вирусами и т.п. нес соответствующий участник информационного обмена.

Достоинством корпоративных систем является то, что в них можно использовать технологии проверки «исторических» подписей (т.е. после истечения срока действия сертификата открытого ключа, на основе которого была сформирована подпись), которые законодательством не поддерживаются.

Например, возможно использование отметок времени переподписания документов, создание доверенного архивного хранилища либо реестра документов, подтверждающих подлинность документа уже не путем перепроверки подписей, а на основе регистрационных данных и т.д.

В общем же случае ситуация выглядит пока значительно менее радостной. Требования в отношении ЭЦП и усиленной квалифицированной подписи установлены законодательством, а именно:

Вам будет полезно узнать об отличии форматов PDF от PDF/A в материале по ссылке.

Федеральным законом от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (утрачивает силу с 01.07.2012)

Статья 4. Условия признания равнозначности электронной цифровой подписи и собственноручной подписи

1. Электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания ;
подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;
электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи", ст. 11.

Статья 11. Признание квалифицированной электронной подписи

Квалифицированная электронная подпись признается действительной до тех пор, пока решением суда не установлено иное , при одновременном соблюдении следующих условий:

1) квалифицированный сертификат создан и выдан аккредитованным удостоверяющим центром, аккредитация которого действительна на день выдачи указанного сертификата;

2) квалифицированный сертификат действителен на момент подписания электронного документа (при наличии достоверной информации о моменте подписания электронного документа ) или на день проверки действительности указанного сертификата, если момент подписания электронного документа не определен;

3) имеется положительный результат проверки принадлежности владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи, с помощью которой подписан электронный документ, и подтверждено отсутствие изменений, внесенных в этот документ после его подписания. При этом проверка осуществляется с использованием средств электронной подписи, получивших подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с настоящим Федеральным законом, и с использованием квалифицированного сертификата лица, подписавшего электронный документ;

4) квалифицированная электронная подпись используется с учетом ограничений , содержащихся в квалифицированном сертификате лица, подписывающего электронный документ (если такие ограничения установлены).

Таким образом, в отношении «исторических» подписей необходимо, в первую очередь, иметь возможность доказать момент подписания документа - и это может оказаться для организации серьезной проблемой. Затем уже можно, на основании имеющихся в удостоверяющем центре данных, доказывать, что на момент подписания сертификат ключа подписи был действителен.

Если, например, документ был подписан ЭЦП и нигде не был зарегистрирован и никуда не посылался, доказать время его подписания в случае спора будет проблематично (поскольку сведения о времени, зафиксированном в документе и/или подписи по часам компьютера, не являются надежными, т.к. эти часы несложно «подкрутить»). Если документ был послан лицу, не являющемуся участником корпоративной системы, то это лицо может настаивать на непризнании в качестве доказательств дополнительных мер, используемых в корпоративной системе, но не опирающихся на законы и нормативные акты.

Отдельной проблемой является то, что распространенное программное обеспечение не рассчитано на проверку «исторических» подписей и будет выдавать «красные флаги». Можно доработать программное обеспечение так, чтобы оно могло осуществлять такую проверку, но это потребует немалых затрат и серьезных усилий по созданию надлежащей правовой базы.

В этой связи на сегодняшний день рекомендуется по возможности не использовать ЭЦП и усиленные ЭП при работе с документами длительного и постоянного срока хранения (либо, если без этого нельзя обойтись, подумать о создании дубликатов документов на бумажных носителях).

Кроме того, следует учитывать и риски, связанные с тем, что подпись может быть признана недействительной из-за того, что использовалась с нарушением указанных в сертификате ключа подписи ограничений.

Нужно знать, что ЭЦП/усиленная ЭП будет признана недействительной, если в подписанном документе изменился хотя бы один бит. Соответственно, подписанные такими подписями документы нужно сохранять в их первоначальном виде.

Но все вышесказанное не означает, что электронными подписями не стоит пользоваться. Просто следует помнить о проблемах этих технологий, тщательно прорабатывать внутренние нормативные документы, регламентирующие их использование, и неукоснительно их соблюдать, особенно в том, что касается безопасности ключевых носителей и оборудования, на котором выполняется подписание документов.

В качестве одного из важных частных моментов хотелось бы отметить, что крайне не рекомендуется выдавать пользователям готовые пары ключей, поскольку в этом случае невозможно доказать, что с них не были сняты копии в процессе изготовления и доставки. Желательно, чтобы пары ключей изготавливал сам владелец сертификата ключа или, в крайнем случае, чтобы он присутствовал при их изготовлении и расписывался в отсутствии у него претензий.

Данная инструкция описывает порядок действий по конфигурации программ Word и Excel из состава Microsoft Office 2003, 2007, 2010, 2013, 2016, для создания и проверки электронных цифровых подписей документов. Цифровые подписи используют в тех случаях, когда требуется гарантировать подлинность, целостность и происхождение (авторство) документа, поэтому подписывать документ необходимо только в том случае, когда он окончательно готов.

Для создания ЭП документа в Microsoft Office Word/Excel 2010/2013/2016 необходимо наличие плагина «КриптоПро Office Signature» . Описание использования этого продукта (плагина) имеется в данном документе. Дистрибутив плагина доступен на странице: http://www.cryptopro.ru/products/office/signature

В Microsoft Office Word/Excel 2007 есть возможность подписывать документы как с плагином «КриптоПро Office Signature» , так и без него.

