Акт передачи материальных ценностей при смене руководителя. Что собой представляет акт приема передачи дел при смене руководителя? Закрытое акционерное общество «Метрополь Инвест»

Все участники хозяйственного оборота обязаны вести бухгалтерский учёт - так установлено законом. Юридическая ответственность за его правильность и своевременность возложена на собственника или уполномоченного им руководителя предприятия, а также на главного бухгалтера.

Лица с правом подписи

Руководитель предприятия и главный бухгалтер, как правило, подписывают все бухгалтерские документы предприятия. Такое право закрепляется за ними законодательно или внутренними документами предприятия.

Полномочия руководителя обычно фиксируются в учредительных документах и контракте; полномочия главного бухгалтера могут закрепляться в его должностной инструкции, в приказе руководителя или в трудовом контракте.

Что делать, если меняются должностные лица

Смена директора или главного бухгалтера - дело довольно хлопотное и требует продуманного подхода. В этом случае предприятию нужно не только уведомить контролирующие органы и обслуживающий банк, но и правильно провести приём-передачу первичных бухгалтерских документов новому работнику.

Законодательно такой порядок предусмотрен только для бюджетных организаций; хозрасчётные предприятия определяют его самостоятельно, например, отдельным приказом или положением. В любом случае оформляется акт приёма-передачи документов, пример которого приведён ниже.

Исходя из сложившейся деловой практики, при смене лиц, ответственных за ведение бухгалтерского учёта, на предприятии создаётся приказом специальная комиссия, которая проводит внутреннюю проверку и принимает документы у руководителя или главного бухгалтера.

Аудиторская проверка не является обязательной, однако предприятие может самостоятельно привлечь аудиторов, которые дадут заключение о состоянии бухгалтерского и налогового учёта. Такой документ может помочь предприятию избежать в будущем финансовых санкций проверяющих органов.

Если сменяющиеся должностные лица были материально ответственными, то проводится обязательная инвентаризация имущества и документов в установленном порядке.

Как правильно передать документы при смене директора или главного бухгалтера

За нарушение порядка ведения бухгалтерского учёта на предприятии для должностных лиц предусмотрена ответственность вплоть до уголовной, поэтому так важно правильно оформить приём-передачу документов при их смене.

Дела передаются вновь назначенному директору или главному бухгалтеру, а при отсутствии кандидатов – комиссии, или назначенному приказом работнику. Комиссия или ответственный работник впоследствии передают принятые документы вновь назначенному директору или главбуху. Если меняется главный бухгалтер, то принять документы может непосредственно руководитель предприятия.

Акт оформляется в трёх экземплярах: один – для сменяемого работника, второй – для назначенного, третий - для бухгалтерии. Акт приёма-передачи документов при смене директора подписывают члены комиссии или ответственный работник, главный бухгалтер и новый руководитель. А в случае смены главбуха это делают члены комиссии, руководитель предприятия и новый бухгалтер.

Акт приёма-передачи документов: образец

Акт приёма-передачи первичных бухгалтерских документов ООО "Ранг".

Дата, место составления.

Нами, директором ООО "Ранг" Павловым Иваном Трофимовичем, действующим на основании Устава, членами комиссии по приёму-передаче документов экономистом Лепта О.В., бухгалтером Кудь Н.П., архивариусом Руденко Т.Л., действующими на основании приказа, с одной стороны, и главным бухгалтером Алферовой В.А., действующей на основании приказа о приёме на работу и должностной инструкции, с другой стороны, составлен настоящий акт в том, что Алферова В.А. передаёт, а ООО "Ранг" в лице директора и комиссии принимает следующие документы ООО "Ранг" за период с апреля 2010 года по апрель 2015 года (подробный перечень):

накладные на отпуск товара и налоговые накладные, акты на отпуск ТМЦ и товаров, договоры, счета-фактуры, акты выполненных работ, акты сверок;
налоговую и финансовую отчетность;
расшифровку сумм задолженности, активов и обязательств;
документацию по зарплате;
акты приёма-передачи документов в архив;
акты проверок контролирующих органов (при наличии).

