Схема движения внутренних документов. Потоки документов в организации. Основные действующие лица, участвующие в направлении потоков документов
Инструкция по выполнению заданий:
Оформите маршрутную схему движения (оперограмму) и блок-схему исходящего письма, соблюдая правила и принципы документооборота.
Отчёт должен содержать: Маршрутную схему (оперограмму) и блок-схему движения исходящего письма.
Время на выполнение задания: 2 часа
Условия выполнения задания:
Исходные данные:
Технологические операции: Принятие управленческого решения о разработке документа. Передача задания на исполнение. Разработка исполнителем проекта документа. Контроль в процессе исполнения. Согласование содержания проекта документа со специалистами организации. Внесение исполнителем изменений в проект документа по представлению специалистов. Проверка правильности оформления документа. Визирование согласованного со специалистами документа.
Представление проекта документа и сопровождающих его материалов на рассмотрение руководителю. Внесение исполнителем изменений в проект документа по указанию руководителя. Подписание документа руководителем. Составление списка рассылки документа. Тиражирование документа. Регистрация исходящего документа в РКФ. Обработка отправляемой корреспонденции (сортировка, адресование, фальцевание и вложение в конверты, заклеивание, определение и проставление стоимости отправления, составление списка на заказную почту и сдача в отделение связи). Оформление отметки об исполнении. Подшивка контрольного экземпляра документа в дело.
Исполнители: руководитель организации, секретарь руководителя, канцелярия, руководитель структурного подразделения, исполнитель, специалисты, экспедиция.
МАРШРУТНАЯ СХЕМА
Движения исходящего письма
| Технологическая операция (этапы работы с документами) | Исполнители | |||||
Основные сведения
Исходящие документы– это документы, разработанные внутри организации и отправленные за её пределы по различным каналам связи.
К ним относятся документы, адресованные:
Органам управления – доклады, отчёты об исполнении распоряжений, приказов;
органам законодательной, исполнительной и судебной власти – иски, кассации;
Партнёрам предприятия – проекты планов, договоров, протоколы согласования;
Общественным организациям – ответные письма на обращения, запросы;
Гражданам – ответные письма на заявление, жалобу, просьбу.
Работа с исходящими документами включает в себя следующие этапы:
1. Разработка исполнителем проекта документа по поручению руководителя.
2. Проверка правильности оформления документа специалистом службы ДОУ.
3. Согласование содержания проекта документа со специалистами организации.
4. Внесение исполнителем изменений в проект документа по представлению специалистов (если есть необходимость).
5. Визирование согласованного со специалистами документа.
6. Представление проекта документа и сопровождающих его материалов на рассмотрение руководителю.
7. Внесение исполнителем изменений в проект документа по указанию руководителя (если есть необходимость).
8. Подписание документа руководителем.
11. Тиражирование документа.
12. Регистрация в РКК или Журнале исходящих документов.
13. Окончательная проверка правильности оформления документа специалистом службы ДОУ: наличие подписи, даты, заголовка, правильности адресования, отметки об исполнителе, всех страниц документа и приложений.
13. Обработка отправляемой корреспонденции (ИД): сортировка, адресование, фальцевание и вложение в конверты, заклеивание, определение и проставление стоимости отправления, составление списка на заказную почту и сдача в отделение связи.
14. Подшивка контрольного экземпляра документа в дело.
Документы должны быть обработаны и отправлены в день их подписания.
Отправка документов на небумажных носителях производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям к сохранности носителей и записанной на них информации.
Электронные документы отправляются с сопроводительным письмом.
Обработка исходящих факсограмм включает в себя следующие операции: проверка правильности их оформления, проверка наличия приложений, указанных в основном документе, регистрация документа, включение факсимильного аппарата, установление связи с адресатом, передача документа, отключение факсимильного аппарата.
ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАНЯТИЯ
ПО ТЕМЕ 2.3. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
Вы можете воспользоваться следующими источниками:
1. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. М., 1991. 75с.
2. ГОСТ Р 6.30. - 2003. Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
3. ГОСТ Р ИСО 15489-11-2007. Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования (утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-СТ).
4. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30- 2003): Учебное пособие / М.И. Басаков. 7-е изд., переработанное и доп. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К 0 », 2010. – 348 с.
5. ИПС «ГАРАНТ"
6. Конспекты лекций по МДК 01.01. Документационное обеспечение управления.
7. Основные сведения, изложенные в методических указаниях.
Практические занятия № 1,2
РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
Инструкция по выполнению задания
Отчёт должен содержать: зарегистрированные в журналах входящий, исходящий и внутренний документ организации; перечень документов подлежащих и не подлежащих регистрации; документ с проставленными реквизитами регистрации: отметкой о поступлении документа в организацию и резолюцией; документ, зарегистрированный с использованием регистрационно-контрольной карточки.
Время на выполнение задания: 4 часа
Условия выполнения задания: Задания должны быть оформлены на ПК и распечатаны на принтере.
Задание 1: Оформите приложение к Инструкции по делопроизводству «Перечень нерегистрируемых документов организации» в соответствии с требованиями к оформлению приложений. (Приложение 1).
Задание 2: Рассортируйте документы на регистрируемые и не подлежащие регистрации:
а) приказ Министерства образования РК,
б) заявка на материально-техническое оборудование для учебной лаборатории, сообщение о заседании педагогического совета,
в) график дежурства работников в праздничные дни,
г) служебное письмо о сроках предоставления статистических отчетов,
е) приказ об увольнении преподавателя,
ж) докладная записка о нарушении работником правил внутреннего трудового распорядка,
з) учебный план и программа для подготовки по специальности «Документационное обеспечение управления и архивное дело»,
и) приказ директора о проведение аттестации по теоретическому обучению,
к) командировочное удостоверение,
л) телефонограмма,
м) факсимильное сообщение (факсограмма),
н) нормы расходов материалов.