Важно помнить, что, если после создания и подписи документ будет открыт в другой версии Microsoft Office Word/Excel, то ЭП документа проверится не всегда.

Ниже представлена таблица, в которой рассмотрены все варианты создания подписи: в Word/Excel с плагином и без него - и возможности проверки подписи в различных версиях Microsoft Office.

Документ сделан и подписан в:	Документ открывается в:
	Office 2003	Office 2007	Office 2007 с плагином	Office 2010/2013/2016	Office 2010/2013/2016 с плагином
Office 2003	Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, или 3.6		Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.6. При наличии CSP 3.0		Выводит сообщение «Документ содержит недействительные подписи»
Office 2007	Подпись не будет показана			Подпись не будет показана	Подпись не будет показана
Office 2007 с плагином	Подпись не будет показана		Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6	Подпись не будет показана	Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6
Office 2010/2013/2016	-	-	-	-	-
Office 2010/2013/2016 с плагином	Подпись не будет показана	При наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6 выводит сообщение «Документ содержит недействительные подписи», но предлагает ссылку на сайт для установки плагина	Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6	Подпись не будет показана	Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6

1. Использование КриптоПро CSP в Microsoft OfficeWord/Excel 2003

1.1. Создание цифровой подписи

Сервис → Параметры

В появившемся окне выберите закладку Безопасность и нажмите кнопку Цифровые подписи.

Появится окно цифровой подписи. Это окно позволяет пользователю добавить свои личные сертификаты, которые будут использоваться для формирования ЭП. Нажмите Добавить .

В появившемся окне представлен список сертификатов пользователя, установленных на компьютере.

Появится окно ввода пароля ключевого контейнера. Введите пароль, соответствующий контейнеру выбранного сертификата.

Если пароль введен неверно, повторите попытку. При успешном вводе пароля появится окно подтверждения подписи.

В результате подписания документа, в строке состояния в правом нижнем углу появится значок, свидетельствующий о том, что данный документ создан с ЭП.

Для проверки статуса подписи, нажмите на это значок.

При изменении подписанного документа, цифровая подпись пропадает, о чем свидетельствует сообщение:

1.2. Подписание документа, содержащего цифровую подпись

Для подписания документа, уже содержащего цифровую подпись, необходимо проделать шаги, аналогичные п1.

Во вкладке Сервис , выбрать Параметры . В появившемся окне на вкладке Безопасность , нажать кнопку Цифровые подписи.

Добавить сертификаты для подписания документа. Выделить сертификат и нажать ОК.

Нажатием двойного щелчка мыши на значке, свидетельствующем о подписи документа, на нижней панели задач, откроется окно Цифровая подпись. Это окно содержит информацию о подписях документа.

При внесении изменений в документ, подписи становятся недействительными, поэтому рекомендуется подписывать уже готовые документы.

Для просмотра статуса подписи, опять нажать на иконку в нижней части. Обе подписи будут недействительными.

Замечание:

Если происходит открытие подписанного документа версии Microsoft Office Word 2003 в Microsoft Office Word 2007, то необходимо использовать КриптоПро CSP 3.6.1.

2. Использование КриптоПро CSP в Microsoft OfficeWord/Excel 2007

2.1. Создание Цифровой подписи

В главном меню выберите пункт

Появится окно подписания документа. Это окно позволяет пользователю указать свои личные сертификаты, которые будут использоваться для формирования ЭП.

Нажмите Изменить . В появившемся окне представлен список сертификатов пользователя, установленных на компьютере.

Выберите сертификат и нажмите ОК . Появится окно ввода пароля ключевого контейнера. Введите пароль, соответствующий контейнеру выбранного сертификата.

В результате подписанного документа, в строке состояния появится значок, свидетельствующий о том, что данный документ создан с ЭП.

Для проверки статуса подписи, нажмите на это значок, и справа появится окно, на котором указан статус подписи. Для просмотра состава подписи, правой кнопкой мыши выберите пункт Состав подписи.

Подписанный документ доступен только для чтения.

2.2. Подписание документа, содержащего цифровую подпись

Если документ уже содержит цифровую подпись, его можно подписать еще раз. В главном меню выбрав пункт Подготовить, Добавить цифровую подпись . Для выбора сертификата нажмите Изменить .

В результате в области задач Подписи

Для просмотра состава подписи, статусов сертификатов в области задач Подписи Состав подписи .

2.3. Видимая строка подписи

2.3.1. Добавление строки подписи

Во вкладке Вставка в группе Текст нажмите Строка подписи или щелкните по стрелке рядом с кнопкой и в появившемся меню выберите Строка подписи Microsoft Office.

Появится информационное окно. Нажмите кнопку ОК. Для удобства работы можно установить флажок

В диалоговом окне Настройка подписи вводится информация о лице, которое будет подписывать эту строку подписи. Эти сведения будут отображены в строке подписи в документе.

в поле Предложенный подписывающий ввести имя подписывающего.
в поле Должность предложенного подписывающего название должности подписывающего.
поле Адрес электронной почты предложенного подписывающего ввести адрес электронной почты подписывающего
в поле Инструкции для подписывающего можно снабдить подписывающего какими-либо инструкциями. Эти инструкции отображаются в диалоговом окне Подпись , в котором подписывающий будет ставить подпись.
для добавления комментариев установите флажок Разрешить подписывающему добавлять примечания в окне подписи.
для отображения даты подписания документа, установите флажок Показывать дату подписи в строке подписи.