Директором и комиссией установлена недостача 1 налоговой накладной от 01.04.2014 года по договору поставки №3 от 01.01.2014 года. По данному факту от Алферовой В.А. получена объяснительная записка, и у контрагента письменно запрошен дубликат недостающего документа.

В остальном замечаний по ведению бухгалтерской документации не имеется.

Аудиторская проверка и инвентаризация не проводились в связи с отсутствием оснований.

Акт составлен в трёх аутентичных экземплярах: один - для Алферовой В. А., второй для бухгалтерии ООО "Ранг", третий для директора ООО "Ранг", и подписан тремя сторонами.

Совет юриста: для удобства перечень документации можно оформить в виде обязательного приложения к акту приёма-передачи.

Кого и как уведомить о смене ответственных лиц

В 10-дневный срок со дня изменений предприятие должно уведомить налоговые органы о смене ответственного лица. Оформляется такое уведомление путём подачи утверждённой регистрационной формы.

Также нужно оформить для обслуживающего банка новую карточку с образцами подписей, заверенную нотариально.

Если на предприятии имеется электронная цифровая подпись, то следует обратиться в сертификационный центр для аннулирования старой и оформления новой цифровой подписи, необходимой для сдачи электронной отчётности.

В случае смены директора также нужно внести изменения в государственный реестр предприятий: для этого предусмотрен специальный бланк.

Ответственность и санкции

Если внутренней проверкой при передаче дел выявлены нарушения, комиссия должна истребовать от директора или главбуха письменные объяснения. Если документ пропал или уничтожен, необходимо письменно уведомить об этом правоохранительные органы и включить их представителя в комиссию.

Законом установлено, что ответственность за неправильное ведение бухгалтерского учёта несут подписанты, однако это не освобождает предприятие от возможных санкций при проверках. Новый директор или бухгалтер не будут нести ответственность за ошибки предыдущего, а на предприятие, как субъекта хозяйствования, могут быть наложены финансовые санкции. Именно поэтому так важно правильно оформить процесс приёма-передачи документов при смене должностных лиц.

Акт передачи дел главного бухгалтера

Смена директора -- стандартная поэтапная процедура. Одним из главных ее составляющих является передача дел от слагающего полномочия директора новому руководителю, избранному на его место. Процесс предполагает также передачу всей имеющейся документации организации, которая фиксируется путем оформления и подписания акта приема-передачи.

Обязанность по передаче документации может отображаться в локальных актах, например, в соответствующем Положении о передаче документов. На законодательном уровне передача дел между руководителями отмечена:

положениями ФЗ № 402 «О бухучете» от 06.12.2011, конкретно, п. 4 ст. 29 (по части бухгалтерской документации);
ФЗ № 395-1 «О банках…» от 02.12.1990, ст. 24 (для кредитно-финансовых структур);
решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, подробно, в «Основных правилах работы архивов», п. 10.5 (для госструктур);
методическими указаниями по учету МПЗ (п. 22) , одобренными Приказом Минфина РФ № 119н от 28.12.2001 (о необходимости осуществления инвентаризации при замене материально-ответственных лиц, в рассматриваемом случае -- при замене директора).

Процедура передачи дел законодательством не регламентирована. Посему она носит свободный характер, проводится без четко прописанных установок. Суть вопроса в следующем. Бывший директор, будучи материально-ответственным лицом (сообразно ст. 277 ТК РФ), должен отдать новому руководителю организации всю документацию, которая у него хранилась.

Данная процедура оформляется актом приема-передачи. Это двусторонний правовой документ, который, помимо прочего, может заключать описание состояния дел, вещей на момент его составления. Его доминирующее назначение -- констатация наличествующих передаваемых документов, ценностей, дел.

При его составлении на усмотрение сторон может создаваться специальная комиссия. К самому документу могут прилагаться протоколы, дополнительные документы и т. п.

