В этой статье объясняется, как получить или создать цифровую подпись для использования в документах Office. Чтобы узнать больше о том, как использовать их в документах Office, ознакомьтесь со статьей Добавление и удаление цифровой подписи в файлах Office .

Что такое цифровая подпись?

Цифровая подпись (удостоверение) чаще называется цифровым сертификатом . Для цифрового подписания документа Office требуется действующий цифровой сертификат. Цифровые сертификаты обычно выдаются доверенным центром сертификации (ЦС) - надежной сторонней организацией, которая выпускает цифровые сертификаты. Существует множество коммерческих центров сертификации, у которых вы можете приобрести или бесплатно получить цифровой сертификат. Многие учреждения, правительственные организации и предприятия также могут выдавать свои собственные сертификаты.

Цифровой сертификат необходим для цифровой подписи, так как она предоставляет открытый ключ, который можно использовать для проверки закрытый ключ, связанной с цифровой подписью. Цифровые сертификаты позволяют использовать цифровые подписи как способ проверка подлинности цифровой информации.

Получение цифровой подписи от центра сертификации или партнера Майкрософт

Если предполагается обмениваться документами, содержащими цифровую подпись, с другими людьми и при этом позволять получателям документов проверять подлинность цифровой подписи, можно получить цифровой сертификат у известного стороннего центра сертификации. Дополнительные сведения можно найти в разделе Поиск цифрового удостоверения или служб цифровых подписей .

Создание цифрового сертификата

Если вы не хотите приобретать цифровой сертификат у стороннего центра сертификации или вам требуется срочно подписать документ, вы можете создать собственный цифровой сертификат.

Чтобы просмотреть хранилище личных сертификатов, выполните указанные ниже действия.

Откройте Internet Explorer.

В меню Сервис выберите пункт Свойства обозревателя , а затем откройте вкладку Содержание .

Нажмите кнопку Сертификаты и откройте вкладку Личные .

Получение цифровой подписи

Если вы пытаетесь подписать документ Office 2007 без цифрового сертификата, появится диалоговое окно и вам будет предложено выбрать, как вы хотите получить цифровую подпись.

У вас есть два варианта:

Подробнее о каждом варианте см. в следующих разделах.

Получение цифровой подписи от партнера Майкрософт

Если вы выбрали вариант Получить цифровое удостоверение от партнера Майкрософт в диалоговом окне Получение цифрового удостоверения , вы будете перенаправлены на веб-сайт Microsoft Office, где вы можете приобрести цифровой сертификат одного из сторонних центров сертификации (ЦС).

Если предполагается обмениваться документами, содержащими цифровую подпись, с другими людьми и при этом позволять получателям документов проверять подлинность цифровой подписи, рекомендуется получить цифровой сертификат у известного стороннего центра сертификации.

Создание собственной цифровой подписи

Если вы не хотите приобретать цифровой сертификат у стороннего центра сертификации или вам требуется срочно подписать документ, вы можете создать собственный цифровой сертификат, выбрав параметр в диалоговом окне Получение цифрового удостоверения .

Создание собственного цифрового сертификата

В диалоговом окне Получение цифрового удостоверения выберите параметр Создать свое цифровое удостоверение .

Важно: Получение цифрового удостоверения появится только в том случае, если попытаться поставить цифровую подпись в документе, не имея цифрового сертификата.

В диалоговом окне Создание цифрового удостоверения введите следующие сведения для цифровой подписи:

• В поле Имя введите свое имя.

  В поле Адрес электронной почты введите свой адрес электронной почты.

  В поле Организация введите название организации или компании.

  В поле Расположение укажите свое географическое местоположение.

Щелкните Создать .

На портале Госуслуг существует несколько этапов регистрации, которые открывают пользователям разные возможности. Одним из этапов инициации пользователя является электронная подпись, благодаря которой можно авторизоваться в личном кабинете, а также заказывать электронные услуги.

Изначально электронной подписью пользовались только юридические лица, которые предпочитали общаться с налоговыми органами в электронном виде. Она позволяла защитить документацию при отправке на проверку в соответствующие инстанции. Позже эта практика в широком смысле была перенята и для физических лиц.

Электронная подпись – это способ подтверждения подлинности документа. При создании электронной подписи используются различные виды шифровки, поэтому она может иметь разный внешний вид. Затем этот краткий шифр прикрепляется к основному документу, который будет отправлен по электронной почте.

Срок действия ЭП – год, после чего необходимо продлять ее действие с покупкой нового ключа или сертификата. Обратите внимание на то, что услуга платная. Конкретная ее стоимость зависит от условий, которые включаются в контракт. На сегодняшний день минимальная сумма ЭП для физических лиц составляет 700 рублей. Ознакомиться с тарифами можно на официальном сайте удостоверяющего центра «РосИнтеграция».

Виды электронной подписи

Существует 3 разновидности электронной подписи:

• Простая;
• Неквалифицированная;
• Квалифицированная.