Нажмите кнопку ОК

Созданная строка подписи представляет собой графический объект.

2.3.2. Добавление подписи в строку подписания

Подписание

В верхней части окна можно просмотреть дополнительные сведения о создаваемой подписи, нажав ссылку

Для выбора цифрового сертификата для подписи нажмите кнопку Изменить и в окне Выбор сертификата

В окне Подписание нажмите кнопку Подписать . Появится информационно окно подтверждения подписи, в этом окне нажмите кнопку ОК . Для удобства работы можно установить флажок Больше не показывать это сообщение.

Созданная подпись будет отображена в документе. Одновременно будет отображена область задач Подписи Действительные подписи.

Требуемые подписи.

После того как в документе появилась цифровая подпись, он автоматически помечается как окончательный и доступен только для чтения.

Если документ содержит несколько строк подписей для нескольких лиц, документ следует переслать этим лицам для подписания

Щелкните по кнопке Просмотр подписей , после чего отобразится область задач Подписи , в которой приведен список подписей в документе.

Для добавления подписи в строку подписи дважды щелкните по строке подписи или в области задач Подписать

В окне Подписание Подписать

После этого в области задач Подписи Действительные подписи

2.3.3. Просмотра свойств подписи

В области задач Подписи щелкните по стрелке требуемой подписи и выберите команду Состав подписи. Можно также дважды щелкнуть мышью по строке подписи в документе.

Просмотр .

Подписанный документ можно просматривать, печатать, выделять фрагменты и копировать их в буфер обмена.

Можно скопировать и строку подписи в другой документ, но эта строка подписи вставляется без цифровой подписи. Необходимо повторное добавление подписи в строку подписи.

Если нажать кнопку Да, все подписи в документ станут недействительными.

появляется информационное окно

При нажатии кнопки Да и произведя любое действие с документом, все подписи в документ станут недействительными.

Недействительная подпись . В области задач Подписи Недействительные подписи.

Для этого в области задач Подписи Подписать еще раз. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши по строке подписи в документе и в контекстном меню выбрать команду Подписать еще раз.

Заново заполните окно Подписание и нажмите кнопку Подписать .

Замечание:

При использовании отправителем и получателем одинаковой версии Microsoft Office совместимость форматов подписи обеспечивается при использовании версии КриптоПро CSP 3.0 и выше.

При открытии подписанного документа версии Microsoft Office Word 2003 в Microsoft Office Word 2007 используется КриптоПро CSP 3.6.1.

3. Создание цифровой подписи в Microsoft Office/Excel 2007 и 2010/2013/2016 с использованием «КриптоПро Office Signature»

3.1. Установка «КриптоПро Office Signature»

Установка продукта «КриптоПро Office Signature» производится на компьютер с программным обеспечением:

ОС: Windows XP/2003/Vista/2008/2008 R2/7 (32 или 64 бит);

Microsoft Office 2007 или Microsoft Office 2010 (32 или 64 бит);

КриптоПро CSP 2.0 и выше.

Установка производится путём запуска дистрибутива:

XMLDSigAddIn-win32.msi (для 32-битных версий MS Office)

XMLDSigAddIn-x64.msi (для 64-битных MS Office)

3.2. Создание и проверка ЭП

После завершения редактирования документа и сохранения документа можно добавить к документу ЭП.

Подписанный документ будет доступен только для чтения.

Если в подписанный документ нужно внести изменения, то все созданные ЭП следует удалить из документа.

Для создания ЭП в MS Office Word 2007 или Excel 2007:

В главном меню выберите пункт Подготовить, затем Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)

Для создания ЭП в MS Office Word 2010 или Excel 2010:

На вкладке Файл в разделе Сведения нажмите кнопку Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)

Затем появится окно подписания документа. Это окно позволяет пользователю указать свой личный сертификат, который будет использоваться для формирования ЭП. Один из сертификатов будет выбран автоматически.

Если нужно выбрать другой сертификат - нажмите кнопку Изменить. В появившемся окне представлен список сертификатов пользователя, установленных на компьютере.

Выберите сертификат и нажмите ОК. Если для доступа к ключевому контейнеру требуется задать пароль - появится окно ввода пароля.

Если пароль введен неверно, повторите попытку. При успешном вводе пароля появится окно о статусе подписания документа.

После подписи документа, в строке состояния окна документа появится значок, свидетельствующий о том, что данный документ имеет ЭП.

Для проверки статуса подписи, нажмите на этот значок, и справа появится вкладка Подписи, в которой указан статус подписи. Для просмотра состава подписи щелкните правой кнопкой мыши на строке подписи и выберите пункт Состав подписи.

Появится более детальное сообщение о составе подписи.

При открытии измененного документа, содержащего ЭП, появится сообщение о том, что документ содержит недействительную подпись.

Для более детального просмотра статуса, нажмите на значок ЭП в строке состояния, и справа появится окно, содержащее недействительный статус подписи.

Состав подписи можно посмотреть нажатием правой кнопки мышки

3.3. Подписание документа, содержащего цифровую подпись

Если документ уже содержит цифровую подпись, его можно подписать еще раз.