Общая структура акта

Акт приема-передачи компилируется в 2 экземплярах (для уже бывшего директора и избранного вместо него). Условно структуру документа можно обозначить следующим образом.

Основные составляющие структуры акта приема-передачи	Что включают
Шапка	Датировка и место оформления документа
Основание составления акта	Реквизиты протокола общего собрания учредителей (иного документа)
Назначение акта	Подтверждение факта передачи документации
Лица, присутствующие при передаче документации	ФИО присутствующих учредителей
Суть вопроса	Фиксация факта передачи бывшим директором и принятие избранным руководителем документов
Список передаваемой документации (оригиналы)	Перечисляются все документы организации с нумерацией, описями, количеством листов, примечаниями и т. п. К ним относят документацию: · учредительную; · кадровую; · бухгалтерскую; · с включением материально --товарных ценностей, · штампов, печатей и др.
Подписи	Акт подписывают: бывший и избранный директор; а также главбух и иные уполномоченные лица

Распространенные ошибки в оформлении акта приема-передачи при смене директора

Типичные ошибки	Корректировка
Не прописано место издания (либо оформления) акта	Данный реквизит является обязательным, указывается в шапке. Записывается населенный пункт, где составлялся (издавался) акт
У документа отсутствует заголовок	1. Стандартно заголовок указывается во всех документах формата А-4. 2. Он должен быть коротким, четким, соответствовать смысловому содержанию текста. 3. Записывается без кавычек и точки в конце. 4. В рассматриваемом варианте заголовок звучит так: Акт № приема-передачи дел при смене директора
В шапке записано сокращенное название организации («Василек»)	Название прописывается полностью согласно уставным документам общества. Допускается под полным названием записывать его в скобках сокращенно. Пример: Общество с ограниченной ответственностью «Василек» (ООО «Василек»)

Рекомендации Роструда по вопросу хранения копий персональных документов работников в организациях

В докладе за второй квартал 2017 года Роструд настоятельно рекомендует не хранить без необходимости копии документов сотрудников в личных делах. Стандартно, исключительно при наличии согласия работника наниматель вправе сделать для личного дела копии паспорта, военного билета, СНИЛС и хранить их в организации.

Судебная практика, обращает внимание Роструд, свидетельствует о том, что при трудоустройстве достаточно проводить сверку личной информации по паспортным данным. Последующее хранение копии этого документа в организации является уже превышением допустимого использования объема личных данных работника.

Роструда также обращает внимание нанимателей, что подобная чрезмерная (неуместная) обработка личных данных можно повлечь за собой предупреждение либо штрафные санкции -- 5-10 тыс. руб. на должностное лицо. Ну а для юрлиц размер финансовой санкции возрастает до 30-50 тыс. руб.

Пример 1. Подготовка акта приема-передачи документации при замене директора

В связи с освобождением Данильченко Петра Петровича от должности директора ООО «Мост» и избранием вместо него Васильева Михаила Михайловича производится передача документации от бывшего руководителя новому.

По факту составляется двусторонний акт приема-передачи в присутствии специально сформированной для этого комиссии из 3 учредителей. Собственно передача в акте задокументирована на фирменном бланке следующим списком:

Устав и договор об учреждении ООО «Мост».
Свидетельство о госрегистрации ООО «Мост».
Свидетельство о постановке общества на учет в ИФНС № 1 по г. Ярославлю.
Информационное письмо о присвоении кодов статистики.
Наличествующие протоколы общих собраний учредителей --
Приказы по личному составу --
Личные дела --
Личные карточки --
Договоры с контрагентами --
Круглая печать и штамп ООО «Мост».

Одновременно отмечено удовлетворительное состояние переданной документации и отсутствие претензий. Акт составлен в 2 экземплярах и подписан лично передающей стороной в лице Данильченко П. П., а также принимающей стороной -- Васильевым М. М.

Подписи под документом проставили остальные участники -- члены комиссии (Логинова В. А., Борисевич Л. Д., Ларионова Л. А.).