1. Простая электронная подпись достаточно часто используется в повседневной жизни. Она представляет собой одноразовый код. С подобным шифрованием данных пользователи постоянно сталкиваются, к примеру, при подтверждении платежа с банковской карты. Для успешного завершения операции необходимо ввести код, который присылается на номер телефона, привязанного к карточке.
2. Неквалифицированная ЭП применяется в электронных документах. С ней в обычной жизни пользователи сталкиваются достаточно редко, ведь ее оформление возможно только в управляющем центре. С помощью этой разновидности электронной цифровой подписи можно «заверять» свои письма в госучреждения при электронной отправке. Однако сама услуга имеет ограничения секретности.
3. Квалифицированная электронная подпись является равным аналогом бумажной подписи для физического лица. А в случае с юридическими лицами ею можно заменить также и печать организации. Благодаря этой разновидности документы по электронной почте можно посылать в любую инстанцию. Лично подтверждать какие-то сведения нет необходимости.

Как получить ЭЦП для сайта Госуслуг?

Для работы с порталом Госуслуг используется простая и квалифицированная электронная подпись. Получение любой разновидности идентификатора напрямую связано с регистрацией на сайте. Однако из-за того, что эти ЭП имеют разный характер процедура получения будет существенно отличаться.

Важно! Квалифицированная электронная подпись имеет больший вес, чем простая, так как открывает доступ ко всем услугам портала. Главное отличие заключается в том, что простая ЭЦП дает доступ к просмотру информации, к примеру, о сумме штрафов. Однако только при наличии квалифицированной электронной подписи у пользователя появляется возможность отправлять заявки для получения услуг в электронном виде.

Создание простой электронной подписи

Простая электронная подпись создается на первом этапе регистрации пользователя на портале. Это так называемая «упрощенная регистрация», которая требует от посетителя только внесения определенных данных в базу. Все делается дистанционно и занимает не очень много времени.

Простая разновидность подписи присваивается абсолютно всем пользователям портала, так как это происходит сразу после регистрации.

1. Если нажать на кнопку «Личный кабинет», появится не только форма для входа, но и под ней будет находиться ссылка на форму для регистрации, которую и необходимо выбрать.
2. На первой странице указываются основные данные о пользователе: ФИО, номер телефона, электронная почта.
3. Система автоматически формирует первую простую электронную подпись нового пользователя. Код отправляется либо на электронную почту, либо на телефон в виде СМС. Полученный код необходимо ввести в поле, которое открылось после заполнения первой страницы регистрации. Эта подпись подтверждает желание посетителя продолжить оформление профиля на портале. Однако несмотря на то, что простая электронная подпись была сформирована и подтверждена, на этом ее создание не оканчивается.
4. После введения одноразового кода появляются еще пустые поля, которые необходимо заполнить. Кроме постоянного пароля клиенту необходимо указать данные по документам, которые подтвердят его личность: СНИЛС, паспорт, ИНН.

Сведения, загруженные в сервис, отправляются на проверку. И если данные по ним совпадают с данными общей базы, клиент может пользоваться ресурсом. Фактически на этом этапе создание простой электронной подписи окончено. Пользователь может заходить на портал, просматривать доступную информацию.

Урезанный функционал портала можно расширить, если завершить оформлением простой ЭП в неквалифицированную. Для этого необходимо лично обратиться на Почту России или . При себе необходимо иметь паспорт и СНИЛС. Сотрудники гос.структур проверяют соответствие документов тем, чтобы были указаны в настройках профиля. И если это действительно ваши документы, выдается одноразовый код, который вводится в личном кабинете в настройках профиля. После его введения Госуслуги раскрывают свой полный потенциал.

Обратите внимание! Регистрация на портале Госуслуг не требуется, если пользователь первоначально обращается с МФЦ для создания простой электронной подписи. После этого достаточно дома выбрать вход по СНИЛС.

Создание квалифицированной электронной подписи

Квалифицированная электронная подпись выдается на USB-флешке в управляющем центре. Необходимо связаться с учреждение, которое занимается созданием квалифицированной электронной подписи в вашем населенном пункте, по телефону и заказать ЭП. После этого необходимо лично подойти в офис с паспортом. Существуют различные тарифы, по которым создается ЭП. Для работы с порталом Госуслуги подойдет минимальный тариф.

Вместе с флешкой, которая несет в себе информацию об электронной подписи, клиент получает ПО для установки на своем компьютере, лицензию и сертификат. Дома необходимо будет установить программу и вставить флешку в USB-разъем. В форме авторизации на портале Госуслуги внизу необходимо выбрать «Вход с помощью электронных средств». А затем выбрать путь к съемному носителю.

Для чего можно применять ЭЦП?

Электронная подпись на Госуслугах применяется, чтобы открыть доступ ко всем возможностям сайта:

• Отправка заявления для получения справок, выписок и так далее;
• Оплата госпошлин со скидкой 30 % , если это предусматривается конкретной услугой.