Для добавления новой ЭП в MS Office Word 2007 или Excel 2007:

В главном меню выберите пункт Подготовить, затем Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО).

Для добавления новой ЭП в MS Office Word 2010 или Excel 2010:

На вкладке Файл в разделе Сведения нажмите кнопку Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО).

Дальнейшие действия аналогичны созданию первой подписи.

В результате на вкладке Подписи появится еще одна действительная подпись.

Для просмотра состава подписи, щелкните правой кнопкой мыши на строке нужной подписи и выберите пункт Состав подписи.

3.4. Видимые строки подписи

3.4.1 Добавление строки подписи

На вкладке Вставка в группе Текст нажмите на стрелку рядом с кнопкой Строка подписи и в появившемся меню выберите Строка подписи (КРИПТО-ПРО).

Появится диалоговое окно Настройка подписи . В нём можно ввести информацию о лице, которое будет добавлять подпись. Эти сведения будут отображены в строке подписи в документе. Заполнять все пункты необязательно.

в поле Предложенный подписывающий вводится ФИО подписывающего.
в поле Должность предложенного подписывающего - название должности подписывающего.
в поле Адрес электронной почты предложенного подписывающего - адрес электронной почты подписывающего
в поле Инструкции для подписывающего можно ввести рекомендации или требования для подписывающего. Эти инструкции отображаются в диалоговом окне Подпись, в котором подписывающий будет ставить подпись.
для разрешения самому подписывающему добавления комментариев в процессе создания подписи установите флажок Разрешить подписывающему добавлять примечания в окне подписи.
для отображения даты подписания документа, установите флажок Показывать дату подписи в строке подписи.

Нажмите кнопку ОК .

Созданная строка подписи представляет собой графический объект, который можно переместить на любое место в тексте документа.

При необходимости можно повторить добавление видимой строки подписи в случае, если документ подписывается разными людьми.

3.4.2 Добавление подписи в строку подписания

Дважды щелкните мышью в документе по строке подписи, в которую требуется ввести подпись. Появится диалоговое окно Подписание

В верхней части окна можно просмотреть дополнительные сведения о создаваемой подписи нажав ссылку Дополнительные сведения о том, что подписывается.

Один из имеющихся на компьютере сертификатов будет выбран автоматически.

Для выбора другого цифрового сертификата для подписи нажмите кнопку Изменить и в окне Выбор сертификата выберите необходимый сертификат

В окне Подписание нажмите кнопку Подписать . Появится информационное окно подтверждения подписи, в этом окне нажмите кнопку ОК. Для удобства работы можно установить флажок Больше не показывать это сообщение.

Созданная подпись будет отображена в документе. Одновременно будет отображена вкладка Подписи , в которой приведен список подписей в документе. Созданная подпись будет находиться в разделе Действительные подписи. Незаполненная подпись - в разделе Требуемые подписи.

После того, как в документе появилась первая (или единственная) цифровая подпись, он автоматически помечается как окончательный и доступен только для чтения.

Если документ содержит единственную подпись, то на этом работа с ним заканчивается.

Если документ содержит несколько строк подписей для нескольких лиц, документ следует передать этим лицам для подписания.

При открытии документа, содержащего незаполненные строки подписи, появляется панель сообщений.

Щелкните по кнопке Просмотр подписей, после чего на вкладке Подписи будет отображен список подписей в документе.

Для добавления подписи в строку подписи дважды щелкните по строке подписи в тексте документа или в панели Подписи нажмите правой кнопкой мыши на нужной строке подписи и выберите команду Подписать .

В окне Подписание введите необходимую информацию и нажмите кнопку Подписать

После создания последней подписи в документе в панели Подписи все подписи будут находиться в разделе Действительные подписи

3.4.3 Просмотр свойств подписи

В окне документа в панели Подписи щелкните по стрелке требуемой подписи и выберите команду Состав подписи. Можно также дважды щелкнуть мышью по строке подписи в тексте документа.

Свойства подписи буду отображены в соответствующем окне. Для просмотра сертификата, использовавшегося при создании подписи, нажмите кнопку Просмотр .

Подписанный документ, можно просматривать, печатать, выделять фрагменты и копировать их в буфер обмена.

Можно скопировать и строку подписи в другой документ, но эта строка подписи вставляется без цифровой подписи. Необходимо добавление подписи в строку подписи в новом документе.

Если нажать кнопку Да, все подписи в документе станут недействительными.

Если нажать кнопку Да , то любое действие по редактированию документа приведёт к тому, что все подписи в документе станут недействительными.

Тогда в строках подписи появится текст Недействительная подпись. На вкладке Подписи данные подписи будут находиться в разделе Недействительные подписи.

Для этого на вкладке Подписи щелкните по стрелке недействительной подписи и выберите команду Подписать еще раз. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши по строке подписи в тексте документа и в контекстном меню выбрать команду Подписать еще раз.

Заново заполните окно Подписание и нажмите кнопку Подписать .

3.5. Открытие документа на компьютере без «КриптоПро Office Signature»:

При открытии документа с подписью на компьютере, где не установлен продукт «КриптоПро Office Signature» подпись будет отображаться как недействительная. При выборе пункта Состав подписи на вкладке Подписи будет выдано информационное окно:

Кнопка Дополнительные сведения об этом поставщике служит для перехода на веб-сайт производителя продукта «КриптоПро Office Signature», где можно скачать дистрибутив и установить «КриптоПро Office Signature».