Задание 3: Оформите регистрационный номер отправляемого письма, если;
3.1. Письмо подготовлено структурным подразделением, имеющим согласно штатному расписанию, код 02;
3.2. Письмо будет подшито в дело «Переписка по организационным вопросам», имеющее номер по номенклатуре дел 41.
3.3. Письмо имеет порядковый номер 143 в своем массиве.
Задание 4: Оформите регистрационную карточку (Приложение 2) в соответствии с
Правилами заполнения основных реквизитов регистрационно - контрольных форм (РКФ)
(Приложение 3)
Исходные данные:
На имя директора «СКСиС» 10.12.2013 поступило письмо от 01.12.2013 №2054-02/ из Министерства образования РК, в котором заключалась просьба о предоставлении в адрес Минобразования РК информации об обеспеченности студентов колледжа местами в общежитии.
Директор «СКСиС» поставил резолюцию о подготовке справки (номер дела «Справки по основной деятельности СКСиС» согласно номенклатуре дел- 30) по данному письму заведующему общежитием «СКСиС» (код структурного подразделения - 12) до 05.12.2013. Справка была подготовлена и отправлена электронным письмом 04.12.2013. Письмо Минобразования РК направлено на хранение в дело 02-36.
Задание 5: Провести предварительное рассмотрение документов и зарегистрировать входящий документ, используя журнальную форму регистрации (Приложение 4).
Задание 6: Зарегистрировать исходящий документ, используя журнальную форму регистрации (Приложение 5).
Задание 7: Подготовить документ для рассмотрения руководителю по существу содержащихся вопросов, оформить результаты рассмотрения (составить и оформить резолюцию) и внести данные сведения в журнал регистрации (Приложение 6)
Основные сведения
Для обеспечения эффективного использования информации при принятии различного рода решений, представления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть построена рациональная поисковая система. Современная информационная поисковая система (ИПС) должна включать информацию обо всех документах, которыми располагает организация.
Основой построения поисковых систем является регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате.
Главное назначение регистрации - придание юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления.
На базе регистрационных данных традиционно строится учет документов, поиск и контроль исполнения.
Регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и исполнения, учета и использования в справочных целях: распорядительные, плановые, отчетные, учебные, бухгалтерские и т.д. Регистрируются документы, используемые внутри или направляемые в другие организации, поступающие от вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или частных лиц.
На документы, не подлежащие регистрации, составляется специальный перечень Не подлежат регистрации первичные документы бухгалтерского, материального и статистического учета и отчетности, поздравительные письма и телеграммы, проспекты, приглашения, прейскуранты (прайс-листы), нормы расхода материалов, малозначительная переписка по административно-хозяйственным, кадровым и другим вопросам, программы, повестки дня, извещения, заявки, заявления о приеме на работу, увольнении, предоставлении отпуска, а также документы, поступающие в копиях для сведения, и некоторые другие.
Перечень документов, не подлежащих регистрации, составляет секретарь-референт или начальник канцелярии. Перечень утверждает руководитель организации. Обычно он дается как приложение к инструкции по делопроизводству, но может разрабатывать как самостоятельный документ.
Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые в день подписания или утверждения.
Индекс документа составляется в зависимости от принятого для каждого массива документов принципа формирования дел. Обязательным элементом индекса является порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива, как правило, за год. Вместе с датой и названием он служит поисковым образцом документа и используется также для целей учета. При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнительного условного обозначения структурного подразделения или должностного лица, номер дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, регистрационный номер документа №72/1-5 включает:
72 - порядковый номер документа по журналу регистрации;
1-5 - номер дела по номенклатуре.
В некоторых организациях для регистрации документов применяется иная последовательность расположения и написания составных частей номера, например: 1 - 5/72 или 1-5-72.
Номер документа может также содержать по усмотрению организации условное обозначение (код) должностного лица, вопросов деятельности, вида документа и т.д. Например, № 72-БМ включает
72 - порядковый номер документа;
Индексы предложений и жалоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа, например, И-211, М-561.
К индексам приказов по личному составу допускается добавление букв «л/с» или «к».
Ввод сведений о документе в ИПС производится путем записи его индекса и соответствующих реквизитов в регистрационные входные формы: регистрационно-контрольные карточки (РКК), экранные формы, регистрационные журналы.
Для визуального различения регистрируемых групп документов на регистрируемые формы могут наноситься цветные маркировальные полосы по верхнему краю или по диагонали; ручные и механизированные формы могут изготавливаться на бумаге различных цветов и тонов.
Введение регистрационных журналов целесообразно для документов, в состав индекса которых входит только порядковый номер (пропуска, справки, дипломы и т.д.) или в случаях минимального объема документооборота. Журнал рекомендуется составлять из отдельных листов-бланков, что позволит заполнять их с помощью ПЭВМ.
Более удобной является карточная система регистрации документов. Форма РКК (Приложение1) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству Бланки карточек желательно изготавливать типографским способом на плотной бумаге формата А5 (148 *210) или А6 (105*148).
Все графы лицевой карточки по содержанию соответствуют содержанию реквизитов документов. На оборотной стороне регистрационной карточки в графе «Контрольные отметки» фиксируют отметки о контроле, которые должны содержать дату проверки и конкретную причину задержки исполнения документа. В ней также делают записи, отражающие движение (передачу) документов.