Дополнительно у физического лица появляется возможность отправки налоговой декларации через интернет. Также ЭП продолжают использовать юридические лица. Но при этом необходимо, чтобы сертификат был заполнен на имя человека, уполномоченного работать с порталом Госуслуг от своей фирмы.

Видео:

Электронная подпись на портале Госуслуг

Вам нужна ЭЦП? Хотите узнать, как создать электронную подпись для госуслуг? Где и как ее получить, сэкономив время на поиск нужной информации? Ознакомьтесь с простым и понятным описанием, в котором расскажем, как решить эти задачи, избежав ошибок.

Примечание: Бытует мнение, что для доступа к личному кабинету на портале госуслуг, требуется ключ (ЭЦП). Это не совсем так. Атрибут (флешка) необходим юридическим лицам, т. е. для ИП, ООО и других коммерческих организаций. Физлицам достаточно пройти авторизацию. Стандартная регистрация (получение кода активации по E-mail) расширяет доступ к получению услуг и создает простую электронную подпись.

Расшифровка сокращений в тексте:

• ЭЦП (ЭП) – Электронная Цифровая Подпись;
• УЦ – Удостоверяющий Центр;
• НЭП – Неквалифицированная Электронная Подпись;
• КЭП – Квалифицированная Электронная Подпись;
• УЭК – Универсальная Электронная Карта;
• СНИЛС – пенсионное страховое свидетельство (зеленая пластиковая карта);
• ФНС – Федеральная Налоговая Служба.

Виды электронной подписи

Существует три вида ЭП. Самая обычная, которой мы часто пользуемся, не имеет тех степеней защиты информации, как две другие – Усиленные. Они различаются в статусе и область их применения неодинакова. Разберемся в их отличиях:

1. Простая ЭП предполагает использование логина и пароля. При доступе к услугам, для подтверждения операции, может запрашиваться одноразовый код, отправляемый через CMS-сообщение либо почту. С подобными видами идентификации приходится сталкиваться часто. Для этого не надо обращаться в специализированные центры.
2. Усиленная неквалифицированная подпись – этот атрибут не только идентифицирует отправителя, но и фиксирует изменения подписанного документа. Получают УНП в удостоверяющем центре. Область применения НЭП ограничена. Государственные и муниципальные документы, содержащие тайну, подписывать ею нельзя.
3. Усиленная квалифицированная ЭП имеет самую высокую степень защиты на законодательном уровне. Электронные документы приравниваются к бумажным со всеми атрибутами визирования, имеют такую же юридическую силу. В сертификате, который выдается вместе с ключом, содержится информация по его проверке. Чтобы проводить юридически-значимые операции, необходимо использование этого ключа (подписи).

Для более простого их отличия между собой проведем аналогию с понятными бумажными атрибутами идентификации личности:

1. простая ЭП равносильна бейдж , если ПК (телефоном) воспользовались другие, за последствия отвечаете сами;
2. неквалифицированная ЭП – это как пропуск в организации, где между сторонами существует элемент доверия;
3. квалифицированная ЭП – паспорт , дает право пользоваться всеми услугами, является самым значимым элементом идентификации личности при юридических сделках.

Примечание: Какой вид подписи вам необходим, решите сами, но квалифицированная ЭП охватывает все услуги, предоставляемые на Едином портале, которых чуть меньше тысячи. Поэтому далее речь пойдет именно о ее создании и получении.

Где получают электронную подпись?

Для доступа ко всем услугам портала необходимо иметь усиленную квалифицированную подпись. Сделать это можно до регистрации либо после. Второй вариант предпочтительнее, т. к. вы убедитесь, что ЭЦП для госуслуг действительно необходима.

Что надо сделать на сайте?

1. Получить данные об Аккредитованных Удостоверяющих Центрах.
2. Выбрать доступный для вас.
3. Навести справки о предоставляемом уровне сервиса и ценах за обслуживание.
4. Отправить заявку.

Примечание: В некоторых УЦ есть возможность пройти обучение по использованию ЭП, по проведению торгов, работе с различными расширениями документов и т. п.

На портале госуслуг можно подать заявку на получение ЭП в том центре, который выберите. Есть возможность сначала обратиться в УЦ, а потом регистрироваться с применением имеющейся электронной подписи (для юрлиц – это обязательное условие).

Примечание: Независимо от выбранного варианта – получать квалифицированную электронную подпись надо в Удостоверяющем Центре. В зависимости от степени секретности юридически-значимых сделок выбирается вид ЭЦП.

Как создать заявку на получение ЭЦП для госуслуг?

Сразу оговорюсь, процесс выдачи ключей ЭП как юридическим, так и физическим лицам постоянно претерпевает изменения. Например, широко рекламируемый УЦ Ростелеком не работает по техническим причинам.

Проект бесплатного получения ключа с помощью УЭК, приостановлен. Возможно, к моменту выхода статьи положение изменится в лучшую сторону. Возникает вопрос: как создать электронную подпись для госуслуг сейчас?