Была ли полезна информация? Да Нет

Не нашли ответ? Задайте вопрос специалисту

Спасибо за ответ

Excel для Office 365 Word для Office 365 PowerPoint для Office 365 Access для Office 365 Excel 2019 Word 2019 PowerPoint 2019 Access 2019 Visio профессиональный 2019 Office 2016 Excel 2016 Word 2016 PowerPoint 2016 Access 2016 Visio 2013 Visio профессиональный 2016 Excel 2013 Word 2013 PowerPoint 2013 Access 2013 Excel 2010 Word 2010 PowerPoint 2010 Visio 2010 Office 2010 Office 2013 Visio профессиональный 2013 Visio стандартный 2010 Меньше

Цифровые подписи и сертификаты играют важнейшую в защите программного обеспечения. В этой статье объясняется, как определить, допустимы ли цифровые подписи и связанные с ними сертификаты.

Дополнительные сведения о цифровых подписях см. в статье Цифровые подписи и сертификаты.

В этой статье

Надежность цифровых подписей и сертификатов в Word, Excel и PowerPoint

Чтобы просмотреть сведения о сертификате, связанном с цифровой подписью, и проверить его надежность, воспользуйтесь приведенными ниже инструкциями.

На рисунке ниже показан пример диалогового окна Сертификат .

Определение надежности цифровой подписи

Надежная подпись действительна в учетной записи пользователя на компьютере, подтверждающем ее действительность. Если подпись открыта на другом компьютере или в другой учетной записи, она может считаться недействительной, так как она может не доверять издателю сертификата. Кроме того, действительной может считаться только та подпись, у которой сохранена криптографическая целостность. Это означает, что в подписанное содержимое не вносились никакие изменения, срок действия сертификата подписи не истек, а сам сертификат не был отозван.

Недопустимые цифровые подписи

В Word 2010, PowerPoint 2010 и Excel 2010 недопустимые цифровые подписи обозначаются красным цветом в области Подписи и красным значком X в диалоговом окне Состав подписи . Ниже указаны причины, по которым цифровая подпись может стать недопустимой.

Подписи с недействительной подписью.

Вызов диалогового окна "Цифровые подписи"

Откройте файл с цифровой подписью, которую вы хотите просмотреть.

Откройте вкладку Файл . Вы перейдете в представление Microsoft Office Backstage .

Откройте вкладку Сведения и щелкните Просмотр подписей . Появится область Подписи .

Щелкните стрелку вниз напротив названия подписи в списке. Выберите Состав подписи .

Откроется диалоговое окно Состав подписи .

На рисунке ниже показано диалоговое окно Состав подписи .

Что делать, если цифровые подписи недействительны

Если цифровые подписи и связанные с ними сертификаты недействительны, сделайте следующее:

Цифровые подписи с устранимыми ошибками

Издатель недоступен (отсутствует в Интернете), из-за чего проверить сведения о состоянии отзыва сертификата и метках времени, если они есть, невозможно.

Срок действия сертификата, использовавшегося при создании подписи, истек, а метка времени недоступна.

Корневой центр сертификации, выпустивший сертификат, не является доверенным.

На рисунке ниже показана область Подписи с устранимой ошибкой.

Важно: Если вы столкнулись с устранимой ошибкой, свяжитесь с администратором. Возможно, ему удастся сделать подпись действительной.

Частичные цифровые подписи

В Office 2010 действительная цифровая подпись применяется к определенным частям файла. Однако вы можете создать подпись только для отдельных элементов. Такая частичная подпись будет криптографически действительной.

Office распознает такие подписи, однако чаще всего они создаются не в приложениях Office. Если вы столкнетесь с частичной цифровой подписью и не будете знать, как поступить, обратитесь к ИТ-администратору за помощью в определении источника подписи.

Что такое цифровая подпись?

Цифровая подпись используется для подтверждения подлинности цифровых данных, например документов, сообщений электронной почты и макросов, с помощью шифрования. Цифровые подписи помогают обеспечивать следующее:

Подлинность. Цифровая подпись позволяет гарантировать подлинность личности подписавшего.

Целостность. Цифровая подпись подтверждает, что содержимое документа не было изменено или подделано после заверения.

Неотрекаемость. Цифровая подпись помогает доказать любой из сторон подлинность подписанного содержимого. Подписавший не может отрицать свою связь с подписанным содержимым.

Чтобы подтвердить подлинность, целостность и неотрекаемость, создатель документа должен заверить его содержимое цифровой подписью, которая удовлетворяет следующим требованиям:

Цифровая подпись должна быть действительной.

Сертификат, связанный с цифровой подписью, должен быть действующим (не просроченным).

Лицо или организация, поставившие цифровую подпись (издатель), должны являться доверенными.

Сертификат, связанный с цифровой подписью, должен быть выдан издателю компетентным центром сертификации.