Закон устанавливает, что при увольнении руководства фирмы следует передавать все документы новому начальнику, но единственный реально действующий на данный момент «механизм», с помощью которого новый директор может получить необходимые для работы бумаги – это суд.
Да и то – если арбитры сочтут убедительными доводы новоиспеченного руководителя.

Наверное, каждому из нас хотелось бы, чтобы новое дело начиналось позитивно. Увы, везет не всем. Например, довольно часто вновь избранному руководителю компании, вместо приятного волнения и составления «свежих» планов развития, приходится пытаться получить от прежнего руководителя документы, необходимые для работы компании. Данная процедура неминуемо сопровождается направлениями множества писем с требованием о передаче бумаг, добрая половина из которых так и остается без внимания.

Ответ бывших директоров, как правило, один и тот же - документами не владею, мне их никто не передавал, а что касается хранения некоторых, прямо не поименованных законами или уставом (т.е. не названных в ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 г. № 40-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»), то такой обязанности у меня нет. А некоторые экс-руководители настаивают на том, что у них вообще отсутствует необходимость сохранять бумаги. Для того, чтобы разобраться, имеют ли вышеперечисленные оправдательные аргументы право на существование, рассмотрим, что говорит об этой обязанности закон.

Согласно пункту 1 статьи 50 Закона об ООО, фирма должна хранить следующие документы: договор об учреждении общества, решение об его учреждении, устав со всеми изменениями, протоколы собрания учредителей (заседаний совета директоров, коллегиального исполнительного органа общества и ревизионной комиссии), свидетельство о госрегистрации компании, документы, подтверждающие права на имущество, находящееся на балансе предприятия, внутренние документы общества, положения о его филиалах и представительствах; списки аффилированных лиц компании, различные заключения аудиторов, ревизионной комиссии, а также госорганов финансового контроля.

Компания, применяющая УСН, также как и фирма, находящаяся на ОСН, обязана хранить учредительные документы, бухгалтерскую отчетность и иную документацию, касающуюся деятельности компании. Исключение составляют лишь бухгалтерские балансы.

Кроме того, компания обязана сохранять документы, связанные с эмиссией облигаций и иных ценных бумаг общества, а также прочие документы, предусмотренные законодательством, уставом, внутренними распоряжениями общества, или решениями его участников или совета директоров. Все вышеперечисленные бумаги должны храниться по месту нахождения единоличного исполнительного органа или в ином месте, известном и доступном участникам общества (п. 2 ст. 50 Закона об ООО). Далее, по общему правилу, пунктов 1 и 3 статьи 40 Закона об ООО, действия и обязанности общества приравниваются к действиям и обязанности его «единоличного исполнительного органа», т.е. директора.

Следует отметить, что в приведенной выше статье говорится о тех бумагах, которые регулируют скорее бизнес-процедуры и внутреннюю «жизнь» предприятия. Но чуть ли не половину документов компании, которые тоже нужно сохранить, составляют бухгалтерские бумаги: «первичка», регистры, балансы, отчеты. Согласно закону, их обязан хранить сам «экономический субъект» (п. 3 ст. 29 Федеральный закон от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее – Закон о бухучете). А при смене руководителя документы бухучета обязательно должны быть переданы по установленным на фирме правилам (п. 4 ст. 29 Закона о бухучете). Кроме того, существует требование, согласно которому первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером (п. 6.2. Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 г. № 105).

Исходя из законодательных формулировок, обеспечить сохранность «фирменных» документов (в т.ч. и назначать сотрудников, ответственных за хранение) должны главбух и директор компании. И, по логике, они же должны следить и за тем, чтобы при «смене власти» все бумаги были переданы вновь избранному начальнику, так как организация правильной передачи документов – также неотъемлемая часть обеспечения их сохранности. Но, что греха таить, несмотря на то, что закон устанавливает требования по обеспечению сохранности документов, способов их возврата, которые бы реально и эффективно действовали на практике, на данный момент не существует. Можно назвать всего один. Речь идет об обращении в суд с требованием получить назад необходимые для нормальной деятельности компании бумаги.