На карточках регистрации входящих и внутренних документов в данной графе указывают должность и фамилию сотрудника, подготовившего документ, и лиц, завизировавших его.
Графы «Фонд №», «Опись №», «Дело №» заполняются в архиве, куда регистрационные карточки сдаются с документами по истечении срока их хранения в
текущей работе.
Количество экземпляров регистрационной карточки на документ обычно составляет 2-3 экземпляра. Один помещается в сроковую картотеку, другой - в информационно-справочную, третий может быть передан исполнителю вместе с документом.
Ручная карточная система регистрации быстро заменяется сегодня регистрацией документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится форма карточки с аналогичными полями и в нее заносятся сведения о документе
Приложение 1
НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ
Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.
Графики, наряды, заявки.
Учебные планы, программы.
Сводки и информация, присланные для сведения.
Прейскуранты, прайс-листы.
Технические условия.
Нормы и нормативы расходов материалов.
Поздравительные письма.
Пригласительные билеты.
Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги).
Формы статистической отчетности.
Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой "лично".
Объяснительные записки.
Приложение 2
Форма регистрационной карточки
Лицевая сторона карточки
Оборотная сторона карточки
Приложение 3
П Р А В И Л А
ЗАПОЛНЕНИЯ ОСНОВНЫХ РЕКВИЗИТОВ
РЕГИСТРАЦИОННО - КОНТРОЛЬНЫХ ФОРМ (РКФ)
| Реквизиты |
Регистрация документов включает:
– проставление даты;
– проставление регистрационного номера;
– запись необходимых сведений о документе в регистрационной форме.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), создаваемые и используемые внутри организации и направляемые в другие организации, поступающие из вышестоящих и других организаций и частных лиц.
Регистрация документов производится в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Например, отдельно регистрируются приказы директора по основной деятельности, приказы директора по кадрам, приказы и распоряжения вышестоящей организации, бухгалтерские сводки, отчеты и др.
Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для выделения части документов из единого регистрационного массива используются, помимо валового номера, дополнительные буквенные индексы.
Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Входящие документы регистрируют в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания. Поступившим ответным документам новый номер не присваивают.
Регистрационный номер ставят на самом документе и в регистрационной форме учета документов.
Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливается Инструкцией по делопроизводству, номенклатурой дел.
На практике используют различные регистрационные учетные формы: журнальную, карточную, компьютерную.
Журнальнаяформа регистрации документов используется в организациях, где документооборот менее 600 документов в год.
Все листы журналов нумеруют в правом верхнем углу, начиная со второго. Все листы прошивают прочными нитками, концы ниток выводят на оборотную сторону последнего пронумерованного листа. Бумажным квадратом склеивают середины концов нитки, сверху ставят печать. На этой же странице или на бумажном квадрате делают надпись, заверяющую правильность оформления:
В данном журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 90 (девяносто) листов.
Надпись заверяет личной подписью лицо, ответственное за делопроизводство,
указывая должность и расшифровывая подпись.
После окончания записей в журнале делают надпись, которую также заверяют подписью:
В данном журнале зарегистрировано 437 документов с № 1 по № 437. Случайно пропущены номера 99 и 236.
Все журналы имеют номера по номенклатуре дел.
На обложке журнала должно быть написано: наименование организации, название журнала, регистрационный номер по номенклатуре дел, в правом нижнем углу – начато 00.00.0000 и окончено 00.00.0000. Даты начала и окончания журнала ставят по регистрации первого и последнего документа в журнале (в пределах календарного года).
Примерные формы журналов регистрации поступающих, отправляемых документов и приказов приведены в «Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» (приложение 1). При необходимости возможно введение дополнительных граф в журналы регистрации (количество листов, наличие приложений, расписка в получении документа и др.).
Журнальная форма регистрации документов имеет определенные недостатки:
– формальный характер закрепления документа за валовым порядковым номером;
– сложности ведения по журналу поисковой, справочной и контрольной работы;
– отсутствие возможности отразить движение документа в процессе рассмотрения и исполнения.
Регистрация документов может осуществляться с применением единых регистрационно-контрольных карточек.
Карточки изготавливают типографским способом или методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 (148 ´ 210 мм) или А6 (105 ´ 148 мм). Для быстрой ориентации можно применять цветовые различия по категориям документов (например: входящие документы – зеленый бланк, исходящие – синий, внутренние – желтый).
Регистрационные графы на карточке, в журнале и при компьютерной системе регистрации документов существенных различий не имеют.
Помимо указанных реквизитов регистрационно-контрольной карточки, образовательное учреждение в Инструкции по делопроизводству может устанавливать и дополнительные реквизиты, необходимые для регистрации.
Достоинствами картотечной формы регистрации документов являются:
– однократность регистрации;
– возможность механизации процессов работы с картами.
Календарная шкала карты служит для контроля за сроком исполнения документа.
Количество экземпляров карт, заводимых на каждый документ, определяется его содержанием и схемой движения.
После учета документов регистрационные карты помещаются в контрольные и учетно-информационные картотеки, являющиеся основой справочного аппарата к служебным документам.
Справочная картотека состоит из двух частей:
– карточки на неисполненные документы, то есть направленные на исполнение;
– карточки на исполненные документы.
Первая часть может содержать группы карточек, сформированных: по корреспондентам, по исполнителям, по срокам исполнения.