В Альписсимо используется электронный документооборот на основании Федерального закона от 6 апреля 2011 г № 63-ФЗ «Об электронной подписи». В связи с этим мы подписываем договор и другие юридически обязывающие документы квалифицированной электронной цифровой подписью (ЭЦП). Документ, подписанный квалифицированной ЭЦП, равнозначен документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью должностного лица и заверенному печатью организации, в соответствии с положениями Федерального закона от 6 апреля 2011 г № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

При открытии документа, подписанного ЭЦП, без выполнения необходимых криптографических настроек, появляется сообщение о недействительности подписи. В программе Acrobat Reader это сообщение выглядит следующим образом: «По крайней мере одна подпись недействительна».

Для проверки ЭЦП необходимо установить набор средств криптографии по стандарту ГОСТ Р 34.10-2001, принятому к использованию в России, и корневой сертификат удостоверяющего центра. Сделав это один раз, вы сможете расшифровывать ЭЦП не только Альписсимо, но и других организаций, в т.ч. госведомств, например ФНС.

Шаг 1. Загрузить криптопровайдер

Установить сертификат:

Открыть загруженный сертификат двойным щелчком мыши.

Нажать кнопку «Установить сертификат».

Только в Windows 10: в следующем окне выбрать «Расположение хранилища» - «Текущий пользователь». Нажать кнопку «Далее».

В следующем окне «Хранилище сертификатов» выбрать «Поместить все сертификаты в следующее хранилище». Далее нажать кнопку «Обзор». В открывшемся окне выбрать «Доверенные корневые центры сертификации» и нажать «ОК». Нажать кнопку «Далее».

В следующем окне «Завершение мастера импорта сертификатов» нажать кнопку «Готово».

По завершении установки появится сообщение «Импорт успешно выполнен».

Шаг 4. Настроить проверку ЭЦП в программе Acrobat Reader

Пошаговые инструкции на примере версии Acrobat Reader DC:

Запустить программу. В пункте меню «Редактирование» выбрать «Установки».

В открывшемся окне выбрать категорию «Подписи» и нажать кнопку «Проверка».

В блоке «Поведение подтверждения» выбрать пункт «Всегда использовать метод по умолчанию». В выпадающем меню справа от этого пункта выбрать «КриптоПро PDF».

Нажимать кнопку «ОК», пока не закроются все окна настроек.

Закрыть программу Acrobat Reader и заново открыть файл договора.

Проверка подписи в открываемом документе производится автоматически. При успешной проверке программа выводит сообщение «Подписано, все подписи действительны».

Настройки программы Acrobat Reader сохранятся до ее переустановки. В случае переустановки Acrobat Reader потребуется выполнить действия, указанные в Шаге 4.

Использование КриптоПро CSP в Word/Excel из состава Microsoft Office 2003, 2007, 2010, 2013, 2016

Ниже представлена таблица, в которой рассмотрены все варианты создания подписи: в Word/Excel с плагином и без него — и возможности проверки подписи в различных версиях Microsoft Office.

Документ сделан и подписан в:	Документ открывается в:
	Office 2003	Office 2007	Office 2007 с плагином	Office 2010/2013/2016	Office 2010/2013/2016 с плагином
Office 2003	Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, или 3.6		Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.6. При наличии CSP 3.0	Выводит сообщение «Документ содержит недействительные подписи»	Выводит сообщение «Документ содержит недействительные подписи»
Office 2007	Подпись не будет показана		Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6	Подпись не будет показана	Подпись не будет показана
Office 2007 с плагином	Подпись не будет показана		Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6	Подпись не будет показана	Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6
Office 2010/2013/2016	-	-	-	-	-
Office 2010/2013/2016 с плагином	Подпись не будет показана	При наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6 выводит сообщение «Документ содержит недействительные подписи», но предлагает ссылку на сайт для установки плагина	Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6	Подпись не будет показана	Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6

1. Использование КриптоПро CSP в Microsoft OfficeWord/Excel 2003

1.1. Создание цифровой подписи

Сервис → Параметры

В появившемся окне выберите закладку Безопасность и нажмите кнопку Цифровые подписи.

В появившемся окне представлен список сертификатов пользователя, установленных на компьютере.

ОК .

Для проверки статуса подписи, нажмите на это значок.

При изменении подписанного документа, цифровая подпись пропадает, о чем свидетельствует сообщение:

1.2. Подписание документа, содержащего цифровую подпись

Для подписания документа, уже содержащего цифровую подпись, необходимо проделать шаги, аналогичные п1.

Добавить сертификаты для подписания документа. Выделить сертификат и нажать ОК.

Для просмотра статуса подписи, опять нажать на иконку в нижней части. Обе подписи будут недействительными.

Замечание:

2. Использование КриптоПро CSP в Microsoft OfficeWord/Excel 2007

2.1. Создание Цифровой подписи

В главном меню выберите пункт

Подписанный документ доступен только для чтения.

2.2. Подписание документа, содержащего цифровую подпись

В результате в области задач Подписи

Для просмотра состава подписи, статусов сертификатов в области задач Подписи Состав подписи .

2.3. Видимая строка подписи

2.3.1. Добавление строки подписи

Появится информационное окно. Нажмите кнопку ОК. Для удобства работы можно установить флажок

в поле Предложенный подписывающий ввести имя подписывающего.
в поле Должность предложенного подписывающего название должности подписывающего.
поле Адрес электронной почты предложенного подписывающего ввести адрес электронной почты подписывающего
в поле Инструкции для подписывающего можно снабдить подписывающего какими-либо инструкциями. Эти инструкции отображаются в диалоговом окне Подпись , в котором подписывающий будет ставить подпись.
для добавления комментариев установите флажок Разрешить подписывающему добавлять примечания в окне подписи.
для отображения даты подписания документа, установите флажок Показывать дату подписи в строке подписи.