В списке не значатся

Для примера приведу следующий спор. В одной фирме произошла смена руководства, и экс-руководителю предстояло передать новому начальнику учредительные документы, корреспонденцию и журналы ее учета, а также перечень имущества и правоустанавливающие документы, списки кредиторов и дебиторов, сведения о наличии акций, ценных бумаг и долей участия в других обществах. Кроме того, вновь избранный руководитель должен был получить приказы и распоряжения генерального директора и другие документы. Но, когда передача состоялась, то оказалось, что бывший руководитель располагает далеко не всеми бумагами. И у нее на это есть оправдание: во-первых, по мнению последней, нигде в законодательстве не указано, что за хранение бумаг должна была отвечать именно она. А во-вторых, нет никаких доказательств, что ей вообще передавали какие-либо бумаги на хранение.

Как бы то ни было, но требования о передаче действующему руководителю документации исполнены не были, и фирма решила истребовать все необходимое через суд.

Из своего опыта могу посоветовать оформить передачу бумаг Актом, где будут перечислены все переданные и полученные бумаги, а также уточнено – передавались ли оригиналы или копии...

Арбитрам ответчица пояснила, что, по ее мнению, обязанность директора вести учет и передавать информацию следующего характера: перечень кредиторов и дебиторов; сведения о крупных сделках с заинтересованностью, заключенных с одобрения общего собрания участников, сведения о сделках фирмы, материалы по судебным делам, стороной в которых является компания, в том числе судебные акты и исполнительные листы; список лиц, на которых оформлялись доверенности на представление интересов в государственных и иных органах, юридических лицах и др., с указанием срока действия доверенностей, не предусмотрена ни законодательством, ни уставом организации.

Однако арбитры первой, а вслед за ними и апелляционной инстанций не разделили такой точки зрения. По их мнению, обязанность руководителя хранить все документы, имеющие отношение к деятельности его компании, следует из содержания статьи 50 Закона об ООО. И если у ответчицы нет доказательств, свидетельствующих о том, что она уже передала все эти бумаги вновь избранному директору, то требование об их передаче – вполне правомерно и подлежит удовлетворению (решение Арбитражного суда города Санкт-Петербурга и Ленинградской области от 23.07.2014 г. по делу № А56-29561/ 2014, постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 19.11.2014 г. по делу № А56-29561/ 2014).

Аргументы и документы

Итак, только что рассмотренное решение судьи «выстроили» на двух основных позициях. Во-первых, они имели твердую убежденность в том, что обязанность директора хранить документы фирмы напрямую следует из содержания пунктов 1 и 2 статьи 50 Закона об ООО1. А во-вторых, они основывались на необходимости доказательств передачи бумаг «старым» директором «новому» (соответствен но, отсутствие таких свидетельств говорит о том, что документы не передавались). Здесь хотелось бы отметить, что в рассмотренном споре судьи не обратили внимание на довод ответчицы, что истец не подтвердил факта о передаче нужных ему документов. Однако, как показывает практика, судьи сходятся во мнении, что данный вопрос – весьма принципиален. Ведь если им не удается выяснить, действительно ли новый руководитель получал искомые бумаги, то последний будет освобожден от требования их передачи (постановления ФАС Московского округа от 06.11.2013 г. по делу № А40- 131993/ 12-104-883, Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.10.2009 г. по делу № А36-499/ 2009, ФАС Московского округа от 11.07.2011 г. № КГ-А40/6623-11, ФАС Восточно-Сибирского округа от 03.09.2014 г. по делу № А33-3318/ 2013).