Схемой систематизации карточек второй группы может служить номенклатура дел. Такая картотека должна охватывать совокупность регистрируемой входящей, исходящей и внутренней документации образовательного учреждения. Разделы и рубрики картотеки будут соответствовать разделам и статьям номенклатуры дел, а главный поисковый признак документа – его содержание.
Карточки неисполненных документов по мере исполнения с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются в соответствующий раздел и рубрику картотеки исполненных документов.
На некоторые группы документов можно заводить отдельные картотеки (например, картотека приказов по основной деятельности, приказов по личному составу и др.).
Работа с картотеками включает:
– своевременную регистрацию документов;
– регулярное выполнение операций по ведению картотеки;
– внесение в карточки дополнительных сведений (резолюций, отметок о перемещении документа, об исполнении);
– внесение изменений в записи;
– перестановку карточек из одного раздела картотеки в другой.
Картотеки, как и журналы регистрации, включают в номенклатуру дел организации.
Компьютерная форма учета документов строится по аналогии с картотечной. При этом сортировка документов на неисполненные и исполненные, а также систематизация по разделам и рубрикам происходит автоматически. Кроме того, компьютерная форма учета документов значительно упрощает их поиск и экономит время.
Передача документов между структурными подразделениями обычно осуществляется через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение управления (ДОУ). При этом документы должны передаваться с соответствующей отметкой в регистрационной форме, которая будет содержать информацию о местонахождении оригинала документа и его копий.
В целях оптимизации документопотоков целесообразно также установить единый порядок передачи документов, например через лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении.
Документы в структурное подразделение передаются в основном для исполнения, реже для ознакомления.
При передаче документов необходимо помнить, что исполнители получают документы не только в соответствии с резолюциями руководителей организации, но и в соответствии с указаниями непосредственных руководителей структурных подразделений, с учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загруженности сотрудников. Поэтому не рекомендуется передавать документы исполнителям без уведомления руководителей структурных подразделений.
При оптимально налаженной работе исполнители должны знакомиться с документами в день их поступления. При этом документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.
При использовании в организации автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АСДОУ) исполнителям обычно пересылается регистрационно-контрольная карточка документа с прикрепленным файлом, содержащим образ самого документа. При этом ответственному исполнителю при необходимости может передаваться и сам бумажный оригинал документа. Использование такой технологии позволяет уменьшить количество бумажных копий документов, ускорить движение документов в организации, сократить трудоемкость обработки документов и повысить оперативность и эффективность выполнения должностных обязанностей.
Необходимо отметить, что на практике значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения. Хотя все эти этапы оформления документов могут быть закреплены в Табеле форм документов, можно отметить, что согласование проектов и подписание конечных вариантов проводятся в возрастающей иерархической последовательности. При этом передача проектов осуществляется, как правило, сотрудниками подразделения, готовящего документ, а служба документационного обучения управления (ДОУ) только контролирует сроки и правильность (полноту) их оформления при регистрации.
Сегодня многие организации автоматизируют работу с проектами документов с помощью использования новейших технологий, к которым можно отнести и АСДОУ, которые, как правило, поддерживают полный цикл работы с проектами:
· создание регистрационной карточки проекта документа;
· изменение проекта с хранением предыдущих версий;
· согласование проекта документа;
· подписание или утверждение проекта документа;
· регистрация документа, созданного на основе проекта.
Понятная, максимально простая и, главное, эффективная схема документооборота в организации (примеры ниже) – основа основ любого бизнеса. Но, как показывает практика, не все сотрудники понимают необходимость правильного заполнения и своевременного движения документов.
Как упростить документооборот и заставить подчиненных ?
Прежде чем разобраться, нужно ли упрощать документооборот в конкретной организации, следует понять, какой вид движения документов используется в компании, и где работа дает сбой.
Итак, документооборот осуществляется между двумя группами лиц:
- сотрудниками, производящими информацию (руководитель, )
- сотрудниками, обрабатывающими входящие данные (секретарь, логист)
Соответственно весь документопоток подразделяется на:
- входящий
- внутренний
- исходящий
Входящая документация
Верный пример схемы документооборота в организации:
Организация внутреннего документопотока
В этом случае речь идет о движении документов между отделами, созданными в пределах одной компании. Это могут быть приказы, акты.
Как выглядит грамотно организованный документопоток в этом случае:
- Исполнитель составляет документ и передает его на согласование
- Вышестоящий руководитель после подписания документа передает его руководителю организации
- Руководитель принимает решение об утверждении документа и передает его делопроизводителю
- Делопроизводитель после регистрации документа вновь передает его исполнителю
- В свою очередь исполнитель после выполнения решения передает исполнительный лист делопроизводителю, который подшивает его в дело
Исходящая документация
К исходящему потоку документации относится управленческая информация, отправляемая за пределы организации (ответы на входящие письма, ).
Продуманный рабочий пример схемы документооборота в организации:
- Исполнитель подготавливает документ и передает его непосредственному руководителю на согласование
- Руководитель отдела передает согласованный документ руководителю компании
- В свою очередь управленец передает утвержденный документ делопроизводителю, который регистрирует его и передает экспедиционной службе
Быстрый расчет объема документооборота
В первую очередь следует отметить, что правила расчета и анализа объема документооборота прописаны в «Правилах делопроизводства», которые были утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (с внесением изменений от 07.09.2011).
Во вторую очередь нужно понимать, что подобный расчет может проводиться как раз в месяц, так раз в 3 месяца, раз в полгода и раз в год. В каждой конкретной организации руководитель с помощью внутреннего приказа решает этот вопрос.