Нажмите кнопку ОК

Созданная строка подписи представляет собой графический объект.

2.3.2. Добавление подписи в строку подписания

Подписание

В верхней части окна можно просмотреть дополнительные сведения о создаваемой подписи, нажав ссылку

Для выбора цифрового сертификата для подписи нажмите кнопку Изменить и в окне Выбор сертификата

Требуемые подписи.

Для добавления подписи в строку подписи дважды щелкните по строке подписи или в области задач щелкните по стрелке требуемой подписи и выберите команду Подписать

В окне Подписание Подписать

После этого в области задач Подписи Действительные подписи

2.3.3. Просмотра свойств подписи

Просмотр .

Подписанный документ можно просматривать, печатать, выделять фрагменты и копировать их в буфер обмена.

Если нажать кнопку Да, все подписи в документ станут недействительными.

появляется информационное окно

Недействительная подпись . В области задач Подписи Недействительные подписи.

Заново заполните окно Подписание и нажмите кнопку Подписать .

Замечание:

При открытии подписанного документа версии Microsoft Office Word 2003 в Microsoft Office Word 2007 используется КриптоПро CSP 3.6.1.

3. Создание цифровой подписи в Microsoft Office/Excel 2007 и 2010/2013/2016 с использованием «КриптоПро Office Signature»

3.1. Установка «КриптоПро Office Signature»

Установка продукта «КриптоПро Office Signature» производится на компьютер с программным обеспечением:

ОС: Windows XP/2003/Vista/2008/2008 R2/7 (32 или 64 бит);

Microsoft Office 2007 или Microsoft Office 2010 (32 или 64 бит);

КриптоПро CSP 2.0 и выше.

Установка производится путём запуска дистрибутива:

XMLDSigAddIn-win32.msi (для 32-битных версий MS Office)

XMLDSigAddIn-x64.msi (для 64-битных MS Office)

3.2. Создание и проверка ЭП

После завершения редактирования документа и сохранения документа можно добавить к документу ЭП.

Подписанный документ будет доступен только для чтения.

Если в подписанный документ нужно внести изменения, то все созданные ЭП следует удалить из документа.

Для создания ЭП в MS Office Word 2007 или Excel 2007:

В главном меню выберите пункт Подготовить, затем Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)

Для создания ЭП в MS Office Word 2010 или Excel 2010:

На вкладке Файл в разделе Сведения нажмите кнопку Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)

Если нужно выбрать другой сертификат — нажмите кнопку Изменить. В появившемся окне представлен список сертификатов пользователя, установленных на компьютере.

Выберите сертификат и нажмите ОК. Если для доступа к ключевому контейнеру требуется задать пароль — появится окно ввода пароля.

Появится более детальное сообщение о составе подписи.

Состав подписи можно посмотреть нажатием правой кнопки мышки

3.3. Подписание документа, содержащего цифровую подпись

Если документ уже содержит цифровую подпись, его можно подписать еще раз.

Для добавления новой ЭП в MS Office Word 2007 или Excel 2007:

В главном меню выберите пункт Подготовить, затем Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО).

Для добавления новой ЭП в MS Office Word 2010 или Excel 2010:

На вкладке Файл в разделе Сведения нажмите кнопку Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО).

Дальнейшие действия аналогичны созданию первой подписи.

В результате на вкладке Подписи появится еще одна действительная подпись.

3.4. Видимые строки подписи

3.4.1 Добавление строки подписи

в поле Предложенный подписывающий вводится ФИО подписывающего.
в поле Должность предложенного подписывающего — название должности подписывающего.
в поле Адрес электронной почты предложенного подписывающего — адрес электронной почты подписывающего
в поле Инструкции для подписывающего можно ввести рекомендации или требования для подписывающего. Эти инструкции отображаются в диалоговом окне Подпись, в котором подписывающий будет ставить подпись.
для разрешения самому подписывающему добавления комментариев в процессе создания подписи установите флажок Разрешить подписывающему добавлять примечания в окне подписи.
для отображения даты подписания документа, установите флажок Показывать дату подписи в строке подписи.

Нажмите кнопку ОК .

3.4.2 Добавление подписи в строку подписания

Один из имеющихся на компьютере сертификатов будет выбран автоматически.

Созданная подпись будет отображена в документе. Одновременно будет отображена вкладка Подписи , в которой приведен список подписей в документе. Созданная подпись будет находиться в разделе Действительные подписи. Незаполненная подпись — в разделе Требуемые подписи.

Если документ содержит единственную подпись, то на этом работа с ним заканчивается.

При открытии документа, содержащего незаполненные строки подписи, появляется панель сообщений.

В окне Подписание введите необходимую информацию и нажмите кнопку Подписать

3.4.3 Просмотр свойств подписи

Подписанный документ, можно просматривать, печатать, выделять фрагменты и копировать их в буфер обмена.

Если нажать кнопку Да, все подписи в документе станут недействительными.

Заново заполните окно Подписание и нажмите кнопку Подписать .