Программы, необходимые для работы ЭП

Чтобы атрибуты ЭП работали, надо установить несколько программ. Сделать это можно самостоятельно. Вам понадобится криптопровайдер Vipnet CSP и одна из двух программ для проверки подписи: КриптоАРМ или Vipnet CryptoFile .

КриптоПро ЭЦП Browser plug-in

Если ЭЦП не работает в некоторых программах, например, Офисе или Банкинг-системах, установите КриптоПро ЭЦП Browser plug — in . возможности использования и проверки подписи расширятся. Или… Для сайта госуслуг скачайте плагин, который автоматически определяется на странице: ds-plugin.gosuslugi.ru/plugin/upload/Index.spr

Примечание: Действие ключа рассчитано на 13 месяцев, поэтому не пропустите момент обновления данных. Гарантия на флешку дается на год – ее тоже лучше заменить. Как это сделать в личном кабинете самостоятельно, вам расскажут в УЦ.

Как получить электронную подпись для госуслуг бесплатно?

Квалифицированную электронную подпись, которая предусматривает поход в УЦ, приобрести бесплатно невозможно. Это по большей части касается юридических лиц. Физические лица могут получить более широкие полномочия, зарегистрировавшись на сайте госуслуг с помощью СНИЛС.

Чтобы разобраться в необходимости той или иной учетной записи, изучите информацию на странице gosuslugi.ru/help/faq#q .

Примечание: На вопрос, как получить электронную подпись для госуслуг бесплатно, отвечаем: к сожалению, никак. Расширить свои полномочия можно бесплатно, но за эцп для госуслуг в виде флешки — электронного токена, надо платить. Цена зависит от функциональности ключа и расценок УЦ.

Проверка ЭЦП для госуслуг

Чтобы убедиться в работоспособности ЭП, которую вы приобрели в УЦ, перейдите на страницу gosuslugi.ru/pgu/eds . Проверьте сертификат и работу с файлами. Это не вызовет затруднений – там все просто. В результате – получите данные ЭП и сообщение: Подлинность документа подтверждена .

Подойдет ли ЭП для других ресурсов?

К сожалению, ключ электронной подписи для госуслуг не будет действителен, например, для портала ФНС. Для налоговиков нужен иной вид (не-) квалифицированной подписи. Она должна содержать данные ИНН, а иногда и прописанные полномочия юрлица. Поэтому для различных нужд надо приобретать отдельные ключи. Это неудобно, но пока универсальный вид подписи не сделали.

Использование КриптоПро CSP в Word/Excel из состава Microsoft Office 2003, 2007, 2010, 2013, 2016

Данная инструкция описывает порядок действий по конфигурации программ Word и Excel из состава Microsoft Office 2003, 2007, 2010, 2013, 2016, для создания и проверки электронных цифровых подписей документов. Цифровые подписи используют в тех случаях, когда требуется гарантировать подлинность, целостность и происхождение (авторство) документа, поэтому подписывать документ необходимо только в том случае, когда он окончательно готов.

Для создания ЭП документа в Microsoft Office Word/Excel 2010/2013/2016 необходимо наличие плагина «КриптоПро Office Signature» . Описание использования этого продукта (плагина) имеется в данном документе. Дистрибутив плагина доступен на странице: http://www.cryptopro.ru/products/office/signature

В Microsoft Office Word/Excel 2007 есть возможность подписывать документы как с плагином «КриптоПро Office Signature» , так и без него.

Важно помнить, что, если после создания и подписи документ будет открыт в другой версии Microsoft Office Word/Excel, то ЭП документа проверится не всегда.

Ниже представлена таблица, в которой рассмотрены все варианты создания подписи: в Word/Excel с плагином и без него — и возможности проверки подписи в различных версиях Microsoft Office.

Документ сделан и подписан в:	Документ открывается в:
	Office 2003	Office 2007	Office 2007 с плагином	Office 2010/2013/2016	Office 2010/2013/2016 с плагином
Office 2003	Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, или 3.6		Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.6. При наличии CSP 3.0	Выводит сообщение «Документ содержит недействительные подписи»	Выводит сообщение «Документ содержит недействительные подписи»
Office 2007	Подпись не будет показана		Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6	Подпись не будет показана	Подпись не будет показана
Office 2007 с плагином	Подпись не будет показана		Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6	Подпись не будет показана	Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6
Office 2010/2013/2016	-	-	-	-	-
Office 2010/2013/2016 с плагином	Подпись не будет показана	При наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6 выводит сообщение «Документ содержит недействительные подписи», но предлагает ссылку на сайт для установки плагина	Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6	Подпись не будет показана	Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6

1. Использование КриптоПро CSP в Microsoft OfficeWord/Excel 2003

1.1. Создание цифровой подписи

Сервис → Параметры

В появившемся окне выберите закладку Безопасность и нажмите кнопку Цифровые подписи.

Появится окно цифровой подписи. Это окно позволяет пользователю добавить свои личные сертификаты, которые будут использоваться для формирования ЭП. Нажмите Добавить .