При этом в любом случае за основу расчета берутся учетно-регистрационные формы, заполняемые делопроизводителями на местах.
Итак, одной единицей учета является:
- оригинал документа
- копия документа, но только в том случае, если отсутствует подлинник и копия в единственном числе. Все остальные копии подсчитываются отдельно
- документы, прикладываемые к сопроводительному письму (считается все вместе)
Жалобы, и предложения считаются отдельно.
Итак, для быстрого расчета объема документооборота используйте такую формулу:
Общий объем документооборота = a / a1 + b / b1 + c / c1, где:
- a – количество поступивших документов, а1 – количество копий поступивших документов
- b – количество отправленных документов, b1 – количество копий отправленных документов
- c – количество внутренних документов, с1 – количество копий внутренних документов
Упрощение оборота документации
Если вопрос упрощения документооборота стоит остро, то выберите один из приведенных вариантов:
- Перевод бумажного документопотока на электронный. Одним из самых эффективных способов упрощения обмена управленческой информацией является переход на электронный документооборот. Информация, хранящаяся в единой компьютерной базе, быстрее доходит до исполнителей, ее легче учитывать, находить и распечатывать на бумажном носителе.
- Централизация документооборота. Для исключения оформления дублирующих документов необходимо весь поток документации направить к делопроизводителям головного офиса. Однако при наличии удаленных филиалов регистрацию исходящих документов следует производить на местах.
- Обучение сотрудников. Разумеется, ни одна грамотно проработанная схема документооборота в организации не начнет работать, если делопроизводители или прочие сотрудники, причастные к движению документов, не будут понимать, что делают. Постоянная смена кадров также не пойдет на пользу делу, поэтому лучше потратиться на обучение старых сотрудников, чем постоянно привлекать новых людей.
«Подводные камни» электронного документооборота
Перевод бумажных документов в электронный вид – не столько прихоть руководителя, сколько необходимость, отвечающая сегодняшнему дню.
Однако для того, чтобы документопоток в организации начал виртуальное движение успешно, необходимо:
- использовать современное ПО
- перевести бумажные архивы в электронный вид. Это можно сделать самостоятельно, делегируя задачу старым сотрудникам, либо с помощью специальных организаций
- поэтапно систематизировать электронную информацию
При этом полный отказ от ведения бумажных документов должен осуществляться в тот момент, когда электронный документооборот будет готов к работе.
Соблюдение правил движения документов
Согласитесь, довольно неприятно наблюдать за тем, как максимально упрощенная, созданная на рабочем примере схема документооборота в организации вновь перестает работать по непонятной причине. Чтобы этого не произошло:
- составьте первичное положение и документов в организации
- пропишите конкретные требования, предъявляемые к заполнению каждого документа
- отдельно отслеживайте работу каждого подразделения или отдела, чтобы вовремя заметить, какое из них отстает
- за нарушение сроков сдачи документов
Важное отступление: если в компании соблюдаются все статьи ТК РФ, то взыскивать с сотрудников денежные штрафы не получится.
Однако есть и альтернативный выход: при первом нарушении положения о документообороте к сотруднику применяется дисциплинарное взыскание (выговор). При повторном нарушении – финансовое наказание в виде урезания или отмены премиальных выплат (квартальных, годовых).
Подобная система быстро приучит сотрудников к новым правилам, а руководителя избавит от лишних проблем.
Так вот, документооборот – полный цикл движения документов с момента их выписки () и до момента завершения исполнения (отправления).
Правильная схема документооборота в организации обеспечивает своевременную обработку управленческих решений и эффективную работу как всех отделов, так и компании в целом.
Напишите свой вопрос в форму ниже
Читайте также:
Как правильно заверить копии документов в…
Жалоба на начальника вышестоящему руководству -…
Эффективные методы продажи по телефону - обзор…
Превратить бардак с документами в порядок несложно – мы научим вас этому в статье. Подскажем, как находить, описывать, упрощать и унифицировать основные маршруты документов. Вы узнаете, в каком локальном нормативном акте закрепить все маршруты, чтобы они работали. Без этих знаний, которыми владеет далеко не каждый специалист, нельзя выстроить документооборот организации. Шеф будет гордиться таким умным помощником.
Обратите внимание!
Грамотно выстроенный маршрут – тот, в котором документы не проходят лишних остановок, не петляют по дорогам и вовремя приходят на конечные станции
Главное в статье Скрыть Как отличить потоки документов от маршрутов
Документопотоки и маршруты документов тесно связаны. Важно понимать разницу между документопотоком и маршрутом документа, чтобы выделять маршруты внутри потоков.
Какие документопотоки курсируют в организации. В организации существует три потока документов: входящие, исходящие и внутренние. Входящие – все документы, которые поступают в организацию. Исходящие – те, которые отправляют из организации. Внутренние – те, которые создают, а затем исполняют в организации, и они не выходят за ее пределы. Перетекать один в другой потоки не могут: исходящий документ не превратится во внутренний, а внутренний – во входящий. Все три потока есть в любой организации, независимо от ее размера, формы собственности и сферы деятельности.
Обратите внимание!
Распространенная ошибка секретарей – регистрировать заявления работников как входящие документы. Это неверно: источник входящего потока – другие организации, государственные органы или физические лица. Документы, которые создают работники организации, всегда внутренние, и неважно, относятся они к производственным или личным вопросам
Что происходит с документами внутри потоков. Рассмотрим основные операции каждого потока на схемах 1–3 ниже. На схеме 3 хорошо видно, что операции внутреннего потока складываются из операций исходящего – на этапе подготовки внутреннего документа и входящего потоков – на этапе исполнения. Еще одна особенность потока внутренних документов в том, что список операций можно сократить в зависимости от вида документа.