«На организацию процесса передачи документов при смене руководителя компании следует обращать серьезное внимание, – отмечает Ника Алпатова, руководитель кадровой службы подмосковного производственного предприятия. – Из своего опыта могу посоветовать оформить передачу бумаг Актом, где будут перечислены все переданные и полученные бумаги, а также уточнено – передавались ли оригиналы или копии. Здесь же можно уточнить, сколько листов имелось в каждом документе».

Анна Мишина , для журнала «Расчет»

Помогайте вашему бизнесу развиваться

Бесценный опыт решения актуальных задач, ответы на сложные вопросы, специально отобранная свежая информация в прессе для бухгалтеров и управленцев.

При смене руководителя организации передача документов, до того находящихся в распоряжении предыдущего директора, — типичная процедура, проистекающая из логики корпоративных правоотношений. Как правило, речь идет об оригиналах соответствующих документов, и если предыдущий руководитель не передаст их новому — восстановить их во многих случаях крайне сложно. Особенно если это документы, относящиеся к следующим категориям:

учредительные (регистрационные);
первичка;
доверенности;
международные договоры.

Факт передачи указанных источников фиксируется в отдельном акте приема-передачи документов при смене директора организации. Он составляется в 2 экземплярах.

Подписываться данные экземпляры могут:

1. Бывшим (увольняющимся) и новым руководителем.

Но в этом случае может возникнуть проблема: с момента передачи документов увольняющийся руководитель может утерять фактический доступ к необходимым сведениям и не сможет полноценно исполнять еще актуальные обязанности.

2. Бывшим (увольняющимся) руководителем и его заместителем (штатным или назначенным).

В этом случае необходимые сведения еще действующий директор может запрашивать у заместителя, у которого будет доступ к документам. После выхода нового директора на работу заместитель может сразу же передать ему полученные документы (как вариант — с помощью аналогичного по структуре акта).

Если это необходимо, акт может дополняться различными приложениями, например:

ксерокопиями важнейших документов (они также могут заверяться передающей и принимающей стороной);
описями документов (соответственно, в самом акте могут приводиться ссылки на описи).

Обязан ли бывший генеральный директор передавать документы по акту?

Обязанность увольняющегося или фактически прекратившего трудовые отношения с фирмой директора передать документы новому руководителю не закреплена на уровне общеотраслевых федеральных нормативных актов. Вместе с тем данная обязанность зафиксирована:

в части передачи документов бухучета — положениями п. 4 ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ .
в ст. 24 закона «О банках…» от 02.12.1990 № 395-1 — однако юрисдикция данных норм распространяется только на кредитно-финансовые правоотношения.
в п. 10.5 «Основных правил работы архивов», отраженных в решении Коллегии Росархива от 06.02.2002 (обязательны для государственных организаций).

Кроме того, Арбитражный суд Свердловской области в решении от 21.01.2014 № А60-34604/2013 обязал ответчика — бывшего руководителя фирмы передать вверенные ему документы новому директору организации. Суд установил, что требование о передаче документов должно предъявляться бывшему генеральному директору, а при смене директора печать, учредительные, бухгалтерские и иные документы должны передаваться вновь избранному руководителю организации. Апелляция оставила решение арбитража в силе.

Таким образом, в локальных нормативах организации правомерно закрепить положения, регламентирующие обязательную передачу документов от бывшего руководителя новому.

Передача документов бывшим директором новому: локальные нормативы

Соответствующие нормативы могут быть закреплены на уровне положения, например, Положения «О передаче документов организации исполнительным органом при освобождении от должности». Оптимально, если оно будет введено в действие приказом учредителя организации. В рассматриваемом нормативе могут присутствовать формулировки:

1. Закрепляющие основные перечни документов, подлежащих передаче от бывшего директора к новому (заместителю).

В данные перечни могут входить, как мы отметили выше:

учредительные (регистрационные) документы;
первичка;
лицензии и разрешительные документы;
доверенности;
международные соглашения.

Также можно определить такие категории:

бухгалтерская документация (та, что находится в распоряжении непосредственно генерального директора);
ценные бумаги, векселя и прочие финансовые документы;
свидетельства о праве собственности и иные правоустанавливающие документы;
прочие документы (например, докладные и служебные записки, внутрикорпоративные отчеты).