В появившемся окне представлен список сертификатов пользователя, установленных на компьютере.

ОК .

Появится окно ввода пароля ключевого контейнера. Введите пароль, соответствующий контейнеру выбранного сертификата.

Если пароль введен неверно, повторите попытку. При успешном вводе пароля появится окно подтверждения подписи.

В результате подписания документа, в строке состояния в правом нижнем углу появится значок, свидетельствующий о том, что данный документ создан с ЭП.

Для проверки статуса подписи, нажмите на это значок.

При изменении подписанного документа, цифровая подпись пропадает, о чем свидетельствует сообщение:

1.2. Подписание документа, содержащего цифровую подпись

Для подписания документа, уже содержащего цифровую подпись, необходимо проделать шаги, аналогичные п1.

Во вкладке Сервис , выбрать Параметры . В появившемся окне на вкладке Безопасность , нажать кнопку Цифровые подписи.

Добавить сертификаты для подписания документа. Выделить сертификат и нажать ОК.

Нажатием двойного щелчка мыши на значке, свидетельствующем о подписи документа, на нижней панели задач, откроется окно Цифровая подпись. Это окно содержит информацию о подписях документа.

При внесении изменений в документ, подписи становятся недействительными, поэтому рекомендуется подписывать уже готовые документы.

Для просмотра статуса подписи, опять нажать на иконку в нижней части. Обе подписи будут недействительными.

Замечание:

Если происходит открытие подписанного документа версии Microsoft Office Word 2003 в Microsoft Office Word 2007, то необходимо использовать КриптоПро CSP 3.6.1.

2. Использование КриптоПро CSP в Microsoft OfficeWord/Excel 2007

2.1. Создание Цифровой подписи

В главном меню выберите пункт

Появится окно подписания документа. Это окно позволяет пользователю указать свои личные сертификаты, которые будут использоваться для формирования ЭП.

Нажмите Изменить . В появившемся окне представлен список сертификатов пользователя, установленных на компьютере.

Выберите сертификат и нажмите ОК . Появится окно ввода пароля ключевого контейнера. Введите пароль, соответствующий контейнеру выбранного сертификата.

В результате подписанного документа, в строке состояния появится значок, свидетельствующий о том, что данный документ создан с ЭП.

Для проверки статуса подписи, нажмите на это значок, и справа появится окно, на котором указан статус подписи. Для просмотра состава подписи, правой кнопкой мыши выберите пункт Состав подписи.

Подписанный документ доступен только для чтения.

2.2. Подписание документа, содержащего цифровую подпись

Если документ уже содержит цифровую подпись, его можно подписать еще раз. В главном меню выбрав пункт Подготовить, Добавить цифровую подпись . Для выбора сертификата нажмите Изменить .

В результате в области задач Подписи

Для просмотра состава подписи, статусов сертификатов в области задач Подписи Состав подписи .

2.3. Видимая строка подписи

2.3.1. Добавление строки подписи

Во вкладке Вставка в группе Текст нажмите Строка подписи или щелкните по стрелке рядом с кнопкой и в появившемся меню выберите Строка подписи Microsoft Office.

Появится информационное окно. Нажмите кнопку ОК. Для удобства работы можно установить флажок

В диалоговом окне Настройка подписи вводится информация о лице, которое будет подписывать эту строку подписи. Эти сведения будут отображены в строке подписи в документе.

• в поле Предложенный подписывающий ввести имя подписывающего.
• в поле Должность предложенного подписывающего название должности подписывающего.
• поле Адрес электронной почты предложенного подписывающего ввести адрес электронной почты подписывающего
• в поле Инструкции для подписывающего можно снабдить подписывающего какими-либо инструкциями. Эти инструкции отображаются в диалоговом окне Подпись , в котором подписывающий будет ставить подпись.
• для добавления комментариев установите флажок Разрешить подписывающему добавлять примечания в окне подписи.
• для отображения даты подписания документа, установите флажок Показывать дату подписи в строке подписи.

Нажмите кнопку ОК

Созданная строка подписи представляет собой графический объект.

2.3.2. Добавление подписи в строку подписания

Подписание

В верхней части окна можно просмотреть дополнительные сведения о создаваемой подписи, нажав ссылку

Для выбора цифрового сертификата для подписи нажмите кнопку Изменить и в окне Выбор сертификата

В окне Подписание нажмите кнопку Подписать . Появится информационно окно подтверждения подписи, в этом окне нажмите кнопку ОК . Для удобства работы можно установить флажок Больше не показывать это сообщение.

Созданная подпись будет отображена в документе. Одновременно будет отображена область задач Подписи Действительные подписи.

Требуемые подписи.

После того как в документе появилась цифровая подпись, он автоматически помечается как окончательный и доступен только для чтения.

Если документ содержит несколько строк подписей для нескольких лиц, документ следует переслать этим лицам для подписания

Щелкните по кнопке Просмотр подписей , после чего отобразится область задач Подписи , в которой приведен список подписей в документе.