Схема 1. Операции над входящими документами
Схема 2. Операции над исходящими документами
Схема 3. Операции над внутренними документами
Пример. Служебная записка, которую направляет одно структурное подразделение в другое, пройдет все этапы от подготовки проекта до исполнения. А приказ «пропустит» ровно половину: после регистрации его сразу отправят на исполнение. У входящего и исходящего потоков таких особенностей нет, документы в них последовательно проходят все этапы.
Что такое маршруты документов. Маршрут – путь документа внутри потока. В одном потоке может действовать множество маршрутов. Потока всегда три, а вот маршрутов внутри них могут быть десятки, и у всех организаций они разные. На схеме 4 ниже мы привели три маршрута внутри потока входящих документов.
Схема 4. Пример маршрутов документов внутри потока
Операции, которые выполняют над документами внутри потока, сохраняются на каждом маршруте. Так, все входящие, независимо от того, заявка это от физлица или письмо от министерства, проходят одни и те же операции.
Кто такие участники документооборота
Участники документооборота и остановки на маршрутах документов – сотрудники компании, которые выполняют ту или иную операцию. Рассмотрим их роли и процессы.
Таблица 1. Роли участников документооборота и процессы, в которых они участвуют
| Роли | Процессы |
|---|---|
| Исполнитель-автор документа | Создает проект документа, организует его отправку и помещение в дело |
| Регистратор | Принимает документ, проводит первичное рассмотрение, регистрирует. Чаще всего эту роль исполняет секретарь |
| Согласующее лицо | Должностное лицо, которое рассматривает проект документа в рамках своей компетенции на предмет возможных ошибок, соответствия нормам и правилам и т. д. |
| Руководитель | Всегда должностное лицо, которое имеет полномочия для рассмотрения документов, вынесения резолюции и назначения исполнителей, подписания документов |
| Исполнитель задания | Выполняет задачу, поставленную по документу |
Чем больше участников, тем больше у документа остановок, а значит тем длиннее его маршрут. Роли участников документооборота меняются на разных маршрутах. Один и тот же сотрудник может быть одновременно исполнителем и руководителем. Например, директор по правовым вопросам может быть на разных маршрутах: исполнителем-автором, согласующим лицом, руководителем, который рассматривает документы, руководителем, который подписывает документы, и исполнителем задания.
Документы организации делят на: организационные или правовые – инструкции, положения, правила, регламенты, стандарты; распорядительные – приказы, распоряжения; информационно-справочные – акты и протоколы, докладные и служебные записки и др.
Поэтому к каждому маршруту документа нужно подходить индивидуально и описывать его не только по ролям участников, но и по конкретным должностям. Приведем примеры остановок на маршрутах документов входящего потока из (таблицы 2–4 ниже). В таблице 2 вы видите маршрут заявки физического лица. На этом маршруте одну и ту же роль регистратора исполняют два работника – секретарь и сотрудник отдела обслуживания клиентов. Они получают номера 1 и 2, в соответствии со своей очередью на маршруте документа. Из таблиц 2–4 видно, что, несмотря на то что все три документа относятся к потоку входящих писем, в организации они проходят разные маршруты, а одни и те же роли исполняют на этих маршрутах разные работники.
Таблица 2. Маршрут заявки физического лица на получение услуг компании
| Потоковая операция | Остановка на маршруте | |
|---|---|---|
| Прием | Регистратор-1 | Секретарь |
| Первичное рассмотрение | Регистратор-2 | |
| Регистрация | Регистратор-2 | Специалист отдела обслуживания клиентов – физических лиц |
| Руководитель | Начальник управления продаж | |
| Исполнитель задания | Технический отдел |
Таблица 3. Маршрут письма от организации о заключении договора на оказание услуг
| Потоковая операция | Участник процесса документооборота | Остановка на маршруте |
|---|---|---|
| Прием | Регистратор | Секретарь |
| Первичное рассмотрение | Регистратор | Секретарь |
| Регистрация | Регистратор | Секретарь |
| Рассмотрение и вынесение резолюции | Руководитель | Начальник управления продаж |
| Исполнение и направление в дело | Исполнитель задания | Специалист управления продаж |
Таблица 4. Маршрут письма от контролирующего государственного органа
| Потоковая операция | Участник процесса документооборота | Остановка на маршруте |
|---|---|---|
| Прием | Регистратор | Секретарь |
| Первичное рассмотрение | Регистратор | Секретарь |
| Регистрация | Регистратор | Секретарь |
| Рассмотрение и вынесение резолюции | Руководитель | Генеральный директор |
| Исполнение и направление в дело | Исполнитель задания | Заместитель генерального директора |
Главное в статье Скрыть Что нужно знать, чтобы самим строить маршруты документов
Чтобы строить маршруты, важно знать: для входящего и исходящего потоков – как распределяются обязанности и полномочия в организации и какая тематика у документов; для внутреннего потока – виды внутренних документов.
Как строить маршруты для исходящего и входящего документопотоков. Узнайте, кто в организации и какие виды входящих документов имеет право рассматривать, а какие виды исходящих – согласовывать и подписывать. Получить эту информацию легко. Во-первых, все это есть в доверенностях или в приказах о предоставлении полномочий. Во-вторых, если у должностного лица есть секретарь, то все можно узнать от него. В-третьих, изучите входящие документы, которые рассматривал сотрудник, и исходящие, которые он подписывал, и выделите их темы.