3.5. Открытие документа на компьютере без «КриптоПро Office Signature»:

Была ли полезна информация? Да Нет

Не нашли ответ? Задайте вопрос специалисту

Спасибо за ответ

Примечание: Эта статья выполнила свою задачу, и в скором времени ее использование будет прекращено. Чтобы избежать появления ошибок "Страница не найдена", мы удаляем известные нам ссылки. Если вы создали ссылки на эту страницу, удалите их, и вместе мы обеспечим согласованность данных в Интернете.

Дополнительные сведения о цифровых подписях см. в статье Цифровые подписи и сертификаты .

В этой статье

Надежность цифровых подписей и сертификатов в Word, Excel и PowerPoint

На рисунке ниже показан пример диалогового окна Сертификат .

Определение надежности цифровой подписи

Недопустимые цифровые подписи

Подписи с недействительной подписью.

Вызов диалогового окна "Цифровые подписи"

Откройте файл с цифровой подписью, которую вы хотите просмотреть.

Откройте вкладку Файл . Вы перейдете в представление Microsoft Office Backstage .

Откройте вкладку Сведения и щелкните Просмотр подписей . Появится область Подписи .

Щелкните стрелку вниз напротив названия подписи в списке. Выберите Состав подписи .

Откроется диалоговое окно Состав подписи .

На рисунке ниже показано диалоговое окно Состав подписи .

Что делать, если цифровые подписи недействительны

Если цифровые подписи и связанные с ними сертификаты недействительны, сделайте следующее:

Цифровые подписи с устранимыми ошибками

Срок действия сертификата, использовавшегося при создании подписи, истек, а метка времени недоступна.

Корневой центр сертификации, выпустивший сертификат, не является доверенным.

На рисунке ниже показана область Подписи с устранимой ошибкой.

Частичные цифровые подписи

Office может читать эти подписи. Тем не менее, они, как правило, не создаются приложением Office. Если вы столкнулись с частичной подписью и не знаете, как это сделать, обратитесь к ИТ-администратору, чтобы определить источник подписи.

Что такое цифровая подпись?

Подлинность. Цифровая подпись позволяет гарантировать подлинность личности подписавшего.

Цифровая подпись должна быть действительной.

Сертификат, связанный с цифровой подписью, должен быть действующим (не просроченным).

Лицо или организация, поставившие цифровую подпись (издатель), должны являться доверенными.

Сертификат, связанный с цифровой подписью, должен быть выдан издателю компетентным центром сертификации.

Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также (на английском языке).

Для поиска источника появления ошибки обратите внимание на следующие моменты:

о чем говорится в сообщении
во всплывающем окне

когда последний раз работала
подпись и какие были
произведены изменения в ПО

работает ли подпись на другом
компьютере

не истек ли срок действия
лицензии или сертификата

Если окно с сообщением об ошибке заблокировано, в настройках браузера включите пункт «Разрешать всплывающие окна» и перезапустите браузер. Не помогло - временно отключите антивирусную программу, она часто является причиной блокировки. Прочтя сообщение об ошибке, вы сможете понять, как восстановить работоспособность ЭЦП.

Подпись не работает на конкретном устройстве. В этом случае необходимо обновить установленные программы и перенастроить систему на том ПК, где выходит ошибка. Чтобы обновить комплекс модулей криптографической защиты «КриптоПро», сотрите старые сертификаты ЭП с истекшим сроком действия. Затем установите новые, выбрав их через вкладку «Сервис». Это поможет избежать ошибок в работе с документацией.

Истек срок действия лицензии «КриптоПро». Чтобы продлить лицензию, свяжитесь с сотрудниками компании, где она была приобретена, либо получите новую, обратившись в наш Удостоверяющий центр. После продления (покупки) лицензии введите серийный номер в пункте «Управление лицензиями КриптоПро PKI».

Использован не тот сертификат. Одна из часто встречающихся ошибок у тех, кто распоряжается одновременно несколькими ЦП. Ошибка появления надписи о несоответствии подписанному документу либо сообщение «Сертификат ЭЦП не соответствует загруженному в профиль» заключена в том, что вставлен носитель с другим сертификатом. Проверьте все вставленные в USB-разъемы носители, а также правильность выбора сертификата.

Почта не видит сертификат. На этапе подписания документа неправильно заданные настройки электронной почты не позволяют найти нужный сертификат. Это происходит тогда, когда e-mail, указанный при изготовлении подписи, не совпадает с действующим. Для устранения ошибки введите корректный электронный адрес в настройки системы.

Сбой при прикреплении файла. Сообщение о том, что «Не удалось подписать документ» может появиться и тогда, когда размеры прикладываемого файла слишком велики. Следует уменьшить объем прикрепляемого объекта. Как вариант, можно загрузить документ постранично либо разбив его на несколько файлов.

5 причин обратиться к нам

Проблемы с применением ЭЦП могут возникнуть даже у опытных пользователей. Если всплывает сообщение «Электронная подпись не соответствует подписанному документу», наши клиенты не останавливают свою работу и не теряют драгоценное время.

Для вас работают профессиональные специалисты по вопросам ЭЦП, которые проконсультируют по телефону или оперативно подъедут к вам в офис.

Мы выдаем сертификаты для работы на всех площадках - торги по 44-ФЗ, 223-ФЗ, коммерческие торги, торги банкротов, госпорталы. А также следим за своевременным продлением сертификатов.