Для добавления подписи в строку подписи дважды щелкните по строке подписи или в области задач щелкните по стрелке требуемой подписи и выберите команду Подписать

В окне Подписание Подписать

После этого в области задач Подписи Действительные подписи

2.3.3. Просмотра свойств подписи

В области задач Подписи щелкните по стрелке требуемой подписи и выберите команду Состав подписи. Можно также дважды щелкнуть мышью по строке подписи в документе.

Просмотр .

Подписанный документ можно просматривать, печатать, выделять фрагменты и копировать их в буфер обмена.

Можно скопировать и строку подписи в другой документ, но эта строка подписи вставляется без цифровой подписи. Необходимо повторное добавление подписи в строку подписи.

Если нажать кнопку Да, все подписи в документ станут недействительными.

появляется информационное окно

При нажатии кнопки Да и произведя любое действие с документом, все подписи в документ станут недействительными.

Недействительная подпись . В области задач Подписи Недействительные подписи.

Для этого в области задач Подписи Подписать еще раз. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши по строке подписи в документе и в контекстном меню выбрать команду Подписать еще раз.

Заново заполните окно Подписание и нажмите кнопку Подписать .

Замечание:

При использовании отправителем и получателем одинаковой версии Microsoft Office совместимость форматов подписи обеспечивается при использовании версии КриптоПро CSP 3.0 и выше.

При открытии подписанного документа версии Microsoft Office Word 2003 в Microsoft Office Word 2007 используется КриптоПро CSP 3.6.1.

3. Создание цифровой подписи в Microsoft Office/Excel 2007 и 2010/2013/2016 с использованием «КриптоПро Office Signature»

3.1. Установка «КриптоПро Office Signature»

Установка продукта «КриптоПро Office Signature» производится на компьютер с программным обеспечением:

ОС: Windows XP/2003/Vista/2008/2008 R2/7 (32 или 64 бит);

Microsoft Office 2007 или Microsoft Office 2010 (32 или 64 бит);

КриптоПро CSP 2.0 и выше.

Установка производится путём запуска дистрибутива:

XMLDSigAddIn-win32.msi (для 32-битных версий MS Office)

XMLDSigAddIn-x64.msi (для 64-битных MS Office)

3.2. Создание и проверка ЭП

После завершения редактирования документа и сохранения документа можно добавить к документу ЭП.

Подписанный документ будет доступен только для чтения.

Если в подписанный документ нужно внести изменения, то все созданные ЭП следует удалить из документа.

Для создания ЭП в MS Office Word 2007 или Excel 2007:

В главном меню выберите пункт Подготовить, затем Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)

Для создания ЭП в MS Office Word 2010 или Excel 2010:

На вкладке Файл в разделе Сведения нажмите кнопку Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)

Затем появится окно подписания документа. Это окно позволяет пользователю указать свой личный сертификат, который будет использоваться для формирования ЭП. Один из сертификатов будет выбран автоматически.

Если нужно выбрать другой сертификат — нажмите кнопку Изменить. В появившемся окне представлен список сертификатов пользователя, установленных на компьютере.

Выберите сертификат и нажмите ОК. Если для доступа к ключевому контейнеру требуется задать пароль — появится окно ввода пароля.

Если пароль введен неверно, повторите попытку. При успешном вводе пароля появится окно о статусе подписания документа.

После подписи документа, в строке состояния окна документа появится значок, свидетельствующий о том, что данный документ имеет ЭП.

Для проверки статуса подписи, нажмите на этот значок, и справа появится вкладка Подписи, в которой указан статус подписи. Для просмотра состава подписи щелкните правой кнопкой мыши на строке подписи и выберите пункт Состав подписи.

Появится более детальное сообщение о составе подписи.

При открытии измененного документа, содержащего ЭП, появится сообщение о том, что документ содержит недействительную подпись.

Для более детального просмотра статуса, нажмите на значок ЭП в строке состояния, и справа появится окно, содержащее недействительный статус подписи.

Состав подписи можно посмотреть нажатием правой кнопки мышки

3.3. Подписание документа, содержащего цифровую подпись

Если документ уже содержит цифровую подпись, его можно подписать еще раз.

Для добавления новой ЭП в MS Office Word 2007 или Excel 2007:

В главном меню выберите пункт Подготовить, затем Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО).

Для добавления новой ЭП в MS Office Word 2010 или Excel 2010:

На вкладке Файл в разделе Сведения нажмите кнопку Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО).

Дальнейшие действия аналогичны созданию первой подписи.

В результате на вкладке Подписи появится еще одна действительная подпись.

Для просмотра состава подписи, щелкните правой кнопкой мыши на строке нужной подписи и выберите пункт Состав подписи.

3.4. Видимые строки подписи

3.4.1 Добавление строки подписи

На вкладке Вставка в группе Текст нажмите на стрелку рядом с кнопкой Строка подписи и в появившемся меню выберите Строка подписи (КРИПТО-ПРО).