2. Регламентирующие составление директором, передающим свои полномочия, акта, в котором в соответствии с основными перечнями, также установленными Положением, будут передаваться документы.

Данный акт, как мы отметили в начале статьи, составляется в 2 экземплярах: первый отдается бывшему директору, второй — новому (или заместителю директора).

3. Регламентирующие дополнение директором акта приема-передачи документов различными приложениями.

Локальный норматив может дополняться положениями, устанавливающими должностную обязанность секретаря директора содействовать своему начальнику в подготовке акта и приложений.

Акт приема-передачи документов от бывшего директора к новому: структура документа

В таком акте могут присутствовать следующие элементы:

1. Информационный блок, в котором отражаются:

дата, место составления акта;
Ф. И. О. увольняющегося директора;
Ф. И. О. нового директора (заместителя).

2. Блок, в котором отражаются действия, удостоверяемые актом: передача увольняющимся директором и прием новым документов, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью организации.

3. Блок с перечнем передаваемых документов (по категориям, которые отражены в Положении).

Данный блок оптимально представить в виде таблицы, столбцы которой отражают:

порядковый номер позиции;
наименование передаваемых документов (номера описей по группам передаваемых документов);
число листов передаваемых документов (количество документов в описях);
необходимые примечания.

4. Блок с подписями:

лица, передающего полномочия и документы;
лица, принимающего полномочия и документы.

В некоторых случаях данный блок может быть дополнен подписями главного бухгалтера и иных компетентных лиц. Кроме того, есть вероятность, что акт потребуется заверять подписью нотариуса. Рассмотрим, какими факторами это может быть обусловлено.

Передача документов по акту: нюансы

Речь идет о следующих нюансах:

1. Поскольку увольняющийся генеральный директор имеет статус материально ответственного лица (ст. 277 ТК РФ), то перед передачей документов ему нужно провести инвентаризацию имущества и бумаг, удостоверяющих имущественные права организации (п. 22 Методических указаний по приказу Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н), например ценных бумаг, векселей.

2. Одновременно с инвентаризацией имущества полезно инициировать аналогичную процедуру в отношении всех передаваемых документов. Если каких-то документов будет недоставать, сведения об этом можно отразить в акте или в отдельном приложении к нему (собственно в нем же могут фиксироваться результаты инвентаризации документов).

3. Подтверждение подлинности и комплектности переданных документов может быть осуществлено с привлечением третьих лиц, например главного бухгалтера, финансового директора. При этом они могут осуществлять указанные действия как члены специальной комиссии (порядок ее созыва также может регламентироваться локальным нормативом). В составе комиссии могут присутствовать и иные специалисты — например, документовед, бухгалтер.

Бывает, что компетенций нового генерального директора недостаточно для того, чтобы определить подлинность или комплектность того или иного финансового документа — в этом случае без привлечения специалистов фирмы (иногда и независимых экспертов) не обойтись.

В свою очередь, подпись на акте нового генерального директора (заместителя), удостоверяющая факт получения им документов от бывшего, а также подпись главного бухгалтера может заверяться присутствующим нотариусом.

Где можно скачать образец акта передачи документов при смене директора?

Загрузить заполненный образец акта приема-передачи документов при смене руководителя организации вы можете на нашем сайте.

Данный образец рассчитан на заверение обоих экземпляров акта бывшим и новым генеральным директором и главным бухгалтером организации. При необходимости свои реквизиты на нем может проставить нотариус.

Ознакомиться с иными полезными нюансами взаимодействия частной организации и нотариуса вы можете в статье «ФНС разъяснила, когда не нужно заверять у нотариуса решение об увеличении уставного капитала» .

Итоги

Увольняющийся из компании генеральный директор должен передать вверенные ему документы новому. Процедура данной передачи может быть регламентирована на уровне локальных нормативов (установлена как обязанность в кредитно-финансовых и государственных организациях). Основным локальным правовым актом, удостоверяющим прием-передачу документов при смене директора, может быть акт, составляемый в 2 экземплярах.