Таблица 5. Участники процессов делопроизводства для исходящих писем
| Тема писем | Исполнитель-автор | Согласующие лица | Подписант |
|---|---|---|---|
| Переписка с государственными органами, администрациями районов области | Генеральный директор | ||
| Документы судебной переписки | Специалист юридического отдела | Начальник юридического отдела | Директор по правовым вопросам |
| Предложения о сотрудничестве | Специалист коммерческого отдела | – | Директор по продажам |
| Заявки на ремонт оборудования | Начальник производства | Главный механик. Технический директор. Главный специалист службы безопасности | Генеральный директор |
| Переписка по профильной деятельности | Специалист структурного подразделения | Топ-менеджер по направлению деятельности | |
| Переписка с АО «Природные ресурсы» | Специалист структурного подразделения | Начальник структурного подразделения. Топ-менеджер по направлению деятельности | Генеральный директор |
Таблица 6. Маршрут исходящих писем с государственными органами, администрациями районов и АО «Природные ресурсы»
| Потоковая операция | Участник процесса документооборота | Остановка на маршруте |
|---|---|---|
| Подготовка проекта | Исполнитель-автор | Специалист структурного подразделения |
| Согласование | Согласующее лицо | Начальник структурного подразделения. Топ-менеджер по направлению деятельности |
| Подписание | Руководитель | Генеральный директор |
| Регистрация | Регистратор | Секретарь |
| Отправка | Регистратор | Секретарь |
| Направление в дело | Регистратор | Секретарь |
Как строить маршруты для внутреннего документопотока. Маршруты внутреннего потока ищем среди разных видов документов. Возьмем для примера два вида внутренних документов, с которыми вы имеете дело чаще всего: служебную записку и приказ по основной деятельности.
Приведем примеры остановок на маршрутах документов внутреннего потока и соотнесем их с участниками документооборота (таблицы 7 и 8 ниже). Из-за того что служебная записка первую половину своего маршрута «живет» как исходящий документ, а вторую – как входящий, роли участников процессов документооборота необходимо нумеровать. Регистратор-1 и Руководитель-1 действуют при отправке, Регистратор-2 и Руководитель-2 – в момент получения записки. Маршрут приказа по основной деятельности – в таблице 8.
Таблица 7. Маршрут служебной записки
| Потоковая операция | Участник процесса документооборота | Остановка на маршруте | Примечание |
|---|---|---|---|
| Подготовка проекта | Исполнитель-автор | Специалист структурного подразделения | Исполняются операции потока исходящих документов |
| Согласование проекта | Согласующее лицо | – | |
| Подписание | Руководитель-1 | Начальник структурного подразделения | |
| Регистрация | Регистратор-1 | ||
| Отправка на исполнение | Исполнитель-автор | Специалист структурного подразделения | |
| Прием, первичное рассмотрение | Регистратор-2 | Секретарь начальника структурного подразделения | Исполняются операции потока входящих документов |
| Рассмотрение, вынесение резолюции | Руководитель-2 | Начальник структурного подразделения | |
| Исполнение поручения | Исполнитель задания | Специалист структурного подразделения |
Таблица 8. Маршрут приказа по основной деятельности
| Потоковая операция | Участник процесса документооборота | Остановка на маршруте |
|---|---|---|
| Подготовка проекта | Исполнитель-автор | Специалист структурного подразделения |
| Согласование проекта | Согласующее лицо | Начальник структурного подразделения |
| Подписание | Руководитель | Генеральный директор |
| Регистрация, отправка на исполнение | Регистратор | Специалист канцелярии |
| Исполнение и направление в дело | Исполнитель задания | Специалист структурного подразделения |
Каким способом описать маршрут документа
Описать маршрут можно тремя способами: текстовым, графическим и табличным. Разберем нюансы каждого из них.
Текстовое описание.
Такое описание не дает возможности увидеть всю картину маршрута. Нужно вчитываться в текст. Зато это самый простой способ описать маршрут документа. Пример описания – ниже.
Текстовое описание маршрута приказа по основной деятельности
Графическое описание. В графическом описании маршрута последовательно показана каждая операция (схема 5 ниже). Чтобы его создать, нужны специальные компьютерные программы. В стандартных офисных программах нарисовать блок-схему можно, но значительно медленнее и тяжелее. Если специальных программ нет, то лучше прибегнуть к табличному описанию маршрута документа.
Схема 5. Графическое описание маршрута входящего письма о направлении пакета первичных документов
Табличное описание. Такое описание тоже состоит из коротких фрагментов текста, но эти фрагменты расположены в графах таблицы, которые обозначают участника процесса. Визуально таблицу воспринимать легче, чем текст.
Главное в статье Скрыть Как проанализировать и оптимизировать маршрут документа
Анализ маршрута документа должен показать, что все остановки на этом маршруте оправданны и необходимы. Чтобы анализировать маршрут документа и понимать, какое звено в цепочке необходимо, а от какого можно безболезненно избавиться, вы должны хорошо представлять процессы, которым посвящен тот или иной документ. При малейшем сомнении обратитесь к участнику процесса – это всегда конкретный работник компании – и задайте ему вопросы.
Как проанализировать маршрут документа. Проанализируем маршрут заявки на ремонт оборудования из таблицы 9 ниже. Вас должно насторожить, во-первых, слишком большое количество согласующих лиц для этого документа: оправданно ли, например, участие в согласовании главного специалиста службы безопасности? Во-вторых, генеральный директор в качестве подписанта для заявки тоже вызывает вопросы.