Появится диалоговое окно Настройка подписи . В нём можно ввести информацию о лице, которое будет добавлять подпись. Эти сведения будут отображены в строке подписи в документе. Заполнять все пункты необязательно.

• в поле Предложенный подписывающий вводится ФИО подписывающего.
• в поле Должность предложенного подписывающего — название должности подписывающего.
• в поле Адрес электронной почты предложенного подписывающего — адрес электронной почты подписывающего
• в поле Инструкции для подписывающего можно ввести рекомендации или требования для подписывающего. Эти инструкции отображаются в диалоговом окне Подпись, в котором подписывающий будет ставить подпись.
• для разрешения самому подписывающему добавления комментариев в процессе создания подписи установите флажок Разрешить подписывающему добавлять примечания в окне подписи.
• для отображения даты подписания документа, установите флажок Показывать дату подписи в строке подписи.

Нажмите кнопку ОК .

Созданная строка подписи представляет собой графический объект, который можно переместить на любое место в тексте документа.

При необходимости можно повторить добавление видимой строки подписи в случае, если документ подписывается разными людьми.

3.4.2 Добавление подписи в строку подписания

Дважды щелкните мышью в документе по строке подписи, в которую требуется ввести подпись. Появится диалоговое окно Подписание

В верхней части окна можно просмотреть дополнительные сведения о создаваемой подписи нажав ссылку Дополнительные сведения о том, что подписывается.

Один из имеющихся на компьютере сертификатов будет выбран автоматически.

Для выбора другого цифрового сертификата для подписи нажмите кнопку Изменить и в окне Выбор сертификата выберите необходимый сертификат

В окне Подписание нажмите кнопку Подписать . Появится информационное окно подтверждения подписи, в этом окне нажмите кнопку ОК. Для удобства работы можно установить флажок Больше не показывать это сообщение.

Созданная подпись будет отображена в документе. Одновременно будет отображена вкладка Подписи , в которой приведен список подписей в документе. Созданная подпись будет находиться в разделе Действительные подписи. Незаполненная подпись — в разделе Требуемые подписи.

После того, как в документе появилась первая (или единственная) цифровая подпись, он автоматически помечается как окончательный и доступен только для чтения.

Если документ содержит единственную подпись, то на этом работа с ним заканчивается.

Если документ содержит несколько строк подписей для нескольких лиц, документ следует передать этим лицам для подписания.

При открытии документа, содержащего незаполненные строки подписи, появляется панель сообщений.

Щелкните по кнопке Просмотр подписей, после чего на вкладке Подписи будет отображен список подписей в документе.

Для добавления подписи в строку подписи дважды щелкните по строке подписи в тексте документа или в панели Подписи нажмите правой кнопкой мыши на нужной строке подписи и выберите команду Подписать .

В окне Подписание введите необходимую информацию и нажмите кнопку Подписать

После создания последней подписи в документе в панели Подписи все подписи будут находиться в разделе Действительные подписи

3.4.3 Просмотр свойств подписи

В окне документа в панели Подписи щелкните по стрелке требуемой подписи и выберите команду Состав подписи. Можно также дважды щелкнуть мышью по строке подписи в тексте документа.

Свойства подписи буду отображены в соответствующем окне. Для просмотра сертификата, использовавшегося при создании подписи, нажмите кнопку Просмотр .

Подписанный документ, можно просматривать, печатать, выделять фрагменты и копировать их в буфер обмена.

Можно скопировать и строку подписи в другой документ, но эта строка подписи вставляется без цифровой подписи. Необходимо добавление подписи в строку подписи в новом документе.

Если нажать кнопку Да, все подписи в документе станут недействительными.

Если нажать кнопку Да , то любое действие по редактированию документа приведёт к тому, что все подписи в документе станут недействительными.

Тогда в строках подписи появится текст Недействительная подпись. На вкладке Подписи данные подписи будут находиться в разделе Недействительные подписи.

Для этого на вкладке Подписи щелкните по стрелке недействительной подписи и выберите команду Подписать еще раз. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши по строке подписи в тексте документа и в контекстном меню выбрать команду Подписать еще раз.

Заново заполните окно Подписание и нажмите кнопку Подписать .

3.5. Открытие документа на компьютере без «КриптоПро Office Signature»:

При открытии документа с подписью на компьютере, где не установлен продукт «КриптоПро Office Signature» подпись будет отображаться как недействительная. При выборе пункта Состав подписи на вкладке Подписи будет выдано информационное окно:

Кнопка Дополнительные сведения об этом поставщике служит для перехода на веб-сайт производителя продукта «КриптоПро Office Signature», где можно скачать дистрибутив и установить «КриптоПро Office Signature».