Узнать больше об особенностях правоотношений, которые осуществляются в рамках корпоративного права, вы можете в статьях:

«Увольнение генерального директора по собственному желанию» ;
«Лист ознакомления с локальными нормативными актами — образец» .

Не должна сказаться на деятельности , и привести к падению основных коммерческих или производственных показателей. Поэтому в данном случае важна преемственность руководства, которую, в том числе, может обеспечить сохранность и передача всего комплекта документов, бывшими в работе при старом директоре. Это оформляется актом передачи дел от старого руководителя, к новому.

Что такое акт приема-передачи дел при смене директора

Являющийся наемным работником, в своем лице представляет интересы фирмы и ведет дела от ее имени. Следовательно, при увольнении, он должен их передать своему сменщику. Это в первую очередь касается рабочих документов организации, которые передаются по акту.

Нормативное регулирование

И хотя специальных нормативных документов, регулирующий данный процесс не существует, но есть законодательные требования, относящиеся к разным категориям дел:

402-ой ФЗ о бухучете касается бухгалтерской документации.
395-ый ФЗ о банках регулирует финансовый документооборот.
Правила работы архивов обязаны исполнять госучреждения.

Кроме того процедура передачи дел может быть закреплена на корпоративном уровне:

Положением о смене руководителя.

Кем и для чего составляется

Акт – это правовой документ, фиксирующий передачу документов компании, находящихся в распоряжении директора при его увольнении. Он составляется после того как подписан приказ об увольнении. Для этого создается специальная комиссия во главе с председателем. Оформляет его один из участников комиссии, а подписывают:

Лицо, передающее документы.
Лицо, их принимающее.
Глава комиссии.

Виды и особенности

Данный акт может составляться в двух вариантах, каждый из которых имеет свои особенности:

Смена директора. Это когда имеется кандидатура сменщика, который и принимает дела. В акте ставят подписи оба руководителя (бывший и будущий) и указывается дата, с которой новый директор начинает исполнять свои обязанности.
Увольнение директора. В случае, когда действующий директор уже уволен, с новой кандидатурой еще не определились, форма акта отличается. Принимает дела заместитель, либо другое лицо по . Если и они отсутствуют, то документы передаются компании под роспись председателя комиссии.

Как правильно составить

Обязательного формата акта нет, но для его правового признания он должен иметь определенную структуру:

Информационный блок с указанием , даты составления и инициалами участников передачи дел и контролирующий процесс комиссии.
Далее идет описание действия, то есть указывается, что передается по акту, и по какой причине.
Опись документов и другого передаваемого имущества.
Подписи, подтверждающие факт передачи дел. Подписываются: передающий, принимающий, члены комиссии.

Необходимые сведения

В акте передачи дел при смене руководителя, должна быть отражены сведения о сохранности следующих вещей:

Банковских документов.
Документов, подтверждающих имущественные права компании.
Договоров и контактов с партнерами.
, штампов, бланков.
Техники и ценных вещей, бывших в пользовании директора.

Пошаговая инструкция по заполнению и регистрации

При заполнении акта следует придерживаться следующей последовательности:

При заполнении информационной части акта указание причины обязательно. Это может быть приказ или протокол, но с номером и датой.
Следующий этап – перечисление состава комиссии с полными инициалами и указанием занимаемых должностей. Так как комиссия назначается приказом, то надо упомянуть и его.
Затем следует перечень передаваемой документации с названием, номером, датой регистрации и количеством. Для упрощения процесса проверки перед составлением акта можно провести ревизию.
Если стороны не имеют претензий к составленному перечню, то акт подписывают обе стороны и члены комиссии.
Один экземпляр документа остается у прежнего директора, а другой передается на утверждение учредителям или , после чего регистрируется по правилам внутреннего документооборота и сохраняется в архиве.