Таблица 9. Описание маршрута заявки на ремонт оборудования
| Наименование этапа | Автор документа | Согласующие лица | Руководитель | Регистратор |
|---|---|---|---|---|
| Создание | Начальник производства.
| |||
| Согласование | Начальник
производства.
| Главный механик.
Согласует проект заявки. Технический директор. Согласует проект заявки. Главный специалист службы безопасности. Согласует проект заявки | ||
| Подписание | Генеральный директор.
|
|||
| Регистрация | Секретарь.
|
|||
| Отправка | Секретарь.
|
|||
| Помещение в дело | Секретарь.
Помещает в дело визовый (при отправке курьером или по почте) или основной (при отправке по электронной почте или факсу) экземпляр исходящего документа |
Пример. Предположим, главный механик согласует заявку на ремонт оборудования в знак того, что своими силами справиться с поломкой не удалось. Это нужная виза. Технический директор согласует заявку как непосредственный начальник главного механика по той причине, что документ подписывает генеральный директор, который должен видеть визы топ-менеджеров, а не руководителей среднего звена. А безопасник не смог объяснить свое участие в цепочке согласования и признался, что подписывает заявки, не читая.
Завершает процесс сбора информации беседа с генеральным директором: почему именно он подписывает заявки на ремонт оборудования? Скорее всего, так повелось еще с тех времен, когда компания была небольшой и шеф лично контролировал все процессы. Когда описывали полномочия технического директора, про заявки просто забыли.
Как оптимизировать маршрут. Вы не можете своим волевым решением отменить одну из остановок на маршруте документа или весь маршрут целиком. Но взять описание маршрута и показать его руководителю, который подписывает документ, чтобы обратить его внимание на лишние точки, вы можете.
Оптимизируем маршрут заявки на ремонт оборудования. Вот что можно с ним сделать: из списка согласующих лиц убрать главного специалиста службы безопасности и передать полномочия подписания заявки техническому директору. В примере (таблица 10 ниже) мы показали вариант оптимизированного маршрута движения заявки.
Таблица 10. Описание оптимизированного маршрута заявки на ремонт оборудования
| Наименование этапа | Автор документа | Согласующие лица | Руководитель | Регистратор |
|---|---|---|---|---|
| Создание | Начальник производства.
Создает заявку в инициативном порядке | |||
| Согласование | Начальник производства.
При наличии замечаний к проекту исходящего документа от согласующих лиц устраняет замечания и направляет проект на повторное согласование | Главный механик.
Согласует проект заявки | ||
| Подписание | Технический
директор.
При наличии всех необходимых виз согласования подписывает исходящий документ | |||
| Регистрация | Секретарь.
Регистрирует исходящий документ |
|||
| Отправка | Секретарь.
Организует отправку документа адресату |
|||
| Помещение в дело | Секретарь.
Помещает в дело визовый (при отправке нарочно или по почте) или основной (при отправке по электронной почте или факсу) экземпляр исходящего документа |
В каком локальном документе зафиксировать маршруты документов
Обратите внимание!
Установленной формы для табеля нет. Справочная литература предлагает разные варианты, но это всегда таблица с количеством граф от 5 до 20
Вы будете использовать маршруты всех документов организации для ежедневной работы, но у всех ваших действий по маршрутизации есть глобальная цель. Вы изучаете потоки документов, находите маршруты, описываете и оптимизируете их, чтобы унифицировать, то есть привести к единообразию и закрепить каждый маршрут в специально предназначенном для этого локальном нормативном акте (ЛНА). Унифицируют документы, чтобы сократить ресурсы на создание и оборот документа. ЛНА, в котором описывают маршруты документов, – Табель форм документов.
Табель форм документов – нормативный документ, в котором есть перечень форм документов, которые разрешается применять в организации, с характеристикой основных этапов их подготовки и прохождения.
Маршруты документов попадают в табель по функциональному признаку, то есть в соответствии с решаемыми организацией задачами. Так, функцию «Регулирование деятельности» реализует приказ по основной деятельности. Функцию «Осуществление внутренних письменных коммуникаций» – служебная записка. А в функции «Прием персонала» будет описан целый комплекс документов, начиная от заявления о приеме на работу и заканчивая личной карточкой.
Наша заявка на ремонт оборудования входит в функцию «Производство». Пример фрагмента из Табеля форм документов с описанием заявки на ремонт оборудования – в таблице 11 ниже. Таким образом, результатом работы над потоками и маршрутами документов организации станет локальный нормативный акт – Табель форм документов.
Таблица 11. Маршрут документа в Табеле форм документов
| Функция | Наименование документа | Носитель | Ответственный за подготовку документа | Периодичность подготовки |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Производство | Заявка на ремонт оборудования | Бумажный | Начальник производства | По мере необходимости |
| Согласование | Подпись/утверждение | Место регистрации | Адресат | Местонахождение до передачи в архив |
|---|---|---|---|---|
| 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| Главный механик | Технический директор | Канцелярия
Звезда Неправильно Правильно! Какие основные операции совершают с внутренними документами? Подготовка проекта, согласование, подписание, регистрация, отправка и направление в дело Подготовка проекта, согласование, подписание, регистрация, отправка, прием, первичное рассмотрение, рассмотрение и вынесение резолюции и исполнение, и направление в дело Прием, первичное рассмотрение, регистрация, рассмотрение и вынесение резолюции, исполнение и направление в дело |