Была ли полезна информация? Да Нет

Не нашли ответ? Задайте вопрос специалисту

Спасибо за ответ

14976 просмотров

Если говорить простым языком, электронная цифровая подпись (ЭЦП) — это зашифрованная часть документа, с помощью которой обеспечивается защита первоначальной информации от искажения. ЭЦП несет в себе данные о владельце и может быть в виде изображения, цифрового кода или не иметь визуальной формы совсем.

Где и как применяется электронная цифровая подпись

ЭЦП может использоваться для осуществления большинства электронных услуг. Как правило, она хранится на съемном носителе (флешке). Важно, чтобы подпись была квалифицированной, в противном случае она не будет иметь должной юридической силы. Наиболее популярные области применения электронной подписи:

• работа с (все услуги, вплоть до регистрации организации);
• поступление в высшие образовательные учреждения (теперь документы можно отправлять в электронном виде);
• удаленное сотрудничество с людьми или организациями (например, составление договора при работе фрилансером);
• участие в электронных торгах, связанных с ликвидацией предприятий или рабочими проектами;
• регистрация патента на идею или изобретение.

При работе с порталом Госуслуги электронная подпись не дает преимуществ в получении услуг, но значительно ускоряет процесс заполнения заявлений. Также с её помощью можно зайти в личный кабинет без пароля и логина и подтвердить учетную запись.

Куда обратиться для получения ЭЦП

Получить электронную подпись возможно только через МФЦ или любой аккредитованный удостоверяющий центр (например, ). Полный список таких центров представлен на ресурсе e-trust.gosuslugi.ru/CA. Для оформления заявки вам понадобятся:

• паспорт;
• СНИЛС;

Сама электронная цифровая подпись выпускается бесплатно, а за съемный носитель для неё придется заплатить сумму около 700 рублей. По срокам выпуск ЭЦП займет не больше одного рабочего дня. В итоге на руки вы получаете USB носитель, сертификат на ключи для электронной подписи и акт о передаче.

Как подтвердить подлинность электронной подписи

ЭЦП может располагаться непосредственно на документе (присоединенная) или прилагаться отдельно (отсоединенная). Для подтверждения её подлинности существует несколько способов:

• через портал Госуслуги (регистрация и подтверждение личного кабинета необязательны);
• через единый портал Электронной подписи iecp.ru;
• с помощью определенных компьютерных программ (одна из наиболее популярных «Крипто APM»);
• через программу MS Office Word;
• через неофициальные ресурсы в сети.

Проверка подлинности ЭЦП через Госуслуги

В связи с тем, что новый сайт Госуслуг находится в доработке, подтвердить ЭЦП можно только на старой версии сайта по адресу gosuslugi.ru/pgu/eds. При проверке сертификата подписи вы получаете информацию о её владельце, органе, выдавшем подпись, и о сроке её действия. Загружаем сертификат, вводим код с картинки, и нажимаем «Проверить».

Следующий вид подтверждения применяется для проверки присоединенных подписей. Загружаем документ с ЭЦП, вводим код с картинки, и нажимаем «Проверить».

Обычная проверка отсоединенной электронной подписи (в формате PKCS#7) позволяет узнать её подлинность в том случае, если подписанный документ есть у вас в полном исходном размере. Загружаем документ, ниже загружаем файл с подписью, вводим код и проверяем.

Последний вариант проверки подписи в формате PKCS#7 по хэш-функции. Хэш-функцию используют при отправке документов большого размера. Чтобы ускорить процесс обмена файлами, подпись ставят на так называемом хэш-образе документа. Для подтверждения подписи данным способом необходимо скачать предлагаемую утилиту, разархивировать полученный файл и запустить программу. После загрузки документа с электронной подписью в программу, система выдаст шестнадцатеричное хэш-значение. Вводим его в окошко на Госуслугах, также загружаем документ, вводим код с картинки, и нажимаем «Проверить».

Проверка подлинности ЭЦП через единый портал Электронной подписи

На этом сайте возможно проверить только сертификат ЭЦП. В меню слева нажимаем «Электронная подпись»/ «Проверить сертификат ЭП».

Если вы не знаете, где взять сертификат подписи, на сайте приведена подробная инструкция его получения. Нажимаем «Выбрать», загружаем сертификат, ставим галочку «Я не робот», проверяем.

Проверка подлинности ЭЦП через специальную утилиту

Подтверждать подпись через специальное ПО будет удобно тем, кто регулярно работает с цифровыми документами. Как уже говорилось ранее, наиболее популярной программой для проверки подлинности является «Крипто APM». Скачать её можно на официальном сайте разработчика, как лицензионную версию, так и бесплатный продукт. Устанавливаем программу, после запуска выбираем «Файл»/ «Проверить подпись».

Загружаем документ через команду «Добавить файл» либо «Добавить папку» (при проверке сразу нескольких документов).

Подтверждение подлинности ЭЦП с помощью MS Office Word требует определенных навыков и в рамках данной статьи рассматриваться не будет. Также стоит отметить, что все вышеперечисленные способы проверки действительны для квалифицированных электронных подписей, полученных через аккредитованный удостоверяющий центр.